PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP

BAB I

I. DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah jenis pelayanan front office yang menjadi ujung tombak pelayanan
karena merupakan pelayanan pertama dan yang secara langsung berinteraksi dengan pasien langsung.
Mendaftarkan pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. RSIA Tambak harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang
yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu
kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti
pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan
fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di RSIA Tambak, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSIA Tambak, mempunyai perjanjian dan
hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai
jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di RSIA Tambak. Daftar dari fasilitas
perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian II:
ruang lingkup pelayanan di RSIA Tambak, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan
penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan
praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSIA Tambak,
termasuk para penanggung jawab ( PJ ), bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan
 yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan
melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut.

II TUJUAN
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dan kamar
bersalin dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang
dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawat.

A. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol
yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk
implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat
diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Penanggung Jawab ( PJ ) yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung
jawab untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan
harus memastikan bahwa:
i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
2) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan
ketidak patuhan.
 BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7
hari/minggu, poliklinik 14 jam/hari. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian
dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses
untuk mendapat perawatan :
1. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
2. Unit Emergensi
3. VK
Pendaftaran pasien langsung di (Front Office) dan Pasien dapat mengakses layanan
perawatan dengan membuat perjanjian, dengan datang langsung atau WA. RSIA Tambak,
dapat diakses setiap hari senin sampai minggu, mulai dari jam 08.00 sampai 19.00 Untuk
pelayanan Emergency 24 jam senin sampai minggu.
Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus
di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien
saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar
pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan/dirujuk ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan
yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSIA Tambak.
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
,rongent harus diregister. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi
registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.
A. Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
1. Waktu pelayanan Instalasi Gawat Darurat (IGD) Senin s.d minggu 24 jam
2. Proses penerimaan pasien Gawat Darurat
a. Pendaftaran pasien lama:
1) Petugas Front Office menyapa pasien atau keluarga pasien dengan selamat
pagi, siang, sore, dan malam.
2) Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
3) Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat di
Rumah Sakit Ibu dan Anak Tambak sebelumnya.
4) Jika sudah pernah berobat, petugas menanyakan tanggal lahir dan nama
lengkap pasien.
5) Petugas memastikan kembali indentitas pasien dan mengupdate data pasien
apabila ada perubahan.
6) Petugas menanyakan keluhan pasien.
7) Petugas menanyakan pembayaran ke pasien menggunakan asuransi atau
pribadi.
8) Petugas menelfon IGD ext 109, menginfokan ada pasien IGD dengan
menyebutkan nama pasien dan keluhan pasien.
9) Petugas mengarahkan pasien ke IGD
 b. Pendaftaran pasien baru:
1) Petugas menyapa pasien atau keluarga pasien dengan selamat pagi, siang,
sore, dan malam.
2) Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
3) Menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat di Rumah Sakit Ibu dan
Anak Tambak sebelumnya, petugas juga menanyakan tanggal lahir dan nama
lengkap pasien.
4) Jika belum pernah berobat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Tambak, Petugas
Pendaftaran wajib mengecek kembali mencari data pasien terlebih dahulu
walaupun pasien memberikan informasi bahwa belum pernah berobat
sebelumnya.
5) Karna pasien belum pernah berobat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Tambak
sebelumnya, pasien wajib mengisi formulir data pasien baru.
6) Jika pasien sudah mengisi data pasien baru dengan lengkap sesuai kartu
identitas pasien, selanjutnya petugas pendaftaran menginput data pasien ke
dalam HMS.
7) Petugas menanyakan keluhan pasien.
8) Petugas menanyakan pembayaran ke pasien menggunakan asuransi atau
pribadi.
9) Petugas menelfon IGD ext 109, menginfokan ada pasien IGD dengan
menyebutkan nama pasien dan keluhan pasien.
10) Petugas mengarahkan pasien ke IGD

B. Penerimaan Langsung Pasien dari IGD ke Rawat Inap

1. Pasien dengan indikasi / memerlukan rawat inap sesuai dengan penyakit yang di
derita pasien, setelah ada persetujuan dari DPJP pasien.
2. Keluarga pasien atau wali pasien melakukan pendaftaran pasien rawat inap.
3. Petugas menanyakan ruang rawat inap dan kelas yang diinginkan kepada keluarga
pasien / wali pasien.
4. Registrasi kamar pasien dengan menelfon perawat ruangan ext 300/355,
mengkonfirmasi apakah kamar yang diinginkan pasien tersedia atau tidak.
5. Jika tersedia segera lakukan pendaftaran rawat inap.
 6. Petugas menjelaskan biaya rawat inap seraca jelas, hak dan kewajiban pasien,
peraturan rawat inap secara jelas.
7. Meminta keluarga / wali pasien untuk membaca, mengisi dan menandatangi
formulir:
- Pesetujuan Pasien Rawat Inap (General Consent)
- Hak dan Kewajiban Pasien Rawat Inap
- Peraturan Pasien Rawat Inap
8. Menanyakan kembali kepada wali pasien apabila ada yang belum jelas, dan registrasi
rawat inap telah selesai.
9. Petugas menyiapl=kan berkas rekam medis rawat inap.
10. Menyiapkan gelang identitas pasien, stiker pasien untuk dimasukan ke dalam
rekam medis pasien.
11. Petugas menyerahkan rekam medis rawat inap ke perawat IGD.

C. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1. Pasien datang di bagian front office dan diterima oleh petugas admis.i
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, IGD,
VK maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi formulir / general consent dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4.  Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien.
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
 c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7.  Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas IGD mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Perawat rawat inap menerima telpon dari FO dan IGD bahwa ada pasien baru,
perawat rawat inap nulis di papan pasien baru

D. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

1. Pendaftaran rawat jalan buka di hari Senin-sabtu pukul 07.00 – 21.00, Minggu pukul
07.00 – 17.00. Pasien bisa melakukan pendaftaran langsung di Front Office dan
Pasien dapat mengakses layanan perawatan dengan membuat perjanjian dengan
menelfon nomor pendaftaran (021-2303-444) dan Whatsapp (0878-8067-6072).
2. Proses penerimaan pasien rawat jalan :
a. Pendaftaran pasien lama :
1) Petugas menyapa pasien atau keluarga pasien dengan selamat pagi, siang,
sore, dan malam.
2) Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
3) Petugas menanyakan tanggal lahir dan nama lengkap pasien.
4) Petugas menginput data pasien
5) Petugas menanyakan pembayaran ke pasien menggunakan asuransi atau
pribadi.
6) Pasien menyerahkan kartu asuransi dan persyaratan administrasi lainnya bila
memakai fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Ibu dan
Anak Tambak agar dapat diproses.
7) Petugas mengarahkan pasien ke tempat nurse station.
8) Petugas mengambil berkas lama dan mengantarkan ke klinik.
9) Pasien mendapatkan pelayanan di klinik dimaksud.
 b. Pendaftaran pasien baru (yang belum memiliki nomor RM) :
1) Setiap pasien baru, baik umum maupun asuransi yang ingin mendapatkan
pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Tambak harus
mendaftarkan diri pada Tempat Pendaftaran Pasien.
2) Petugas menyapa pasien atau keluarga pasien dengan selamat pagi, siang,
sore, dan malam, ada yang bisa dibantu? 
3) Mempersilahkan keluarga pasien atau pasien duduk.
4) Meminta KTP pasien atau pengenal resmi lainnya dari pasien untuk data
pasien, bilatidak ada pengenal resmi, akan dilakukan wawancara oleh petugas
Tempat Pendaftaran Pasien tentang identitas diri pasien.
5) Pasien menyerahkan kartu asuransi dan persyaratan administrasi lainnya bila
memakai fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Ibu dan
Anak Tambak agar dapat diproses.
6) Petugas memasukkan data / identitas diri pasien ke dalam sistem
komputerisasi.
7) Petugas melengkapi identitas pasien dalam lembar Identitas Pasien.
8) Pasien diberitahu untuk menunggu di klinik yang akan dituju.
9) Petugas menyiapkan dan mengantarkan Rekam Medis ke klinik.
10) Pasien mendapatkan pelayanan di klinik yang dimaksud.

E. Observasi Pasien
Observasi pasien adalah kegiatan memantau keadaan pasien gawat, pasien yang
karena kondisinya memerlukan pengawasan stelah mendapatkan pengobatan dalam
waktu tertentu.

F. Mengelola Pasien Bila tidak tersedia Tempat Tidur

Penanganan pasien bila tempat tidur penuh atau tidak tersedia.
1. Pasien akan dititipkan di IGD sampai kamar perawatan tersedia.
2. Jika pasien tidak bersedia, maka pasien akan di rujuk ke rumah sakit yang sesuai
dengan kebutuhan pasien. Petugas administrasi akan menyelesaikan yang
dibutuhkan untuk pasien yang dirawat, atau dirujuk.
Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap dari IGD, Poliklinik atau VK :
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis, yang memiliki
Surat Ijin Praktek di RSIA Tambak. Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan
diagnosis sementara, berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut,
pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RSIA
Tambak harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien serta
kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di RSIA Tambak
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja
admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis,
yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat Inap) / Surat Rujukan dari dokter Spesialis. Dan
Diagnosis saat datang.
Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai
tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan
dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk
melapor ke bagian pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan : Pasien mungkin didaftarkan secara langsung
dari poliklinik RSIA Tambak. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan
tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
iv. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain
atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga.
Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan
diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi
v. formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar
rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
vi. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit
Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien
dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
iii. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
vi. Observasi pasien di Unit Emergensi
vii. Observasi pasien di VK
 Alokasi kamar di RSIA Tambak dibedakan berdasarkan:
a) Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1) IGD
2) Farmasi
3) Front Office
4) Ruang VK
5) Ruang Operasi
b) Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1. Poliklinik Anak
2. Poliklinik Kandungan
3. Laboratorium
c) Lantai 3 dan 3 B untuk perawatan pasien yang terdiri dari :
1. Kamar Perawatan Persalinan dan Anak ( Kelas 3, Kelas 2,Kelas 1, Kelas Utama,
Kelas VIP dan Kelas S VIP )
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan
untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang
isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter.
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk
ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan
dari RSIA Tambak untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang
berlaku adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, dan seterusnya
maka tarif kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan
tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim
infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu
area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan
rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.