PANDUAN

PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

UPTD Puskesmas Dara Juanti

2023

UPTD Puskesmas Dara Juanti

Dinas Kesehatan Kabupaten Sintang
Tahun 2023
1
 BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang
merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah
diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi maupun secara
operasional.
2. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun
penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan
dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata upun non-
elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.
3. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai
tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh
petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.
4. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk
mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu.
5. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien.
6. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang.
7. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus
dilakukan oleh seseorang Pasien.
8. Loket Pendaftaran
Loket Pendaftaran merupakan bagian terdepan dari pelayanan Puskesmas,
di mana pasien dilakukan identifikasi pasien dan dan keperluan
kunjungannya ke Puskesmas.

1
9. Alur Pendaftaran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien
dalam hal melakukan pendaftaran.
10. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan.
11. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci
dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam
menjalankan suatu pekerjaan.
12. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah
kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan
baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter atau dokter
gigi.
13. Identifikasi Pasien
Identifikasi pasien adalah suatu sistem identifikasi kepada pasien untuk
membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya sehingga
memperlancar atau mempermudah dalam pemberian pelayanan kepada
pasien.
14. Pasien Baru
Pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit
untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan.
15. Pasien Lama
Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk
keperluan berobat.
16. Pasien Umum
Pasien umum adalah pasien bukan peserta BPJS dan bukan peserta
asuransi.
17. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan
atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
(Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang Kartu KIS).

2
18. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun,
Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Wanita Hamil, Anak Balita, Pasien
Gawat Darurat ).
19. Rekam Medis
Rekam Medis dalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang diberikan kepada setiap pasien.
20. Kartu Berobat
Kartu berobat pasien diberikan dengan tujuan sebagai identitas pasien saat
berobat kembali. Yang juga tidak kalah penting agar rekam medis pasien
dapat tersimpan dengan baik. Di dalam kartu berobat ini tertera nomor
rekam medis atau biasa disebut NO. RM yang mempunyai manfaat
penting berkaitan riwayat kesehatan pasien.
21. Kasir
Kasir adalah orang yang bertugas mengurusi dan menyimpan hasil
pembayaran terutama uang.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di
Puskesmas Dara Juanti Sintang, meliputi :
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Berkas Rekam Medis Baru
4. Pencarian Berkas Rekam Medis lama
5. Distribusi Berkas Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali Berkas Rekam Medis

4
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien
2. Petugas Loket di Front Office melakukan identifikasi pasien
a. Petugas Loket di Front Office menanyakan sudah pernah berobat
kepuskesmas ini atau belum.
b. Petugas Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu Pengenal yang
dimiliki pasien.
c. Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan jaminan
kesehatan ( JKN, KIS, ASKES, Jamkeda ).
3. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office melakukan pendataan
pasien baru.
4. Jika pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office melakukan pendataan
pasien lama di buku register kunjungan.
5. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang
tunggu
6. Petugas Loket pendaftaran membuat berkas rekam medis baru untuk pasien
baru. Pencatatan data pasien pada Berkas Rekam Medis baru meliputi :
a. Nama Pasien
b. Data Sosial Pasien
c. Alamat Tempat Tinggal
d. No. Rekam Medis
7. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Berobat baru yang berisi :
a. Nama Pasien
b. Alamat
c. No. RM
8. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan mengambil
Berkas Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomor rekam medis yang
dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah :
a. Pencarian rekam medis pasien berdasarkan nomor rekam medis
b. Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien
c. Petugas Loket Pendaftran mencatat Berkas Rekam Medis yang
didistribusikan ke Poli yang dituju pada buku register kunjungan pasien
d. Petugas Loket Pendaftaran menulis data pasien pada resep obat
e. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien /
Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien

5
 f. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk
menunggu panggilan dari poli yang dituju
g. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Berkas Rekam medis kepada
poli yang dituju

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan kewajiban
sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak Pasien
Sesuai dengan UU No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan pasal 56, 57, 58 :
a. Setiap orang berhak menerima atau menolak sebagian atau seluruh
tindakan pertolongan yang akan diberikan kepadanya setelah menerima
dan memahami informasi mengenai tindakan tersebut secara lengkap.
b. Hak menerima atau menolak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak
berlaku pada:
1) penderita penyakit yang penyakitnya dapat secara cepat menular ke
dalam masyarakat yang lebih luas;
2) keadaan seseorang yang tidak sadarkan diri; atau
3) gangguan mental berat.
c. Ketentuan mengenai hak menerima atau menolak sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
d. Setiap orang berhak atas rahasia kondisi kesehatan pribadinya yang telah
dikemukakan kepada penyelenggara pelayanan kesehatan.
e. Ketentuan mengenai hak atas rahasia kondisi kesehatan pribadi
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku dalam hal:
1) perintah undang-undang;
2) perintah pengadilan;
3) izin yang bersangkutan;
4) kepentingan masyarakat; atau
5) kepentingan orang tersebut.

6
 f. Memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan di Puskesmas
g. Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban pasien.
h. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur, dan tanpa diskriminasi.
i. Memperoleh pelayanan kesehatan bermutu sesuai dengan standar profesi
dan standar prosedur operasional.
j. Memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga pasien terhindar
dari kerugian fisik dan materi;
k. Mengajukan pengaduan atas kualitas pelayanan yang didapatkan.
l. Mendapat informasi yang meliputi diagnosis dan tata cara tindakan medis,
tujuan tindakan medis, alternatif tindakan, risiko dan komplikasi yang
mungkin terjadi, dan prognosis terhadap tindakan yang dilakukan serta
perkiraan biaya pengobatan.
m. Didampingi keluarganya dalam keadaan kritis.
n. Memperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam perawatan
di Puskesmas
o. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan Puskesmas terhadap
dirinya.
9. Kewajiban Pasien
Sesuai dengan UU no. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit:
a. Mentaati segala peraturan dan tata tertib di Puskesmas
b. Mematuhi segala instruksi Dokter dan Perawat dalam pengobatannya;
c. Memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya tentang penyakit
yang diderita kepada Dokter yang merawat;
d. Melunasi semua pembayaran atas jasa pelayanan Puskesmas sesuai
dengan tarif PERDA (khusus untuk pasien umum)
e. Mematuhi hal-hal yang telah disepakati/diperjanjikan.

C. Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan
apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana
mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami
pasien.

7
D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan
Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut :
a. Petugas dari Poli mengembalikan Berkas Rekam Medis
b. Petugas Loket Pendaftaran mengentry isi berkas rekam medis yang berobat
pada hari ini pada Data SIMPUS
c. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari
Berkas Rekam Medis
d. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Berkas Rekam
Medis yang keluar harus sama Berkas Rekam Medis yang kembali

E. Proses Penyimpanan Kembali Berkas Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Berkas Rekam Medis adalah sebagai berikut :
Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Berkas Rekam Medis di ruang
penyimpanan dengan cara memasukkan kembali berkas rekam medis kedalam
file box sesuai dengan nomor rekam medis yang keluar dan mengecek buku
ekspedisi apakah berkas rekam medis sudah kembali atau tidak.

8
 BAB IV
DOKUMENTASI

A. Berkas Rekam Medis

B. Buku Register Kunjungan Pasien
C. Kartu Berobat
D. Buku Penyampaian Informasi tentang Hak dan Kewajiaban Pasien

9
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

A. Berkas Rekam Medis

B. Buku Register Kunjungan Pasien

C. Kartu Berobat

10
D. Buku Penyampaian Informasi tentang Hak dan Kewajiaban Pasien

Sintang, Desember 2022

Penanggung Jawab UKP Penanggung Jawab RekamMedis

dr. Mutia Andita Putri Kurnia Ramadani, A.Md Kes

NIP. 19880703 201402 2 001

Mengetahui,

Kepala UPTD Puskesmas Dara Juanti

dr. EDY
NIP. 19810718 201402 1 002

11