PANDUAN PENDAFTARAN

PASIEN RAWAT JALAN

KLINIK PANDAAN MEDIKA

Jalan Raya Karangjati 25 Pandaan
Pasuruan, Jawa Timur 67156
Telp. (0343) 633684 Email: pandaanmedika@gmail.com
 KLINIK PANDAAN MEDIKA
Jalan Raya Karangjati 25 Pandaan
Pasuruan, Jawa Timur 67156
Telp. (0343) 633684 Email: pandaanmedika@gmail.com

LEMBAR PENGESAHAN
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN
KLINIK PANDAAN MEDIKA

Disusun Oleh :

(Faizatun Islamia, Amd.Kep)

Disetujui Oleh :

(dr. M. Shouni Sholahuddin)

BAB I
DEFINISI
Pendaftaran pasien adalah proses pencatatan pasien yang datang untuk
mendapatkan pelayanan di klinik. Klinik Pandaan Medika harus menyediakan
pelayanan medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke klinik yang
meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis.
 Pasien bukan emergensi akan mendapat pelayanan medis sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di klinik, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Klinik Pandaan Medika mempunyai
perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien
perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di Klinik
Pandaan Medika.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di Klinik
Pandaan Medika, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas
kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama
dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut,
terutama petugas pendaftaran.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
pelayanan pendaftaran
B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
3. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa
mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
4. Terutama Petugas Pendaftaran, dan yang perlu diperhatikan adalah :
1. Pendaftaran pasien harus dipandu dengan prosedur yang jelas
 2. Pendaftaran pasien harus oleh petugas yang kompeten yang memenuhi
kriteria
3. Pendaftaran pasien memperhatikan keselamatan pasien
4. Identitas pasien harus dipastikan minimal dengan dua cara dan cara
identifikasi sebagi berikut : nama pasien, tanggal lahir pasien, tempat
tinggal pasien, nomor rekam medis.
5. Informasi tentang pelayanan medis yang tersedia, dan informasi lain yang
dibutuhkan masyarakat yang meliputi : jenis pelayanan, jadwal pelayanan,
dan informasi tentang kerjasama dengan fasilitas kesehatan yang lain
harus dapat disediakan di tempat pendaftaran
6. Hak dan kewajiban pasien harus diperhatikan ada keseluruhan proses
pelayanan yang dimulai dari pendaftaran.
7. Kendala fisik, bahasa, dan budaya serta penghalang lain wajib
diidentifikasi dan ditindaklanjuti

BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Klinik Pandaan Medika setiap

hari mulai pukul 07.00 – 12.00 WIB dan 16.00 – 21.00 terkecuali pada hari minggu
atau tanggal merah libur. Pasien akan diidentifikasi di tempat pendaftaran untuk
memperoleh pelayanan sesuai dengan kebutuhan.
Pasien dapat memperoleh pelayanan di unit pelayanan yang ada di Klinik Pandaan
Medika sebagai berikut:
1. Poli Umum
2. Poli Gigi
3. Poli KIA dan KB

Pasien hanya dapat dilayani di Klinik Pandaan Medika, jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau
tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan
jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis.
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik/komunikasi/bahasa/
budaya, Klinik Pandaan Medika memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diidentifikasi dan di masukkan dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Keberhasilan mengidentifikasi pasien
menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik
dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Petugas mengidentifikasi pasien
a. Pasien Baru
1) Petugas memberikan senyum, sapa dan salam
2) Pasien atau keluarga mengisi formulir identitas dan persetujuan umum
yang telah disediakan
3) Petugas mengidentifikasi data sosial pasien
4) Petugas memberikan informasi tentang hak dan kewajiban pasien serta
jenis pelayanan yang dapat diberikan klinik.
5) Petugas menanyakan apakah pasien peserta JKN/BPJS atau tidak
6) Petugas meminta foto copy identitas berupa KTP, KK, kartu JKN/BPJS
(kalau ada )
7) Petugas membuat rekam medis baru dan kartu berobat pasien
8) Petugas memberikan nomor rekam medis sesuai lanjutan dan di catat di
formulir bank nomor dokumen rekam medis
9) Petugas menanyakan keluhan pasien dan memberikan nomor antrian
ruang pelayanan tujuan sesuai kebutuhan pasien
b. Pasien Lama
1) Petugas memberikan senyum, sapa dan salam
2) Pasien menyerahkan kartu berobat ke petugas
3) Petugas menanyakan keluhan/ruang layanan tujuan pasien dan memberi
nomor antrian ruang layanan di KIB (kartu identitas berobat).
4) Apabila pasien tidak membawa kartu berobat petugas menanyakan nama
pasien, kepala keluarga, alamat pasien/Kesatuan, dan terakhir pasien
 berobat dan mencari di bank nomor rekam medis di komputer atau bank
nomor manual di buku register.
5) Petugas mencarikan dokumen rekam medis di lemari filling
2. Petugas memberikan kartu berobat pasien dan memberi pesan kepada pasien
agar selalu membawa kartu berobat setiap kali berkunjung
3. Petugas mengentri monitoring dokumen rekam medis harian.
4. Petugas mengarahkan pasien menuju ke ruang layanan yang dituju.
5. Petugas mengantarkan rekam medis ke ruang layanan yang dituju

B. Standar Pendaftaran
1. Pendaftaran pasien harus dipandu dengan prosedur yang jelas
2. Pendaftaran pasien harus oleh petugas yang kompeten yang memenuhi kriteria
3. Pendaftaran pasien memperhatikan keselamatan pasien
4. Identitas pasien harus dipastikan minimal dengan dua cara dan cara identifikasi
sebagi berikut : nama pasien, tanggal lahir pasien, tempat tinggal pasien,
nomor rekam medis.
5. Informasi tentang pelayanan medis yang tersedia, dan informasi lain yang
dibutuhkan masyarakat yang meliputi : jenis pelayanan, jadwal pelayanan, dan
informasi tentang kerjasama dengan fasilitas kesehatan yang lain harus dapat
disediakan di tempat pendaftaran
6. Hak dan kewajiban pasien harus diperhatikan ada keseluruhan proses
pelayanan yang dimulai dari pendaftaran.
7. Kendala fisik, bahasa, dan budaya serta penghalang lain wajib diidentifikasi dan
ditindaklanjuti
C. Diagram Alur Pendaftaran
 BAB IV
PENUTUP

Panduan ini disusun untuk menjadi acuan pelaksanaan Pendaftaran Pasien sesuai
prosedur di Klinik Pandaan Medika. Tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahan dalam pembuatan panduan ini, karena terbatasnya pengetahuan dan
kurangnya rujukan atau referensi.
Tim Penyusun berharap para pihak dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun demi kesempurnaan panduan di kesempatan berikutnya. Semoga
panduan ini berguna bagi Tim Akses ke Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan RS Aulia
pada khususnya juga untuk para pembaca pada umumnya.