KOORDINATOR

Koordinator Pendaftaran Pasien dan Ketatausahaan

Tugas Pokok :
Mengkoordinasikan kegiatan pendaftaran pasien, ketatausahaan dan logistik Instalasi
Rekam Medis
Uraian Tugas :
Menyusun perencanaan kebutuhan fasilitas kegiatan pendaftaran pasien, ketatausahaan
dan logistik Instalasi Rekam Medis
Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan persiapan petugas, tempat dan fasilitas
pendaftaran
Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran pasien
Mengatur dan mengkordinasikan kegiatan distribusi dokumen rekam medis poliklinik
Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan surat menyurat
Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan peralatan kantor
Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan dan distribusi formulir rekam medis
Menyelenggarakan ketertiban, keamanan dan kebersihan di Instalasi Rekam Medis;
Melaksanakan inventarisasi permasalahan dan menyiapkan bahan pemecahan masalah;
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Spesifikasi Jabatan :
Pendidikan : SMA/ SMK
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan :
Leadership & bisnis
Memiliki kemampuan komunikasi dengan baik.
Koordinator Kearsipan dan Pelayanan Dokumen

PELAKSANA
Penanggung jawab Pendaftaran Rawat Jalan Uraian Tugas:
Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal
Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun jaminan

Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap Uraian Tugas:

Pendaftaran IGD
Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat
Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan pembayaran pasien
ketika dinas sore dan malam
Membuat RM 01 ketika dinas sore dan malam
Memasukkan data pasien ke SIMRS
Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan ke petugas
IGD
Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika dinas sore dan malam
Memulangkan berkas pasien di SIMRS
Mengembalikan berkas RM ke ruang arsip RM
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Pendaftaran Rawat Inap
Melayani pendaftaran pasien rawat inap
Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan pindah ruangan
Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan pembayaran pasien
Membuat RM 01
Memasukkan data pasien ke SIMRS
Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat dan menyerahkan ke petugas
poliklinik/IGD
1) Pendidikan : SMA/ SMK
2
Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis.
Spesifikasi Jabatan :

1) Pendidikan : SMA/ SMK

3
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : Memiliki ketrampilan
Pelaksana Pelayanan dokumen Uraian Tugas:
Pencarian berkas rekam medis
Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke RSPG di ruang arsip maupun di ruang
lain berdasarkan tracer yang tercetak di SIMRS
Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika berkas pasien tidak
ditemukan di ruang arsip
Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang lain yang terkait,
petugas membuat rekam medis sementara tanpa memberi nomor rekam medis baru dan
berkas lama tetap harus dicari. Setelah berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas
rekam medis sementara.
Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan melampirkan tracer ke berkas
rekam medis pasien
Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter atau bagian lain di
RSPG
Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Distribusi Rekam Medis
Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait
Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi berkas
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Penyimpanan Rekam Medis
Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari pengolahan data RM.
Memeriksa kelengkapan berkas RM dari poliklinik
Memulangkan melalui SIMRS berkas RM dari poliklinik
Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM
Menyimpan berkas RM di Roll O’Pack/rak penyimpanan
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Spesifikasi Jabatan :

1) Pendidikan : SMA/ SMK

4
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : Memiliki ketrampilan
Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis Uraian Tugas:
Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera dikembalikan ke Instalasi Rekam
Medis dengan menggunakan buku pengembalian.
Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku pengembalian (sesuai
atau tidak).
Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan rontgennya.
Petugas memeriksa kebenaran nomor RM di berkas RM, sampul dan rontgen pasien.
Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling.
Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke ruangan perawatan
untuk dilengkapi
Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Sensus Harian
Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap setiap hari
Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan
Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas konfirmasi ke ruangan
rawat inap
Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Coding
Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap setelah pasien pulang serta berkas
jaminan pasien sesuai dengan ICD-10
Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
Berkas RM yang sudah dicoding siap untuk diinput di komputer

5
Menyerahkan berkas jaminan yang telah dicoding ke Instalasi Administrasi Pasien
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Pelaporan Rekam Medis
Internal :
Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 di awal bulan
berikutnya
Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)
Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan, IGD, rawat inap,
diagnosa, rujukan, kematian) melalui program excell
Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan dinput di komputer
Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan
Eksternal :
Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Korespondensi Rekam Medis
Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada pihak yang
membutuhkan
Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari pasien langsung
Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan pihak peminta serta Kartu
Keluarga untuk permintaan dari anak/orang tua pasien
Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
Menyerahkan informasi medis kepadapihak yang memerlukan
Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku serah terima
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Spesifikasi Jabatan :

6
Pendidikan : SMA/SMK
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : Memiliki ketrampilan

7
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang sudah
dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
Spesifikasi Jabatan :
Pendidikan : SMA/ SMK
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : memiliki ketrampilan
Penanggung Jawab Pendaftaran IGD Uraian Tugas:
Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD berjalan sesuai SOP dan jadwal
Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang sudah
dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Spesifikasi Jabatan :
Pendidikan : SMA/ SMK
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : Memiliki ketrampilan
Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Inap Uraian Tugas:
Memastikan kegiatan Pendaftaran Rawat Inap berjalan sesuai SOP dan jadwal
Melaksanakan kegiatan Pendaftaran Rawat Inap
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang sudah
dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
Spesifikasi Jabatan :
Pendidikan : SMA/ SMK
Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
Ketrampilan : memiliki ketrampilan