BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/ mendaftar pasien
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan dan mencatat hasil
pelayanannya. Tujuannya adalah mengintergrasi pasien untuk memastikan agar
catatan pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya
terangkum di dalam satu catatan medis pasien yang sama.
Puskesmas harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap

orang yang datang ke puskesmas yang meminta pemeriksaan atau pengobatan

untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk
menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu
kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup

berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan

mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi

tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai

dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang

membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di Puskesmas maka akan

dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Puskesmas
mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat
memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan
tidak tersedia. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat
dilihat di ruang gawat darurat.

Panduan Pendaftaran ini berupaya menjawab pertanyaan yang biasanya

diajukanoleh para pasien dan pengunjung. Panduan ini memberikan perincian
tentang prosedur dan proses yang mungkin dilakukan sebelum pendaftaran,
selama masa tinggal seorang pasien, dan setelah pasien meninggalkan
puskesmas. Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses
rekaman medis atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang
pasien saat tiba di puskesmas, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat

1
 kesan yang baik ataupun tidak baik dari suatu pelayanan dari puskesmas. Oleh
karena itu, pada sistem pendaftaran ini petugas harus bersikap ramah, ramah,
sopan, tertib dan bertanggung jawab agar pasien merasa diperhatikan dan
dilayani dengan baik.
1.2 Tujuan

1. Tujuan umum adlaha meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan skarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum
didalam satu berkas rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan khus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun respon yang sesuai oleh UGD dalam

memerima, menyaring, dan menstabilkan pasien yang dengan
kondisi darurat.

b. Untuk memastikan stnadrisasi penerima pasien rawat inap, dan

pendaftaran pelayanan pasein rawat jalan

c. Untuk memberikan pedoman bagi semua petugas kesehatan dalam

memberikan peraeatan, serta kontinuitas perwatan.

1.3 Tanggung Jawab

1. Kepala bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/prosedur

yang dijelaskan dala kebijakan dan dokuemen yang terkait tersedia untuk
implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.

2. Kepala/penanggung jawab unit untuk memastikan bahwa audit internal

dilaksanakan

3. Kepala/penanggung jawab unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini

bertanggung jawab untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang
dikelola dan harus memastikan bahwa :

a. Semua staf baru dan lam mempunyai akses dan tahu memngenai
kebijakan, SOP, dan formulir lain yang terkait.

b. Adanya SOP tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan dan
dipantau untuk kepatuhannya.

2
c. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan harus
mesmastikan bahwa :

- Mengerti dan mematuhi kebijakan yang berlaku

- Menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua

kebijakan dan SOP

- Ketidakpatuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan

tindakan in-disiplin

- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila

ditemukan ketidakpatuhan

3
 BAB II

RUANG LINGKUP

2.1 Ruang Lingkup Panduan Pendaftaran mencakup :

1. Pendaftaran pasien rawat jalan :
a. Tempat pendaftaran dan informasi pasien
2. Penerimaan pasien gawat darurat dan rawat inap :
a. Tempat pendaftaran dan informasi pasien
b. Unit gawat darurat
c. Unit kamar bersalin
d. Unit rawat intensif
2.2 Panduan Kerja dalam Lingkup Pendaftaran
1. Jadwal layanan pendaftaran
2. Pendaftaran pasien Lama tidak membawa kartu berobat atau hilang
3. Pemanggilan pasien
4. Pembuatan kartu berobat dan rekam medis pasien
5. Penomoran rekam medis
6. Penyampaian hak dan kewajiban
7. Petugas informasi
8. Penggunaan Pcare
9. Pemanggilan nomor antrian yang terlewati
10. Simpus dan Pcare trouble
11. Simpus
12. Rekam medis yang tidak ditemukan atau hilang
13. Antrean Faskes BPJS

4
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang

akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien
dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi
baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien gawat darurat diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.

3.1 Jadwal Pelayanan Pendaftaran pasien

Hari Waktu

Senin - Kamis 07.30 – 11.30

Jumat 07.30 – 10.00

Sabtu 07.30 – 11.00

3.2 Pendaftaran pasien Lama Kartu Berobat tidak bawa atau Hilang :

Pendaftaran pasien lama tidak membawa kartu identitas berobat adalah

pendaftaran pasien untuk semua pelanggan yang sudah pernah berobat di
Puskesmas akan tetapi lupa membawa kartu berobat.

a. Petugas pendaftaran menyapa dengan ramah dan menanyakan ada yang

bisa dibantu

b. Petugas menanyakan kartu berobat kepada pasien tetapi kartu berobat

tersebut hilang

c. Petugas menanyakan kartu identitas pasien (KTP/KK)

d. Petugas mencari identitas pasien pada SIMPUS

e. Petugas menginput data / nomor RM di komputer

f. Pasien diberitahu untuk menunggu di ruang pemeriksaan yang akan dituju.

5
 g. Petugas mengambil berkas lama dan mengantarkan ke tempat pemeriksaan
yang dituju.  

h. Pasien mendapatkan pelayanan.

3.3 Pemanggilan Pasien

Pemanggilan pasien adalah suatu cara untuk memanggil pasien yang

akan di lakukan pemeriksaan maupun tindakan medis.

1. Pasien mengambil nomor antrrian pada mesin antrian yang ada di depan
ruang pendaftaran, dibedakan berdasarkan jenis poli yang dituju:
- Antrian Umum
- Antrian Kia atau ANC Terpadu
- Antrian gigi dan mulut
- Antrian lansia
2. Petugas memanggil nomor antrian sesuai dengan jenis antriannya
3. Pasien menyerahkan kartu identitas berobat dan Bpjs/Kis/Kjs bila ada
4. Petugas memastikan pasien yang berobat sesuai dengan kartu identitas
berobat pasien
5. Panggil pasien dengan jelas sesuai data identitas di list pasien dengan
menyebutkan:
a. Bapak, Ibu, Anak
b. Nama Pasien
6. Petugas wajib menanyakan ulang nama pasien dengan jelas dan lengkap
7. Petugas mencocokkan kartu berobat/kartu tanda pengenal Puskesmas
Cukir dengan berkas rekam medis pasien
8. Pasien diarahkan keruangan yang dituju pasien

3.4 Pembuatan Kartu Berobat dan Rekam Medis

Suatu pencetakan kartu berobat dan dokumen rekam medis sebagai
identitas pasien Puskesmas Cukir.
1. Petugas mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian
2. Petugas menyiapkan perlengkapan untuk pendaftaran pasien
3. Petugas memanggail pasien sesuai dengan nomor antrian
4. Petugas menanyakan apakah pasien sudah memiiki kartu berobat dari
puskesmas atau belum
5. Petugas menanyakan identitas pasien (KTP/KK) dan Kartu BPJS/KIS

6
 6. Petugas mencari data pasien pada Simpus
7. Petugas menginput identitas pasien ke dalam SIMPUS untuk mendapatkan
nomor index pendaftaran
8. Petugas menulis identitas pasien pada rekam medis pasien baru
9. Petugas menulis nomor index, Nama, Nama KK, TTL, Pekerjaan, Alamat
dan jenis administrasi
10. Petugas menyerahkan kartu berobat kepada pasien yang bersangkutan

3.5 Penomoran Rekam Medis

Penomoran rekam medis adalah suatu proses pemberian nomor atau
angka sebagai pemberian identitas setiap pasien untuk memudahkan proses
pelayanan pendaftaran pasien di pelayanan kesehatan.
1. Petugas meminta kartu identitas pasien
2. Petugas membuatkan nomor register yang terdiri dari nomor personal yang
terdapat pada SIMPUS
3. Petugas memasukkan data pasien pada komputer SIMPUS
4. Petugas membuat kartu berobat
5. Petugas membuat Dokumen Rekam Medis Baru
6. Petugas mencatat dalam rekam medis
7. Pasien sudah memiliki nomor rekam medis

3.6 Penyampaian Hak dan Kewajiban

Hak adalah segala sesuatu yang harus didapatkan oleh setiap manusia.
Sedangkan kewajiban adalah segala sesuatu yang wajib dilaksanakan oleh
setiap manusia.
1. Petugas menyapa pasien
2. Petugas pendaftaran menyampaikan informasi tentang hak dan kewajiban
pelanggan jika dibutuhkan
3. Petugas pendaftaran meminta tandatangan pasien sebagai bukti
penerimaan hak dan kewajiban pasien
4. Pasien mengerti dan memahami isi dari hak dan kewajiban pasien

3.7 Petugas Informasi

Petugas informasi adalah seseorang yang bertugas sebagai pemberi
informasi bagi pengunjung yang datang di tempat pendaftaran.
1. Petugas informasi berada di meja informasi pendaftaran

7
 2. Petugas memberikan penjelasan bila ada pengunjung yang mengalami
kesulitan dalam pelayanan di puskesmas
3. Petugas mendokumentasikan bila ada keluhan secara lisan yang
disampaikan oleh pengunjung
4. Petugas menyampaikan kepada Kepala Puskesmas apabila ada
permasalahan dari pasien /pengunjung
5. Petugas informasi akan selesai dalam tugasnya apabila tempat pendaftaran
tutup

3.8 Penggunaan Pcare

Penggunaan Pcare adalah sistem informasi pelayanan pasien yang
ditujukan untuk berstatus BPJS (Badan Penyelanggara Jaminan Sosial)
berbasis komputer dan via internet.
A. Pendaftaran
1. Petugas pendaftaran mengentri nomor bpjs
2. Petugas menekan enter,
3. Petugas memilih jenis pelayanan yang dituju
4. Petugas memilih tombol simpan
5. Petugas memilih tombol refresh
B. Pelayanan
1. Petugas pelayanan mengentri data anamnesa dan pemeriksaan fisik
pasien
2. Petugas mengentri diagnosa pasien
3. Untuk Pasien KIA/KB, di tambahkan memasukkan data kehamilan
dan jenis pelayanan KB sesuai kohort
4. Petugas milih tombol simpan lalu refresh.

3.9 Pengambilan Kembali No Antrian Terlewati

Pengambilan nomoar antrian kembali setelah terlewati adalah tata cara
pendaftaran pasien yang berobat ke Pukesmas tetapi tidak hadir ketika
pemanggilan nomor antriannya, sehingga perlu mengambil nomor antrian
kembali.
1. Pasien datang ke puskesmas
2. Petugas memanggil pasien 3 kali sesuai nomor urut antrian
3. Petugas melanjutkan memanggil nomor antrian selanjutnya, jika tidak
datang

8
 4. Pasien datang kembali, Petugas meminta menunggu jika sudah selesai lalu
memanggil kembali nomor antrian yang sudah terlewati sebelumnya
5. Petugas memperingatkan untuk tidak meninggalkan nomor antrian,
sehingga tidak terlewati lagi

3.10 Simpus dan Pcare trouble

Simpus dan P Care Trouble adalah suatu Aplikasi Manajemen
Puskesmas yang dimana mengalami masalah teknis sehingga tidak dapat di
operasionalkan sebagaimana mestinya.
1. Pasien datang petugas menanyakan identitas pasien;

2. Pasien baru di buatkan nomor indeks, rekam medis dan kartu berobat;

3. Pasien lama membawa kartu langsung di carikan rekam medis sesuai

nomor;
4. Pasien lama tidak membawa kartu berobat di cari menggunakan nomor
RM yang tertera pada identitas lain (stiker nomor rekam medis pada kartu
KIS/BPJS)
5. Petugas pendaftaran mencatat rekam medis pasien yang belum masuk
simpus
6. Petugas pendaftaran mengentri data pasien pada saat simpus sudah bisa di
gunakan.

3.11 SIMPUS
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) merupakan suatu
Aplikasi Manajemen Puskesmas yang dimana fungsi utamanya adalah
memanage semua data pasien mulai dari pendaftaran, registrasi, pemeriksaan
(Diagnosis) serta pengobatan Pasien tersebut, kemudian data-data yang sudah
diinputkan ditampung kedalam sebuah database yang nantinya akan
dikategorikan sesuai dengan parameter untuk kebutuhan laporan seperti
Laporan kunjungan harian, cara pembayaran, jenis penyakit serta laporan
lainnya yang sebagaimana dibutuhkan didalam Manajemen Puskesmas.
A. Pendaftaran
1. Petugas pendaftaran mencari identitas pasien berdasarkan nomor dan
nama KK serta alamat pasien untuk pasien yang sudah terdaftar.
Untuk pasien yang belum terdaftar memberikan nomor baru dan di
buatkan rekam medis baru
2. Petugas memasukkan identitas pasien

9
 3. Petugas mengentri status pasien (Umum,
BPJS/KIS/Askes/Jamkesmas, KJS, CC Program)
4. Pasien memilih tujuan pemeriksaan sesuai keluhan pasien.
B. Pelayanan
1. Petugas ruangan/unit mengentri data anamnesa dan pemeriksaan fisik
pasien;
2. Petugas mengentri diagnosa pasien;
3. Petugas pelayanan memilah untuk Pasien KIA/KB, di tambahkan
memasukkan data kehamilan dan jenis pelayanan KB sesuai kohort
4. Petugas mengentri jenis dan jumlah obat yang diberikan kepada
pasien.

3.12 Rekam Medis yang Tidak Ditemukan Atau Hilang

Rekam medis yang tidak ditemukan atau hilang adalah map beserta
catatan lembaran rekam medis pasien yang tidak berada di tempatnya.
1. Petugas mencari rekam medis pasien pada rak penyimpanan
2. Petugas tidak menemukan rekam medis yang dicari
3. Petugas mempersilahkan pasien menuju tempat tunggu pelayanan
pemeriksaan
4. Petugas mencari kunjungan terakhir histori pasien pada komputer
5. Petugas melidi satu persatu dalam satu kolom rak penyimpanan
6. Jika tetap tidak ditemukan, petugas membuat lembar rekam medis
sementara, agar tidak mengganggu jalannya pelayanan
7. Petugas mencari pada rak penyimpan yang lainnya
8. Petugas membuat map rekam medis baru dengan nomor yang sama
setelah datang berobat kembali sebanyak lebih dari 2 kali, jika sudah
dicari tetap dan tidak ditemukan

3.13 Antrean Faskes BPJS

Aplikasi Antrean Faskes (Admin) merupakan aplikasi manajemen data
antrean yang dilakukan oleh admin fasilitas kesehatan (Rumah Sakit,
Puskesmas, dan lainnya). Dengan adanya aplikasi ini, admin dapat
memanggil, mencetak, dan memanajemen data antrean dari pasien terdaftar di
sistem.
1. Petugas membuka aplikasi Antrean Faskes BPJS pada website
2. Petugas mengklik Console Box dan Open memasukkan user,
password dan Captcha lalu klik simpan

10
3. Petugas memasukkan nomor kartu BPJS, Jenis poli tujuan, dan dokter
pemeriksa lalu klik simpan
4. Petugas mengklik Petugas Panggil pilih jenis poli tujuan dan dokter
pemeriksa
5. Petugas mengklik Display dan Open pilih jenis poli tujuan dan dokter
pemeriksa
6. Petugas mengklik Administrator dan dashboard akan munculkan
daftar pasien

11
 BAB IV
DOKUMENTASI

4.1 Pencatatan kunjungan pasien :

1. Mendata identitas pasien pada SIMPUS

2. Data pasien kemudian diinput secara komputerisasi

3. Dokumen rekam medis yang keluar masuk dicatat pada buku ekpedisi

4.2 Hasil rekam medis pasien

4.3 SOP pendaftaran rawat jalan

4.4 Hasil analisis dan tindak lanjut rawat jalan

12