PEDOMAN

PENDAFTARAN

UPT. PUSKESMAS KAMPUNG JABI

TAHUN 2022
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pembangunan yang berkesinambungan yang bertujuan untuk kemakmuran

seluruh lapisan masyarakat tentu harus didukung oleh pembangunan diberbagai
bidang salah satunya adalah pembangunan di bidang kesehatan. Pembangunan
bidang kesehatan tentu bertujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan yang
setinggi-tingginya. Pencapaian derajat kesehatan yang optimal tentu harus didukung
oleh berbagai faktor salah satunya ada penyediaan sarana dan prasarana pelayanan
kesehatan seperti Puskesmas.

Puskesmas adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kota yang

bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya yang biasa
meliputi satu atau sebagian wilayah Kecamatan. Unit pelaksana teknis berarti
sebagian tugas Dinas Kesehatan Kota. Puskesmas berperan menyelenggarakan
upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemampuan dan kemampuan hidup
sehat bagi setiap penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal.
Demikian puskesmas berfungsi sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan
kesehatan, pusat pemberdayaan keluarga dan masyarakat serta pusat pelayanan
kesehatan strata pertama.

Upaya kesehatan yang diselenggarakan di Puskesmas terdiri dari upaya

kesehatan wajib yaitu upaya kesehatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh
Puskesmas di Indonesia. Upaya ini memberikan daya angkat paling besar terhadap
keberhasilan pembangunan kesehatan melalui peningkatan indeks pembangunan
manusia. Upaya yang termasuk dalam upaya kesehatan wajib adalah Promosi
Kesehatan, Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Ibu dan Anak dan Keluarga
Berencana, Perbaikan Gizi Masyarakat, Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit
Menular, serta Pengobatan. Sedangkan Upaya Kesehatan Pengembangan adalah
upaya kesehatan yang ditemukan di masyarakat setempat serta disesuaikan dengan
kemampuan Puskesmas.

Dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan di Puskesmas perlu adanya

pendaftaran pasien. Pendaftaran merupakan tempat dimana pasien mengalami kontak
langsung dengan pemberi layanan kesehatan. Kepuasan pasien pada saat proses
pendaftaran tergantung sejauh mana kebutuhannya terpenuhi, untuk itu perlu adanya
dukungan sarana dan lingkungan yang memadai
Dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran di Puskesmas agar dapat berjalan
 dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan pasien, perlu dibuat pedoman
pendaftaran yang akan dipakai oleh semua petugas di UPT Puskesmas Kampung
Jabi.

B. TUJUAN PEDOMAN
Adapun tujuan dari pedoman pendaftaran adalah :
1. Terlaksananya pelayanan pendafaran yang bermutu,efektif, dan efisien
2. Tersedianya informasi tentang pendaftaran
3. Adanya informasi dan pertimbangan hak dan kewajiban pasien
4. Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di Puskesmas
5. Menginformasikan tahapan layanan klinis kepada pasien untuk menjamin
kesinambungan pelayanan
6. Sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan
pendaftaran di UPT Puskesmas Kampung Jabi

C. SASARAN PEDOMAN
Sasaran pedoman ini ditujukan untuk petugas pendaftaran di UPT Puskesmas
Kampung Jabi

D. RUANG LINGKUP PELAYANAN

1. Pasien
2. Ruangan Pendaftaran
3. Petugas Pendaftaran

E. BATASAN OPERASIONAL
Batasan operasional dalam pelayanan pendaftaran adalah proses pendaftaran
pasien yang akan memanfaatkan pelayanan di Puskesmas Kampung Jabi, baik pasien
baru maupun pasien lama.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk dapat melaksanakan fungsinya dan menyelenggarakan pelayanan
pendaftaran di Puskesmas, dibutuhkan sumber daya manusia yang mencukupi.
Adapun tenaga di pendaftaran UPT Puskesmas Kampung Jabi adalah sebagai
berikut :

No Jabatan Kualifikasi Formal Jumlah Keterangan

1 Penanggung Jawab DIII Rekam Medis 1  Menjaga rahasia pelayanan

Pendaftaran
 Mampu mengoperasikan
komputer

2 Pelaksana SLTA / Sederajat 2  Mampu mengoperasikan

Pelayanan komputer dasar ( Ms. Word
Pendaftaran dan Ms.Excel

 Mampu berkomunikasi efektif

 Ramah

 Berpenampilan menarik

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
1. Petugas Pendaftaran : 2 orang
2. Petugas Rekam Medis : 1 orang

C. JADWAL PELAYANAN
1. Pendaftaran pasien rawat jalan
a. Senin – Kamis
b. Jumat
c. Sabtu
2. Pendaftaran pasien UGD
: 07.30 – 14.30 WIB
: 07.30 – 11.30 WIB
: 07.30 – 13.00 WIB
: 24 JAM
 BAB III
STANDAR FASILITAS

Sarana adalah suatu tempat, fasilitas dan peralatan yang langsung terkait dengan
pelayanan klinis. Sedangkan prasarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang
secara tidak langsung mendukung pelayanan kesehatan. Dalam upaya mendukung
pelayanan puskesmas diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.
A. DENAH RUANG PENDAFTARAN

Keterangan :

: Pintu Masuk Utaman

: Meja Pendaftaran 1

: Meja Pendaftaran 2

: Ruang Rekam Medis

: Ruang Tunggu Pendaftaran

B. STANDAR FASILITAS
1. Perlengkapan
a. Meja Pendaftaran
b. Kursi
c. Komputer
d. Printer
e. Alat Tulis Kerja ( ATK )
f. Nomor Antrian
g. Kipas Angin
h. Tong Sampah
i. TV
j. Speaker

2. Peralatan

No Jenis Alat Jumlah

1 Komputer 2 Set
2 Printer 2 Set
3 Alat Tulis Kerja 1 Set
4 Nomor Antrian 100 Buah
5 TV 1 Unit
6 Spekaer 1 Set
 BAB IV

TATALAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
Lingkup kegiatan di Pendaftaran
1. Pelayanan pendaftaran pasien
2. Penginputan kunjungan pasien di aplikasi Pcare dan E-Pus
3. Pelaporan bulanan kunjungan pasien

B. METODE
Metode yang dilakukan dalam pelayanan di pendaftaran adalah metode komunikasi
langsung dan online. Metode langsung pasien datang langsung ke puskesmas dan
langsung mendaftarkan diri ke petugas pendaftaran. Metode online pasien mendaftarkan
diri melalui aplikasi JKN Mobile yang dimilikinya.

C. LANGKAH KEGIATAN
1. Pelayanan Pendaftaran
a. Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
1. Pasien datang
2. Pasien mengambil nomor antrian
3. Petugas pendaftaran memanggil sesuai dengan nomor antrian
4. Petugas pendaftaran mengidentifikasi pasien dengan meminta pasien
menunjukkan kartu identitas pasien ( KTP/KK ), BPJS.
5. Petugas pendaftaran menginput data pasien ke aplikasi e-puskesmas dan
bagi pasien BPJS akan langsung terhubung ke Aplikasi Pcare.
6. Petugas menanyakan keluhan pasien untuk mengindetifikasi kebutuhan
layanan pasien.
7. Jika pasien Non BPJS ( Umum ) petugas mempersilahkan pasien membayar
retribusi dikasir dan jika pasien BPJS langsung menunggu di ruang tunggu
unit pelayanan yang dituju.
8. Rekam medis akan langsung terintegrasi keruangan yang dituju.

b. Prosedur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

1. Pasien datang ke tempat penerimaan pasien Gawat darurat
2. Pasien langsung diterima oleh petugas diruang gawat darurat yamg dibuka
selama 24 jam
3. Pasien gawat darurat ditolong terlebih dahulu, sedangkan administrasinya
diselesaikan setelah pasien pasien mendapatkan pelayanan yang cukup. Ada
beberapa kemungkinan dari setiap pasien :
a. Pasien boleh langsung pulang
b. Pasien dirujuk ke rumah sakit
4. Jika ada keluarga mendampingi, pendaftaran dapat diwakilkan oleh keluarga
2. Survey Kepuasan Pelanggan
Adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan penilaian dari
pelanggan/pasien terhadap bentuk pelayanan yang diterimanya di Puskesmas
Kampung Jabi. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Petugas tim survey kepuasan pelanggan menyiapkan barcode e-kuisioner
google form
b. Petugas tim survey kepuasan pelanggan menetapkan jumlah sample
berdasarkan kunjungan pelanggan selama satu tahun dengan metode sample
size calculator
c. Petugas tim survey kepuasan pelanggan mentapkan responden
d. Petugas tim survey kepuasan pelanggan menjelaskan tentang tujuan survey dan
menjelaskan cara pengisian e-kuisioner kepada pelanggan
e. Pelanggan mengisi e-kuisioner yang telah disediakan
f. Petugas tim survey kepuasan pelanggan mengolah data survey kepuasan
g. Petugas tim survey kepuasan pelanggan membuat laporan bulanan hasil
kepuasan pelanggan dan menyampaikan laporan ke Tim Mutu
h. Tim mutu mengidentifikasi dan menganalisa hasil survey kepuasan
i. Tim mutu menyampaikan hasil identifikasi dan analisis kepada kepala
puskesmas dan seluruh pegawai melakukan tindak lanjut yang diperlukan
berdasarkan laporan evaluasi kepuasan pelanggan

3. Identifikasi Pasien
Adalah suatu proses untuk menentukan kesesuaian antara individu yang akan
menerima pelayanan atau pengobatan dengan pelayanan yang akan diterimanya.
Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Petugas pelayanan menerima pasien
b. Petugas pelayanan menanyakan minimal 2 dari 3 komponen identitas pasien
berupa : nama dengan dua suku kata, tanggal lahir, alamat.
c. Petugas pelayanan mencocokkan data pasien dengan KTP / Identitas lain milik
pasien dan atau data distatus rekam medis elektronik pasien.

4. Penyampaian Informasi
Adalah suatu proses pemberian informasi oleh petugas informasi kepada
pasien tentang sarana pelayanan kesehatan yang ada di puskesmas kampung jabi
maupun informasi lain yang dibutuhkan pelanggan/pasien. Langkah- langkahnya
adalah sebagai berikut:
a. Pasien datang ke bagian informasi
b. Petugas informasi menanyakan tentang informasi yang dibutuhkan pasien
c. Petugas informasi menjawab pertanyaan dengan memberikan informasi sesuai
kebutuhan pasien
d. Petugas informasi menanyakan kembali apakah pasien sudah paham dengan
penjelasan informasi yang diberikan
e. Petugas informasi mencatat dibuku informasi dan ditandatangani oleh pasien

5. Transfer pasien/ Rujuk Internal

 Adalah upaya petugas dalam memberikan pelayanan sesuai dengan
kebutuhan dan hasil identifikasi pasien. Langkah –langkahnya adalah sebagai
berikut :
a. Petugas di Unit Pelayanan Pengirim
1. Petugas pelayanan mengidentifikasi kebutuhan pasien
2. Petugas pelayanan memberikan informasi kepada pasien perihal hasil
identifikasi kebutuhan pasien bahwa diperlukan pemeriksaan oleh petugas
pelayanan lain demi terlaksananya asuhan yang menyeluruh
3. Petugas pelayanan memastikan pemahaman pasien akan kebutuhan
pemeriksaan pemeriksaan oleh petugas pelayanan lain ( petugas membuat
informed consent terhadap pasien yang menolak )
4. Petugas pelayanan mengisi direkam medis rekomendasi pemeriksaan ke unit
pelayanan internal lain
5. Transfer pasien/rujuk internal yang sudah di isi di aplikasi E-Puskesmas
langsung terintegrasi ke unit pelayanan yang direkomendasikan
6. Petugas mempersilahkan pasien menuju unit pelayanan yangdi
rekomendasikan

b. Petugas di Unit Pelayanan Penerima Transfer pasien/Rujuk Internal

1. Petugas pelayanan penerima mengecek di aplikasi E-Puskesmas
2. Petugas pelayanan mengidentifikasi kebutuhan pasien
3. Petugas pelayanan mengisi hasil pemeriksaan dan tindakan pada rekam
medis elektronik pasien
4. Petugas pelayanan mengarahkan pasien untuk kembali ke petugas pelayanan
pengirim untuk mendapatkan tindak lanjut

6. Rapat Antar Unit

Adalah koordinasi antar unit pelayanan untuk menyampaikan pesan atau
informasi melalui media tertentu sehingga semua unit pelayanan dapat selaras dan
tercapai tujuan bersama. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :
a. PJ UKP menentukan agenda rapat
b. PJ UKP membuat undangan rapat untuk petugas di masing-masing unit
pelayanan
c. Petugas pelayanan menghadiri rapat
d. Notulen mendokumentasikan hasil rapat di buku notulen
e. Hasil rapat disosialisasikan kepada staff terkait

7. Alur Pelayanan
Adalah proses urutan pelayanan pasien sejak mendaftar, diperiksa sampai
dengan meninggalkan tempat pelayanan dan mendapat tindak lanjut di rumah jika
diperlukan sesuai kebutuhan pasien berdasarkan ketentuan yang berlaku. Langkah –
langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Pasien datang dan mengambil nomor antrian, pasien gawat darurat langsung
masuk ke IGD dan didaftarkan oleh keluarga
b. Petugas pendaftaran memanggil sesuai antrian
c. Petugas pendaftaran melaksanakan proses pendaftaran ( BPJS/UMUM)
d. Pasien umum melakukan pembayaran retribusi dikasir kemudian menunggu di
unit pelayanan yang dituju,sedangkan pasien BPJS langsung menunggu di unit
pelayanan yang dituju
e. Petugas unit pelayanan melakukan pengkajian dan memeriksa pasien serta
merujuk pasien ke unit pelayanan lainnya jika diperlukan, misal ke laboratorium
atau rujuk RS
f. Apabila pasien umum mendapatkan tindakan medis, maka diarahkan untuk
membayar retribusi ke kasir
g. Petugas unit pelayanan membuat resep obat untuk pasien rawat jalan
h. Pasien mengambil obat di ruang apotek
i. Petugas farmasi menyiapkan obat dan menyerahkan obat kepada pasien
j. Pasien pulang
 BAB V
LOGISTIK

Pemenuhan kebutuhan logistik proses pendaftaran berdasarkan permintaan yang

diajukan kepada pengelola barang. Adapun barang yang dibutuhkan anatara lain :
1. Alat Tulis Kantor ( ATK )
2. Komputer
3. Karcis Nomor Antrian Pasien
4. Kertas HVS Rujukan
5. Printer
6. Tinta Printer

Kebutuhan Logistik dipenuhi dengan prosedur

1. Koordinator penanggung jawab pendaftaran menulis kebutuhan barang dibuku
permintaan pengelola barang
2. Pengelola barang memverifikasi ketersediaan barang, kemudian meminta persetujuan
kepala puskesmas
3. Kepala puskesmas memberikan persetujuan dan mengembalikan buku kepada
pengelolaan barang
4. Pengelola barang mengeluarkan barang sesuai kebutuhan koordinator pendaftaran
5. Koordinator pendaftaran memeriksa kondisi barang dan menandatangani bukti
penerimaan barang
6. Petugas pendaftaran memanfaatkan barang sesuai kebutuhan
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Tujuan dari ditetapkannya sasaran keselamatan pasien adalah untuk mendorong

perbaikan spesifik dalam keselamatan pasien.

Untuk meningkatkan keselamatan pasien perlu dilakukan pengukuran terhadap

sasaran - sasaran keselamatan pasien. Indikator pengukuran sasaran keselamatan
pasien diloket sebagai berikut ini:

1. Tidak terjadinya kesalahan identifikasi pasien

Identifikasi pasien yang tepat meliputi tiga detail wajib, yaitu: nama, umur, alamat
pasien. Kegiatan identifikasi pasien dilakukan pada saat pendaftaran, pemberian obat,
pengambilan spesimen atau pemberian tindakan
2. Peningkatan komunikasi efektif
Komunikasi efektif, yang tepat waktu, akurat, lengkap, jelas, dan yang dipahami
oleh pasien penerima akan mengurangi kesalahan, dan menghasilkan peningkatan
keselamatan pasien. Komunikasi dapat secara elektronik, lisan, atau tertulis. Komunikasi
yang paling mudah mengalami kesalahan adalah perintah diberikan secara lisan
dan yang diberikan melalui telpon. Komunikasi lain yang mudah terjadi kesalahan
adalah pelaporan kembali hasil pemeriksaan klinis, seperti laboratorium klinis
menelpon unit pelayanan untuk melaporkan hasil pemeriksaan segera/ cito.
3. Pengurangan terjadinya risiko infeksi di puskesmas
Agar tidak terjadi risiko infeksi, maka semua petugas Puskesmas Kampung Jabi
wajib menjaga kebersihan tangan dengan cara mencuci tangan 6 langkah
dengan menggunakan handrubs. Enam langkah cuci tangan pakai handrubs harus
dilaksanakan pada lima keadaan, yaitu:
a. Sebelum kontak dengan pasien
b. Setelah kontak dengan pasien
c. Sebelum tindakan aseptik
d. Setelah kontak dengan cairan tubuh pasien
e. Setelah kontak dengan lingkungan sekitar pasien
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Manajemen Puskesmas berkewajiban mengupayakan peralatan dan ruang kerja yang

memenuhi syarat ergonomis :
1. Peletakan komputer pada meja yang memadai
2. Bentuk kursi nyaman
3. Tempat peralatan yang mudah dijangkau
4. Memberikan ruang yang cukup untuk lalu lalang petugas dan pasien
5. Ruangan penyimpanan arsip tertutup dan ber AC
6. Ruang pelayanan pengkajian awal yang memisahkan pasien lansia dan non lansia
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Sistem kendali mutu dilakukan dengan mekanisme :

1. Menilai kepuasan pelanggan dan membuat tindak lanjut
2. Melakukan evaluasi penyampaian informasi ditempat pendaftaran
3. Membuat syarat kompetensi pemberi layanan
4. Mengikutsertakan petugas dalam pelatihan
5. Melakukan koordinasi antar unit
6. Melakukan identifikasi hambatan dan melakukan upaya pengendaliannya
 BAB VIII

PENUTUP

Pedoman pelayanan pendaftaran ini digunakan sebagai acuan pelaksanaan

pelayanan pendaftaran di UPT Puskesmas Kampung Jabi. Untuk keberhasilan pelaksanaan
pedoman pelayanan pendaftaran di UPT Puskesmas Kampung Jabi diperlukan komitmen
dan kerjasama semua pihak.

Hal tersebut akan menjadikan pelayanan pendaftaran di UPT Puskesmas Kampung

Jabi semakin optimal dan dapat dirasakan manfaatnya oleh pasien dan masyarakat, yang
pada akhirnya dapat meningkatkan citra puskesmas dan kepuasan terhadap proses
pelayanan pendaftaran kepada pasien maupun masyarakat