SISTEM PENERIMAAN PASIEN

 
Sistem penerimaan pasien di rumah sakit di kategorikan menjadi 2, yaitu :
1. Pasien Rawat jalan 
2. Pasien Rawat Inap
 
Macam-macam Penerimaan Pasien Rawat Jalan :
1. Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit, pasien datang di rumah sakit dibedakan
menjadi :
a. Pasien dapat menunggu
- Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian
- Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat
b. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat)

2. Dilihat  menurut jenis kedatangannya :

a. Pasien Baru
b. Pasien Lama

3. Dilihat dari asal kedatangannya :

a. Dikirim oleh dokter praktek diluar rumah sakit
b. Dikirim oleh rumah sakit lain, Puskesmas atau jenis pelayanan kesehatan lain.
c. Datang sendiri atas kemamuan sendiri.

A. PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

Penerimaan pasien rawat jalan dilaksanakan di TPPRJ atau Tempat
Penerimaaan Pasien Rawat Jalan. Yang merupakan pintu Pelayanan Pasien
rawat jalan. 
Tempat Pendaftaran Paslen Rawat Jalan (TPPRJ) lebih dikenal sebagai
Loket Pendaftaran Rawat Jalan atau admission rawat Jalan. Sifat pelayanan di
TPPRJ adalah administratif (tertib. rapi, teliti, dan cepat) serta rahasia (serah
terima dokumen dari satu unit ke unit lain tidak boleh oleh pasien atau keluarga
tetapi oleh petugas).
Dalam hal pelayanan dokumen rekam medik, TPPRJ  merupakan
tempat penyediaan dokumen baru sekaligus pemberian Nomer Rekam Medik
(Nomor RM) bagi pasien kunjungan pertama dan pencarian Nomer RM lama
pasien kunjungan ulang. 
 
 
Tugas pokok dan fungsi TPPRJ :
1. Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan
2. Mencatat data dasar pasien ke dalam dokumen RM
3. Mendistribusikan dokumen RM ke masing-masing poliklinik.
4. Membantu bagian keuangan dalam hal memberikan keterangan mengenai
besamya jasa pelayanan IRJ )instalasi Rawat Jalan) yang dlperlukan pasien
5. Memberi   informasi   lainnya   yang   dibutuhkan   oleh   pasien,  
mrnajemen   atau pelanggan lainnya. 
 
Informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen :
 Jumlah kunjungan pasien rawat Jalan (baru dan lama)
 Jumlah kunjungan rawat jalan pasien Askcs
 Alamat pasien, untuk mengetahui cakupan pelayanan
 Petugas URJ yang bertanggung jawab terhadap pasien dan dokumen RM
 Dokter yang bertanggung Jawab terhadap pelayanan kesehatan IRJ di
masing-masing.
 
Dokumen dan Formulir yang dibutuhkan :
1.  Kartu Identitas Berobat (KIB)
Formulir KIB berisi identitas pasien dan No. RM dibuat dan diisi untuk
diserahkan kepada pasien dengan pesan untuk dibawa setiap saat berobat di
rumah sakit yang bersangkutan. 
Formulir ini dapat dikatakan sebagai bukti bahwa pasien telah
mendaftarkan dan tercatat sebagai pasien RS. 
Isi              : Identitas Pasien, Alamat, dan nomor RM
Kegunaan   : Sebagai bukti pasien telah mendaftar dan pernah berobat di rumah
sakit
Kelompok   Formulir yang dibuat dan diberikan kepada pasien
:
Unit terkait : Dengan unit lain tidak ada (hanya dengan pasien/ keluarga)

2.  KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

Formulir yang berbentuk indeks ini dibuat dan diisi untuk disimpan
secara alfabetik berdasarkan nama pasien di tempat penerimaah pasien rawat
jalan. Penyimpanan secara alfabetik berguna untuk mencari nomor RM pasien
lama yang datang kembali dengan tidak membawa KIB. Dengan mcnanyakan
nama pasien maka berdasarkan nama tersebut dicarilah nomor RM pada K1UP.
Pencarian No. RM ini sangat penting sekali artinya untuk mencari dokumen
RM yang tersimpan di bagian filling. Dengan menulis No. RM, tanggal,
pengguna dokumen RM pada tracer oleh petugas loket dtserahkankan
kepetugas filling.
Petugas fillinglah yang menyediakan dokumen RM lama infonnasi medis tetap
berkesinambungan.
Kegunaan lain KIUP adalah dapat digunakan untuk memetakan
(maping) pelanggan RS yaitu berdasarkan alamat yang tertulis didalamnya
dikelompokkan menurut desa atau kecamatan sehingga dapat diketahui
penduduk mana yang telah dan yang belum memanfaatkan rumah sakit.
Contoh KIUP pada lampiran 3

Isi              : Identitas pasien, identitas keluarga

Kegunaan   : Mempermudah dalam mencari nomor RM lama dan mencatat
tindakan yang telah dilaksanakan
Kelompok   Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi pelayanan
: kesehatan
Unit terkait : TPPRI, URI, Assembling, Filing

3. Register Pendaftaran Pasien rawat Jalan

Register ini ditulis setiap kali pasien dating di rumah sakit yang berisi
keterangan mengenai tanggal, nomor urut, nomor rekam medis, identitas pasien
(nama, alamat, umur, jenis kelamin), pengunjung baru/lama, cara pembayaran,
termasuk askes, keringan dan gratis.
Dengan register ini dapat dilakukan control hasil pendapatan pendaftaran
pasien dengan kasir, selain itu dapat pula digunakan untuk mencari nomor
rekam medis atau identitas pasien bila KIUP tak ditemukan.
Isi              : No. RM, Identitas, jumlah pasien baru/lama, cara pembayaran
Kegunaan   : Mengetahui jumlah pengunjung baru atau lama, Alat bantu
mencari no. RM bila KIUP tak ditemukan, dan alat bantu kontol
pendapatan
Kelompok   Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi
:
Unit terkait : Kasir Rawat Jalan

5. Buku Ekspedisi
Seperti halnya buku ekspedisi surat, setiap penyerahan dokumen rekam
medis harus menggunakan buku ekspedisi agar keamanannya terjamin
khususnya bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis.
Isi              : No RM, bagian yang menggunakan berkas RM, tanggal pinjam
dan tanda tangan peminjam
Kegunaan   : Untuk bukti penyerahan dokumen rekam medis ke unit lain yang
menggunakan
Kelompok   Formulir ini dibuat dan disimpan dalam organisasi pelayanan
: kesehatan
Unit terkait : URJ, URI  atau unit lain yang menggunakan RM

6. Buku Catatan Pengendalian Nomer Rekam Medis

Agar nomor rekam medis yang digunakan / diberikan seorang pasien tidak
diberikan lagi kepada pasein yang sama, maka setiap nomor rekam medis yang
telah digunakan dicatat nama pasiennya pada buku ini.
Isi              : NO RM, nama, alamat pasien
Kegunaan   : Mengurangi kesalahan dalam pemberian nomor rekam medis
Kelompok   Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan
: kesehatan
Unit terkait : Assembling

7. Catatan Penggunaan Dokumen Rekam Medis

Setiap penggunaan formulir sebaiknya dicatat jenis dan jumlahnya. Hal
ini penting artinya untuk perancangan formulir, pengadaan serta efisiensi
penggunaannya.
Isi              : No. RM, jenis formular, jumlah formulir awal, diterima, digunakan
Kegunaan   : Alat yang penting dalam menjalankan organisasi (mendesain/
 merancang, melakukan survei dan merencanakan kebutuhan
formulir)
Kelompok   Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan
: kesehatan
Unit terkait : Assembling

B. TPPRI : TEMPAT PENGATURAN (PENERIMAAN) PASIEN RAWAT

INAP. 
1. Tugas Pokok
a. Menerima pasien rawat inap untuk diarahkan kebangsal dan kelas
perawatan yang  sesuai  dengan  pilihan  pasien  dan admission note
b. Mencatat setiap perubahan jumlah dan nama pasien baik masuk, keluar
maupun mutasi antar ruang.
c. Menyediakan lembar tambahan untuk keperluan rawat inap.
d. Melakukan komunikasi dengan bangsal Unit Rawat Inap
e. tentang pasien yang masuk / keluar.
f. Meminta persetujuan dan memberi petunjuk kepada pasien untuk mengisi
lembar persetujuan dirawat.
 
2. Dokumen yang digunakan
a. Lembar kelengkapan berkas rekam medis rawat inap (Paket rawat inap).
b. Register pendaftaran pasien rawat inap 
c. Catatan penggunaan tempat tidur
d. Buku ekspedisi serah terima berkas rekam medis dengan Unit Rawat Inap.
e. Daftar tarif dan kelas perawatan
f. Daftar penyakit menular dan wabah yang dilaporkan ke Dinas Kabupaten
 
3. Informasi yang bisa diperoleh
a. Distribusi pasien masuk rawat inap berdasarkan asal jalan, gawat darurat
dan rujukan luar,
b. Jumlah pasien rujukan dan distribusi asal rujukan.
c. Jumlah dan cara pasien keluar.
d. jumlah pasien rawat inap Askes - non Askes
e. Jumlah tempat tidur kosong dun terisi perbangsal.

4. Admission Note (Surat Pengantar dirawat inap)

Apabila pasien harus dirawat inap karena penyakitnya, maka harus dibuat
admission note dengan menyebutkan identitas pasien, diagnosa terapi
sementara, instruksi berikutnya dan ruang/kelas yang diminta pasien. Formulir
ini merupakan media komunikasi antara URJ dengan TPPRI
Isi              : Identitas pasien, diagnosa, terapi, dan perintah untuk dirawat inap
yang ditandatangani oleh dokter
Kegunaan   : Menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan atau pelayanan
dan melaksanakan proses berikutnya
Kelompok   Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan
: kesehatan
Unit terkait : TPPRI

5. Surat Pengantar Rujukan

Surat Pengantar ditulis dokter digunakan bila pasien harus dirujuk ke
dokter lain atau keluar rumah sakit, dapat ke rumah sakit yang fasilitasnya
lebih baik (kelas lebih tinggi) atau ke kelas yang lebih rendah dari rumah sakit
yang bersangkutan. Isi formulir ini harus lengkap ditujukan kepada doketr
siapa (keahlian apa), identitas pasien dan semua keterangan medis serta
dimasukkan ke dalam amplop tertutup ditulis RAHASIA.
Isi              : Identitas pasien, pernyataan rujukan dari dokter ke dalam maupun
keluar rumah sakit, ringkasan penyakit, dan terapi oleh dokter
pengirim
Kegunaan   : Alat komunikasi yang bersifat rahasia dan sebagai perintah untuk
dilaksanakannya suatu pelayanan kesehatan lebih lanjut.
Kelompok   Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar
: organisasi/pembuat
Unit terkait : TPPRI, dokter di URI, rumah sakit lain, poliklinik lain.

6. Surat Pengantar Pemeriksaan Penunjang

Formulir ini merupakan media komunikasi antara dokter dengan petugas
instalasi pemeriksaan penunjang atau penunjang medis biasanya sudah tersedia
berbagai jenis pemeriksaan penunjang sehingga dokter cukup memberi tanda
silang pada jenis yang diperlukan dan menulis identitas pasien.
Isi              : Identitas pasien,pengantar dari dokter untuk melakukan
pemeriksaan, dan resep
Kegunaan   :
Kelompok   Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar
: organisasi/pembuat
Unit terkait :

7. Surat Keterangan 
Surat keterangan sering diperlukan pasien atau keluarganya untuk
berbagai keperluan. Oleh karena itu harus selalu tersedia disini yaitu surat
keterangan sehat, sakit dan kematian.
Isi              :
kkkjj

Kegunaan   :
Kelompok   Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar
: R
organisasi/pembuat
Unit terkait :

8. Resep
Resep merupakan media antara dokter dengan apoteker, ini digunakan
untuk menulis nama obat, dosis, cara pemberian, dan cara menggunakan
untuk disediakan oleh apoteker setelah dikontrol kebenarannya selanjutnya
diserahkan kepada pasien dengan penjelasan seperlunya.
Isi              :
Kegunaan   :
Kelompok   Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/
: pembuat
Unit terkait :

11.  Tracer (Kartu petunjuk)

Formulir ini sebenamya yang paling membutuhkan adalah bagian
filling untuk memudahkan pengembalian dokumen RM yang telah selesai
digunakan, dan dikembalikan di bagian filling. Oleh sebab itu kartu ini harus
diisi setiap dokumen RM akan diambil kemudian disisipkan pada tempat
dokumen yang akan diambil tersebut sebagai petunjuk bahwa dokumen RM
itu sedang tidakberada di tempat penyimpanan. Formulir ini penting artinya
pula untuk melacak apabila dokumen RM
tersebut "hilang", karena didalamnya berisi kapan, siapa, dimana untuk apa
dokumen RM digunakan.
Isi              :
Kegunaan   :
Kelompok   :
Unit terkait :

12.  Dokumen RM Rawat Jalan (Status Pasien)

Dokumen RM rawat jalan digunakan oleh dokter dan perawat di URJ (Unit
Rawat Jalan) untuk mencatat hasil pelayanan medis dan keperawatan. 
Untuk pasien lama harus disediakan dokumen lama yang sesuai dengan
identitas pasien. 
Untuk pasien baru menggunakan dokumen baru yang harus ditulis No.
RM, data pribadi  dan_Sosial pasien secrar lengkap. Data dasar pasien ini
akan digunakan seterusnya untuk setiap pelayanan dilakukan. Apabila pasien
datang dengan surat rujukan, maka surat tersebut harus ditempelkan menjadi
satu dengan dokumen RM.
Isi              :
Kegunaan   :
Kelompok   :
Unit terkait :

13. Informed Concent (persetujuan Tindakan Medik)

Di poliklinik tertentu misalnya bedah, gigi dan mulut kadangkala
melakukan tindakan medik. Untuk itu perlu disiapkan formulir persetujuan
tindakan medik.
Formulir yang berisi informasi tentang tindakan dan persetujuan pasien
atau keluarganya ini harus ditandatangani kedua pihak yang memberi
penjelasan atau yang akan melakukan tindakan dan pasien atau keluarganya.
Ada beberapa macam informed consent :
a. Oral Consent : Persetujuan secara lisan, misalnya pasien akan memperoleh
tindakan suntikan dan akibat jika memakai atau tidak memakai obat
tersebut.
 b. Impled Consent : Persetujuan atau penolakan diberikan berdasarkan
tindakannya.
c. Written Consent : Persetujuan secara tertulis (informasi tidak harus tertulis
dan tidak menggunakan materai)
Informed consent ini sangat penting artinya untuk alat bukti hukum.
Isi              :
Kegunaan   :
Kelompok   Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/
: pembuat
Unit terkait :