PANDUAN PENDAFTARAN PASEIN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN

RAWAT INAP
BAB I
DEFENISI

Pelayanana pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan

pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Rumah Sakit Almah
harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah
sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis yang emergensi
atau tidak. Kondisi pasien yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat
dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan
pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang
serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang
kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di Rumah Sakit Almah, maka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai . Rumah Sakit Almah
mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitasi lain agar dapat
memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan
kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di ruang emergensi.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah:
3. Untuk membangun respon yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilitaskan pasien yang datang dengan kondisi klinis
darurat.
4. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
5. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf pertugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.
B. Tanggung jawab
1. Direktur Rumah Sakit Almah bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme / protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait
 2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggu jawab untuk
memastikan bahwa semua kepala instalasi:
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggu jawab mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan umtuk kebijakan tersebut

Semua kepala instalasi juga bertanggu jawab untuk memastikan bahwa audit internal
dilaksanakan. Kepala instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, spo
dan formulir lain yang terkait.
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
 Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
 Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
 Ketidak patuhan pada kebujakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
 Setiap anggota staf dapat dapat mengisi laporan kejadiaan bila ditemukan ketidak
patuhan.

BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di instalasi gawat darurat (IGD) dan VK 24
jam /hari, 7 hari 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk
mendapat perawatan:
a. Rawat jalan : poliklinik spesialis
b. One day care ( ODC )
 c. Instalasi gawat darurat
d. VK
e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap
Pasien hanya dapat dilanyani di Rumah Sakit Almah jika tersedia jenis layanan yang
dibutuhkan. Apabila layanan yang dibutuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasein
akan dirujuk kerumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan
pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasra
pengambilan keputusan sesuai standar pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah
sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan
tersebut di Rumah Sakit Almah atau jika pasien ingin untuk dipindahkan kerumah sakit lain
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada
pasien dengan hambatan/batasan/kendala fisik/komunikasi/bahasa/budaya, Rumah Sakit
Almah memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala.

BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapat
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir). Pasien rawat
jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sampel darah) diregistrasikan
sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi.
Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat menggangu
pelayanan pasien.
A. Proses penerimaan pasien rawat jalan:
1. Pasien datang ambil nomor dibagian pendaftaran
2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut pasien baru(pasien baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu)atau
pasien lama, pasien asuransi atau pasien umum:
 4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sbb: petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai
pasien atau orang tua pasien tersebut: pasien asuransi syarat – syarat harus sudah
lengkap dibawa (kartu asuransi , ktp , kartu keluarga/KK, surat rujukan atau surat
kontrol)
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (kartu indentitas berobat)
b. Petugas pendaftran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftar membuat surat jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di pelayanan / poliklinik:
 Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien:
 Apaka pasien perluh dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika ya
maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju: jika tidak, maka
pasien/keluarganya dipersilahkan mengambil obat bagian farmasi;
 Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembyaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut:
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien atau keluarga pasien tersebut
 Petugas pendaftaran membuat surat jaminan (SEP) bagi pasien asuransi
dengan surat lengkap.
 Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
 Di poloklinik: petugas memberikan pelayanan kepada pasien.
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju:
 Jika tidak, maka pasien / keluaraga dipersilahkan mengambil obat dibagian
farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
dikasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
 Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis – jenis pendaftaran
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperluhkan akan dikirim ke bagian
pendaftran dan pasien akan mendapatakan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia
di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirim bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat
inap.
 3. Pendaftaran pasien obserfasi: pasien dapat diobservasi di IGD dan VK maksimal 6
jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah
pasien masuk dalam perawatan RS,rujuk ke rumah sakit lain atau pasien dipulangkan
dan informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor
secara bekala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan
perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirim ke bagian pendaftaran
dan pasein akan diberikan kamar yngb tersedia di ruang rawat inap.
4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD akan
mengkoordinasi transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperluhkan. Merujuk
kepada prosedur dibawah ini:
 Pendaftaran pasien rawat jalan dan IGD
 Pendaftaran pasien rawat inap
 Penerimaan pelayanan di IGD
 Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
 Observasi pasien di IGD
 Observasi pasien di VK
C. Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagaian admisi dan diterima oleh petuga admisi
2. Petugas menyerahkan surat pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik,
IGD maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek/mencarikan tempat/fasilitas yang diinginkan.
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain:
a. Jika pasien/keluarag pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b. Jika pasien tidak memiliki fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan indentifikasi data social;
6. Petugas menayakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan
b. Jika tidak setujuh, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien,
d. Jikia tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
7. Petugas memberitahuakn ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sesudah
disiapkan
 b. Petugas mengantarakan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan
bagi pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke
unit pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap
9. Petugas rawat inap menayakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran dibagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petgas rawat ianp, maka petugas yang
bersangkuatan mendapat sanksi oleh pihak manajemen maupun direktur rumah
sakit.

D. Pengaturan kamar rawat

Alokasi kamar Rumah Sakit Almah dibedahkan berdasarkan :

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk

memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan ruang
isolasi atau pelayanan intensive. Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan
ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan
disampaikan kepada manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada
indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat jalan.
14
6
2
4
6
8
10
11
12
13
14
15
16