Nomor : Pedoman/ /2022

PEDOMAN PENDAFTARAN
UPTD PUSKESMAS AIR RAMI

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat

pendataan dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan.
Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian yang sangat penting
dalam kaitannya dengan sarana pelayanan kesehatan. Proses
pendaftaran pasien merupakan kontak pertama kali antara petugas
puskesmas dengan pasien atau keluarganya. Oleh karena itu baik
buruknya pendaftaran pasien dapat menjadi salah satu acuan penilaian
bagi masyarakat dalam menilai kualitas pelayanan kesehatan pada
sebuah puskesmas.
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan pemerintah yang menyediakan
pelayanan medis dasar dan spesialistik. Pelayanan kesehatan terhadap
masyarakat merupakan bagian terpenting untuk meningkatkan
kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar
terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal.

B. Tujuan
Tujuan dari pedoman ini adalah sebagai acuan kerja petugas di
bagian pendaftaran/loket dalam memberikan pelayanan yang bermutu
dan memuaskan pelanggan. Dan sebagai dasar penyampaian informasi
atau proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara pendaftaran
pasien dan alur pelayanan di UPTD Puskesmas Air Rami kepada pasien
dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan.

C. Sasaran
Sasaran dari pedoman ini adalah semua pasien yang berobat dan
penyelenggara pelayanan baik medis maupun non medis.

D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di
UPTD Puskesmas Air Rami, meliputi:
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Rekam Medis Baru
4. Pencarian Rekam Medis lama
5. Distribusi Rekam Medis ke Poli/Ruangan
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali Rekam Medis
E. Batasan Operasional
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat
pendataan dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan.
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien
dalam hal melakukan pendaftaran.
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai
pasien. Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau
harus dilakukan oleh seseorang Pasien.
Hak dan kewajiban petugas harus bekerja sesuai dengan SOP
pendaftaran yang sudah di atur berdasarkan Permenkes Nomor 75
tahun 2014.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Kualifikasi sumber daya manusia yang ada di ruang pendaftaran
UPTD Puskesmas Air Rami adalah:

1. Tenaga Administasi Umum

Tenaga administrasi umum yang ada di ruang pendaftaran UPTD
Puskesmas Air Rami adalah tenaga administrasi yang sudah mengikuti
pelatihan dan berkompeten di bidangnya yaitu mengatur dan menata
ruang pendaftaran dan rekam medis.

2. Peregister Pasien
Peregister Pasien yang ada di ruang pendaftaran UPTD Puskesmas
Air Rami adalah tenaga administrasi yang sudah bersertifikat mengikuti
Pelatihan Rekam Medis dan berkompeten di bidangnya yaitu mengelola
ruang pendaftaran, ruang rekam medis, dan sebagai PIC P-Care BPJS.

3. Petugas Informasi
Petugas informasi adalah bagian dari petugas ruang pendaftaran
yang bertugas sebagai pemberi informasi kepada pasien, memberikan
nomor antrian sesuai dengan kebutuhan pasien dan melakukan skrining
terhadap pasien yang ingin berobat.

B. Distribusi Ketenagaan
NO JENIS KETERANGAN JUMLAH
1 Petugas Administrasi 3
2 Peregister Pasien 1
3 Petugas Informasi 1

C. Jadwal Kegiatan
UPTD Puskesmas Air Rami melakukan pelayanan setiap hari senin
sampai dengan sabtu. Jam buka ruang pendaftaran UPTD Puskesmas
Air Rami yaitu:
 Senin-Kamis : 08.00-12.00 WIB
 Jum’at : 08.00-11.30 WIB
 Sabtu : 08.00-12.00 WIB
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
Fasilitas di ruang pendaftaran berupa, meja dan kursi kerja, komputer,
printer, speaker dan microphone, nomor antrian, buku rekam medis,
buku register, kartu berobat dan perlengkapan penunjang lainnya.
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
Lingkup kegiatan ruang pendaftaran dengan unit terkait, yaitu:
1. Ruangan Pendaftaran dan Rekam Medik
2. Ruangan Pelayanan Umum
3. Ruangan Pelayanan Infeksi
4. Ruangan Anak / MTBS
5. Ruangan Pelayanan Gigi dan Mulut
6. Ruangan Pelayanan KIA / KB
7. Ruangan Imunisasi
8. Ruangan Gizi
9. Ruangan IGD

B. Metode
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke
Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan
pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut
sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan
bahasa sesederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga
mudah diterima dan dipahami pasien.

C. Langkah Kegiatan

1. Petugas informasi pendaftaran menerima Kedatangan Pasien

2. Petugas informasi pendaftaran melakukan identifikasi pasien
- Petugas menanyakan Nama, Alamat tempat tinggal, tanggal lahir,
susunan anggota keluarga
- Petugas menyakan KTP / Kartu Pengenal yang dimiliki pasien
- Petugas menanyakan kartu kepesertaan jaminan kesehatan (JKN,
KIS, ASKES, Jamkesda )
3. Petugas informasi memberikan nomer antrian pendaftaran, warna
Putih untuk ruang umum, infeksi, gigi, warna Merah untuk ruang
lansia, ruang KIA, ruang anak.
4. Petugas informasi mempersilahkan pasien menunggu panggilan
sesuai nomor urut.
5. Petugas informasi memanggil pasien sesuai nomor urut dan
menyerakan ke ruang pendaftaran.
6. Petugas Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di
ruang tunggu.
7. Petugas pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk
pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
- Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- No. Register Kunjungan
8. Petugas Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang
berisi :
- Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
 - Nomer Regester Kunjungan ( Famili Folder )
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
9. Jika pasien lama, maka Petugas Pendaftaran mencari dan
mengambil Kartu Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer
regester yang dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan No. Urut, nama dan
alamat.
- Buka aplikasi antreaan online atau aplikasi P-Care
- Searcing Nomer regester pasien pada aplikasi
- Nomer rak rekam medis terdeteksi ( dalam Family Folder )
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama
Pasien
10. Petugas Pendaftaran mencatat Kartu Rekam Medis yang
didistribusikan ke Poli/ruangan yang dituju pada buku catatan
akses Rekam Medis.
11. Petugas Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomer
panggilan untuk poli yang dituju.
12. Petugas Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien /
Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien
13. Petugas Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk
menunggu panggilan dari poli/ruangan yang dituju.
14. Petugas Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada
poli/ruangan yang dituju.
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik untuk ruang pendaftaran pasien, yaitu:

1. Nomor urut antrian
- Warna putih untuk Ruang Umum, Infeksi, Gigi
- Warna Merah untuk Ruang Anak, Lansia, KIA
2. Rekam Medis (buku/family folder)
3. Kartu Berobat
4. Blanko Resep
5. Blanko KIR Sehat
6. Buku Register rekam medis
7. Buku Bantu untuk penomoran rekam medis
8. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
9. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
10. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN

Keselamatan Pasien adalah suatu sistem yang membuat asuhan

pasien lebih aman, meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan
risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden
dan tindak lanjutnya, serta implementasi solusi untuk meminimalkan
timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan
oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak
mengambil tindakan yang seharusnya diambil.
Sasaran keselamatan pasien dalam proses pendaftaran meliputi
1. Identifikasi pasien dengan benar.
Identifikasi ini sesuai dengan identitas pasien yang mau berobat.
2. Komunikasi yang efektif
Komunikasi meliputi proses pemberian informasi alur pendaftaran dan
alur pelayanan secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa yang
dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin
dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Sarana pelayanan wajib memberikan jaminan keamanan kesehatan baik

bagi tenaga kesehatan baik bagi tenaga kesehatan maupun masyarakat yang
dilayani. Penyebaran penyakit menular telah meningkatkan kekhawatiran
masyarakat maupun petugas kesehatan dalam beberapa dekade terakhir
akibat munculnya infeksi mematikan seperti infeksi HIV dan HBV dan Covid-
19.
Untuk melindungi petugas dan pasien, maka petugas harus memakai
alat pelindung diri (APD). APD adalah pakaian khusus atau alat yang
digunakan petugas untuk melindungi diri dari luka atau penyakit yang
diakibatkan oleh adanya kontak dengan bahaya di tempat kerja, baik yang
bersifat kimia, biologis, radiasi, fisik, elektrik, mekanik, dan lainnya
(Occupational Safety and Health Administration).

Dalam proses pendaftaran terutama pendaftaran pasien ruang infeksi,

petugas pendaftaran harus terlindungi, baik dari paparan penyakit maupun
paparan fisik.
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu dilakukan dengan analisis risiko saat terjadinya

proses pendaftaran seperti:
1. Kemungkinan terjadi kesalahan identifikasi pasien
2. Kemungkinan terjadi tertukar Rekam Medis
3. Kemungkinan terjadi kesalahan tujuan poli atau ruangan yang dituju
pasien
4. Terjadi nya paparan risiko infeksi pada petugas kesehatan dari pasien
karena ketidaktepatan penggunaan APD.

Kinerja pelaksanaan Triase dimonitor dan dievaluasi dengan menggunakan

indikator daftar tilik SOP Ruang Pendaftaran dan Rekam medis dan Audit
Internal secara periodik.
 BAB IX
PENUTUP

Ruang Pendaftaran merupakan pilar utama pelayanan di UPTD

Puskesmas Air Rami Dalam proses pelayanan puskesmas ruang pedaftaran
adalah bagian yang sangat penting. Oleh karena itu maka penting adanya
pedoman pelaksanaannya, sehingga pelayanan kesehatan di UPTD Puskesmas
Air Rami dapat terlaksana secara berkesinambungan dan bermutu.