PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN
RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP
PADA RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK DIAN PLERED

RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK DIAN

JL. RAYA CIBOGO HILIR PLERED PURWAKARTA
TELP. (0264) 270219 FAX. 41162
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Negara Indonesia merupakan negara berkembang yang membutuhkan perbaikan di
segala bidang, misalnya: Bidang ekonomi, pendidikan, sosial budaya, terutama bidang
kesehatan. Karena kesehatan merupakan kebutuhan dasar manusia yang mutlak
dipenuhi, sebelum memenuhi kebutuhan yang lain. Perbaikan di bidang kesehatan ini
meliputi ; segi pelayanan, tenaga kesehatan, dan fasilitas yang memadai.
Rumah sakit sebagai suatu badan usaha, tentu mempunyai misi tersendiri sama seperti
badan usaha lainnya. Produk utama rumah sakit adalah Pelayanan Medis,
Pembedahan, dan Pelayanan perawatan orang sakit, sedangkan sasaran utamanya
adalah perawatan dan pengobatan nyawa dan kesehatan para penderita sakit. Sebagai
salah satu bagian dari rumah sakit, maka Unit Rawat inap dan rawat jalan dirumah
sakit juga perlu diperhatikan dalam bidang pelayanan terhadap pasien.
Dengan disusun tata cara pendaftaran rawat jalan dan rawat inap ini maka diharapkan
dapat membantu meningkatkan mutu pelayanan di seluruh aspek rumah sakit terutama
untuk mencapa kepuasan bagi pasien dan keluarga yang mendapatkan pelayanan.
 BAB II
DEFINISI

Pendaftaran
Adalah mencatat data sosial / mendaftarkan pasien untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.

Pasien
Adalah seseorang yang menerima perawatan medis.

Rawat Jalan
Adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat
inap.

Rawat Inap
Adalah proses perawatan pasien dimana pasien diinapkan di rumah sakit
 BAB III
RUANG LINGKUP

A. Ruang lingkup yang dibahas dalam panduan ini menjelaskan tanggung jawab
petugas pendaftaran dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran pasien mulai dari :
1. menerima pasien.
2. menyiapkan/ mencari dokumen pasien.
3. memasukkan data pendaftaran.
4. mendistribusikan ke masing – masing unit.
5. pencatatan hasil pelayanan kesehatan ( rekam medis ) ke komputer.
6. mengembalikan status ke dalam rak status.
B. Kegiatannya terdiri dari :
1. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, meliputi :
a. Pasien diterima di bagian triage rawat jalan
b. Bila keputusan triage pasien rawat jalan
c. Untuk pasien BPJS, keluarga ke bagian verifikasi untuk menyerahkan
persyaratan administrasi, apabila sudah lengkap, keluarga mendaftar di
loket pendaftaran di rawat jalan
d. Untuk pasien umum,keluarga kemudian ke bagian pendaftaran di loket
e. Pasien menunggu di depan poli yang di tuju
2. Pendaftaran Pasien Rawat Inap, meliputi :
a. Pendaftaran Pasien Baru Umum Rawat Inap
Pendaftaran pasien yang baru pertama kali akan di rawat di rumah sakit melalui
admisi dengan membawa kelengkapan administrasi sesuai dengan ketentuan
tanpa menggunakan kartu peserta jaminan pelayanan kesehatan.
b. Pendaftaran Pasien Lama Umum Rawat Inap
Pendaftaran pasien yang akan di rawat ulang melalui admisi dengan membawa
kelengkapan administrasi sesuai dengan ketentuan tanpa menggunakan kartu
peserta jaminan pelayanan kesehatan.

c. Pendaftaran Pasien Baru Rawat Inap Jaminan BPJS

Pendaftaran pasien yang baru pertama kali akan di rawat di rumah sakit melalui
admisi dengan membawa kelengkapan administrasi sesuai dengan ketentuan dan
menggunakan kartu peserta BPJS.
d. Pendaftaran Pasien Lama Rawat Inap Jaminan BPJS
 Pendaftaran pasien yang akan di rawat ulang melalui admisi dengan membawa
kelengkapan administrasi sesuai dengan ketentuan dan menggunakan kartu
peserta BPJS.

C. PENATALAKSANAAN PROSES PASIEN MASUK RAWAT INAP ( ADMISI

RAWAT INAP )
Kegiatan dalam upaya memberikan penjelasan kepada pasien yang akan di rawat dan
kelurga pasien mengenai pelayanan kesehatan yang ditawarkan / dianjurkan, hasil yang
diharapkan , perkiraan biaya dari pelayanan tersebut baik untuk pasien jaminan atau biaya
pribadi yang tertulis dan ter – autentikasi dalam formulir ( General Concent ) antara
penanggung jawab dan saksi dari keluarga pasien dengan petugas admisi.
 BAB IV
TATA LAKSANA

A. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

1. Pemberian Nomor Rekam Medis
 Pemberian nomor rekam medis terdiri dari enam digit dengan nomor yang
sudah disediakan oleh bank nomor secara otomatis (program pendaftaran)
 Pemberian nomor rekam medis untuk pasien yang akan berobat ke
poliklinik diberikan di tempat pendaftaran rawat jalan
 Pemberian nomor rekam medis untuk pasien yang akan berobat ke
Instalasi Gawat Darurat ( IGD) diberikan di tempat Instalasi Gawat
Darurat
 Penulisan nomor rekam medis pada map yang telah disediakan ditulis
secara manual oleh petugas pendaftaran.
 Penulisan nomor rekam medis pada formulir pemeriksaan rawat jalan dan
Instalasi Gawat darurat ( IGD ) ditulis secara komputerisasi sesuai dengan
program pendaftaran.
2. Pendaftaran Pasien Baru Umum Rawat Jalan
 Pasien / keluarga pasien ke loket pendaftaran
 Petugas pendaftaran mulai mewawancarai pasien.
 Petugas pendaftaran kemudian memasukkan data pasien ke dalam
computer meliputi :
 Nomor rekam medis
 Identitas Pasien
 Tujuan poliklinik
 Petugas pendaftaran mencetak kartu berobat pasien, Formulir ( Assesment
Khusus Rawat Jalan pasien) serta melengkapi data pasien baru di map
rekam medis rawat jalan.
 Petugas pendaftaran mendistribusikan map rekam medis ke poli yang di
tuju
 Pasien mendapat pelayanan kesehatan
 Pasien membayar biaya rawat jalan kepada kasir keuangan
 Pasien mendapatkan obat di bagian farmasi
3. Pendaftaran Pasien Lama Umum Rawat Jalan
 Pasien / keluarga pasien mengambil nomor antrian ditempat yang telah
disediakan
 Pasien mendaftar ke loket pendaftaran setelah nomor antrian dipanggil
 Petugas pendaftaran meminta nomor antrian dan kartu berobat pasien serta
menanyakan tujuan poliklinik yang akan dituju.
 Petugas pendaftaran kemudian mamasukkan data pasien ke dalam
computer, meliputi :
 Nomor rekam medis
 Tujuan poliklinik
 Petugas pendaftaran mencetak labeling pasien untuk disertakan dengan
rekam medis pasien rawat jalan
 Petugas pendaftaran memberikan kartu berobat pasien disertai nama poli
yang akan dituju kepada petugas penyimpanan rekam medis rawat jalan.
 Pasien membayar biaya pendaftaran kepada kasir keuangan.
 Pasien menunggu di poli yang dituju.
4. Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan Jaminan BPJS ( Badan Pelayanan
Jaminan Sosial )
 Pasien menyerahkan kelengkapan persyaratan pendaftaran, meliputi :
Kartu Peserta BPJS dan Surat Rujukan dari Puskesmas atau dokter
keluarga kepada petugas verifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran
rawat jalan.
 Petugas verifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran rawat jalan
memeriksa kelengkapan dokumen pasien. Jika persyaratannya sudah
lengkap, pasien selanjutnya ke bagian “ Screening Pasien “.
Catatan : Jika belum lengkap, petugas verifikasi mempersilahkan pasien
untuk melengkapi persyaratan menjadi pasien umum.
 Petugas screening pasien memeriksa kelengkapan isi surat rujukan dari
Puskesmas, atau Dokter Keluarga dan apabila keadaan sakit yang
dirasakan oleh pasien sesuai dengan diagnosa yang tertulis dan tertuju
pada poliklinik yang bersangkutan, petugas screening pasien
mempersilahkan pasien dan keluarga pasien untuk mengambil nomor
antrian pasien.
 Catatan : apabila tidak ada kesesuaian antara keadaan sakit yang
dirasakan ( diagnosa ) dengan tujuan poliklinik yang dituju, maka petugas
screening pasien berwenang untuk mencoret kemudian membubuhi paraf,
dan menulis tujuan poliklinik yang sesuai dengan keadaan sakit yang
dirasakan ( diagnosa ) oleh pasien.
 Paien / keluarga pasien mengambil nomor antrian ditempat yang telah
disediakan.
 Pasien mendaftar ke loket pendaftaran setelah nomor antriannya di
panggil.
 Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien BPJS baru tersebut dengan
memasukkan data pasien ke dalam computer meliputi :
 Nomor Rekam Medis
 Identitas pasien
 Nomor Peserta BPJS
 Tujuan Poliklinik

 Petugas pendaftaran mencetak kartu berobat pasien, Formulir

( Assesment Pasien Rawat Jalan ), labeling pasien serta melengkapi data
pasien baru di amplop rekam medis rawat jalan dan mengisi kelengkapan
formulir pasien BPJS ( untang – anting )
 Petugas pendaftaran menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas
pembuat jaminan pasien BPJS.
 Petugas pembuat jaminan pasien BPJS membuat SEP
( Surat Eligibilitas Peserta ) sesuai dengan diagnosa dan rujukan dari
puskesmas.
 Petugas pembuat jaminan pasien BPJS menyerahkan berkas rekam medis
yang sudah dilengkapi SEP kepada petugas kurir rawat jalan.
 Kurir rawat jalan memilah dan menyortir berkas rekam medis sesuai
dengan tujuan poliklinik untuk disimpan di rak yang sudah disediakan.
 Kurir rawat jalan mengantarkan berkas rekam medis ke setiap poliklinik.
5. Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan Jaminan BPJS ( BadanPelayanan
Jaminan Sosial )
 Pasien menyerahkan kelengkapan persyaratan pendaftaran, meliputi :
Kartu Peserta BPJS dan Surat Rujukan dari Puskesmas atau dokter
keluarga kepada petugas verifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran
rawat jalan yang berada di meja pelayanan informasi rawat jalan.
 Petugas verifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran rawat jalan
memeriksa kelengkapan dokumen pasien. Jika persyaratannya sudah
lengkap, pasien selanjutnya ke bagian “ Screening Pasien “
Catatan : Jika belum lengkap, petugas verifikasi mempersilahkan pasien
untuk melengkapi persyaratan atau menjadi pasien UMUM.
 Petugas screening pasien memeriksa kelengkapan isi surat rujukan dari
Puskesmas, atau dokter keluarga dan apabila keadaan sakit yang dirasakan
oleh pasien sesuai dengan diagnosa yang tertulis dan tertuju pada
poliklinik yang bersangkutan, petugas screening pasien mempersilahkan
pasien dan atau keluarga pasien menunggu di poliklinik yang dituju.
Catatan : Apabila tidak ada kesesuaian antara keadaan sakit yang
dirasakan ( diagnosa ) denga tujuan poliklinik yang dituju, maka petugas
screening pasien berwenang untuk mencoret kemudian membubuhi paraf,
dan menulis tujuan poliklinik yang sesuai dengan keadaan sakit yang
dirasakan ( diagnosa ) oleh pasien.
 Petugas verifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran rawat jalan
menyerahkan kelengkapan pasien BPJS yang akan berobat kepada petugas
penyimpanan rekam medis rawat jalan.
 Petugas penyimpanan rekam medis rawat jalan mengambil berkas rekam
medis di rak sesuai dengan nomor rekam medis pasien untuk kemudian
diserahkan kepada petugas pendaftaran pasien lama BPJS dan jaminan
kesehatan lainnya.
 Petugas pendaftaran pasien lama BPJS memasukkan data pasien ke dalam
computer, meliputi :
 Nomor Rekam Medis
 Jenis Jaminan Kesehatan Pasien
 Poliklinik yang dituju sesuai dengan surat rujukan
  Petugas pendaftaran mencetak labelng pasien untuk disertakan dengan
berkas rekam medis pasien rawat jalan.
 Petugas pendaftaran melengkapi berkas rekam medis pasien dengan
membuat untang – anting seuai dengan jaminan kesehatan
 Petugas pendaftaran menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas
pembuat jaminan pasien BPJS
 Petugas pembuat jaminan pasien BPJS membuat SEP
( Surat Eligibilitas Peserta ) sesuai dengan diadnosa dan rujukan dari
puskesmas.
 Petugas pembuat jaminan pasien BPJS menyerahkan berkas rekam medis
yang sudah dilengkapi SEP kepada petugas kurir rawat jalan.
 Kurir rawat jalan memilah dan menyortir berkas rekam medis sesuai
dengan tujuan poliklinik untuk disimpan di rak yang sudah disediakan.
 Kurir rawat jalan mengantarkan berkas rekam medis ke setiap poliklinik.

B. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1. Pendaftaran Pasien Baru Umum Rawat Inap
 Petugas admisi menerima kelengkapan persyaratan hasil penatalaksanaan
proses pasien masuk rawat inap, meliputi :
 Surat pengantar dirawat
 Formulir RM.1.1 General Consent
 Surat rujukan dari puskesmas , dokter keluarga ( bila pasien
berobat dahulu di fasilitas kesehatan primer ).
 Petugas admisi meng- entri Nomor Rekam Medis, Ruang dan Kelas
perawatan yang telah disepakati oleh pasien/ keluarga, nama penaggung
jawab pasien dan melengkapi kelengkapan berkas rekam medis rawat
inap, meliputi :
 Menulis nomor rekam medis, nama pasien dengan huruf kapital
di map / amplop berkas rekam medis.
 Mencetak formulir RM.1 Ringkasan Pasien Masuk dan Keluar.
 Mencetak label pasien.
 Menyertakan gelang pasien pada berkas rekam medis dengan
kriteria gelang pasien sesuai dengan ketentuan :
  Biru : Pasien jenis kelamin laki – laki
 Pink : Pasien jenis kelamin perempuan
Catatan : kelengkapan gelang pasien disertakan dengan berkas rekam
medis apabila pasien mendapatkan pengantar rawat inap dari poliklinik
rawat jalan atau poli VIP.
 Memberi cap UMUM pada amplop berkas rekam medis.
 Petugas admisi mengisi cheklist kelengkapan persyaratan pasien rawat
inap.
 Petugas admisi menyerahkan berkas rekam medis pasien beserta
kelengkapan administrasi pasien rawat inap kepada keluarga pasien / yang
mengantar disertai dengan formulir cheklist kelengkapan persyaratan
rawat inap serta kartu tunggu pasien.
2. Pendaftaran Pasien Lama Umum Rawat Inap
 Petugas admisi menerima kelengkapan persyaratan hasil penatalaksanaan
proses pasien masuk rawat inap, meliputi :
 Surat pengantar dirawat
 Formulir RM.1.1 General Consent
 Surat rujukan dari puskesmas , dokter keluarga ( bila pasien
berobat dahulu di fasilitas kesehatan primer ).
 Petugas admisi meng- entri Nomor Rekam Medis, Ruang dan Kelas
perawatan yang telah disepakati oleh pasien/ keluarga, nama penaggung
jawab pasien dan melengkapi kelengkapan berkas rekam medis rawat
inap, meliputi :
 Menulis nomor rekam medis, nama pasien dengan huruf kapital
di map / amplop berkas rekam medis.
 Mencetak formulir RM.1 Ringkasan Pasien Masuk dan Keluar.
 Mencetak label pasien.
 Menyertakan gelang pasien pada berkas rekam medis dengan
kriteria gelang pasien sesuai dengan ketentuan :
 Biru : Pasien jenis kelamin laki – laki
 Pink : Pasien jenis kelamin perempuan
 Catatan : kelengkapan gelang pasien disertakan dengan berkas rekam
medis apabila pasien mendapatkan pengantar rawat inap dari poliklinik
rawat jalan atau poli VIP.
 Memberi cap UMUM pada amplop berkas rekam medis.
 Petugas admisi mengisi cheklist kelengkapan persyaratan pasien rawat
inap.
 Petugas admisi menyerahkan berkas rekam medis pasien beserta
kelengkapan administrasi pasien rawat inap kepada keluarga pasien / yang
mengantar disertai dengan formulir cheklist kelengkapan persyaratan
rawat inap serta kartu tunggu pasien.
3. Pendaftaran Pasien Baru Rawat Inap Jaminan BPJS
 Petugas admisi menerima kelengkapan persyaratan hasil penatalaksanaan
proses pasien masuk rawat inap, meliputi :
 Surat pengantar dirawat
 Formulir RM.1.1 General Consent
 Surat rujukan dari puskesmas , dokter keluarga ( bila pasien
berobat dahulu di fasilitas kesehatan primer ).
 Petugas admisi meng- entri Nomor Rekam Medis, Ruang dan Kelas
perawatan yang telah disepakati oleh pasien/ keluarga, nama penaggung
jawab pasien dan melengkapi kelengkapan berkas rekam medis rawat
inap, meliputi :
 Menulis nomor rekam medis, nama pasien dengan huruf
kapital di map / amplop berkas rekam medis.
 Mencetak formulir RM.1 Ringkasan Pasien Masuk dan
Keluar.
 Mencetak label pasien.
 Mencetak SEP ( Surat Eligibilitas Pasien )
Catatan : Apabila data kepesertaan pasien BPJS tersebut tidak terdaftar
dalam aplikasi program di admisi, petugas admisi mempersilahkan pasien
ke BPJS Center yang berada di Gedung Rawat Jalan dengan ketentuan :
 Jam Kerja : dari jam 07.00 wib s.d 15.00, SEP pasien dibuat
segera.
  Diluar jam kerja : pasien membuat SEP esok harinya dengan
diarahkan oleh petugas di ruangan rawat inap.
 Menyertakan gelang pasien pada berkas rekam medis dengan
kriteria gelang pasien sesuai dengan ketentuan :
 Biru : Pasien jenis kelamin laki – laki
 Pink : Pasien jenis kelamin perempuan
Catatan : kelengkapan gelang pasien disertakan dengan berkas rekam
medis apabila pasien mendapatkan pengantar rawat inap dari poliklinik
rawat jalan atau poli VIP.
 Memberi cap BPJS pada amplop berkas rekam medis.
 Petugas admisi mengisi cheklist kelengkapan persyaratan pasien rawat
inap.
 Petugas admisi menyerahkan berkas rekam medis pasien beserta
kelengkapan administrasi pasien rawat inap kepada keluarga pasien / yang
mengantar disertai dengan formulir cheklist kelengkapan persyaratan
rawat inap serta kartu tunggu pasien.
4. Pendaftaran Pasien Lama Rawat Inap Jaminan BPJS
 Petugas admisi menerima kelengkapan persyaratan hasil penatalaksanaan
proses pasien masuk rawat inap, meliputi :
 Surat pengantar dirawat
 Formulir RM.1.1 General Consent
 Foto copy Kartu BPJS
 Surat rujukan dari puskesmas , dokter keluarga ( bila pasien
berobat dahulu di fasilitas kesehatan primer ).
 Petugas admisi meng- entri Nomor Rekam Medis, Ruang dan Kelas
perawatan yang telah disepakati oleh pasien/ keluarga, nama penaggung
jawab pasien dan melengkapi kelengkapan berkas rekam medis rawat
inap, meliputi :
 Menulis nomor rekam medis, nama pasien dengan huruf kapital
di map / amplop berkas rekam medis.
 Mencetak formulir RM.1 Ringkasan Pasien Masuk dan keluar.
 Mencetak label pasien.
 Mencetak SEP ( Surat Eligibilitas Pasien )
 Catatan : Apabila data kepesertaan pasien BPJS tersebut tidak terdaftar
dalam aplikasi program di admisi, petugas admisi mempersilahkan pasien
ke BPJS Center yang berada di Gedung Rawat Jalan dengan ketentuan :
 Jam Kerja : dari jam 07.00 wib s.d 15.00, SEP pasien dibuat
segera.
 Diluar jam kerja : pasien membuat SEP esok harinya dengan
diarahkan oleh petugas di ruangan rawat inap.
 Menyertakan gelang pasien pada berkas rekam medis dengan
kriteria gelang pasien sesuai dengan ketentuan :
 Biru : Pasien jenis kelamin laki – laki
 Pink : Pasien jenis kelamin perempuan
Catatan : kelengkapan gelang pasien disertakan dengan berkas rekam
medis apabila pasien mendapatkan pengantar rawat inap dari poliklinik
rawat jalan atau poli VIP.
 Memberi cap BPJS pada amplop berkas rekam medis.
 Petugas admisi mengisi cheklist kelengkapan persyaratan pasien rawat
inap.
 Petugas admisi menyerahkan berkas rekam medis pasien beserta
kelengkapan administrasi pasien rawat inap kepada keluarga pasien / yang
mengantar disertai dengan formulir cheklist kelengkapan persyaratan
rawat inap serta kartu tunggu pasien.
 BAB V
DOKUMENTASI

1. Keputusan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak DIAN NOMOR :

003/ARK /SPO-PEL/I/2019 tentang Kebijakan Pelayanan Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan Dan Penerimaan Pasien Rawat Inap

2. SPO Pemberian Nomor Rekam Medik.

3. SPO Pendaftaran Pasien Baru Umum Rawat Jalan
4. SPO Pendaftaran Pasien Lama Umum Rawat Jalan
5. SPO Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan Jaminan BPJS
6. SPO Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan Jaminan BPJS.
7. SPO Penatalaksanaan Proses Pasien Masuk Rawat Inap ( Admisi Rawat
Inap )
8. SPO Pendaftaran Pasien Baru Umum Rawat Inap
9. SPO Pendaftaran Pasien Lama Umum Rawat Inap
10. SPO Pendaftaran Pasien Baru Rawat Inap Jaminan BPJS
11. SPO Pendaftaran Pasien Lama Rawat Inap Jaminan BPJS
12. Alur Pelayanan Pasien Rawat Jalan
13. Alur Pelayanan Pasien Rawat Inap

Ditetapkan di Purwakarta
Pada tanggal 01 Januari 2019
Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak DIAN

dr. Indra Alexandra Koswara., MM