BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan, disebutkan bahwa tujuan pembangunan kesehatan
adalah meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup
sehat bagi setiap orang agar terwujud kesehatan masyarakat yang
setinggi-tingginya sebagai investasi bagi pembangunan sumber daya
manusia yang produktif secara sosial dan ekonomi dalam mencapai
derajat kesehatan yang optimal.
Puskesmas merupakan ujung tombak terdepan dalam
pembangunan kesehatan dan mempunyai peran besar dalam upaya
mencapai tujuan pembangunan kesehatan tersebut di atas.
Upaya kesehatan yang diselenggarakan di Puskesmas terdiri
dari pelayanan kesehatan perseorangan primer dan pelayanan
kesehatan masyarakat primer. Upaya kesehatan tersebut
dikelompokkan menjadi upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan
pilihan. Oleh karena upaya pelayanan Pendaftaran Puskesmas
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan
upaya kesehatan di Puskesmas.
Adapun rincian kegiatan untuk masing-masing upaya
ditetapkan berdasarkan kondisi dan permasalahan kesehatan
masyarakat setempat, dengan tetap berprinsip pada pelayanan
secara holistik, komprehensif dan terpadu dalam rangka
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
Saat ini Puskesmas sudah merata di seluruh Indonesia, dan
setiap kecamatan telah memiliki minimal satu Puskesmas.
Puskesmas memberikan kontribusi yang sangat berarti untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, namun demikian belum
diikuti dengan peningkatan mutu pelayanan dan keterjangkauan oleh
1
seluruh masyarakat. Dengan makin berkembangnya teknologi
kesehatan, meningkatnya tuntutan masyarakat akan pelayanan
kesehatan yang berkualitas, adanya transisi epidemiologi penyakit,
perubahan struktur demografi, otonomi daerah, serta masuknya
pasar bebas, maka Puskesmas diharapkan mengembangkan dan
meningkatkan mutu layanannya.
Disamping pelayanan yang berkualitas, pelayanan publik juga
dituntut untuk memberikan pelayanan yang aman (safety), sehingga
tidak terjadi sesuatu tindakan yang membahayakan maupun
mencideraipelanggan, oleh karena ituperlu disusun manajemen
untuk mencega terjadinya kejadian yang tidak diinginkan, yang
meliputi identifikasi risiko, analisa risiko, evaluasi risiko, penanganan
risiko, monitoring yang berkesinambungan dan komunikasi. Untuk
melakukan monitoring yang berkesinambungan diperlukan adanya
indikator dan target yang harus dicapai dan dipenuhi.
B. Tujuan Pedoman
1. Tujuan Umum
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya meningkatkan mutu pelayanan medis kepada pasien
secara tepat, cepat, nyaman dan terjangkau.
2. Tujuan Khusus
a. Terselenggaranya proses kerja rekam medis meliputi
1. Pencatatan serta identitas umum/social pasien.
2. Data medis.
b. Terbentuknya rekam medis yang berkualitas secara individu
dan kolektif sehingga mampu menghasilakn data yang dapat
di gunakan oleh unsur pengola.
c. Terlaksananya publikasi data berupa inormasi dan statistic
mutakhir.
C. Sasaran Pedoman
Sasaran Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran dan rekam
medis adalah Petugas Pelayanan di Pendaftaran dan tenaga
kesehatan lainya yang terkait dengan pelayanan kesehatan di UPTD
Puskesmas Abcde.
2
D. Ruang Lingkup Pedoman
Ruang lingkup pedoman pelayanan rawat jalan meliputi :
1. Standar Ketenagaan
2. Standar Fasilitas
3. Tatalaksana Pelayanan
4. Logistik
5. Keselamatan Sasaran Kegiatan
6. Keselamatan Kerja
7. Pengendalian mutu
8. Referensi
E. Batasan Operasional
1. Pasien Gawat Darurat
Pasien Gawat Darurat berhak mendapatkan prioritas pelayanan
pendaftaran.
2. Pasien Baru
Pasien Baru adalah Pasien yang baru pertama kali datang ke
Puskesmas untuk keperluan mendapatkan pelayanan
kesehatan.
3. Pasien Lama
Pasien Lama adalah Pasien yang pernah datang sebelumya
untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan.
3
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
4
h. melaksanakan tugaslain yang di berikan oleh kepala
Puskesmas.
B. Distribusi Ketenagaan
NO. Jabatan Pendidikan jumlah
tenaga
1. Pendaftaran SMA 1
2. RM DIII Rekam Medis 1
dan Informasi
Kesehatan
BAB III
STANDAR FASILITAS
5
A. Denah Ruang
Denah Ruang Pendaftaran UPTD Puskesmas Abcde adalah
sebagai berikut :
B. Standar Fasilitas
1. Jenis peralatan
Berikut ini adalah daftar alat yang tersedia di Pendaftaran
UPTD Puskesmas Abcde, yaitu :
Tabel 3.1 Daftar Alat di Pendaftaran UPTD Puskesmas Abcde
No. Jenis Peralatan Jumlah Alat
1.Alat
a. Komputer 3
b. Laptop 1
c. Mikrofon 1
d. Rak RM 9
e. Lemari 2
f. Kipasangin 2
g. Meja 2
h. tombel cetak nomor antrian 1
i. tombol kepuasan pelanggan 1
j. kursi 2
k. ac 1
2. Persyaratan prasarana
a. Pencahayaan
6
(1) Pada siang hari sebaiknya menggunakan pencahayaan
alami
(2) Intensitas cahaya cukup agar dapat melakukan tugas
dengan baik. Menurut peraturan menteri kesehatan
nomor 48 tahun 2016 tentang standar keselamatan dan
kesehatan kerja perkantoran yaitu standar pencahayaan
diruang arsip adalah 150 lux dan di ruang administrasi/
pendaftaran sebesar 100 lux.
b. Kelembapan
Standar peraturan menteri kesehatan republik indonesi
nomor 7 tahun 2019 tentang kesehatan lingkungan rumah
sakit yaitu di ruang filling suhu 20-28 °c dan kelembaban 40-
60% dan ruang pendaftaran suhu 20-20 °cdan kelembaban
40-60%.
c. Listrik
Tersedia kotak kontak yang aman untuk
peralatan/perlengkapan dengan jumlah + 2 titik
BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN
7
A. Lingkup Kegiatan
Lingkup kegiatan di loket pendaftaran dan rekam medis adalah:
1. Pelayanan pendaftaran
2. Registrasi pasien
3. Pendistribusian rekam medis
4. Isi rekam medis dan pengisian informasi klinis
5. Pengolahan data dan pengkodean
6. Klaim pembiayaan
7. Penyimpanan rekam medis
8. Penjaminan mutu
9. Pelepasan informasi kesehatan
10. Pemusnahan rekam medis.
B. Metode
Metode yang diterapkan dalam pelayanana di Pendaftaran
UPTD Puskesmas Abcde adalah metode wawancara, pencatatan,
dan pelaporan, melakukan perhitungan indicator, dan memberikan
informasi.
C. Langkah Kegiatan
1. Pelayanan pendaftaran
Pendaftaran adalah tata cara penerimaan Pasien yang akan
berobat ke ruang pelayanan yang merupakan bagian dari alur
pelayanan Puskesmas.Pelayanan pertama kali yang diterima oleh
seorang pasien saat tiba di puskesmas adalah pendaftaran
pasien.
Jenis Pasien Yang Datang Ke Puskesmas
Pasien yang datang ke Puskesmas Abcde merupakan
pasien rawat jalan.
a. Menurut status kegawatannya, dibedakan menjadi :
1. Pasien Gawat Darurat
Pasien Gawat Darurat berhak mendapatkan prioritas
pelayanan pendaftaran.
2. Pasien Non Gawat Darurat.
Menurut jenis kedatangan dapat dibedakan menjadi:
3. Pasien Baru
8
Pasien Baru adalah Pasien yang baru pertama kali
datang ke Puskesmas untuk keperluan mendapatkan
pelayanan kesehatan
4. Pasien Lama
Pasien Lama adalah Pasien yang pernah datang
sebelumya untuk keperluan mendapatkan pelayanan
kesehatan
2. Register Pasien
Pengambilan nomor antrian bertujuan untuk memudahkan dalam
panggilan pendaftaran pengambilan nomor antrian di Puskesmas
Abcde dibagi menjadi :
- nomor antrian B umur 1-59 tahun
- nomor antrian A lansia ≥60 ,distabilitas ,ibu hamil
3. Pendistribusian rekam medis
Mendistribusikan Rekam Medis ke ruangan poli yang dituju
Petugas mendistribusikan dokumen rekam medis ke ruangan poli
yang dituju, map hijau untuk distribusikan ke ruangan poli
pemeriksaan umum, map merah ke ruangan pemerikaan lansia,
map kuning, untuk pemerikaan TBC, map putih ke ruangan gigi
dan mulut, dan map biru ke ruangan KIA
4. Isi rekam medis dan pengisian informasi klinis
Isi rekam medis dan pengisian informasi klinis dilakukan mulai
dari mengisi identitas pasien dan ketika pasien menerima
pelayanan di puskesmas sesuai pengisian informasi klinis yang
berlaku.
5. Pengolahan data dan pengkodean
Pengolahan data dan pengkodean dilakukan oleh petugas ketika
klpcm maupun dalam pengkodean icd 10 sesuai 0peraturan yang
berlaku.
6. Klaim pembiyaaan
Dilakukan mengkalim jamkesda maupun pasien yang menerima
pelayanan anc dengan bpjs.
7. Penyimpanan rekam medis
berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka setiap lembar formulir rekam medis harus dilindungi dengan
cara dimasukkan ke dalam map, sehingga setiap map berisi data
9
dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara
kelompok / keluarga (family folder).
8. Penjaminan mutu
Petugas menjaga kerahasian rekam medis sesuai peraturan yang
berlaku. Permenkes No. 36 Tahun 2012 tentang Rahasia
Kedokteran mengatur bahwa semua pihak yang terlibat dalam
pelayanan kedokteran dan/atau menggunakan data dan informasi
tentang pasien wajib menyimpan rahasia kedokteran, dimana
kewajiban ini tetap berlaku meskipun pasien sudah meninggal
dunia
9. Pelepasan informasi kesehatan
suatu prosedur pengeluaran rekam medis ditempat penyimpanan
untuk melayani permintaan / peminjaman guna suatu keperluan
tertentu.
10. Pemusnahan Rekam Medis
Dilakukan dengan cara antara lain: - dibakar dengan
menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
10
BAB V
LOGISTIK
Kebutuhan logistik untuk pelaksanaan pelayanan Loket
Pendaftaran dan rekam medis Puskesmas Abcde direncanakan dalam
Perencanaan Puskesmas.
Untuk pengadaan logistik, unit pendaftaran setiap awal tahun
membuat pengajuan logistik yang dibutuhkan.
Daftar logistik di Loket Pendaftaran di Puskesmas Abcde adalah
sebagai berikut :
NAMA
1 Buku register
2 rekam medis
3 Kartu identitas berobat
4 Nota pembayaran
5 Family folder
6 Formulir rekam medis
11
B. Alur Pengajuan Barang Rusak
12
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
13
Sasaran keselamatan pasien di Ruang Pendaftaran dan Rekam
Medis yaitu : Mengidentifikasi pasien dengan benar.
14
c. Gelang identitas dipasang oleh perawat/ bidan sejak
pasien melewati kajian awal, dan tidak boleh dilepas
sampai dengan pasien keluar puskesmas (selesai
dirawat) yang telah diinformasikan kepada pasien
atau keluarganya
B. Alur dan Prosedur Pelaporan Insiden
15
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
16
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
17
1. Unsur masukan (input), yaitu sumber daya manusia, sarana dan
prasarana, ketersediaan dana, dan Standar Prosedur
Operasional.
2. Unsur proses, yaitu tindakan yang dilakukan, komunikasi, dan
kerja sama.
3. Unsur lingkungan, yaitu kebijakan, organisasi, manajemen,
budaya, respon dan tingkat pendidikan masyarakat.
Pengendalian mutu pelayanan klinis terintegrasi dengan
program pengendalian mutu pelayanan klinis Puskesmas yang
dilaksanakan secara berkesinambungan. Kegiatan pengendalian
mutu pelayanan klinis meliputi:
a. Perencanaan, yaitu menyusun rencana kerja dan cara monitoring
dan evaluasi untuk peningkatan mutu standar.
b. Pelaksanaan, yaitu:
1. Monitoring dan evaluasi capaian pelaksanaan rencana
kerja(membandingkan antara capaian dengan rencana kerja)
2. Memberikan umpan balik terhadap hasil capaian.
c. Tindakan hasil monitoring dan evaluasi yaitu:
1. Melakukan perbaikan kualitas pelayanan standar
2. Meningkatkan kualitas pelayanan jika capaian sudah
memuaskan.
Monitoring merupakan kegiatan pemantauan selama
proses berlangsung untuk memastikan bahwa aktifitas
berlangsung sesuai dengan yang direncanakan. Monitoring
dapat dilakukan oleh tenaga medis dan paramedis yang
melakukan proses. Aktifitas monitoring perlu direncanakan
untuk mengoptimalkan hasil pemantauan.
Contoh ; monitoring pelayanan pasien, monitoring kinerja
tenaga kesehatan
Sedangkan untuk menilai hasil atau capaian
pelaksanaan pelayanan klinis, dilakukan evaluasi. Evaluasi
dilakukan terhadap data yang dikumpulkan yang diperleh
melalui metode berdasarkan waktu, cara dan teknik
pengambilan data. Berdasarkan waktu pengambilan data,
terdiri atas:
a.Retrospektif
18
Pengambilan data dilakukan setelah pelayanan
dilaksanakan. Contoh : survey kepuasan pelanggan, laporan
mutasi barang.
b.Prospektif
Pengambilan data dijalankan bersamaan dengan
pelaksanaan pelayanan.
Contoh : waktu pelayanan kesehatan di Puskesmas, sesuai
dengan kebutuhan.
Berdasarkan cara pengambilan data, terdiri atas:
1) Langsung (data primer)
Data diperoleh secara langsung dari sumber informasi
oleh pengambil data. Contoh: survey kepuasan pelanggan
terhadap kualitas pelayanan kilnis
2) Tidak langsung (data sekunder);
Data diperoleh dari sumber informasi yang tidak langsung
a) Survei
Survei yaitu pengumpulan data dengan menggunakan
kuesioner. Contoh : survey kepuasan pelanggan.
b) Observasi
Observasi yaitu pengamatan langsung aktifitas atau
proses dengan menggunakan ceklist atau perekaman.
19
BAB IX
PENUTUP
ARJUNA
20
DAFTAR PUSTAKA
21