LAMPIRAN

PERATURAN DIREKTUR RS KELUARGA KITA

NOMOR XXXXXXX
TENTANG
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN
RAWAT INAP

BAB I
DEFINISI

A. Pengertian
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data social atau mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanan.
Rumah Sakit Keluarga Kita harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap
orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk
suatu kondisi medis.

Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai
kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien
dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius,
gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau
bagian.

Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di Rumah Sakit Keluarga Kita, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Rumah Sakit
Keluarga Kita mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar
dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan
tidak tersedia di Rumah Sakit Keluarga Kita. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan
yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama,
bagian II: ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit Keluarga Kita, bagian III: pedoman
akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap

1
 aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan
mempunyai prinsip umum yang sama.

Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di Rumah Sakit
Keluarga Kita, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan
yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan
melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut.

B. Tujuan
Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
1. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.

Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam

memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawa

2. Tanggung Jawab
Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang
dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk
implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat
diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.

Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
(1). Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
(2). Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka

2
(3). Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
(4). Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
(5). Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.

Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan
bahwa :
(1). Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan
ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
(2). Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
(3). Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
(4). Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
(5). Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
(6). Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
(7). Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7

hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian
dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses
untuk mendapat perawatan :
 Rawat Jalan – Poliklinik
 Rawat Inap dan One day care (ODC)
 Unit Emergensi
 VK

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Poliklinik Umum dan atau Poliklinik
Spesialis dengan membuat perjanjian atau dengan datang langsung. Poliklinik Umum dan
atau Poliklinik Spesialis dapat diakses mulai dari senin sampai sabtu, pagi hari mulai dari
jam 08.00 sampai 21.00 dan hari minggu sesuai jadwal praktek dokter yang bersangkutan.

Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Keluarga Kita jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien
harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang
sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.

Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai,
ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Keluarga Kita atau jika pasien
ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya
(merujuk kepada kebijakan transfer pasien).

Pada pasien dengan hambatan/ keterbatasan/ kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya,
Rumah Sakit Keluarga Kita memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

4
 BAB III
KEBIJAKAN
A. Kebijakan Umum
1. Peralatan di unit pendaftaran pasien rawat jalan harus selalu dilakukan
pemeliharaan dan perbaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2. Pelayanan di unit pendaftaran pasien rawat jalan harus selalu berorientasi kepada
mutu dan keselamatan pasien
3. Semua petugas unit pendaftaran pasien rawat jalan wajib memiliki SK Direktur
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4. Dalam melaksanakan tugasnya setiap petugas wajib mematuhi ketentuan dalam K3
(Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
5. Setiap petugas harus bekerja sesuai dengan standar profesi, standar prosedur
operasional yang berlaku, etika profesi, dan menghormati hak pasien.
6. Pelayanan Pendaftaran di buka mulai jam 08.00 WIB sampai 12.00 WIB
7. Penyediaan tenaga harus mengacu kepada pola ketenagaan
8. Untuk melaksanakan koordinasi dan evaluasi wajib dilaksanakan rapat rutin
bulanan minimal satu bulan sekali.
9. Setiap bulan wajib membuat laporan.

B. Kebijakan Umum
1. Setiap pasien baru yang datang ke pendaftaran pasien Rawat Jalan harus dibuatkan
berkas rawat Jalan dan nomer rekam medis baru.
2. Untuk pasien lama didaftar sesuai nomer rekam medis
3. Untuk memantau kualitas pelayanan di pendaftaran maka di lakukan supervisi
kualitas pendaftaran oleh kepala rekam medis
4. Setiap melakukan pendaftran petugas harus meminta pasien/keluarga menunjukkan
identitas (KTP, SIM,dll)
5. Untuk pasien JKN/BPJS dengan kasus kronis harus menunjukkan surat rujukan
dari PPK I
6. Untuk pasien JKN/BPJS pasca rawat inap dan pasca periksa rawat jalan yang
masih diwajibkan kontrol hanya menunjukkan surat kontrol dan SEP yang sudah di
setujui petugas BPJS
7. Pasien di daftar sesuai dengan kasus penyakit untuk menentukan nama dokter
yang memeriksa

5
8. Petugas pendaftaran melengkapi identitas pasien di CM rawat jalan
9. Untuk asuransi non JKN/BPJS di daftar sesuai dengan panduan pendaftaran rawat
jalan
10. Petugas pendaftaran menyerahkan berkas CM rawat jalan ke poliklinik

6
 BAB IV
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis.

Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien
yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien
tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu
pelayanan pasien.

A. Proses Pendaftaran Pasien Rawat Jalan :

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang
baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu)
atau pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
a) Petugas pendaftaran memberikan formulir pendaftaran pasien baru
b) Petugas melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut;
c) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut
d) Petugas pendaftaran mencetak KBP (Kartu Berobat Pasien)
e) Petugas pendaftaran menyerahkan KBP kepada pasien
4. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut :
a) Petugas pendaftaran menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
b) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut

7
 5. Petugas pendaftaran akan menginput data pasien kedalam SIM RUM dan secara
otomatis akan mengetahui ada kunjungan pasien baru sehingga petugas RM akan
mengambil formulir rekam medis pasien dan sekaligus mengantarkannya ke poli /
unit pelayanan yang dituju.
6. Petugas dan dokter di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien
7. Dokter di unit pelayanan akan menilai apakah pasien perlu ditransfer /
dikonsultasikan ke unit pelayanan penunjang yang lain:
 Jika Ya, maka pasien akan diberi formulir konsultasi dan atau transfer ke unit
yang dituju
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya diberikan resep dan sekaligus diarahkan ke
unit farmasi sekaligus menyelesaikan proses pembayaran (administrasi)
8. Petugas mempersilahkan pasien pulang

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap/ One day care (ODC)

1. Pasien dan atau keluarga datang ke bagian pendaftaran rawat inap dengan
membawa Surat Pengantar Rawat (SPR) dari poliklinik dan IGD
2. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien dan atau keluarga mengenai
tempat/fasilitas yang diinginkan dan jaminan kesehatan yang dimiliki
3. Petugas pendaftaran mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan
4. Jika tempat / fasilitas yang diinginkan tersedia, petugas pendaftaran memberikan
informasi mengenai pelayanan yang ada di rumah sakit, hasil pelayanan yang
diharapkan, biaya, jaminan, hak kelas pasien
5. Pasien dan atau keluarga diberi waktu untuk memutuskan apakah setuju dengan
kelas perawatan yang diinginkan
6. Bila pasien dan atau keluarga setuju, petugas pendaftaran mengisi formulir
persetujuan rawat inap sesuai tempat yang diinginkan pasien, kemudian pasien
akan menandatangani formulir persetujuan rawat inap tersebut
7. Bila tempat yang diinginkan tidak tersedia, maka petugas pendaftaran:
a. Menginformasikan bahwa tempat yang diinginkan tidak tersedia dan
menanyakan apakah pasien dan atau keluarga bersedia memilih tempat yang
ada yang tidak sesuai dengan jaminannya
b. Untuk pasien dengan indikasi rawat intensif/Isolasi, petugas rawat inap
mengembalikan SPR kepada keluarga pasien untuk diserahkan kembali
kepada dokter pengirim

8
 8. Petugas pendaftaran mencetak gelang identitas pasien dan stiker rawat inap
9. Petugas pendaftaran menginformasikan fasilitas kartu tunggu dan parkir gratis
10. Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis pasien ke IGD
11. Bila kondisi pasien stabil, pasien akan ditransfer ke unit yang dituju
12. Bila kondisi pasien tidak stabil, pasien akan diobservasi sampai kondisinya stabil
sebelum ditransfer ke unit yang dituju

C. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif)
Pendaftaran yang sudah direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari
pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan
pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang
sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan
Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari poliklinik RSUD NUNUKAN.
Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi
Pasien yang datang ke Rumah Sakit via Unit Emergensi (IGD), terkadang datang
langsung tanpa menelepon terlebih dahulu, maka untuk pasien yang langsung
datang kita lakukan sebagai berikut seperti penerimaan pasien baru yaitu :
a. Dokter / perawat memberi salam kepada pasien / keluarga
b. pasien dilakukan triase, sesuai dengan level triase pasen
c. pasien/keluarga melakukan registrasi
d. untuk administrasi pasen lama/keluarga menyerahkan kartu berobat ke
petugas administrasi.
e. Selama penanganan pasien, dokter/perawat memperhatikan prinsp CAB
(circulation airway breathing).
f. Pemindahan pasien disesuaikan dengan kondisi pasien, apakah
menggunakan kursi roda atau brankar.
g. Perhatikan kemungkinan adanya trauma atau adanya fraktur khususnya
pada daerah servikal.
h. Perawat mengantar pasien ke ruang pemeriksaan/tindakan sesuai dengan
instruksi dokter.

9
 i. Dokter melakukan pemeriksaaan pasien dan bila diperlukan melakukan
konsul ke dokter spesialis terkait.
j. Dokter IGD menghubungi dokter spesialis terkait jika dibutuhkan
k. Semua kegiatan didokumentasikan dalam catatan rekam medis pasien
dan catatan keperawatan
l. Untuk pasien kebidanan, jika terjadi perdarahan atau inpartu maka pasien
langsung di antar ke ruang kebidanan.
m. Bila pasien hamil atau kebidanan mengeluh yang tidak terkait masalah
kebidanan, maka akan ditangani di IGD.
jika ada pasien yang rencana akan masuk dengan menelepon terlebih dahulu,
maka pihak dokter atau perawat dari RS lain akan melaporkan kondisi medis
pasien, anamnesa, pemeriksaan fisik dan hasil penunjang yang berkenaan dengan
diagnosa pasien, serta memberikan instruksi perawatan sesuai dengan kebutuhan
ruangan pasien, apakah ruang biasa, observasi atau ICU beserta menjelaskan
apakah ada tindakan yang akan dilakukan di Rumah Sakit Keluarga Kita

Pasien dari Unit Emergensi memerlukan pendaftaran rawat inap, harus

mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

4. Pendaftaran pasien observasi

Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK maksimal 6 jam sejak pasien
masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk
dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor
secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter
memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang
rawat inap.
5. Pasien transfer dari Rumah Sakit lain
Pasien yang datang ke Rumah Sakit terkadang datang langsung tanpa menelepon
terlebih dahulu, maka perlakuan pasien seperti penerimaan pasien di IGD pada
point (3) di atas.

10
 Pasien yang datang via telepon dari rumah akan didaftarkan sesuai dengan
permintaan pasien atau dipersilahkan datang ke rumah sakit untuk diperiksa
sesuai dengan keluhan pasien.

Pasien yang datang via telepon dari rs lain maka perlakuannya seperti pasien
penerimaan pasien di IGD point (3) diatas.

Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian pendaftaran, selanjutnya

dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi
akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan, merujuk kepada prosedur di bawah ini :
 Pendaftaran pasien - Pemesanan Kamar Rawat
 Pendaftaran pasien - Rawat jalan dan Unit Emergensi
 Pendaftaran pasien - Rawat Inap
 Penerimaan pelayanan di Emergensi
 Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
 Observasi pasien di Unit Emergensi
 Observasi pasien di VK

D. Pengaturan Kamar Rawat Inap

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensif setelah dikaji
/assessment oleh dokter.
Alokasi Kamar Rawat Inap di Rumah Sakit Keluarga Kita diatur sebagai berikut:
1. Lantai 1 :
 Perawatan kebidanan ( Kelas 2 dan Kelas 3)
 Kamar Bersalin (VK)
 ICU
 NICU
 Ruang Bayi Sehat
 Perinatologi
 Ruang kamar operasi
 Ruang recovery room

11
2. Lantai 2:
 Ruang orchid,oleander,clover,azalea,gladiol,anyelir,lily (Kelas VIP)
 Ruang perawatan Anak dan Dewasa (Kelas 2, Kelas 3)
 Ruang amarilis,rose, lotus(Kelas 1)
 Ruang edeilweia,catelya(ruang isolasi)

12
 BAB V
DOKUMENTASI

Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan rawat inap berdasarkan pada
tingkat pengkajian yang bersifat keseluruhan. Untuk mendukung hal tersebut harus
dilengkapi dengan dokumen-dokumen sebagai berikut:
1. Formulir pendaftaran pasien baru
2. Formulir rekam medis pasien rawat jalan
3. Formulir Surat Pengantar Rawat Inap (SPR)
4. Lembar pendaftaran One day care (ODC)

Ditetapkan di : Kab. Nunukan

Pada Tanggal : 6 Agustus 2018
Direktur,

13