JOB DESCRIPTION

PENDAFTARAN DAN KASIR

UNIT KERJA : PENDAFTARAN

Pendaftaran atau Registrasi pasien merupakan bagian terdepan dari pelayanan
Klinik, di sini pasien didata identitas dan keperluan kunjungannya ke Klinik. Bagian
pendaftaran ini sangat penting karena menjadi acuan data pasien untuk proses-proses
berikutnya, apabila proses di bagian pendaftaran salah, maka proses data pasien di bagian
lain juga otomatis akan salah.
Bagian pendaftaran atau registrasi ini mencatat informasi tentang data pribadi
pasien dan data lain yang diperlukan seperti penanggung pasien, asuransi, pekerjaan,
alamat darurat dan lain sebagainya, di samping itu juga mencatat data kunjungan pasien
atau pasien hendak berkunjung kemana, poliklinik, laboratorium, UGD, dan lain sebagainya.
Untuk pendaftaran Rawat Inap, dicatat pula pasien masuk ke ruang apa, kelas berapa. Hal
ini penting karena beberapa komponen biaya di rumah sakit akan mengacu kepada data
pasien tersebut, oleh karena itu pencatat data yang benar diawal akan sangat menentukan
keakuratan data proses berikutnya.

FUNGSI UNIT PENDAFTARAN

Fungsi atau peranan pendaftaran dalam pelayanan kepada pasien adalah
sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima pasien atau keluarganya
sehingga baik buruknya mutu pelayanan akan dinilai di sini. Adapun fungsi Unit Pendaftaran
adalah :
1. Pencatatan identitas pasien dalam formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap,
sebagai data dasar pasien, KIB dan buku register pendaftaran pasien.
2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran
yang ditetapkan.
3. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru.
4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama.
5. Penditribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan dan rawat inap.
6. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.
TUGAS POKOK UNIT PENDAFTARAN
1. Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang
pelayanan di Klinik.
2. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas dan lengkap.
3. Membuat KIB dan menyerahkannya kepada pasien.
4. Mencatat pendaftaran pasien dalam buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
5. Menulis nomor rekam medis pada setiap lembar dokumen rekam medis sebagai
identitas pasien.
6. Mencari nomor rekam medis lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan
menggunakan KIUP untuk keperluan pencarian dokumen rekam medis pasien
tersebut.
7. Mendistribusikan dokumen rekam medis ke URJ.
8. Melakukan pencatatan setiap ada perubahan nama pasien masuk dan keluar yang
sedang rawat inap, termasuk mutasi pasien antar ruang. Bila perlu nama-nama
pasien yang sedang rawat inap dipasang pada papan sehingga mudah dibaca.
9. Menerima pasien yag rawat inap untuk diarahkan ke ruangan dan kelas perawatan
yang sesuai dengan pilihan pasien dan admission note.
10. Menyedikan formulir RM rawat inap tambahan yang diperlukan URI untuk mencatat
pelayanan medis dan keperawatan yang sesuai.
11. Memberikan informasi yang jelas kepada yang membutuhkan.

DOKUMEN /CATATAN YANG DIGUNAKAN UNIT PENDAFTARAN

1. Formulir pendaftaran
2. KIB (Kartu Identitas Berobat)
3. Dokumen rekam medis / RM
4. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan
5. Buku register pendaftaran pasien rawat inap
6. Surat persetujuan rawat inap
DESKRIPSI KEGIATAN POKOK UNIT PENDAFTARAN
1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk
pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan, yaitu :
a. Formulir Pendaftaran Pasien.
b. KIB (Kartu Identitas Berobat)
c. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum
berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
3. Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a. Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam
medis rawat jalan dan KIB
b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali bila
datang berobat berikutnya.
c. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan
pasien ke poliklinik yang sesuai.
d. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan
menggunakan buku ekspedisi.
4. Pelayanan pasien lama, meliputi :
a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya untuk
dicarikan dokumen rekam medis lama.
c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari
di system klinik. Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di
system untuk dicarikan dokumen rekam medis lama.
5. Mempersilahkan pasien menunggu giliran/antrian ke Poliklinik terkait.
6. Menerima pasien rawat inap berdasarkan admission note atau pasien GD.
7. Mewancarai pasien untuk menentukan bangsal dan kelas perawatan serta membuat
surat persetujuan rawat inap.
TANGGUNG JAWAB UNIT PENDAFTARAN
1. Memastikan pasien mendapat pelayanan yang baik dan sesuai dengan antrian di Poli
terkait.
2. Memastikan pasien mendapat KIB dan no RM yang berbeda-beda.
3. Menyampaikan informasi sejelas-jelasnya kepada pasien mengenai fasilitas dan
kebijakan klinik.
4. Memastikan pasien memberikan data yang sesuai/valid, sehingga dapat dihubungi
kemudian hari jika ada hal-hal mendesak.
5. Memastikan pasien yang daftar terdaftar di poliklinik atau di ruang rawat inap yang
dituju.
6. Bertanggung jawab atas semua data administrasi pasien dan setiap informasi
mengenai klinik sentya yang di berika terhadap pasien.

UNIT KERJA : KASIR

Pengerti an kasir secara umum adalah orang yang bertugas untuk
menangani keuangan suatu organisasi baik organisasi yang mempunyai tujuan komersial
maupun yang non-komersial. Tugas kasir pada umumnya sama, yaitu menerima
pembayaran dari konsumen. Bedanya, kasir rumah sakit akan terhubung dengan rekam
medis pasien (medical record ) dari pasien. Kasir memiliki fungsi sebagai orang yang
menangani pembayaran.

FUNGSI UNIT KASIR

Fungsi atau peranan kasir dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi
pelayanan pembayaran untuk semua tindakan yang telah dilakukan oleh tenaga medis dan
diterima oleh pasien termasuk obat-obatan yang diberikan. Adapun fungsi Unit Pendaftaran
adalah :
1. Penerima pembayaran tunai dari pasien ke pihak Klinik atas semua
tindakan yang telah dilakukan tenaga medis.
2. Penyedia Billing tagihan pasien sesuai tindakan yang diterima pasien.
3. Penyedia informasi/keterangan pasien telah menyelesaikan seluruh
biaya administrasi klinik untuk rawat jalan dan rawat inap.
 4. Penerima pembayaran untuk uang muka rawat inap.

TUGAS POKOK UNIT KASIR

1. Melayani proses administrasi pasien.
2. Menerima uang / pembayaran pasien rawat jalan dan rawat inap.
3. Membuat laporan penerimaan tunai/ transaksi pasien.
4. Membuat perincian pembayaran pasien rawat jalan dan rawat inap.
5. Memberi informasi terkait billing kepada pasien (Rawat Inap)
6. Memastikan kelancaran dan konfirmasi ke bagian terkait pada saat penyelesaian
administrasi pasien
7. Menginput pembayaran ke dalam sistim operasional

DOKUMEN /CATATAN YANG DIGUNAKAN UNIT KASIR

1. Slip Registrasi
2. Billing Tagihan Pasien
3. Kwitansi Pasien
4. Catatan Setoran per Shift

DESKRIPSI KEGIATAN POKOK UNIT PENDAFTARAN

1. Menyiapkan tagihan pasien yang sudah lengkap, dan menginformasikan jumlah yang
harus dibayarkan pasien.
2. Menerima pembayaran tunai dari pasien sesuai jumlah yang terinformasi di tagihan
untuk rawat jalan dan rawat inap.
3. Memberikan cetakan billing tagihan pasien sebagai bukti pembayaran yang sah.
4. Menginformasikan uang muka yang harus dibayarkan pasien rawat inap.
5. Menerima pembayaran uang muka pasien rawat inap.
6. Menerima pembayaran paien OTC/bebas.

TANGGUNG JAWAB UNIT KASIR

1. Memastikan pasien melakukan pembayaran terhadap fasilitas yang telah digunakan
di Klinik.
2. Bertanggung jawab atas segala transaksi keuangan yang ada didalam klinik baik
pasien rawat jalan, rawat inap, maupun pasien OTC.
3. Menyampaikan informasi sejelas-jelasnya kepada pasien mengenai fasilitas dan
kebijakan klinik terkait pembayaran tagihan.
4. Memastikan pasien mendapat billing tagihan yang sesuai.