PANDUAN

PENDAFTARAN
 BAB I

PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

1.1 Definisi

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. Klinik Insan Permata harus menyediakan skrining medis yang sesuai
untuk setiap orang yang datang ke klinik yang meminta pemeriksaan atau pengobatan
untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan
apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang
emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis
yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya
yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ
tubuh atau bagian.

Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di Klinik Insan Permata, mereka akan dirujuk ke fasilitas
perawatan kesehatan yang sesuai. Klinik Insan Permata, mempunyai perjanjian dan
hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang
sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di Klinik Insan Permata.

Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian
II: ruang lingkup pelayanan di Klinik Insan Permata, bagian III: pedoman akses untuk
perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut
persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip
umum yang sama. Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di
Klinik Kemala, termasuk bidan, perawat, tenaga medis, dan petugas kesehatan yang
berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan
penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut.
1.2 Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam
satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit pelayanan dalam

menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan dan pendaftaran pelayanan
pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan
dalam memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawat.
1.3 Tanggung Jawab

1. Penanggung Jawab Klinik bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Tenaga medis Penanggung Jawab yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua masing – masing PJ:
a. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka.

b. Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung

jawab mereka.
c. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini.
d. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini.
3. PJ Mutu juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal dilaksanakan.
a. Petugas yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harusmemastikan
bahwa:
1) Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SOP dan formulir lain yang terkait.
2) Adanya SOP tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua petugas yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus
memastikan bahwa:
a. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini.
b. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua k
ebijakan dan SOP lainnya.
c. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan in
disiplin
 BAB II RUANG
LINGKUP

Proses pendaftaran yang dilakukan oleh klinik imi mengacu pada penerapan hak dan
kewajiban pasien sekaligus mengedepankan prinsip-prinsip keselamatan pasien. Pasien dapat
mengakses layanan perawatan di poli umum 24 Jam/hari, poli gigi 3 hari senin ,selasa pukul
16.00-17.00 wib.dan hari kamis pukul 17.00 wib sampai selesai, dan poli kebidanan 08:00 s/d
21.00 WIB /hari. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan perawatan dapat
dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat
perawatan :
1. Poli Umum
2. Poli Tindakan
3. Poli KIA/KB
4. Poli Gigi

Pendaftaran pasien langsung mendatangi Front Office Pendaftaran. Pasien hanya dapat
dilayani di Klinik imi, jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di
butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus ke rumah sakit yang memiliki
kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan
pemeriksaan dan apa bila perlu test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan
keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan/dirujuk ke rumah
sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan
tersebut di Klinik IMI.
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.
1. Proses Penerimaan Pasien :
Petugas melaksanakan tahapan sebagai berikut :
1. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah datang berobat
A. Untuk Pasien baru
1. Petugas menanyakan apakah punya kartu BPJS atau KTP
2. Pasien diharapkan mengisi buku kunjungan terlebih dahulu dan Kartu BPJS atau
identitas harap ditaruh di kotak yang di sediakan.
3. Petugas memasukan identitas pasien sesuai dengan kartu BPJS atau KTP pasien ke
dalam komputer sesuai kedatangan
4. Petugas Memanggil pasien untuk menanyakan alamat rumah pasien,no hp pasien
dan menyakan poli yang dituju Pengobatan Poli Umum, Poli Gigi, KIA/KB)
5. Petugas menempelkan stiker Pendaftaran di kartu BPJS
6. Petugas mencatat identitas pasien non Bpjs ke dalam Kartu Tanda Berobat
7. Petugas menyerahkan Kartu Tanda Berobat dan nomor antrian kepada Pasien
8. Petugas memberitahu kepada pasien, bila berobat Kembali kartu harap dibawa,
9. Petugas Membuka Rekam Medis yang Sudah Didaftarkan
10. Pertugas mengukur TTV (Tekanan Darah, Nadi Respirasi,Suhu) Tinggi Badan Berat
Badan. Pasien dan menanyakan keluahan pasien dan di input kedalam rekam medis
pasien
11. Petugas memberikan lembaran informasi mengenai hak dan kewajiban pasien kep
ada pasien baru yang pertama kali datang serta menanda tangani formulir bahwa pasi
en tersebut paham.
12. Untuk pasien dengan kendala / hambatan

a. Pasien resiko jatuh diberikan tanda, kalung biru

b. Jika pasien mengalami hambatan bahasa maka diberikan petugas penerjemah

c. Jika pasien memiliki hambatan fisik diberikan kursi prioritas.

d. Jika hambatan budaya diberikan pendamping.

 e. Jika hambatan administrasi pasien diberikan waktu untuk menyelesaikan
kendala administrasinya. ( pembayaran BPJS).
B. Pasien Lama
1. Apabila pasien sudah pernah berobat, Petugas menanyakan kartu Tanda Berobat, KT
P, BPJS.
2. Petugas mencari nomor kartu BPJS / NIK / Nama Pasien sesuai dengan nomor pada
kartu berobat di komputer,
3. Petugas memanggil pasien menanyakan poli yang di tuju Pengobatan Poli Umum, Pol
i Gigi, KIA/KB)
4. Petugas mengambilkan nomor antrian
5. Petugas membuka rekam medis pasien dan memanggil pasien dan memberikan no
antrian
6. Pertugas mengukur TTV ( Tekanan Darah, Nadi Respirasi,Suhu) Tinggi Badan Berat
Badan. Pasien dan menanyakan keluahan pasien dan di input kedalam rekam medis
pasien
7. Petugas mempersilakan pasien menunggu di poli yang dituju
C. Untuk pasien Emergency
1. petugas mengarahkan langsung ke ruang Tindakan.
2. Jika pasien datang sendiri tanpa keluarga/pendamping, setelah dilakukan tindaka
n, pasien kembali lagi ke bagian pendaftaran, untuk melakukan penginputan pendaft
aran sesuai dengan kondisi sebagai pasien baru/lama

2. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

a. Pasien datang ke poliklinik.
b. Petugas menginformasikan pasien untuk menunggu diruang tunggu poliklinik sam
pai namanya dipanggil untuk pemeriksaan.
c. Petugas tenaga medis menyapa pasien dan menanyakan keluhan kepada pasien.
d. Tenaga medis memeriksa pasien.
e. Tenaga medis menulis di rekam medis secara lengkap dari kunjungan poliklinik.
- Jika ada dilakukan tindakan, tenaga medis terlebih dahulu meminta persetujuan
kepada pasien bahwa akan dilakukan tindakan.
-Jika dilakukan pengecekan laboratorium, tenaga medis mengisi lembar medical
check up center untuk di rujuk ke RS Insan Permata yang sudah memiliki Ke
rjasama (MOU) Laboratorium.
-Tenaga medis memberikan terapi obat melalui resep dan KIE kepada pasien. Na
ma, umur pasien di resep harus ditulis dengan jelas oleh tenaga medis.
-Setelah tenaga medis selesai membuatkan resep, pasien keluar menunggu obat
 BAB IV

PENUTUP

Diharapkan panduan pendaftaran ini dapat dimengerti oleh semua petugas klinik agar
pasien tidak kebingungan saat mendaftar. Semua petugas klinik juga memahami tugas di
ruang pendaftaran dan prosedurnya