PANDUAN PENDAFTARAN

PEMERINTAH KOTA SERANG

DINAS KESEHATAN KOTA SERANG
UPTD PUSKESMAS WALANTAKA
TAHUN 2020
 BAB I
DEFINISI

1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang merupakan
pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah diakses oleh pihak
luar, baik dalam hal informasi maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan
pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah
kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik
secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada
petugas kesehatan lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala
keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya,
pasien baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang
pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan
kunjungan ke penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer
register sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan
atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau
lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas,
Askes, Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun,
Disabilitas, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat )
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
setiap pasien
11. Kartu Berobat
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang, Nomer
Rekam Medis yang dimiliki dalam satu kepala keluarga, nama kepala keluarga,
umur dan alamat pasien
12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam
satu folder dengan satu nomer register induk
13. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama
pasien dengan nomer register sendiri
14. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
15. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan
format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik
secara elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui
atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara
pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas
pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
17. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan
atau memutuskan berbuat sesuatu
18. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang
20. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang Pasien
21. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftran
22. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
23. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan
tetulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu
pekerjaan
 BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
walantaka, meliputi

1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien

2. Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien mengambil Nomor
Antrian kecuali pasien Khusus (Usia > 60 tahun, Disabilitas, Pasien
penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat
3. Petugas Loket di Front Office memanggil nomor urut antrian
4. Petugas Loket di Front Office menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk
pasien lama) atau identitas pasien (untuk pasien baru)
 Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office melakukan
pendataan pasien baru dengan membuatkan Rekam Medis dan
membuatkan kartu Berobat baru yang berisi :
- Nomor Rekam Medis (Famili Folder)
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
- Alamat Pasien
 Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan
mengambil Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer register
yang dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan No Rekam Medis, Nama
Pasien dan Alamat
- Petugas mengambil rekam medis sesuai dengan nama Pasien
5. Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan jaminan
kesehatan untuk pasien JKN
6. Petugas Loket di Front Office menanyakan pasien yang akan berobat
(Kepala Keluarga/Istri/Anak/Tanggungan)
7. Petugas menanyakan kepada pasien tentang Poli yang akan dituju
8. Petugas menyiapkan berkas pendaftaran pasien sesuai dengan Nomor
Rekam Medik
9. Petugas mencatat identitas pasien kedalam rekam medik (RM) kemudian
memasukan data ke E-Puskesmas (entri data)
10. Petugas mengarahkan pasien ke POLI yang dituju sambil memberikan Kartu
Berobat Pasien
11. Petugas mengantarkan Status Pasien Rawat Jalan ke POLI yang dituju
B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada
pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk
bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan
kewajiban sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak Hak Pasien
- Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan
peraturan yang berlaku di puskesmas
- Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan jujur.
- Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai
dengan standar profesi kedokteran / kedokteran gigi dan tanpa
diskriminasi .
- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar
profesi keperawatan
- Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan paramedis sesuai
dengan keinginannya karena keterbatasan tenaga medis yang ada di
puskesmas.
- Pasien berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit yang diderita
termasuk data-data medisnya.
- Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :
 penyakit yang diderita tindakan medik apa yang hendak dilakukan
 kemungkinan penyakit sebagai akibat tindakan tsb sebut dan
tindakan untuk mengatasinya
 alternatif terapi lainnya
 prognosanva.
 perkiraan biaya pengobatan
- Pasien berhak menyetujui/memberikan izin atas tindakan yang akan
dilakukan oleh dokter sehubungan dengan penyakit yang dideritanya
- Pasien berhak menolak tindakan yang hendak dilakukan terhadap
dirinya dan mengakhiri pengobatan serta perawatan atas tanggung
jawab sendiri setelah memperoleh informasi yang jelas tentang
penyakitnya.
 - Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam
perawatan dan pengobatan di puskesmas
- Pasien berhak mengajukan usul, saran, perbaikan dan keluhan atas
perlakuan pihak puskesmas terhadap dirinya.

9. Kewajiban Pasien
- Pasien berkewajiban membawa KTP, Kartu pengenal pasien, Kartu
kepesertaan JKN
- Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati segala
peraturan dan tata tertib yang ada di puskesmas
- Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan
yang berlaku di puskesmas
- Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi dokter,
perawat,dan bidan dalam menjalani pengobatan.
- Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur dan
selengkapnya tentang penyakit yang diderita kepada dokter yang
merawat.
- Pasien dan atau penanggungnya berkewajiban untuk melunasi semua
biaya tindakan yang diterimanya sesuai dengan peraturan yang
berlaku, kecuali peserta JKN yang terdaftar di Faskes Puskesmas
Situbondo

C. Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke
Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai
dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa
sesederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima
dan dipahami pasien.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut :
a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu Reka Medis
 b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari
Kartu Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam
Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam Medis yang kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien
berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku regester
kunjungan pada hari yang sama

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut Alamat desa /
kelurahan Pasien yang tercatat pertama kali, Nama Inisial KK, dan nomer
urut ( sesuai kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam medis ( Individu
Folder ) pada Family Folder sesuai dengan kode yang tertera
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Nomer urut antrian

2. Kartu berobat pasien
3. Rekam Medis
4. Buku Pencatatan Bank Nomor
5. Buku Ekpedisi
6. Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien
7. Buku Tindak Lanjut Komplain / Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian
Informasi
8. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomer urut antrian