Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan~

A. TUGAS POKOK TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan adalah
disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Tugas pokoknya yaitu :

1. Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di
rumah sakit.

2. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas dan lengkap.

3. Membuat KIB dan menyerahkannya kepada pasien.

4. Membuat, menyimpan dan menggunakan KIUP.

5. Mencatat pendaftaran pasien dalam buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

6. Menulis nomor rekam medis pada setiap lembar dokumen rekam medis sebagai identitas
pasien.

7. Mencari nomor rekam medis lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan
menggunakan KIUP untuk keperluan pencarian dokumen rekam medis pasien tersebut.

8. Mendistribusikan dokumen rekam medis ke URJ.

B. FUNGSI TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

1. Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP, dan
buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang
ditetapkan.

3. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru.

 4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui bagian filing.

5. Penyimpan dan pengguna KIUP.

6. Pendistribusi dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan.

C. DESKRIPSI KEGIATAN POKOK

1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk
pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan, yaitu :

a. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

b. KIB atau KTPP (Kartu Identitas Berobat atau Kartu Tanda Pengenal Pasien)

c. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor
rekam medis.

d. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

e. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis.

f. Tracer

g. Buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis.

h. Karcis pendaftaran pasien.

2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum berarti
pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.

3. Pelayanan kepada pasien baru meliputi :

 a. Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat
jalan, KIB, dan KIUP.

b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali bila datang
berobat berikutnya.

c. Menyimpan KIUP sesuai huruf abjad (alfabetik)

d. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan pasien ke

poliklinik yang sesuai.

e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa,

1) Tempelkan pada formulir rekam medis rawat jalan.

2) Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya, guna mengarahkan
pasien menuju poliklinik yang sesuai.

f. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.

g. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan

buku ekspedisi.

4. Pelayanan pasien lama, meliputi :

a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.

b. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer
utnuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.

c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di
KIUP.

d. Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk
dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
 e. Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran.

5. Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi
penanggung biaya pelayanan kesehatan.

6. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :

a. Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan,

b. Mencocokan jumlah pasien dengan jumlah pendapatan pendaftaran rawat jalan dengan
kasir rawat jalan.

c. Membuat laporan harian tentang :

d. Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi.

e. Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan formulir rekam

medis.

f. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistik
rumah sakit.

D. FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT

1. Fungsi Assembling di unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap :

a. Penyediaan dokumen rekam medis baru dan formulir yang dibutuhkan unit rawat jalan.

b. Alokasi nomor rekam medis pasien yang lewat tempat pendaftaran pasien rawat jalan.

c. Pencatatan, penggunaan, dan pengendalian nomor dan dokumen rekam medis.

2. Fungsi Filing unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap :

a. Pencarian dokumen rekam medis lama dengan menggunakan tracer

 b. Penyerahan dokumen rekam medis ke TPPRJ dengan buku ekspedisi.

3. Fungsi kasir (keuangan) bertanggung jawab terhadap :

a. Penerimaan uang pembayaran jasa pelayanan rawat jalan sesuai tarif rawat jalan.

b. Pembuatan bukti pembayaran yang diserahkan kepada pasien dan arsip.

c. Pencocokan pendapatan pendaftaran pasien rawat jalan.

4. Fungsi pelayanan Askes, yang bertanggung jawab terhadap :

a. Pemberian penjelasan prosedur pelayanan kesehatan bagi peserta Askes.

b. Pelayanan rekam medis seperti pasien umumnya.

E. INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN

1. Identitas pasien rawat jalan baru dan lama, askes non askes yang lewat TPPRJ.

2. Alamat pasien, untuk mengetahui cakupan pelayanan.

3. Cara pembayaran pasien rawat jalan.

4. Keringanan pembayaran dan gratis bagi pasien tertentu.

5. Petugas unit rawat jalan yang bertanggung jawab terhadap pasien dan dokumen rekam
medis.

6. Dokter yang bertanggung jawab terhadap pelayanan kesehatan di URJ masing-masing.

F. DOKUMEN DAN CATATAN YANG DIGUNAKAN

1. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

2. KIB (Kartu Identitas Berobat)

 3. Dokumen rekam medis rawat jalan

4. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan

5. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis

6. Buku catatan penggunaan formulir rekam medis

7. Tracer

8. Buku ekspedisi

G. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM

1. Penyiapan dokumen rekam medis dan catatan yang akan dibutuhkan oleh TPPRJ

2. Penerimaan dan pendaftaran pasien oleh TPPRJ

3. Pencatatan data dasar pasien ke dalam dokumen rekam medis dan buku register oleh
TPPRJ

4. Pemberitahuan dan penerimaan dokumen rekam medis antara TPPRJ dengan bagian filing

5. Pengendalian dokumen rekam medis dan nomor rekam medis di TPPRJ

6. Distribusi dokumen rekam medis ke poliklinik oleh petugas distribusi dokumen rekam
medis

H. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN

1. Digunakannya catatan penggunaan dokumen rekam medis dan nomor rekam medis baru di
loket pendaftaran rawat jalan.

2. Digunakannya catatan registrasi pasien pada buku register dengan nomor urut dan nomor
rekam medis milik pasien.
 3. Digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis lama.

4. Digunakannya buku ekspedisi dokumen rekam medis rawat jalan.

PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN 1. Pencatatan Pencatatan

yang diperlukan pada pelayanan kesehatan tradisional akupresur meliputi : a. Pencatatan klien
Pencatatan klien menjelaskan informasi tentang : Identitas klien (nama, umur, jenis kelamin,
alamat) Kunjungan klien baru dan kunjungan lama Keluhan klien
9. Rencana tindakan akupresur Tindakan yang diberikan Keterangan (nasihat, anjuran
atau keterangan lain yang diperlukan b. Sarana Pencatatan Catatan pelayanan kesehatan
tradisional kunjungan setiap klien Buku Catatan/register setiap klien Form laporan bulanan
2. Pelapaoran Mekanisme pelaporan dilakukan secara berjenjang dimulai praktik mandiri
pengobat tradisional dari griya kesehatan tradisional ke puskesmas. Puskesmas kepada dinas
kesehatan Kabupaten/kota. Selanjutnya dinas kesehatan provinsi ke Kementerian kesehatan RI
yang dilakukan berkala. 3. Evaluasi Kegiatanmonitoringdilakukanmelalui
pencatatandanpelaporan yangberlakuataumelaluipengamatan langsung, untuk melihat apakah
pelaksanaan sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan keberhasilan kegiatan, disamping
melihat hambatan/masalah yang timbul serta kinerja oleh petugas Puskesmas . Upaya ini
dilakukan juga agar terjadi kesinambungan kegiatan dan peningkatannya Evaluasi kegiatan
dilakukan melalui pemanfataan data hasil pencatatan dan pelaporan, pengamatan,
langsungataupundengan melakukanstudidanatau penelitiankhusus untuk
melakukanpengembangan kegiatan selanjutnya. Instrumen monitoring dan evaluasi yang
dipergunakan adalah pencatatan kegiatan dalam Puskesmas serta umpan balik laporan dari
Kabupaten/Kota.

Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
disebut juga loket pendaftaran rawat jalan.

Adapun fungsi TPPRJ adalah :

1. Pencatatan identitas pasien dalam formulir rekam medis rawat jalan, sebagai data dasar
pasien, KIB, KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang
ditetapkan.

3. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru.

 4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui bagian filing.

5. Penyimpanan dan penggunaan KIUP.

6. Penditribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan.

7. Penyedia informasi jumlah kunjunagan pasien rawat jalan.

Fungsi atau peranan dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi
pelayanan yang pertama kali diterima pasien atau keluarganya sehingga baik
buruknya mutu pelayanan akan dinilai di sini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan,
ketepatan, kelengkapan, kejelasan informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-
lain. Adapun tugas pokok TPPRJ yaitu:

1. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).

2. Menyediakan formulir-fomulir rekam medis dalam folder/ dokumen

rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan
yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama).

3. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik yang

sesuai keluhannya.

4. Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit

atau puskesmas yang bersangkutan.

Adapun deskripsi pokok kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan adalah:

1. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat
atau belum.
Apabila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.

2. Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:

a. Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada

formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.

b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila
datang berobat berikutnya.

c. Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).

d. Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik

yang sesuai.

e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:

1) Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.

2) Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya
guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.

f. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.

g. Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai, dengan

menggunakan buku ekspedisi TPPRJ.

3. Menyiapkan formulir, catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan dalam
pelayanan, yaitu:

a. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

b. KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien).

c. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi
nomor rekam medis.

d. Kartu petunjuk (tracer).

e. Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan.

f. Karcis pendaftaran pasien.

4. Pelayanan kepada pasien lama, meliputi:

a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.

 b. Bila membawa KIB, petugas mencatat nama dan nomor rekam medis pasien
pada tracer untuk dipinjamkan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.

c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari
nomor rekam medis pada KIUP.

d. Mencatat nama dan nomor rekam medis dari KIUP kedalam tracer
untuk meminjam dokumen rekam medis lama ke bagian filing.

5. Mempersilahkan pasien membayar di loket pembayaran.

6. Pelayanan bagi pasien asuransi sesuai dengan peraturan dan prosedur asuransi
sebagai penanggung biaya pelayanan kesehatan.

7. Setelah akhir pelayanan, kegiatan yang dilakukan adalah:

a. Mencatat identitas pasien pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

b. Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapatan antara

bagian pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan.

c. Membuat laporan harian tentang:

1) Penggunaan nomor rekam medis, untuk menghindari terjadi duplikasi nomor

rekam medis.

2) Penggunaan formulir rekam medis, untuk mengendalikan pengunaan setiap

formulir rekam medis.

3) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan pasien lama,

untuk keperluan pembuatan laporan internal rumah sakit.

Share ke:

Facebook Google+ Twitter

Artikel Ter