PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial / mendaftar pasien untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Klinik Rolas Medika
Banjarsari harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke
rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining
medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang
emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup
berat tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan
pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius
dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinu sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan di luar
dari yang tersedia di Klinik Rolas Medika Banjarsari, mereka akan dipindahkan / dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Klinik Rolas Medika Banjarsari mempunyai perjanjian
dan hubungan dengan organisasi / fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai
jika sumber data yang dibutuhkan tidak tersedia di Klinik Rolas Medika Banjarsari. Daftar dari
fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Unit Gawat Darurat.
Panduan ini berlaku untuk semua tenaga kesehatan yang berhubungan ataupun siapapun
yang kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien
tersebut.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu berkas
rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh IGD dalam menerima, menyaring dan
menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua petugas kesehatan dalam memberikan
perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat perawatan, serta
kontinuitas perawatan.

1
B. Tanggung Jawab
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme / prosedur yang
dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi,
monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti
oleh semua staf terkait.
Selain itu, Direktur terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi/Unit:
a) Menyebarkan kebijakan ini di instalasi/unit kerja yang menjadi tanggung jawab mereka.
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam instalasi/unit kerja yang menjadi
tanggung jawab mereka.
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini.
d) Memastikan bahwa semua staf di bawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini.

2. Semua Kepala Instalasi / Unit juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan.
3. Kepala Instalasi/Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini serta
kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait.
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
c. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
 Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini.
 Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan
SPO lainnya.
 Ketidakpatuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan in-disiplin.
 Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidakpatuhan.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap dilakukan pada area :
1. Pendaftaran pasien rawat jalan :
a. Tempat Pendaftaran dan Informasi Pasien

2. Penerimaan pasien rawat inap :

a. Tempat Pendaftaran dan Informasi Pasien;
b. Unit Gawat Darurat;
c. Unit Rawat Jalan

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap, pasien rawat jalan, dan pasien gawat darurat
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi
registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pendaftaran pasien lama (yang sudah mempunyai nomor RM) menuju Tempat Pendaftaran
Pasien.
a. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam
ada yang bisa dibantu?
b. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
c. Pasien menyerahkan kartu berobat kepada petugas di Tempat Pendaftaran Pasien.
d. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien mencatat nomor RM.
e. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan
Tata Tertib Klinik Rolas Medika Banjarsari.
f. Pasien menyerahkan kartu BPJS/KIS/JKN (jika ada) dan KTP atau persyaratan
administrasi lainnya bila memakai fasilitas yang bekerjasama dengan Klinik Rolas
Medika Banjarsari agar dapat diproses.
g. Pasien diberitahu untuk menunggu di depan ruangan poli klinik yang akan dituju.
h. Petugas menginput data / nomor RM di komputer.
i. Petugas mengambil berkas lama dan mengantarkan ke poli klinik.
j. Pasien mendapatkan pelayanan di klinik dimaksud.
2. Pendaftaran pasien baru (yang belum memiliki nomor RM) menuju Tempat Pendaftaran
Pasien.
a. Setiap pasien baru, baik umum maupun BPJS yang ingin mendapatkan pelayanan
kesehatan di Klinik Rolas Medika Banjarsari harus mendaftarkan diri pada Tempat
Pendaftaran Pasien.
b. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam
ada yang bisa dibantu?
c. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
d. Meminta kartu JKN (jika ada) atau KTP pasien atau pengenal resmi lainnya dan menanyakan
data pasien seperti nama dan tanggal lahir

4
 e. Untuk pasien yang menggunakan kartu JKN, petugas memasukkan nomer yang tertera
pada kartu ke aplikasi Pcare BPJS Kesehatan dan mencocokkan dengan identitas pasien
f. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan
Tata Tertib Rumah Sakit.
g. Petugas memasukkan data / identitas diri pasien ke dalam sistem komputerisasi.
h. Petugas melengkapi identitas pasien dalam lembar Identitas Pasien.
i. Petugas memberikan kartu berobat yang harus dibawa setiap kali pasien ingin
mendapatkan pelayanan kesehatan di Klinik Rolas Medika Banjarsari.
j. Pasien diberitahu untuk menunggu di depan ruang poli klinik yang akan dituju.
k. Petugas menyiapkan dan mengantarkan Rekam Medis ke poli klinik.
l. Pasien mendapatkan pelayanan di poli klinik yang dimaksud.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

1. Pasien / keluarga pasien menuju Tempat Pendaftaran Pasien.
a. Petugas menyapa dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam ada yang bisa dibantu?
b. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
c. Untuk pasien lama (yang sudah mempunyai nomor RM), pasien / keluarga / pengantar
pasien menyerahkan kartu berobat kepada petugas di Tempat Pendaftaran Pasien, bila
tidak membawa kartu berobat, akan dilakukan wawancara oleh petugas Tempat
Pendaftaran Pasien tentang identitas diri pasien.
d. Untuk pasien baru, lampirkan kartu BPJS/KIS/JKN (jika ada), KTP pasien atau
pengenal resmi lainnya dari pasien untuk data pasien, bila tidak ada pengenal resmi,
akan dilakukan wawancara oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien tentang identitas
diri pasien.
2. Informasikan jenis kamar, fasilitas dan harga kamar.
3. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata
Tertib Rumah Sakit.
4. Petugas memasukkan data / identitas diri pasien ke dalam sistem komputerisasi.
5. Petugas melengkapi identitas pasien dalam lembar Identitas Pasien.
6. Petugas memberikan kartu berobat (untuk pasien baru) yang harus dibawa setiap kali
pasien ingin mendapatkan pelayanan kesehatan di Klinik Rolas Medika Banjarsari.
7. Petugas menyiapkan dan mengantarkan Rekam Medis Rawat Inap ke klinik / IGD.
8. Pasien mendapatkan pelayanan kesehatan.

5
C. Prosedur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
1. Pasien diberikan pertolongan pertama kegawat daruratan oleh dokter IGD.
2. Keluarga / pengantar pasien mendaftar di Tempat Pendaftaran Pasien.
3. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien menanyakan apakah pasien pernah berobat di Klinik
Rolas Medika Banjarsari:
a. Bila pernah diminta kartu berobat, kartu BPJS/KIS/JKN (jika ada), KTP pasien atau
pengenal resmi lainnya dari pasien untuk diinput.

b. Bila belum pernah dibuatkan kartu berobat.

c. Bila sudah tetapi hilang ditanyakan identitas pasien untuk dicari nomor RM.
4. Prosedur pendaftaran pasien:
a. Memiliki kartu berobat:
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien meminta kartu berobat.
 Petugas melakukan entri data pasien ke komputer.
 Petugas menyerahkan berkas Rekam Medis pasien kepada perawat IGD.
b. Tidak memiliki kartu berobat:
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien meminta kartu identitas (SIM / KTP / Pasport)
pasien untuk dilengkapi data.
 Petugas membuat nomor RM pasien.
 Petugas melakukan entri data pasien ke komputer.
 Petugas mencatat nomor RM pasien.
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien menyerahkan berkas Rekam Medis pasien
kepada perawat IGD.
5. Informasi mengenai General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata tertib Pasien
dapat disampaikan kepada pasien / keluarga setelah keadaan pasien sudah stabil.
6. Petugas mencatat nomor RM pasien pada lembar Catatan Medis Gawat Darurat.

6
 BAB III
DOKUMENTASI

Pencatatan kunjungan pasien :

1. Untuk rawat jalan dan gawat darurat dicatat di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
dan Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan.
2. Untuk rawat inap dicatat di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Buku Register
Pelayanan Pasien Rawat Inap.
3. Data pasien kemudian diinput secara komputerisasi.

7
 BAB IV
PENUTUP

Demikian Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
sebagai acuan dalam mendukung pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien di Klinik Rolas
Medika Banjarsari

8
REFERENSI

1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy #1/C/06:8310-
01:03; Sept 2010.

9
10
12