PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN

PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

PEMERINTAH KABUPATEN MAJENE

RSUD KABUPATEN MAJENE

TAHUN 2017

i
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................................ i

Daftar Isi ........................................................................................................................................ii

BAB I DEFINISI ...................................................................................................................... 3

A. Tujuan........................................................................................................................ 3
B. Tanggung Jawab ....................................................................................................... 4
BAB II RUANG LINGKUP........................................................................................................ 5

BAB III TATA LAKSANA .......................................................................................................... 6

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan ................................................................... 6

B. Jenis – Jenis Pendaftaran ........................................................................................ 7
C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap ................................................................... 7
D. Pengaturan Kamar rawat ......................................................................................... 9

BAB IV PENUTUP .................................................................................................................. 11

ii
 BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. RSUD
Majene harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke
rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining
medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis
yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut
yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang
serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi akan
mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang
tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di RSUD
Majene, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai.
RSUD Majene mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas lain
agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas
perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

A. Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan
rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan
pelayanan.

3
B. Tanggung Jawab

1. Direktur RSUD Majene bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.

Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung
jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:

a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan
formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
- Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
- Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan SPO
lainnya
- Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.

4
 BAB II

RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan
VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan
untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat
melakukan akses untuk mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi

b. Instalasi Gawat Darurat
c. VK (Ponek)
d. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di RSUD Majene jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien akan
di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien
saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan
keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain,
untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di
RSUD Majene atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi
atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan
hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, RSUD Majene
memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

5
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian.

2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan
kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi/JKN/BPJS atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai
pasien tersebut: Pasien asuransi/JKN/BPJS syarat-syarat harus sudah lengkap dibawa
(Kartu asuransi/JKN/BPJS, KTP, Kartu Keluarga/ KK, Surat rujukan / Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran menulis (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya,
maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka
pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
- Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum

6
 5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut :
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut.
 Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS,
Inhealth dll) dengan syarat lengkap.
 . Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
 Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
jika pasien tersebut adalah pasien umum
 Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia
di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD maksimal 6 jam sejak
pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien
masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara
berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan
rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

7
 4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
Admission/loket pendaftaran pasien rawat Inap selanjutnya dialihkan kepada dokter
jaga IGD. Kemudian IGD akan mengkoordinasikan transfer pasien dan
mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

- Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD

- Pendaftaran pasien Rawat Inap
- Penerimaan pelayanan di IGD
- Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
- Observasi pasien di IGD

C. Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admission dan diterima oleh petugas admission

2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain :
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data sosial pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien:
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data sosial pasien.
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
8
 a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian loket pembayaran;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sanksi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah Sakit.

9
D. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar RSUD Majene dibedakan berdasarkan:

Nama Kamar Kelas Kapasitas
Anggrek VIP 10
Teratai Kelas 1 2
Kelas 2 2
Kelas 3 8
Dahlia Kelas 1 3
Kelas 2 12
Kelas 3 20
Cempaka Kelas 1 2
Kelas 2 2
Kelas 3 16
Melati Kelas 3 8

Tulip Kelas 3 6

Seruni Kelas 1 3
Kelas 2 6
Kelas 3 11
ICU Kelas 3 8

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan

untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang
isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan
kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada
Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan
untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.

10
 BAB IV
PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan rekam

medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat berjalan
dengan baik. Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini
diharapkan menjadi acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di RSUD Majene.

Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak berpartisipasi
sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini dapat
diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan
penerimaan pasien rawat inap ini di masa mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan
serta solusi dari berbagai pihak yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis
dan informasi kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Majene.

11