PANDUANKEGIATAN

RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

PEMERINTAH KOTA SEMARANG

DINAS KESEHATAN KOTA SEMARANG
UPTD. PUSKESMAS GUNUNGPATI
TAHUN 2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
1. Customer Service
Customer Service adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang merupakan
pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah diakses oleh pihak luar,
baik dalam hal informasi maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan pencatatan
data pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya
untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung
maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan
lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan
serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien
baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali
tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke
penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register
sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan atau
lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya
yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes,
Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun, Disabilitas,
Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat
Darurat )
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap
pasien
11. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data
pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama nama
anggota keluarga tertanggung
12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam
satu folder dengan satu nomer register induk
13. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien
dengan nomer register sendiri
14. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
15. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung
nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat,
didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata
upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara
pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
17. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan
atau memutuskan berbuat sesuatu
18. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang
20. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang Pasien
21. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftran
22. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
23. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan tetulis
yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan
 BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
Gunungpati, meliputi

1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Pendaftaran offline
a. Petugas pendaftaran mempersiapkan ruangan dan peralatan yang akan
digunakan.
b. Customer service memberikan nomor antrian pendaftaran untuk semua
pasien/pengunjung berdasarkan kategori umur lansia (≥ 60 tahun), balita (0-
59 bulan) dan umum (5-59 tahun)
c. Petugas memanggil nomor antrean pasien. Untuk Loket 1 pasien umum
(Kode A), Untuk Loket 2 yaitu Lansia (Kode C) dan Balita (Kode B)
d. Petugas memanggil nomor antrean sebanyak 2x.
e. Petugas menanyakan kepada pasien sudah pernah berkunjung ke puskesmas
atau belum.
1) Untuk pasien baru (belum pernah berkunjung)
a) Petugas meminta identitas pasien KTP / KK
b) Petugas memastikan identitas pasien yang akan berobat
c) Petugas menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan
mengarahkan pasien ke ruang pemeriksaan yang sesuai
d) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih dari 7 hari maka
petugas memberikan masker kepada pasien untuk dipakai.
e) Petugas mencatat data pasien di buku registrasi pasien serta
mengentri data pasien di SIMPUS (Sistem Informasi dan Manajemen
Puskesmas).
f) Petugas membuatkan kartu berobat pasien dan RM baru.
g) Petugas membuat CM baru untuk pasien anak dan Ibu Hamil yang
pertama kali periksa
2) Untuk pasien lama (sudah pernah berkunjung),
a) Apabila pasien membawa kartu berobat puskesmas gunungpati
(1) Petugas menanyakan kartu berobat setiap pasien yang berobat
(2) Petugas menanyakan syarat pendaftaran : KTP/KK,Kartu BPJS
(bagi yang memiliki)
 (3) Petugas menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan
mengarahkan pasien ke ruang pemeriksaan yang sesuai
(4) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih dari 7 hari
maka petugas memberikan masker kepada pasien untuk dipakai
(5) Petugas mencatat di buku registrasi pasien serta mengentri data
pasien di SIMPUS (Sistem Informasi dan Manajemen
Puskesmas) dan Pcare (apabila pasien bpjs).
(6) Petugas mencari rekam medis di filling cabinet.
b) Apabila pasien tidak membawa kartu berobat,
(1) Petugas menanyakan nama kepala keluarga dan mencari data
keluarga berdasarkan kode wilayah
(2) Petugas menanyakan syarat pendaftaran : KTP/KK dan Kartu
BPJS (bagi yang memiliki)
(3) Petugas mencari di SIMPUS
(4) Petugas menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan
mengarahkan pasien ke ruang pemeriksaan yang sesuai
(5) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih dari 7 hari
maka petugas memberikan masker kepada pasien untuk dipakai
(6) Petugas mencatat di buku registrasi pasien serta mengentri data
pasien di SIMPUS (Sistem Informasi dan Manajemen
Puskesmas) dan Pcare (apabila pasien bpjs).
(7) Petugas mencari rekam medis di filling cabinet.
f. Petugas memberikan tanggal kunjungan di RM
g. Petugas meminta pasien menandatangani form kunjungan
1) Blangko Putih khusus pasien BPJS .
2) Blangko Hijau jika pasien KTP Semarang
3) Blangko Biru jika pasien tidakmemiliki KTP Semarang.
h. Petugas memberikan nomor antrian ruang tujuan pasien dan mempersilahkan
pasien untuk menunggu di ruang tunggu sesuai dengan nomer ruangan yang
dituju.
i. Petugas mengantarkan RM ke masing-masing ruang setiap 10 menit sekali.
j. Petugas menutup pendaftaran sesuai dengan jam pelayanan.
2. Pendaftaran Online
a. Pasien datang ke Petugas CS untuk Verifikasi Pendaftaran Online
 b. Petugas meminta pasien menandatangani form kunjungan
1) Blangko Putih khusus pasien BPJS .
2) Blangko Hijau jika pasien KTP Semarang
3) Blangko Biru jika pasien tidakmemiliki KTP Semarang.
c. Petugas Mempersilahkan pasien menuju Poli yang di tuju

B. Proses IdentifikasiPasien
a. Petugasmenyapadanmenanyakanidentitaspasienminimalmeliputi 2 item
(NamaLengkap, tanggallahirdanatau No. Rekammedis)
b. Petugasmemeriksakesesuaianidentitas yang disebutkanpasiendengan data identitas
di kartuidentitas, kartuberobat, Rekammedis, gelangidentitasdanResep.
c. Petugasmelakukankonfirmasiulangkepadapasienmengenaiidentitasnya.

BAB IV
 DOKUMENTASI

A. Nomer urut antrianpendaftaran

1. A=Pasienumum (usia 5-59 tahun)
2. B=Pasienbalita (usia 0-59 bulan)
3. C=PasienLansia (usia ≥ 60 tahun)
B. Nomorantrianruangpemeriksaan:
1. D= R. Pemeriksaanumum
2. E= R. Kes. Gigi danMulut
3. F= R. Kes. Ibudan KB
4. G=R. KesehatanAnak/MTBS
5. H=R. Kesehatanlansia
6. I=R. Imunisasi
7. J=R. Pemeriksaan Mata
C. Kartu rekam medis
D. Kartu pengenal pasien
E. Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien
F. Buku Tindak Lanjut Komplin / Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian Informasi
G. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
H. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
I. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
J. Register Kunjungan
K. Format laporan
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomer urut antrian

2. Kartu rekam medis

3. Kartu pengenal pasien

4. Buku Pencatatan

5. Register Kunjungan

6. Format laporan