BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial atau mendaftarkan pasien

untuk mendapat pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. RSUD Pesanggrahan harus menyediakan skrining medis yang
sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan
atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau
tidak. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang
cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh
yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di RSUD Pesanggrahan, mereka akan
dipindahkan atau dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSUD
Pesanggrahan mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi atau
fasilitas, agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya
yang dibutuhkan tidak tersedia di RSUD Pesanggrahan. Daftar dari fasilitas
perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian:
1. Kebijakan Utama, bagian
2. Ruang lingkup pelayanan di RSUD Pesanggrahan
3. Pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan.

Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari
pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSUD
Pesanggrahan, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas
kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan
pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut .
A. Tujuan Umum
1. Tujuan umum dari pendaftaran rawat jalan dan rawat inap adalah
meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan
pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Setiap petugas harus bekerja sesuai dengan standard profesi, standar
profesional yang berlaku, etika profesi dan menghormati hak pasien.
3. Memberikan pelayanan kepada pasien dengan cepat dan benar.

B. Tujuan Khusus
1. Untuk membangun respon terhadap pelayanan yang sesuai yang akan
diberikan kepada pasien sehingga pelayanan yan diberikan tepat dan benar.
2. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
3. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawat.

C. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme
atau protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
3. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka.
4. Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka.
5. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini.
6. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini .
7. Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
8. Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu
mengenai kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait.
9. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
10. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini dalam hubungannya
dengan semua kebijakan dan SPO lainnya
11. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
12. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52

minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
1. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
2. Unit Emergensi
3. VK
Pasien hanya dapat dilayani di RSUD Pesanggrahan jika tersedia jenis layanan
yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada,
maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis
layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standar
pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSUD
Pesanggrahan atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan
asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSUD Pesanggrahan memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang

akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien
dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi
baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen
(contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi
pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu
identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan Baru:

1. Setiap pasien baru BPJS/ KJS / KIS / Askes / harus mendaftar dan
mendapatkan bukti pendaftaran (SEP) di tempat pendaftaran/Loket..
2. Petugas loket pendaftaran memberikan isian from identitas pasien untuk diisi
sendiri oleh pasien atau keluarga pasien.
3. Membuatkan kartu berobat dan serahkan pada pasien.
4. Mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada berkas pasien baru.
5. Petugas menyiapkan berkas pasien baru dan memberikan nomor urutan
sesuai dengan nomor antrian di poliklinik yang dituju.
6. Untuk pasien dengan BPJS/ KJS / KIS / Askes petugas pendaftaran akan
meminta copi dari surat rujukan dan kartu kepesertaan BPJS/ KJS / KIS /
Askes pasien dan melakukan pengecekan kesesuaian surat rujukan dan
status kepesertaan kartu BPJS/ KJS / KIS / Askes yang dibawa oleh pasien.
7. Petugas akan membuatkan bukti pendaftaran (SEP) sesuai dengan surat
rujukan yang dibawa oleh pasien.
8. Khusus pasien BPJS / KJS / KIS / Askes menanda tangani bukti pendaftaran
(SEP) untuk dapat dipergunakan/dipinjam rekam medisnya ke pihak 3.

B. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran

mendaftar pasien sebagai berikut:
1. Panggil pasien sesuai nomor antrian pendaftaran untuk pasien dengan
BPJS dan atau pasien umum.
 2. Petugas berdiri dan mengucapkan salam kemudian mempersilahkan pasien
duduk, petugas memperkenalkan diri.
3. Petugas menanyakan kartu berobat pasien, bila belum ada petugas
membuat kartu berobat untuk pasien.
4. Petugas mengecek data pasien apakah masih sesuai atau ada perubahan
data bila ada perubahan data maka petugas melakukan update data,
kemudian meregistrasi pasien di komputer sesuai klinik tujuan, dan
menawarkan dokter siapa yang sedang praktek.
5. Untuk pasien dengan BPJS/ KJS / KIS / Askes petugas pendaftaran akan
meminta copi dari surat rujukan dan kartu kepesertaan BPJS/ KJS / KIS /
Askes pasien dan melakukan pengecekan kesesuaian surat rujukan dan
status kepesertaan kartu BPJS/ KJS / KIS / Askes yang dibawa oleh pasien.
6. Petugas akan membuatkan bukti pendaftaran (SEP) sesuai dengan surat
rujukan yang dibawa oleh pasien.
7. Kusus pasien BPJS / KJS / KIS / Askes menanda tangani bukti pendaftaran
(SEP) untuk dapat dipergunakan/dipinjam rekam medisnya ke pihak 3.
8. Persilahkan pasien menunggu di ruang tunggu klinik yang dituju.
9. Petugas mengucapkan terima kasih.

C. Jika Pasien Ingin Mendaftarkan Diri Secara Online :

1. Kusus untuk pasien BPJS / KJS / KIS / Askes dapat mendaftarkan diri secara
online (SPRO) Sistem Pendaftaran Rujukan Online di Faskes Pertama dan di
RSUD Pesanggrahan.
2. Pendaftaran dari RSUD Pesanggrahan :
 Pasien dating membawa rujukan dari faskes pertama.
 Loket meberi tahu jadwal poli yang dituju oleh pasien.
 Ketika pasien setuju dengan jadwal poli yang ada di RSUD
Pesanggrahan, loket akan mendaftarkan pasien kedalam SPRO dan
diberikan form SPRO dari loket yang berisi nama, tanggal, waktu, poli
dan persyaratan yang harus dibawa.
 Pasien datang kembali pada waktu yang telah dijadwalkan didalam
SPRO, untuk di daftarkan kedalam SIMRS Pesanggrahan.
D. Proses Rencana Asuhan
1. Penjelasan atau edukasi yang diberikan dipahami oleh pasien dan keluarga
pasien.
2. Penjelasan tentang hasil asuhan yang diharapkan.
3. Penjelasan tentang perkiraan biaya selama asuhan.

E. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter umum / dokter
spesialis yang memiliki Surat Ijin Praktek di RSUD Pesanggrahan. Dokter akan
menjabarkan rencana asuhan kepada pihak keluarga tentang kondisi pasien dan
diagnosis sementara kepada petugas pendaftaran dalam surat pengantar rawat
inap. Penerimaan pasien rujukan ke RSUD Pesanggrahan harus dilakukan
verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien melalui unit instalasi gawat
darurat untuk dikaji ulang mengenai kebutuhan pasien selama dirawat di RSUD
Pesanggrahan.
Berikut adalah proses Pendaftaran rawat inap :
1. Menerima Surat Pengantar Rawat dari pasien atau keluarganya yang akan
dirawat di RSU Pesanggrahan.
2. Mencari kamar/ruang rawat sesuai dengan diagnosis/ penyakit/jenis
kelamin/umur/kelas yang diajukan.
3. Mengecek tersedianya tempat tidur dengan menghubungi ruang perawatan.
4. Menyampaikan kamar atau ruang rawat yang tersedia dan menginformasikan
harga kamar atau ruang rawat dan biaya lain sesuai prosedur, serta tata
tertib rumah sakit secara lisan dan tertulis.
5. Pasien atau keluarganya harus membaca dan menandatangani form edukasi
pasien dan keluarga terintegrasi.
6. Untuk pasien Umum diberi penjelasan kepada pihak keluarga tentang biaya
kelas III rawat inap perhari di RSUD Pesanggrahan dan cara pembayaran
yang hanya bisa melakukan pembayaran dengan uang tunai.
7. Untuk pasien (BPJS) dijelaskan dokumen yang dibutuhkan. Cara
pembayaran dengan BPJS harus dinyatakan sejak awal dan diberikan waktu
 untuk pengurusan dokumen yang dibutuhkan selama 3 x 24 jam. Bila telah
memenuhi persayaratan dibuatkan Surat Eligibilitas Peserta rawat inap.
8. Untuk pasien yang belum mempunyai (BPJS) atau pasien yang bermaslah
dengan denda pembayaran diberi waktu untk pengurusan (BPJS) selama
3x24 jam.
9. Petugas menyiapkan formulir rekam medis rawat inap, melengkapi dengan
gelang tangan pasien dan stiker rawat inap
10. Petugas melakukan mutasi pada komputer untuk mengganti status pasien
dari rawat jalan menjadi rawat inap,
11. Petugas menyerahkan berkas rekam medis rawat inap kepada petugas
distribusi untuk selanjutnya dibawa ke IGD (instalasi gawat darurat).
12. Bila ruang perawatan tidak tersedia atau penuh maka petugas loket
menjelaskan kepada keluarga pasien dan mengembalikan surat pengantar
rawat inap ke dokternya kembali.

F. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah
direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat
inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah
ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran pasien rawat inap : Pasien yang telah mendapatkan surat
pengantar rawat dari dokter umum atau dokter spesialis untuk mendapatkan
pengobatan lanjutan di RSUD Pesanggrahan.
3. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara
langsung dari poliklinik RSUD Pesanggrahan. Dokumen yang diperlukan
akan dikirimkan ke bagian poliklinik yang sesuai dan tersedia di unit rawat
jalan.
4. Pendaftaran bagi pasien Emergensi: Pasien didaftarakan oleh petugas
pendaftaran yang memerlukan pelayanan pengobatan secara segera.
5. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan
VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter
harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RSUD
 Pesanggarahan, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien
dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh
dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat
yang tersedia di ruang rawat inap.
6. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit
Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer
pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
7. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan yang
lebih baik.

G. Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

1. Pasien langsung masuk ke unit gawat darurat.
2. Salah satu keluarga dari pasien mendaftarkan ke loket pendaftaran.
3. Untuk pasien lama cukup hanya menunjukan identitas pasien KTP / BPJS /
Kartu Berobat.
4. Untuk pasien baru petugas loket pendaftaran memberikan isian from identitas
pasien untuk diisi sendiri oleh pasien atau keluarga pasien.
5. Jika sudah di daftarkan, petugas memberi arahan kepada keluarga untuk
kembali ke pasien dan petugas memberikan status pasien kepada perawat
UGD.

H. Proses Penerimaan Pasien Gawat Darurat ke Rawat Inap

1. Ketika pasien sudah menyerahkan tata tertib, resume medis, SEP rawat inap
dan peneng, perawat UGD mengantarkan pasien menuju ke ruangan yang
sudah di daftrakan oleh petugas.
2. Setiba di rawat inap, pasien dipindahkan ke bed pasien
3. Perawat UGD melakukan serah terima tentang penyakit pasien dan
persyaratan kelengkapan data pasien BPJS.
I. Proses Menahan Pasien Untuk Observasi
1. Pasien yang belum memungkinkan dilakukan pemindahan/transfer.
2. Pasien dengan tanda- tanda vital yang belum stabil (tekanan darah, nadi,
saturasi O2)
3. Pasien/keluarga pasien diberikan informasi alas an penahanan untuk
observasi dengan didokumentasikan pada form KIE (konseling, informasi,
dan edukasi)
4. Catatan observasi dan assessment didokumentasikan dalam rekam medis
yang meliputi :
 Anamnesa
 Data obyektif : CGS, Vital Sign, Pemeriksaan fisik dan pemeriksaan
penunjang.
 Diagnose kerja
 Tindakan pengobatan
5. Catatan observasi dirangkum dalam formulir perpindahan/ transfer pasien.
6. Bila pasien sudah stabil bias dipindahkan ke ruangan/unit intensif.
7. Bila kondisi dan kebutuhan pasien tidak memenuhi sumber daya rumah sakit,
maka pasien dirujuk ke rumah sakit yang lebih memadai.

J. Proses Mengelola Pasien Bila Tidak Tersedia Tempat Tidur Pada Unit
Untuk Di Rujuk Ke Rumah Sakit Lain Agar Mendapatkan Perawatan
Lanjutan.
1. Dokter memberikan informasi kepada pasien dan keluarga mengenai kondisi
pasien bahwa pasien perlu ditangani ditempat lain.
2. Pasien dan keluarga setuju dengan menandatangani persetujuan perwatan di
rumah sakit lain yang menerima rujukan.
3. Dokter melengkapi rekam medis pasien dan menyiapkan berkas penunjang
yang akan diperlukan dirumah sakit rujukan.
4. Keluarga pasien menyelesaikan biaya administrasi di Rumah Sakit.
5. Pasien dirujuk menggunakan transportasi yang sesuai dengan kondisi
pasien.
 6. Petugas mengantar dan melakukan timbang terima sampai di RS rujukan
dengan melengkapi catatan perpindahan pasien antar rumah sakit.
7. Menyerahkan resume medis dan lembar pengawasan pasien selama
transportasi kepada RS yang dituju.

K.Alokasi kamar di RSUD Pesanggrahan dibedakan berdasarkan:

1. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :

 Kamar Perawatan VK
 Kamar perawatan setelah melahirkan
2. Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
 Kamar Perawatan untuk pasien diatas umur 10 tahun.
3. Lantai 3 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
 Kamar Perawatan untuk pasien anak sampai usia 10 tahun.
 BAB IV

DOKUMENTASI

Semua hasil skrining di catat dalam form pendaftaran dan form general consent.
 BAB V

PENUTUP

Demikianlah panduan pendaftaran ini agar dapat dijadikan acuan dalam

penyelenggaraan pelayanan perumahsakitan yang bermutu, aman, efektif dan
efisien dengan mengutamakan pelayanan kesehatan pasien.

Untuk kesempurnaan dalam penyusunan panduan ini diharapkan dapat

memberikan masukan dan tanggapan agar pelayanan medis bisa lebih baik.

Semoga panduan pendaftaran ini dapat memberikan manfaat yang sebesar-

besarnya.