BAB I

PENDAHULUAN

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial / mendaftar pasien untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Rumah Sakit Khusus
Mata SMEC harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke
rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining
medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang
emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup
berat tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan
pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius
dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinu sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan di luar dari
yang tersedia di Rumah Sakit Khusus Mata SMEC, mereka akan dipindahkan / dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Rumah Sakit Khusus Mata SMEC mempunyai
perjanjian dan hubungan dengan organisasi / fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan
yang sesuai jika sumber data yang dibutuhkan tidak tersedia di Rumah Sakit Khusus Mata
SMEC. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Unit Gawat
Darurat.
Pedoman ini berlaku untuk semua tenaga kesehatan yang berhubungan ataupun siapapun
yang kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien
tersebut.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu berkas
rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh UGD dalam menerima, menyaring dan
menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.

1
 c. Untuk memberikan pedoman bagi semua petugas kesehatan dalam memberikan
perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat perawatan, serta
kontinuitas perawatan.

B. Tanggung Jawab
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme / prosedur yang
dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi,
monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti
oleh semua staf terkait.
Selain itu, Direktur terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi/Unit:
a) Menyebarkan kebijakan ini di instalasi/unit kerja yang menjadi tanggung jawab
mereka.
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam instalasi/unit kerja yang menjadi
tanggung jawab mereka.
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini.
d) Memastikan bahwa semua staf di bawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini
dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini.
2. Semua Kepala Instalasi / Unit juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan.
3. Kepala Instalasi/Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini serta
kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait.
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.
c. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
 Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini.
 Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan
SPO lainnya.
 Ketidakpatuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan in-disiplin.
 Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidakpatuhan

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap dilakukan pada area :
1. Pendaftaran pasien rawat jalan :
a. Tempat Pendaftaran dan Informasi Pasien

2. Penerimaan pasien rawat inap :

a. Tempat Pendaftaran dan Informasi Pasien;
b. Unit Gawat Darurat;
c. Unit Kamar Operasi

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan,
dan pasien gawat darurat diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien
menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan
spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
a) Pendaftaran pasien lama (yang sudah mempunyai nomor RM) menuju Tempat Pendaftaran
Pasien.
a. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam
ada yang bisa dibantu?
b. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
c. Pasien menyerahkan kartu berobat kepada petugas di Tempat Pendaftaran Pasien.
d. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien mencatat nomor RM.
e. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan
Tata Tertib Rumah Sakit.
f. Pasien menyerahkan kartu asuransi dan persyaratan administrasi lainnya bila memakai
fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Khusus Mata SMEC agar dapat
diproses.
g. Pasien diberitahu untuk menunggu di Klinik yang akan dituju.
h. Petugas menginput data / nomor RM di komputer.
i. Petugas mengambil berkas lama dan mengantarkan ke klinik.
j. Pasien mendapatkan pelayanan di klinik dimaksud.
b) Pendaftaran pasien baru (yang belum memiliki nomor RM) menuju Tempat Pendaftaran
Pasien.
a. Setiap pasien baru, baik umum maupun asuransi yang ingin mendapatkan pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit Khusus Mata SMEC harus mendaftarkan diri pada Tempat
Pendaftaran Pasien.
b. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam
ada yang bisa dibantu?

4
 c. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
d. Meminta KTP pasien atau pengenal resmi lainnya dari pasien untuk data pasien, bila
tidak ada pengenal resmi, akan dilakukan wawancara oleh petugas Tempat Pendaftaran
Pasien tentang identitas diri pasien.
e. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan
Tata Tertib Rumah Sakit.
f. Pasien menyerahkan kartu asuransi dan persyaratan administrasi lainnya bila memakai
fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Khusus Mata SMEC agar dapat
diproses.
g. Petugas memasukkan data / identitas diri pasien ke dalam sistem komputerisasi.
h. Petugas melengkapi identitas pasien dalam lembar Identitas Pasien.
i. Petugas memberikan kartu berobat yang harus dibawa setiap kali pasien ingin
mendapatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Khusus Mata SMEC.
j. Pasien diberitahu untuk menunggu di klinik yang akan dituju.
k. Petugas menyiapkan dan mengantarkan Rekam Medis ke klinik.
l. Pasien mendapatkan pelayanan di klinik yang dimaksud.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

1. Pasien / keluarga pasien menuju Tempat Pendaftaran Pasien.
a. Petugas menyapa dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam ada yang bisa dibantu?
b. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.
c. Untuk pasien lama (yang sudah mempunyai nomor RM), pasien / keluarga / pengantar
pasien menyerahkan kartu berobat kepada petugas di Tempat Pendaftaran Pasien, bila
tidak membawa kartu berobat, akan dilakukan wawancara oleh petugas Tempat
Pendaftaran Pasien tentang identitas diri pasien.
d. Untuk pasien baru, lampirkan KTP pasien atau pengenal resmi lainnya dari pasien untuk
data pasien, bila tidak ada pengenal resmi, akan dilakukan wawancara oleh petugas
Tempat Pendaftaran Pasien tentang identitas diri pasien.
2. Tanyakan apakah ada surat pengantar Rawat Inap atau tidak, atau ada dokter yang
ditunjuk sebagai DPJP.
3. Informasikan jenis kamar, fasilitas dan harga kamar.
4. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata
Tertib Rumah Sakit.
5. Petugas memasukkan data / identitas diri pasien ke dalam sistem komputerisasi.

5
 6. Petugas melengkapi identitas pasien dalam lembar Identitas Pasien.
7. Pasien menyerahkan kartu asuransi dan persyaratan administrasi lainnya bila memakai
fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Khusus Mata SMEC agar dapat
diproses.
8. Petugas memberikan kartu berobat (untuk pasien baru) yang harus dibawa setiap kali
pasien ingin mendapatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Khusus Mata SMEC.
9. Petugas menyiapkan dan mengantarkan Rekam Medis Rawat Inap ke klinik / UGD.
10. Pasien mendapatkan pelayanan kesehatan.

C. Prosedur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

1. Pasien diberikan pertolongan pertama kegawat daruratan oleh dokter UGD.
2. Keluarga / pengantar pasien mendaftar di Tempat Pendaftaran Pasien.
3. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien menanyakan apakah pasien pernah berobat di Rumah
Sakit Khusus Mata SMEC:
a. Bila pernah diminta kartu berobat untuk diinput.
b. Bila belum pernah dibuatkan kartu berobat.
c. Bila sudah tetapi hilang ditanyakan identitas pasien untuk dicari nomor RM.
4. Prosedur pendaftaran pasien:
a. Memiliki kartu berobat:
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien meminta kartu berobat.
 Petugas melakukan entri data pasien ke komputer.
 Petugas menyerahkan berkas Rekam Medis pasien kepada perawat UGD.
b. Tidak memiliki kartu berobat:
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien meminta kartu identitas (SIM / KTP / Pasport)
pasien untuk dilengkapi data.
 Petugas membuat nomor RM pasien.
 Petugas melakukan entri data pasien ke komputer.
 Petugas mencatat nomor RM pasien.
 Petugas Tempat Pendaftaran Pasien menyerahkan berkas Rekam Medis pasien
kepada perawat UGD.
5. Informasi mengenai General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata tertib Pasien
dapat disampaikan kepada pasien / keluarga setelah keadaan pasien sudah stabil.
6. Petugas mencatat nomor RM pasien pada lembar Catatan Medis Gawat Darurat.

6
D. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di Rumah Sakit Khusus Mata SMEC dibedakan berdasarkan:
a) Lantai 3
 Unit Rawat Inap, terdiri dari : Kamar Kelas III.
b) Lantai 4
 Unit Rawat Inap, terdiri dari : Kamar Kelas I dan Kamar Kelas II

Peng-alokasian kamar dikendalikan oleh Bagian Pendaftaran dan Informasi Pasien.Pasien

diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan. Jika kelas kamar yang diminta
tidak ada, akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien
akan disampaikan kepada manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi
rawat dapat dipulangkan dari Rumah Sakit Khusus Mata SMEC untuk berobat jalan. Pasien
dengan suspek atau penyakit menular sesuai kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau
diperkirakan dengan penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di ruang rawat
atau dirujuk.

7
 BAB IV
DOKUMENTASI

Pencatatan kunjungan pasien :

1. Untuk rawat jalan dan gawat darurat dicatat di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
dan Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan.
2. Untuk rawat inap dicatat di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Buku Register
Pelayanan Pasien Rawat Inap.
3. Data pasien kemudian diinput secara komputerisasi.

8
 BAB V
PENUTUP

Demikian Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
sebagai acuan dalam mendukung pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien di Rumah Sakit
Khusus Mata SMEC.

Ditetapkan di Jakarta
Pada Tanggal 02 Januari 2019
Direktur Rumah Sakit Mata SMEC,

dr. Muhammad Afryan

9
REFERENSI

1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy #1/C/06:8310-
01:03; Sept 2010.

10