BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Puskesmas adalah unit pelaksanaan teknis dinas kesehatan kabupaten/ kota yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja. Dalam
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayahnya, secara umum kegiatan yang
dilaksanakan dibagi atas 3 bidang yaitu ;
1. Bidang Administrasi dan Manajemen,
2. Bidang Upaya Kesehatan Masyarakat,
3. Bidang Upaya Kesehatan Perorangan.
Dari ketiga bidang tersebut, Bidang Upaya Kesehatan Perorangan adalah salah satu
bidang pelayanan yang sangat penting, sangat sensitif, dan akan mencerminkan mutu
pelayanan di Puskesmas. Proses pemberian pelayanan kesehatan perorangan dilaksanakan
dalam satu alur pelayanan. Alur tersebut dimulai dari pelayanan pendaftaran, pelayanan di
ruang–ruang pemeriksaan, pelayanan penunjang laboratorium dan radiologi, dan pelayanan
obat. Selain memberikan pelayanan sesuai dengan alur pelayanan, proses pelayanan kesehatan
perorangan ditunjang oleh pengelolaan Rekam Medis, Pengelolaan Gudang Obat, dan
Pengelolaan Lingkungan Fisik yang Aman.
Pelayanan pendaftaran adalah pintu gerbang dari proses pelayanan selanjutnya. Pintu
gerbang yang bagus akan mempengaruhi suasana kebatinan para pengunjung dan pasien yang
datang ke Puskesmas untuk mendapatkan pelayanan.
Agar pelayanan pendaftaran dapat berjalan dengan baik dan bermutu, maka perlu
disusun “PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PUSKESMAS JENU“.

B. Definisi Operasional
1. Ruang Pelayanan Pendaftaran atau nama lain untuk menggambarkan tempat pelayanan
pendaftaran,
Adalah sarana penyedia layanan tempat pencatatan data pasien dan menerima berbagai
informasi untuk mendapatkan pelayanan.
2. Pasien
Adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya untuk
memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak
langsung kepada dokter, deokter gigi dan kepada petugas kesehatan lainnya.
1
3. Identifikasi pasien
Adalah proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan serta bukti-bukti
dalam penentuan status pasien.
4. Pasien baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien
baru dengan nomor register lama, adalah keluhan pasien untuk yang pertama kali tetapi
salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke penyediaan
layanan.
5. Pasien lama
Adalah Pasien yang datang untuk kunjungan berikutnya yang sudah tercatat dengan
nomor register sebagai kunjungan lama.
6. Pasien umum
Adalah Pasien yang datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari
badan atau lainnya yang telah menjalin kerjasama dengan penyediaan layanan serta
tidak membawa identitas lainnya.
7. Pasien dengan jaminan kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jaminan kesehatan dari badan atau lainnya
yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes,
Jamkesda, Pemegang Kartu KIS)
8. Pasien Khusus
Pasien khusus adalah pasien dengan kriteria tertentu (Usia ≥ 60 tahun, Ibu Hamil,
Disabilitas, dan Balita)
9. Kartu pengenal pasien
Adalah kartu identitas yang diberi penyedia layanan yang berisi tentang data pasien,
nomor induk register yang dimiliki dalam satu keluarga , daftar nama-nama anggota
keluarga.
10. Family folder
Adalah arsip rekam medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam satu folder dengan
satu nomor register induk.
11. Informasi
Adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai,
makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasan yang dapat dilihat, didengar, dan
dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan

2
 teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ataupun non-elektronik
dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.
12. Pemberian informasi
Adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara pendaftaran pasien kepada
pasien dan / atau keluarga pasien, serta pemberian informasi lain yang diperlukan,oleh
petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan,
13. Hak
Adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan atau
memutuskan berbuat sesuatu.
14. Hak pasien
Adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien.
15. Kewajiban
Adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang.
16. Kewajiban pasien
Adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang pasien.
17. Alur pendaftaran
Adalah tata urutan tata cara yang harus dilaluli pasien dalam hal melakukan
pendaftaran.
18. Alur pelayanan
Adalah proses urutan pelayanan pasien di puskesmas Jenu sesuai kebutuhan pasien
berdasarkan dengan ketentuan yang berlaku
19. SOP (Standar Operasional Prosedur)
Adalah suatu instruksi atau perintah kerja atau tata cara yang terperinci dan tertulis yang
harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan.

C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Terlaksana pelayanan pendaftaran yang bermutu di Puskesmas Jenu.
2. Tujuan Khusus
a. Sebagai acuan tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran di
Puskesmas Jenu.
b. Tersedianya pelayanan pendaftaran yang cepat, tepat, dan informatif bagi pasien.

3
D. Sasaran
Sasaran panduan pelayanan ruang pendaftaran adalah petugas pelayanan di ruang
pendaftaran di Puskesmas Jenu.

E. Ruang Lingkup Pelayanan

Ruang lingkup Panduan ini adalah pelayanan pendaftaran sebagai bagian dari pelayanan
klinis yang ada di Puskesmas Jenu, meliputi :
1. Identifikasi dan Pendataan pasien
2. Pengisian kartu rekam medis baru
3. Pengisian kartu rekam medis lama
4. Distribusi kartu rekam medis ke ruangan
5. Penyampaian informasi hak dan kewajiban pasien dan informasi lainnya
6. Pencatatan dan pelaporan

4
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. Standar Ketenagaan
1. Kualifikasi Dan Kompetensi Sumber Daya Manusia
Untuk dapat melaksanakan fungsinya dalam menyelenggarakan pelayanan pendaftaran
di puskesmas Jenu, dibutuhkan sumber daya manusia yang mencukupi baik jumlah maupun
mutunya. Pola ketenagaan minimal harus dimiliki oleh puskesmas. Ada pun tenaga di ruang
pendaftaran puskesmas sebagai berikut :
No Jenis Tenaga Kualifikasi Dan Kompetensi Jumlah
1 Penanggung - Perempuan 1
jawab - Pendidikan minimal SMA/ Sederajat
pelayanan - Berpenampilan menarik
ruang - Mampu mengoperasikan komputer (Ms Word, Ms.
pendaftaran Excel)
- Dapat bekerjasama dalam tim
2 Pelaksana - Perempuan 2
pelayanan - Pendidikan minimal SMA/ Sederajat
ruang - Berpenampilan menarik
pendaftaran - Mampu mengoperasikan komputer (Ms Word, Ms.
Excel)
- Dapat bekerjasama dalam tim

2. Tugas Dan Tanggung Jawab

1. Penanggung jawab ruang pendaftaran mempunyai tugas :
a. Menyususun rencana kegiatan pelayanan di ruang pendaftaran,
b. Melaksanakan kegiatan pelayanan di ruang pendaftaran secara keseluruhan,
c. Melakukan evaluasi hasil kegiatan pelayanan di ruang pendaftaran secara
keseluruhan.
2. Pelaksana pelayanan ruang pendaftaran puskesmas mempunyai tugas:
a. Mendaftarkan pasien, dan
b. Memberikan informasi kepada pasien tentang jenis pelayanan dan lain
sebagainya.

5
B. Standar Fasilitas
Dalam melaksanakan pekerjaannya, petugas pendaftaran bekerja sama sangat erat
dengan pengelola rekam medis. Lingkup kerjasamanya terutama dalam penyediaan form.
rekam medis. Untuk bisa bekerja dengan optimal, diperlukan berbagai perlengkapan dan
peralatan.
1. Perlengkapan
a. Mesin Nomor Antrian
b. Tombol Call di pendaftaran
c. LED TV
d. Meja pendaftaran,
e. Kursi petugas,
f. Kursi tunggu pasien,
g. Poster berisi informasi tentang ;
 Jadwal pelayanan Puskesmas Jenu
 Jenis – jenis pelayanan yang tersedia
 Daftar tarif pelayanan
 Denah ruang – ruang pelayanan
 Prosedur dan alur pendaftaran
 Rumah sakit dan laboratorium rujukan yang bekerjasama dengan Puskesmas
Jenu
 Informasi dokter yang bertugas
 Hak dan Kewajiban pasien.
h. Komputer,
i. Tempat sampah,
j. Kipas angin,
k. Rak penyimpanan Form rekam medis baru.

2. Peralatan
a. Buku register pendaftaran,
b. Alat tulis kantor,
c. Nomor antrian,
d. Form rekam medis pasien baru,
e. Form rekam medis pasien lama.
6
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Pelayanan Pendaftaran
Proses pelayanan pendaftaran adalah tata cara penerimaan Pasien yang akan berobat ke
unit pelayanan yang merupakan bagian dari alur pelayanan Puskesmas. Secara umum
pekerjaan petugas pendaftaran adalah mendaftarkan pasien dan memberikan berbagai
informasi yang terkait pelayanan Puskesmas.

B. Persyaratan dan Proses Pendaftaran

1. Petugas pendaftaran menyapa pasien
2. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk mengambil nomor antrian dengan
cara menekan layar di mesin antrian dengan sebutan “TELADAN SIKANTRI”
(Tekan layar dan silahkan antri), sesuai dengan identitas yang dipakai pasien
 Umum - KTP - KK : untuk pasien yang identitasnya KTP / SIM / KK /
AKTA KELAHIRAN
 BPJS – KIS : untuk pasien Jaminan Kesehatan Nasional ( JKN )
 KHUSUS : - Untuk pasien lansia (umur ≥ 60 tahun)
- Untuk pasien Ibu Hamil
- Untuk pasien Balita
- Untuk pasien Disabilitas
3. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk duduk
4. Petugas pendaftaran memanggil pasien dengan cara menekan tombol call pada mesin
antrian
- Pasien yang mengambil antrian Umum / KTP / KK akan dilayani di pendaftaran
umum
- Pasien yang mengambil antrian BPJS / KIS akan dilayani di pendaftaran BPJS
- Pasien yang mengambil antrian Khusus akan dilayani di pendaftaran Khusus
5. Petugas pendaftaran meminta Identitas pasien berupa foto copy KTP/ SIM / KK / Akta
kelahiran, BPJS / KIS dan kartu tanda pengenal berobat Puskesmas Jenu
6. Petugas pendaftaran melakukan pendaftaran dan pencatatan

7
 Untuk Pasien baru :
1. Identitas pasien dicatat di buku Register pasien
2. Petugas membuatkan Lembar Rawat Jalan yang terdiri dari Nama pasien, Jenis
kelamin, nama KK, umur /Tgl.lahir, alamat, status perkawinan, Nomor
Jaminan Kepesertaan, NIK, Pekerjaan, Pendidikan, Telp / HP, dan cara bayar
pakai BPJS / Gratis / Umum
3. Petugas membuatkan kartu tanda pengenal berobat Puskesmas Jenu
• Warna Merah : untuk pasien lansia (umur ≥ 60 tahun )
• Warna Hijau : untuk pasien bukan lansia
• Warna Kuning : untuk pasien dengan kendala fisik, bahasa dan budaya

 Untuk Pasien lama

1. Petugas meminta Kartu Tanda Pengenal Berobat Puskesmas Jenu
2. Apabila pasien tidak dapat menunjukan kartu tanda pengenal berobat
Puskesmas Jenu, maka petugas menanyakan kartu tersebut hilang/
ketinggalan
3. Jika kartu tanda pengenal berobat Puskesmas Jenu hilang, petugas mencari
data pasien di komputer pada folder nomor indek pasien dan petugas
memberi Kartu Tanda Pengenal berobat Puskesmas Jenu yang baru dan
mengistruksikan pasien untuk menulis nomor RM nya pada handphone atau
pada tempat yang tidak mudah hilang
4. Jika kartu tanda pengenal berobat Puskesmas Jenu ketinggalan, petugas
mengingatkan untuk selalu membawa kartu tanda pengenal berobat
Puskesmas Jenu setiap kali berobat ke Puskesmas Jenu dan menuliskan
nomor kartu tanda pengenal berobat pada kertas nomor antrian
5. Petugas pendaftaran menulis nomor rekam medis, nama pasien pada tracer
- Tracer warna Hijau untuk Ruangan Pemeriksaan Umum
- Tracer warna Merah untuk Ruangan Lansia
- Tracer warna Kuning untuk Ruangan KIA
- Tracer warna Putih untuk Ruangan Tindakan
- Tracer warna Orange untuk Ruangan Kesehatan Gigi & Mulut
- Tracer warna Biru untuk Ruangan KB

8
 7. Petugas pendaftaran memasukan data pasien kedalam program aplikasi
SIKDA GENERIK dan P-CARE untuk pasien yang memiliki kartu jaminan
kesehatan nasional (JKN)
8. Petugas pendaftaran menarik Retribusi sesuai Perda yang berlaku bagi Pasien
dari luar Kabupaten Tuban.
9. Petugas pendaftaran menekan tombol transfer pada mesin antrian dan
memilih ruang yang dituju sesuai dengan kebutuhan pasien
10. Petugas pendaftaran meminta pasien menunggu di Ruang yang dituju.
11. Untuk pasien UGD bisa ditangani kegawat daruratannya dahulu, dan
proses pendaftarannya menyusul.

C. Hak dan Kewajiban pasien.

 HAK PASIEN

1. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur dan tanpa

diskriminasi
2. Memperoleh layanan Kesehatan yang bermutu sesuai dengan standar
profesi dan Standar Prosedur Operasional
3. Memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga pasien
terhindar dari kerugian fisik dan materi
4. Memilih Dokter sesuai dengan keinginannya dan peraturan yang
berlaku di Puskesmas
5. Meminta konsultasi tentang penyakit yang dideritanya kepada dokter
dan dokter gigi yang mempunyai Surat Izin Praktik (SIP ) baik
didalam maupun diluar Puskesmas
6. Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk
data-data medisnya
7. Mendapat informasi yang meliputi diagnosis dan tata cara tindakan
medis, tujuan tindakan medis, alternative tindakan, risiko dan
komplikasi yang mungkin terjadi, dan prognosis terhadap tindakan
yang dilakukan serta perkiraan biaya pengobatan
8. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang akan
dilakukan oleh tenaga kesehatan terhadap penyakit yang dideritanya
9. Didampingi keluarganya dalam keadaan kritis
10. Menjalankan ibadah sesuai dengan agama dan kepercayaan yang
dianut selama tidak mengganggu pasien lain
11. Memperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama berobat di
Puskesmas
12. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan Puskesmas terhadap
dirinya
13. Menolak pelayanan bimbingan rohani yang tidak sesuai dengan agama
dan kepercayaan yang dianut.

9
 14. Mendapatkan perlindungan atas rahasia kedokteran termasuk
kerahasiaan rekam medic
15. Mendapatkan akses terhadap isi rekam medis
16. Memberikan persetujuan atau menolak untuk menjadi bagian dalam
suatu penelitian kesehatan
17. Menyampaikan keluhan atau pengaduan atas pelayanan yang diterima
18. Mengeluhkan pelayanan Puskesmas yang tidak sesuai standart
pelayanan melalui media cetak dan elektronik sesusai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
19. Menggugat dan atau menuntut Puskesmas apabila Puskesmas diduga
memberikan pelayanan yang tidak sesuai dengan standar baik secara
perdata ataupun pidana

 KEWAJIBAN PASIEN

1. Membawa kartu identitas ( KTP, KK, JKN, KIS )

2. Membawa kartu tanda pengenal berobat Puskesmas Jenu
3. Membayar biaya Pelayanan sesuai tarif Perbup nomor 6 tahun 2018
dan Perda nomor 15 tahun 2015
4. Mematuhi peraturan yang berlaku di Puskesmas
5. Menggunakan fasilitas Puskesmas secara bertanggungjawab
6. Menghormati hak-hak pasien lain, pengunjung dan hak Tenaga
Kesehatan serta petugas lainnya yang bekerja di Puskesmas
7. Memberikan informasi yang jujur, lengkap dan akurat sesuai
kemampuan dan pengetahuannya tentang maslah kesehatannya
8. Memberikan informasi mengenai kemampuan financial dan jaminan
kesehatan yang dimilikinya
9. Mematuhi rencana terapi yang direkomendasikan oleh
tenagakesehatan di puskesmas dan disetujui oleh pasien yang
bersangkutan setelah mendapat penjelasan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan
10. Menerima segala konsekuensi atas keputusan pribadinya untuk
menolak rencana terapi yang direkomendasikan oleh tenaga kesehatan
dan atau tidak mematuhi petunjuk yang diberikan oleh tenaga
kesehatan dalam rangka penyembuhan penyakit atau masalah
kesehatannya
11. Memberikan imbalan jas atas pelayanan yang diterima

Setelah proses pendaftaran dan pemberian informasi selesai, petugas mengantarkan

Rekam Medis pasien ke ruang pelayanan yang dituju.

10
 D. Alur Pendaftaran Puskesmas Jenu

PASIEN DATANG

MENUJU MESIN ANTRIAN

“ TELADAN SI KANTRI “
( Tekan Layar Dan Silahkan Antri )

TEKAN LAYAR
• UMUM – KTP – KK : untuk pasien yang identitasnya menggunakan
KTP/SIM/KK/AKTA KELAHIRAN

• BPJS – KIS : untuk pasien yang identitasnya menggunakan Kartu Jaminan

Kesehatan Nasional (JKN) / KIS

• KHUSUS : untuk pasien berusia ≥ 60 tahun, untuk pasien Ibu Hamil, Balita dan
Disabilitas

AMBIL NOMOR ANTRIAN

MENUNGGU DI RUANG TUNGGU

DIPANGGIL SESUAI NO URUT ANTRIAN

MENUJU MEJA PENDAFTARAN

1. UMUM : UNTUK NOMOR ANTRIAN UMUM – KTP – KK

2. BPJS : UNTUK NOMOR ANTRIAN BPJS – KIS
3. KHUSUS : UNTUK NOMOR ANTRIAN LANSIA, IBU HAMIL, BALITA DAN
DISABILITAS

MENUNGGU DI RUANGAN YANG DITUJU

11
E. Indikator Mutu Dan Keselamatan Pasien
1. Indikator Mutu
a. Waktu tunggu antrian ≤ 10 menit
b. Jam buka pelayanan sesuai dengan ketentuan
c. Kepuasan pelanggan

2. Keselamatan Pasien
Sasaran
No Keselamatan Indikator Target Upaya untuk mencapai sasaran
Pasien
a. Tidak terjadinya Kepatuhan 100 % 1. Menyusun prosedur
kesalahan melakukan identifikasi pasien minimal
identifikasi identifikasi dengan dua cara yang relative
pasien pada saat pasien pada saat tidak berubah
pelayanan pendaftaran 2. Sosialisasi pelaksanaan
pendaftaran identifikasi pasien
3. Kepatuhan melaksanakan
identifikasi pasien.
4. Monitoring dan tindak lanjut
terhadap kepatuhan
identifikasi pasien
5. Melakukan audit internal
untuk melihat tingkat
kepatuhan terhadap perosedur
pelayanan pendaftaran

12
 BAB VI
DOKUMENTASI

1. Mesin Antrian
2. Nomor Mesin Antrian
3. Form Rawat Jalan (Rawat jalan, Gigi, MTBS, KB, Gawat Darurat, Remaja, Informed
Consent)
4. Kartu Tanda Pengenal Pasien
5. Buku Register Pasien
6. Kartu Tracer
7. Form Pencatatan Indikator Mutu Respontime
8. Form Sasaran Keselamatan Pasien

13