SISTEM PENERIMAAN PASIEN

Sistem penerimaan pasien di rumah sakit di kategorikan menjadi 2, yaitu :

1. Pasien Rawat jalan

2. Pasien Rawat Inap

Macam-macam Penerimaan Pasien Rawat Jalan :

1. Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit, pasien datang di rumah sakit dibedakan
menjadi :

a. Pasien dapat menunggu

- Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian

- Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat

b. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat)

2. Dilihat menurut jenis kedatangannya :

a. Pasien Baru

b. Pasien Lama

3. Dilihat dari asal kedatangannya :

a. Dikirim oleh dokter praktek diluar rumah sakit

b. Dikirim oleh rumah sakit lain, Puskesmas atau jenis pelayanan kesehatan lain.

c. Datang sendiri atas kemamuan sendiri.

A. PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

Penerimaan pasien rawat jalan dilaksanakan di TPPRJ atau Tempat Penerimaaan

Pasien Rawat Jalan. Yang merupakan pintu Pelayanan Pasien rawat jalan.
Tempat Pendaftaran Paslen Rawat Jalan (TPPRJ) lebih dikenal sebagai Loket Pendaftaran
Rawat Jalan atau admission rawat Jalan. Sifat pelayanan di TPPRJ adalah administratif
(tertib. rapi, teliti, dan cepat) serta rahasia (serah terima dokumen dari satu unit ke unit
lain tidak boleh oleh pasien atau keluarga tetapi oleh petugas).

Dalam hal pelayanan dokumen rekam medik, TPPRJ merupakan tempat penyediaan
dokumen baru sekaligus pemberian Nomer Rekam Medik (Nomor RM) bagi pasien
kunjungan pertama dan pencarian Nomer RM lama pasien kunjungan ulang.

Tugas pokok dan fungsi TPPRJ :

1. Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan

2. Mencatat data dasar pasien ke dalam dokumen RM

3. Mendistribusikan dokumen RM ke masing-masing poliklinik.

4. Membantu bagian keuangan dalam hal memberikan keterangan mengenai

besamya jasa pelayanan IRJ )instalasi Rawat Jalan) yang dlperlukan pasien

5. Memberi informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pasien, mrnajemen

atau pelanggan lainnya.

Informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen :

• Jumlah kunjungan pasien rawat Jalan (baru dan lama)

• Jumlah kunjungan rawat jalan pasien Askcs

• Alamat pasien, untuk mengetahui cakupan pelayanan

• Petugas URJ yang bertanggung jawab terhadap pasien dan dokumen RM

• Dokter yang bertanggung Jawab terhadap pelayanan kesehatan IRJ di masing-

masing.

Dokumen dan Formulir yang dibutuhkan :

1. Kartu Identitas Berobat (KIB)

Formulir KIB berisi identitas pasien dan No. RM dibuat dan diisi untuk diserahkan kepada
pasien dengan pesan untuk dibawa setiap saat berobat di rumah sakit yang
bersangkutan.

Formulir ini dapat dikatakan sebagai bukti bahwa pasien telah mendaftarkan dan
tercatat sebagai pasien RS.

Isi : Identitas Pasien, Alamat, dan nomor RM

Kegunaan : Sebagai bukti pasien telah mendaftar dan pernah berobat di rumah sakit

Kelompok : Formulir yang dibuat dan diberikan kepada pasien

Unit terkait : Dengan unit lain tidak ada (hanya dengan pasien/ keluarga)

2. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

Formulir yang berbentuk indeks ini dibuat dan diisi untuk disimpan secara alfabetik
berdasarkan nama pasien di tempat penerimaah pasien rawat jalan. Penyimpanan
secara alfabetik berguna untuk mencari nomor RM pasien lama yang datang kembali
dengan tidak membawa KIB. Dengan mcnanyakan nama pasien maka berdasarkan nama
tersebut dicarilah nomor RM pada K1UP. Pencarian No. RM ini sangat penting sekali
artinya untuk mencari dokumen RM yang tersimpan di bagian filling. Dengan menulis
No. RM, tanggal, pengguna dokumen RM pada tracer oleh petugas loket dtserahkankan
kepetugas filling.

Petugas fillinglah yang menyediakan dokumen RM lama infonnasi medis tetap

berkesinambungan.

Kegunaan lain KIUP adalah dapat digunakan untuk memetakan (maping) pelanggan RS
yaitu berdasarkan alamat yang tertulis didalamnya dikelompokkan menurut desa atau
kecamatan sehingga dapat diketahui penduduk mana yang telah dan yang belum
memanfaatkan rumah sakit. Contoh KIUP pada lampiran 3

Isi : Identitas pasien, identitas keluarga

Kegunaan : Mempermudah dalam mencari nomor RM lama dan mencatat tindakan

yang telah dilaksanakan

Kelompok : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi pelayanan

kesehatan

Unit terkait : TPPRI, URI, Assembling, Filing

3. Register Pendaftaran Pasien rawat Jalan

Register ini ditulis setiap kali pasien dating di rumah sakit yang berisi keterangan
mengenai tanggal, nomor urut, nomor rekam medis, identitas pasien (nama, alamat,
umur, jenis kelamin), pengunjung baru/lama, cara pembayaran, termasuk askes,
keringan dan gratis.

Dengan register ini dapat dilakukan control hasil pendapatan pendaftaran

pasien dengan kasir, selain itu dapat pula digunakan untuk mencari nomor rekam medis
atau identitas pasien bila KIUP tak ditemukan.

Isi : No. RM, Identitas, jumlah pasien baru/lama, cara pembayaran

Kegunaan : Mengetahui jumlah pengunjung baru atau lama, Alat bantu mencari no.
RM bila KIUP tak ditemukan, dan alat bantu kontol pendapatan

Kelompok : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi

Unit terkait : Kasir Rawat Jalan

5. Buku Ekspedisi

Seperti halnya buku ekspedisi surat, setiap penyerahan dokumen rekam medis harus
menggunakan buku ekspedisi agar keamanannya terjamin khususnya bila dijumpai
kehilangan dokumen rekam medis.

Isi : No RM, bagian yang menggunakan berkas RM, tanggal pinjam dan tanda
tangan peminjam

Kegunaan : Untuk bukti penyerahan dokumen rekam medis ke unit lain yang
menggunakan

Kelompok : Formulir ini dibuat dan disimpan dalam organisasi pelayanan kesehatan

Unit terkait : URJ, URI atau unit lain yang menggunakan RM

6. Buku Catatan Pengendalian Nomer Rekam Medis

Agar nomor rekam medis yang digunakan / diberikan seorang pasien tidak
diberikan lagi kepada pasein yang sama, maka setiap nomor rekam medis yang telah
digunakan dicatat nama pasiennya pada buku ini.
Isi : NO RM, nama, alamat pasien

Kegunaan : Mengurangi kesalahan dalam pemberian nomor rekam medis

Kelompok : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan kesehatan

Unit terkait : Assembling

7. Catatan Penggunaan Dokumen Rekam Medis

Setiap penggunaan formulir sebaiknya dicatat jenis dan jumlahnya. Hal ini penting
artinya untuk perancangan formulir, pengadaan serta efisiensi penggunaannya.

Isi : No. RM, jenis formular, jumlah formulir awal, diterima, digunakan

Kegunaan : Alat yang penting dalam menjalankan organisasi (mendesain/

merancang, melakukan survei dan merencanakan kebutuhan formulir)

Kelompok : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan kesehatan

Unit terkait : Assembling

B. TPPRI : TEMPAT PENGATURAN (PENERIMAAN) PASIEN RAWAT INAP.

1. Tugas Pokok

a. Menerima pasien rawat inap untuk diarahkan kebangsal dan kelas perawatan
yang sesuai dengan pilihan pasien dan admission note

b. Mencatat setiap perubahan jumlah dan nama pasien baik masuk, keluar
maupun mutasi antar ruang.

c. Menyediakan lembar tambahan untuk keperluan rawat inap.

d. Melakukan komunikasi dengan bangsal Unit Rawat Inap

e. tentang pasien yang masuk / keluar.

f. Meminta persetujuan dan memberi petunjuk kepada pasien untuk mengisi

lembar persetujuan dirawat.

2. Dokumen yang digunakan

a. Lembar kelengkapan berkas rekam medis rawat inap (Paket rawat inap).

b. Register pendaftaran pasien rawat inap

c. Catatan penggunaan tempat tidur

d. Buku ekspedisi serah terima berkas rekam medis dengan Unit Rawat Inap.

e. Daftar tarif dan kelas perawatan

f. Daftar penyakit menular dan wabah yang dilaporkan ke Dinas Kabupaten

3. Informasi yang bisa diperoleh

a. Distribusi pasien masuk rawat inap berdasarkan asal jalan, gawat darurat dan
rujukan luar,

b. Jumlah pasien rujukan dan distribusi asal rujukan.

c. Jumlah dan cara pasien keluar.

d. jumlah pasien rawat inap Askes - non Askes

e. Jumlah tempat tidur kosong dun terisi perbangsal.

4. Admission Note (Surat Pengantar dirawat inap)

Apabila pasien harus dirawat inap karena penyakitnya, maka harus dibuat
admission note dengan menyebutkan identitas pasien, diagnosa terapi sementara,
instruksi berikutnya dan ruang/kelas yang diminta pasien. Formulir ini merupakan media
komunikasi antara URJ dengan TPPRI

Isi : Identitas pasien, diagnosa, terapi, dan perintah untuk dirawat inap yang
ditandatangani oleh dokter

Kegunaan : Menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan atau pelayanan dan

melaksanakan proses berikutnya

Kelompok : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam instansi pelayanan kesehatan

Unit terkait : TPPRI

5. Surat Pengantar Rujukan

 Surat Pengantar ditulis dokter digunakan bila pasien harus dirujuk ke dokter lain
atau keluar rumah sakit, dapat ke rumah sakit yang fasilitasnya lebih baik (kelas lebih
tinggi) atau ke kelas yang lebih rendah dari rumah sakit yang bersangkutan. Isi formulir
ini harus lengkap ditujukan kepada doketr siapa (keahlian apa), identitas pasien dan
semua keterangan medis serta dimasukkan ke dalam amplop tertutup ditulis RAHASIA.

Isi : Identitas pasien, pernyataan rujukan dari dokter ke dalam maupun

keluar rumah sakit, ringkasan penyakit, dan terapi oleh dokter pengirim

Kegunaan : Alat komunikasi yang bersifat rahasia dan sebagai perintah untuk
dilaksanakannya suatu pelayanan kesehatan lebih lanjut.

Kelompok : Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/pembuat

Unit terkait : TPPRI, dokter di URI, rumah sakit lain, poliklinik lain.

6. Surat Pengantar Pemeriksaan Penunjang

Formulir ini merupakan media komunikasi antara dokter dengan petugas

instalasi pemeriksaan penunjang atau penunjang medis biasanya sudah tersedia
berbagai jenis pemeriksaan penunjang sehingga dokter cukup memberi tanda silang
pada jenis yang diperlukan dan menulis identitas pasien.

Isi : Identitas pasien,pengantar dari dokter untuk melakukan pemeriksaan,

dan resep

Kegunaan :

Kelompok : Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/pembuat

Unit terkait :

7. Surat Keterangan

Surat keterangan sering diperlukan pasien atau keluarganya untuk berbagai keperluan.
Oleh karena itu harus selalu tersedia disini yaitu surat keterangan sehat, sakit dan
kematian.

Isi :

Kegunaan : kkkjj

Kelompok : Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/pembuat
Unit terkait : R

8. Resep

Resep merupakan media antara dokter dengan apoteker, ini digunakan untuk
menulis nama obat, dosis, cara pemberian, dan cara menggunakan untuk disediakan
oleh apoteker setelah dikontrol kebenarannya selanjutnya diserahkan kepada pasien
dengan penjelasan seperlunya.

Isi :

Kegunaan :

Kelompok : Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/ pembuat

Unit terkait :

11. Tracer (Kartu petunjuk)

Formulir ini sebenamya yang paling membutuhkan adalah bagian filling untuk
memudahkan pengembalian dokumen RM yang telah selesai digunakan, dan
dikembalikan di bagian filling. Oleh sebab itu kartu ini harus diisi setiap dokumen RM
akan diambil kemudian disisipkan pada tempat dokumen yang akan diambil tersebut
sebagai petunjuk bahwa dokumen RM itu sedang tidakberada di tempat penyimpanan.
Formulir ini penting artinya pula untuk melacak apabila dokumen RM

tersebut "hilang", karena didalamnya berisi kapan, siapa, dimana untuk apa dokumen
RM digunakan.

Isi :

Kegunaan :

Kelompok :

Unit terkait :

12. Dokumen RM Rawat Jalan (Status Pasien)

Dokumen RM rawat jalan digunakan oleh dokter dan perawat di URJ (Unit Rawat Jalan)
untuk mencatat hasil pelayanan medis dan keperawatan.
Untuk pasien lama harus disediakan dokumen lama yang sesuai dengan identitas pasien.

Untuk pasien baru menggunakan dokumen baru yang harus ditulis No. RM, data pribadi
dan_Sosial pasien secrar lengkap. Data dasar pasien ini akan digunakan seterusnya
untuk setiap pelayanan dilakukan. Apabila pasien datang dengan surat rujukan, maka
surat tersebut harus ditempelkan menjadi satu dengan dokumen RM.

Isi :

Kegunaan :

Kelompok :

Unit terkait :

13. Informed Concent (persetujuan Tindakan Medik)

Di poliklinik tertentu misalnya bedah, gigi dan mulut kadangkala melakukan

tindakan medik. Untuk itu perlu disiapkan formulir persetujuan tindakan medik.

Formulir yang berisi informasi tentang tindakan dan persetujuan pasien atau
keluarganya ini harus ditandatangani kedua pihak yang memberi penjelasan atau yang
akan melakukan tindakan dan pasien atau keluarganya. Ada beberapa macam informed
consent :

a. Oral Consent : Persetujuan secara lisan, misalnya pasien akan memperoleh

tindakan suntikan dan akibat jika memakai atau tidak memakai obat tersebut.

b. Impled Consent : Persetujuan atau penolakan diberikan berdasarkan

tindakannya.

c. Written Consent : Persetujuan secara tertulis (informasi tidak harus tertulis dan
tidak menggunakan materai)

Informed consent ini sangat penting artinya untuk alat bukti hukum.

Isi :

Kegunaan :

Kelompok : Formulir yang dibuat dan dikirim pada pihak luar organisasi/ pembuat

Unit terkait :