ASSEMBLING REKAM MEDIS

1.

Definisi Assembling rekam medis

Menurut Budi (2011), assembling berarti merakit. Kegiatan assembling
termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan

2.

formulir yang harus ada pada berkas rekam medis.

Tupoksi assembling rekam medis
a. Peran dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu
sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis,
pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam
medis dan formulir rekam medis (Bambang Shofari, 2004).
b. Berdasarkan fungsi di atas, assembling memiliki tugas pokok sebagai
berikut (Bambang Shofari, 2004) :
1) Terhadap sensus harian yang diterima
a. Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat
darurat dan rawat inap setiap hari.

b. Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat

pada sensus harian masing-masing.

c. Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima

DRM.

d. Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi analising dan

reporting.
2) Terhadap DRM yang diterima
a. Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan dengan itu
melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data
rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis sensus
dengan kasusnyaiv.
b. Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir
i) Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap
kemudian ditempelkan pada halaman depan folder DRM.

ii) Kartu kendali (KK) yang isi datanya meliputi , Tanggal

diterimanya DRM, No.RM, Nama Pasien, Umur/tanggal
lahir pasien, alamat pasien, tanggal masuk pasien, tanggal
keluar pasien, lama dirawat, keadaan keluar pasien
(sembuh/ meninggal/ dirujuk/ aps), diagnose utama,
diagnose
komplikasi,

kedua,

kegiatan

tindakan

dan

seterusya,

medis/operasi,

sebab

diagnose
kematian,

dokter yang merawat, ruang/bangsal perawatan, kelas

perawatan, peserta askes/non askes, ketidaklengkapan

data rekam medis.
c. Bila DRM telah lengkap, selanjutnya :
i) Menyerahkan DRM dan KK ke bagian koding/ indeksing
ii) Menyerahkan sensus harian ke bagian Analisis/ reporting.
d. Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya :
i) Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder
ii)

DRM.
Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM
tidak lengkap kepada unit pencatat untuk diteruskan
kepada

petugas

yang

bertanggungjawabterhadap

kelengkapa isi data rekam medis yang bersangkutan untuk

dilengkapi.
iii) Menyimpan KK berdasarkan isi data rekam medis yang
bersangkutan untuk dilengkapi.
iv) Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2x24 jam
setelah waktu penyerahannya.

3) Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis

a. Mengalokasikan nomor rekam medis TPPRJ, UGD dan kamar
bersalin (untuk bayi baru lahir), bila TPPRI menerima pasien
langsung juga diberi alokasi nomor rekam medis.
b. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak
terjadi duplikasi dengan melakukan pencatatan penggunaannya
ke dalam buku catatan penggunaan nomor rekam medis oleh
unit pwngguna tersebut.
c. Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke
unit-unit yang memerlukan untuk proses pencatatan dan
pelaporan rekam medis.
d. Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan
tersebut dengan menggunakan buku pengendalian peggunaan
formulir rekam medis.

ASSEMBLING DI RSUD DOKTER MOHAMAD SALEH PROBOLINGGO

1.

Definis dan Tupoksi assembling :

Definisi
Tupoksi
Assembling
dokumen a. Peran dan Fungsi Assembling dalam Pelayanan
rekam

medis

adalah

Merakit,

menata

blanko

Rekam Medik :
1) Perakit formulir Rekam Medis

/formulir dan berkas rekam

medik

sesuai

urutan

yang

agar

standart
ditetapkan

dokumen

rekam

2) Peneliti isi data Rekam Medis

3) Pengendali Dokumen Rekam Medis yg tidak
lengkap
4) Pengendali

penggunaan

nomor

Rekam

Medis dan formulir Rekam Medis.

medik mempunyai urutan b. Tugas Pokok Assembling Dokumen Rekam
penataan yang seragam
Medis :
1) Merakit kembali Dokumen Rekam Medis
dan terlihat rapih.
rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap
secara urut
2) Meneliti kelengkapan data yg harus tercatat
dalam Dokumen Rekam Medis
3) Meneliti kebenaran pencatatan data pada
Dokumen Rekam Medis
4) Mengendalikan

Dokumen

Rekam

Medis

yang dikembalikan ke unit pelayanan karena

isinya tidak lengkap
5) Mengendalikan penggunaan nomor rekam
medik

6) Mendistribusikan

dan

mengendalikan

penggunaan formulir rekam medik.

2. Identifikasi petugas assembling

No. Nama Petugas

Tugas yang di kerjakan

1.

a. Menerima Penyerahan rekam medis rawat

Srimurti

inap dari setiap ruangan.

b. Mendatangani buku penyerahan/penyetoran
rekam medis dari setiap bangsal.
c. Mencatat tanggal penyetoran/ pengembalian

2.

Suriah

rekam medis dari setiap bangsal.

d. Merakit berkas rekam medis rawat inap.
e. Menganalisis ketidaklengkapan rekam medis.
a. Menerima Penyerahan rekam medis rawat
inap dari setiap ruangan.
b. Mendatangani buku penyerahan/penyetoran
rekam medis dari setiap bangsal.

c. Mencatat tanggal penyetoran/ pengembalian

3.

Silvi

4.

Setyo Wahyudi

d.
e.
a.
b.
a.

rekam medis dari setiap bangsal.

Merakit berkas rekam medis rawat inap.
Menganalisis ketidaklengkapan rekam medis.
Merakit berkas rekam medis rawat inap
Menganalisis ketidaklengkapan rekam medis.
Menerima lembar penyetoran untuk laporan
ketidaktepatan

pengembalian

dan

ketidaklengkapan rekam medis rawat inap.

b. Membuat report laporan evaluasi aklpcm &
aktpp bulanan dan tahunan.

3.

Tata laksana assembling dokumen rekam medis

a. Terhadap sensus harian :
1.

Menerima Sensus Harian Rawat Jalan, Sensus Harian Instalasi

Gawat Darurat dan Sensus Harian Rawat Inap beserta Dokumen
Rekam Medis rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap setiap hari

2.

Mencocokkan jumlah Dokumen Rekam Medis dengan jumlah pasien

yg tercatat pada sensus harian masing-masing

3.

Menanda tangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima

Dokumen Rekam Medis

4.
b.

Mengirimkan sensus harian ke fungsi analisa dan reporting

Dokumen Rekam Medis yang diterima

1.

Merakit kembali formulir Rekam Medis

2.

Bersamaan dengan itu melakukan kegiatan :

a. meneliti kelengkapan lembar formulir Rekam Medis meliputi :
Bila ada tindakan medik, maka harus ada laporan operasi,
laporan anestesi
Bila pasien meninggal, maka harus ada laporan kematian
Bila bayi baru lahir maka harus ada laporan persalinan, laporan
bayi baru lahir dan identitas bayi baru lahir
Diagnosis penyakit, pemeriksaan laboratorium, radiologi, dan

hasil pemeriksaannya
3. Meneliti kelengkapan isi data Rekam Medis pada setiap lembar
formulir Rekam Medis

c. Mencatat hasil penelitian kelengkapan isi Rekam Medis dalam

formulir kendali
a. kertas kecil untuk mencatat dan memberi tanda formulir yang tidak
lengkap
b. kartu kendali (KK) yg isi datanya meliputi :
tanggal diterimanya Dokumen Rekam Medis
nomor Rekam Medis
nama pasien
umur/tanggal lahir pasien
alamat pasien
tgl masuk pasien dan
tgl keluar pasien

FILING REKAM MEDIS

1.

Definisi filing dan Tupoksi rekam medis

Definis
Tupoksi
Kegiatan menyimpan rekam a. Peran dan fungsi dalam pelayanan rekam
medis

merupakan

melindungi

rekam

usaha

medis yaitu sebagai penyimpan DRM,

medis

penyedia DRM untuk berbagai keperluan,

dari kerusakan fisik dan isi

pelindung

dari rekam medis itu sendiri.

kerahasiaan isi data rekam medis dan

Rekam

pelindung

medis

disimpan

dan

harus
dirawat

dengan baik karena rekam

bahayan

arsip-arsip
arsip-arsip

DRM
DRM

kerusakan fisik,

terhadap
terhadapan

kimiawi

dan

biologi (Bambang Shofari, 2004).

medis merupakan dokumen

b. Berdasarkan fungsi di atas, filing memiliki

rumah sakit yang sangat

tugas pokok sebagai berikut (Bambang

berharga. Ada 2 (dua) cara

Shofari, 2004) :

ppenyimpanan

dalam

1) Menerima KK dan DRM yang sudah

pengelolaan rekam medis

lengkap dan sudh diberi kode dari fingsi

yaitu

Koding /Indeksing.

Sentralisasi

Desentralisasi.

dan

2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap

ke

dalam

rak

penyimpanan

sesuai

dengan metode yang digunakan dan

sesuai dengan kode warna pada nomor
rekam medisnya.
3) Menggunakan halaman sebaliknya KK
yang

sudah

tidak

terpakai

untuk

digunakan sebagai formulir tracer.

4) Menyediakan DRM
5) Mencatat penggunaan DRM pada buku
catatan penggunaan DRM (bon pinjam
DRM).
6)

Menandatangani dan meminta tanda

tangan enerima DRM pada buku catatan
penggunaan DRM.

7) Melakukan

penyisiran

untuk

mengembalikan DRM yang salah letak

8)

Melakukan retensi DRM

9) Bersama tim pemusnah rekam medis

melaksanakan kegiatan pemusnahan
10) Menghitung tingkat penggunaan DRM
per bulan atau per triwulan.
11) Menghitung

kebandelan

pencatatan

kelengkapan

terhadap
isi

DRM

perbulan
12) Menghitung tingkat kehilangan DRM.

FILING REKAM MEDIS DI RSUD DOKTER MOHAMAD SALEH

PROBOLINGGO
1.

Definisi dan tupoksi filing rekam medis di RSUD Dokter Mohamad

Saleh Probolinggo
Definisi
Adalah

tempat 1.

Tupoksi
Menerima berkas RM, dengan mengecek

penyimpanan

berkas

kelengkapan dan kebenaran RM, seperti :

rekam medis yang disusun

Nomor RM dan nama pasien.

dengan
sistem

menggunakan 2.
penyimpanan

Memilah

berkas

RM

sesuai

dengan

pelayanan yang dilakukan pasien baik

disentralisasi.

melalui rawat inap, rawat jalan atau IGD.

3.

Menyimpan/menyusun berkas RM dalam

rak

penyimpanan

sesuai

aturan

penyimpanan disentralisasi.
4.

Penyimpanan dokumen rekam medik rawat

inap

menggunakan

terminal

digit,

penyimpanan dokumen rekam medik rawat

jalan menggunkan middle digit. Sedangkan
dokumen

rekam

medik

gawat

darurat

disimpan menyatu dengan dokumen rawat

inap
5.

Mencabut

RM

yang

memiliki

double

nomor (nomor ganda), perbaiki atau ganti,

beri petunjuk dan simpan kembali.
6.

Menjaga

kebersihan,

kerapian

dan

keamanan berkas rekam medis

2.

Identifikasi petugas
No.
Nama Petugas
1.
Saiful

1.

Tugas yang dikerjakan

Menerima pengembalian rekam

medis

yang telah lengkap dari unit coding.

2.

Menyimpan/menyusun berkas RM dalam

rak penyimpanan

3.

Membuat daftar retensi rekam medis

4.

Melakukan pemilahan dan pemindahan

rekam medis rawat inap inaktif.

5.

Menerima permintaan peminjaman rekam

medis rawat inap.

6.

Mengontrol keluar masuknya berkas.