PANDUAN SKRINING PASIEN

RUMAH SAKIT AT-TUROTS AL-ISLAMY

2018
 PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

BAB I
DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.
Rumah Sakit At-Turots Al-Islamy harus menyediakan skrining yang sesuai untuk setiap
orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu
kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk yang emergensi
berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera
dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius,
gangguan fungsi tubuh yang serius ataudisfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan di luar
dari yang tersedia di rumah sakit At-Turots Al-Islamy, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Dokumen ini berlaku untuk semua petugas
kesehatan yang bekerja di rumah sakit At-Turots l-Islamy, termasuk para manager, perawat,
bidan, dokter dan petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak
pertama dengan pasien dan melakukan penilaian kebutuhan pasien tersebut.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk serta kontinuitas perawatan.
B. Tanggung Jawab
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme yang dijelaskan
dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi,
monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan
dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua kepala instalasi :
a. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah tanggung jawab mereka
b. Mengimplementasikan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung
jawabnya
c. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini.
d. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini.
 BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat megakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari. 7
hari/minggu. Pasien akan dilakukan triase dan dikategorikan untuk penilaian dan perawatan
dapat dilakukan pada saat yng bersamaan.
Paien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
1. Rawat jalan – poliklinik
2. Unit emergensi
3. VK
4. Pendaftaran ke unit rawat inap
Pasien hanya dilayani di rumah sakit At-Turots Al-Islamy jika tersedia jenis layanan
yang dibutuhkan. Apabila layanan yang dibutuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka
pasien harus dirujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai
dasar pengambilan keputusan sesuai standart pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RS At-Turots Al-Islamy atau jika
pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan masalah lainnya.
 BAB III
TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh:sampel darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru atau pasien
lama
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien ke poli / unit
pelayanan yang dituju;
4. Di unit pelayanan poliklinik:
a. Petugas unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien
b. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika YA
maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju; jika Tidak, maka
pasien/keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi
c. Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir.
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
a. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
b. Peugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
c. Petugas membuat tracher berdasar KIB pasien.
d. Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke filling sesuai dengan tracer
tersebut
 e. Apakah berkas RM pasien sudah terkumpul?
f. Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas
terkumpul banyak di bagian admisi
g. Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas
RM pasien ke poliklinik yang dituju.
Di unit pelayanan/poliklinik:
a. Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien
b. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang lain?
c. Jika ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju
d. Jika tidak, persilahkan pasien/keluarga untuk mengambil obat di ruamg
farmasi
e. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir
f. Petugas mempersilahkan pasien pulang

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang
memiliki surat Izin Praktek di RS At-Turots Al-Islamy. Dokter akan menjabarkan
kondisi pasien dan diagnosis sementaradalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih
dari 24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang.
Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke rumah sakit harus dilakukan
verifikasi terlebih dahulumengenai kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan
sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di rumah sakit At-Turots Al-Islamy.
Semua admission tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja
admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi kerja dokter
spesialis yaitu :
1. Surat pengantar rawat inap
2. Diagnosis saat datang
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai
tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan
dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk
melapor ke bagian pendaftaran.
 2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: pasien mungkin didaftarkan secara langsung
dari poliklinik rumah sakit At-Turots Al-Islamy. Dokumen yang diperlukan akan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan
yang sesuai tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari unit emergensi: pasien dari unit emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pndaftaran dan dikirimkan
bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang
rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi: pasien dapat diobservasi di emergensi dan VK
maksimal 2 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan rumah sakit, rujuk rumah
sakit lain atau pasien dipulangkan dan diinformasikan kepada pasien atau
keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus
melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di unit emergensi.
Kemudian unit emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian
admission dan mengumpulkan data yang diperlukan.

Proses penerimaan pasien rawat inap :

1. Pasien datang di bagian admissi dan diterima oleh petugas admissi
2. Petugas menyerahkan surat pengantar rawat inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a. Jika pasien/keluarga pasien meminta fasilitas/perawatan yang lain sesuai
permintaan tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data sosial pasien
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a. Jika Setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada
c. Jika setuju, maka petugas pendaftaran mengisi formulir persetujuan sesuai tempat
yang diinginkan pasien
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data sosial pasien
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sedang disiapkan
b. Petugas mengantar pasien untuk diantar ke ruang rawat inap
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak
b. Jika perlu, maka petugas memberikan formulir kr unit pemeriksaan yang dituju
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap
9. Petugas rawat inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, maka perugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar/discharge.
b. Petugas mempersilahkan pasien unuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir
c. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang
d. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap.
C. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di rumah sakit At-Turots Al-Islamy dibedakan berdasarkan :
a. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari kamar kelas 1, 2, 3, VIP,
neonatus, isolasi
b. Lantai 2 untuk perawatan pasien kelas VIP
 Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji/asessment oleh
dokter.
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada, akan ditawarkan kelas yang tersedia.
Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaiakan kepada manajemen
untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk
dipulangkan dari RS untuk berobat jalan.
 REFERENSI
Protocol on admission to hospital shetlandd NHS board, 2003
Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy;sep 2010