BAB I

PENDAHULUAN

A. DEFINISI
1. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan pencatatan
data pasien untuk mendapatkan pelayanan
2. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya
untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung
maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan
lainnya
3. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan
serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
4. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien
baru dengan nomer register lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali
tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke
penyedia layanan
5. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register
sebagai kunjungan lama
6. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan atau
lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
7. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya
yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes,
Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )
8. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kriteria tertentu ( Pasien Lansia, Pasien KIA,
Disabilitas, Pasien pengobatan TB, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien
Gawat Darurat)
9. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap
pasien
10. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data
pasien, nomer induk register yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama nama
anggota keluarga tertanggung
11. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam
satu folder dengan satu nomer register induk
12. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien
dengan nomer register sendiri
13. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung
nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat,
didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata
upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.
14. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara
pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
15. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan
atau memutuskan berbuat sesuatu
16. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
17. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang
18. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang Pasien
19. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftaran
20. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
21. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan tetulis
yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan
 BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
Glugur Darat, meliputi
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Ruangan pelayanan
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas Loket di Pendaftaran menerima Kedatangan Pasien
2. Petugas Loket di Pendaftaran melakukan identifikasi pasien
- Petugas Loket di Pendaftaran menanyakan Nama, Alamat tempat tinggal,
tanggal lahir, susunan anggota keluarga
- Petugas Loket di Pendaftaran menanyakan KTP / Kartu Pengenal yang
dimiliki pasien
- Petugas Loket di Pendaftaran menanyakan kartu kepesertaan jaminan
kesehatan
3. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Pendaftaran melakukan pendataan pasien
baru dan memberikan nomor antrian
4. Jika pasien lama, maka Petugas Loket di Pendaftaran memberikan nomer antrian
pendaftaran, warna merah untuk ruang lansia, warna pink untuk ruang KIA,
warna ungu untuk ruang anak, warna hijau untuk ruang dewasa, warna biru untuk
ruang gigi dan mulut, warna kuning untuk ruang TB, warna orange untuk ruang
imunisasi.
5. Petugas Loket di Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer
antrian pada keranjang sesuai dengan warna kartu
6. Petugas Loket Pendaftaran mendahulukan pasien pemegang kartu merah dan
pasien gawat darurat
7. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang
tunggu
8. Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
- Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- No. Register Kunjungan
9. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi :
- Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
- Nomer Register Kunjungan ( Famili Folder )
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
10. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan mengambil Kartu
Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer register yang dimiliki pasien,
adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Alamat, Nama KK, No. Urut
- Buka aplikasi Office Exel data rekam medis Pasien Puskesmas Glugur
Darat
- Buka alamat pasien yang tercatat pertama kali
- Searcing Nomer register pasien pada aplikasi
- Nomer rekam medis terdeteksi (dalam Family Folder )
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien
11. Petugas Loket Pendaftran mencatat Kartu Rekam Medis yang didistribusikan ke
ruangan yang dituju pada buku catatan akses Rekam Medis
12. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomer
panggilan untuk ruang yang dituju
13. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu
Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien
14. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk menunggu
panggilan di ruangan layanan yang dituju
15. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada ruangan
layanan yang dituju
B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan kewajiban
sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak Pasien
a. Memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku di UPT
Puskesmas Glugur Darat.
b. Memperoleh pelayanan kesehatan yang bermutu, efektif dan efisien
(manusiawi, adil, jujur dan tanpa diskriminasi).
c. Meminta konsultasi tentang penyakit yang dideritanya kepada dokter lain yang
mempunyai Surat Izin Praktek (SIP) baik di dalam maupun di luar Puskesmas.
d. Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk data-
data medisnya.
e. Mendapatkan informasi yang meliputi diagnosis dan tata cara tindakan medis,
tujuan tindakan medis, alternatif tindakan, resiko dan komplikasi yang
mungkin terjadi, dan prognosis terhadap tindakan yang dilakukan serta
perkiraan biaya pengobatan.
f. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang dilakukan oleh
tenaga kesehatan terhadap penyakit yang dideritanya.
g. Didampingi keluargnya dalam keadaan kritis.
h. Memperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam pengobatan.
i. Mengajukan usul, saran perbaikan atas perlakuan tenaga medis/pegawai
puskesmas terhadap dirinya.
9. Kewajiban Pasien
a. Mentaati segala peraturan dan tata tertib yang berlaku di UPT Puskesmas
Glugur Darat.
b. Mematuhi segala instruksi dokter dan perawat dalam pengobatannya.
c. Memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya tentang penyakit yang
diderita kepada dokter yang merawat.
d. Mematuhi hal-hal yang telah disepakati/perjanjian yang telah dibuatnya.

C. Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa
yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin
dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut :
a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu Rekam Medis
b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari Kartu
Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam
Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam Medis yang kembali
 d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien
berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku register kunjungan
pada hari yang sama

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut Alamat desa / kelurahan
Pasien yang tercatat pertama kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut (sesuai
kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam medis (Individu
Folder ) pada Family Folder sesuai dengan kode yang tertera
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Nomor urut antrian

2. Kartu rekam medis
3. Kartu pengenal pasien
4. Buku Pencatatan Keluhan / Komplen Pasien
5. Buku Tindak Lanjut Komplen / Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian Informasi
6. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
8. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
9. Register Kunjungan
10. Format laporan
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomor urut antrian

2. Kartu rekam medis

3. Kartu pengenal pasien

4. Buku Pencatatan

5. Register Kunjungan

6. Format laporan