MELAKSANAKAN PROSEDUR PERAWATAN

1.1 Uraian Singkat Tentang Melaksanakan Prosedur Perawatan

Kita sebagai pengguna atau user komputer biasanya melalaikan yang

namanya merawat hal – hal yang dianggap sepele berhubungan dengan
komputer. Baik itu dari segi perangkat lunaknya maupun perangkat kerasnya.
Akan tetapi jika kita ingin melakukan perawatan terhadap komputer maka
kita juga tidak main sembarangan melakukannya, karena melakukan
perawatan juga mempunyai prosedur – prosedur yang wajib diketahui, agar
menghindarkan kesalahan yang akan terjadi.

1.2 Beberapa Pengertian Dalam Unit Kompetensi Ini

Beberapa pengertian yang dipergunakan di dalam unit kompetensi
ini, yaitu :

1. Multimedia adalah penggunaan computer untuk menyajikan dan

menggabungkan teks, suara, gambar, animasi dan video dengan alat
bantu ( tool ) dan koneksi ( link ) sehingga pengguna dapat
bernavigasi , berinteraksi, berkarya dan berkomunikasi. Multimedia
sering digunakan dalam dunia hiburan
2. Animasi adalah sebuah multimedia yang bergerak, berpindah dan
bersuara.
3. Komputer adalah sistem yang digunakan untuk melakukan pengolahan
berbagai macam data baik angka atau bukan angka.

1.3 Informasi Masing-Masing Elemen Kompetensi

1.3.1 Mengembangkan praktek terbaik perawatan perangkat lunak

dan peralatan

1) Pengetahuan Kerja

Pada sub bab ini kita akan membahas mengenai mengembangkan

perawatan perangkat lunak dan bagaimana caranya serta peralatan -
peralatan yang digunakan untuk menunjang hal tersebut.

2) Ketrampilan Kerja
Persyaratan pengguna dalam bidang perawatan peralatan
diidentifikasi

Tidak semua orang yang dapat melakukan perawatan peralatan ,

hanya orang – orang yang memiliki kriteria – kriteria atau persyaratan
tertentu yang dapat melakukan perawatan peralatan. Misalnya seperti
helpdesk atau technical support, jika pada teknologi informasi, bagian –
bagian itu lah yang setidaknya memahami bagaimana serta cara – cara
melakukan perawatan peralatan teknologi informasi.
Pengguna tersebut harus mengetahui seluk beluk teknologi informasi,
berbagai macam elemen – elemen yang digunakan serta komponen –
komponen yang saling berkaitan dengan teknologi informasi.

Prosedur diimplementasikan untuk mengidentifikasi perangkat

lunak dan peralatan yang dirawat

Setiap pekerjaan yang kita lakukan harus lah sesuai dengan prosedur
yang ada atau yang sudah ditentukan. Kita ketahui bahwa prosedur
merupakan sederetan instruksi algoritmik yang diberi nama, dan akan
menghasilkan efek neto yang terdefinisi. Dengan kata lain adalah bahwa
prosedur merupakan sesuatu yang sudah ditentukan aturannya maupun
caranya. Kita yang berada pada bidang teknologi informasi harus mengetahui
prosedur bagaimana mengetahui atau mengidentifikasi perangkat lunak dan
peralatan yang dirawat.
Didalam prosedur tersebut akan di jelaskan mengenai tata cara
merawat perangkat lunak, misalnya, untuk menjaga kebersihan perangkat
lunak serta peralatan maka sebaiknya hindarkan hal – hal tersebut dari
berbagai macam makanan maupun minuman. Selalu rutin membersihkan
peralatan maupun perangkat lunak, misalnya dengan melakukan pengecekan
satu minggu sekali. Untuk perangkat lunak seperti software – software maka
sebaiknya di install antivirus yang dapat terupdate agar dapat mencegah
adanya virus – virus yang mengganggu komputer.

Informasi detail tentang riset dan organisasi yang merupakan

praktek terbaik didalam perawatan perangkat lunak dan peralatan
diidentifikasi.

Organisasi merupakan kumpulan dari dua orang atau lebih yang

mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan
hubungan kerja yang rasional, seperti perseroan terbatas. Dalam dunia
teknologi informasi banyak perusahaan – perusahaan yang bergerak dibidang
tersebut, dan perusahaan – perusahaan tersebut menyediakan fasilitas
seperti perawatan perangkat lunak dan peralatan. Misalnya PT Metrodata
Electronics, tbk, yaitu perseroan yang merupakan salah satu perseroan
teknologi informasi terkemuka di indonesia dan bermitra dengan perusahaan
teknologi informasi kelas dunia, diantaranya adalah APC, Blue Coat, BMC
Software, CheckPoint, Cisco Systems, Cistrix Systems, DELL, EMC, Emerson
Network Power, EPSON, FUJITSU, HP, IBM, dll. Dengan pengalaman lebih
dari 33 tahun di bidang teknologi informasi, metrodata selalu menyertai
perjalanan bisnis para pelanggannya. Tangan – tangan profesional setiap
karyawan metrodata terus berkarya untuk menghasilkan inovasi untuk
menjawab tantangan perubahan zaman.
Selain metrodata, masih banyak perusahaan – perusahaan teknologi
informasi misalnya Mitra Jasa Perawatan Komputer yang sudah berdiri sejak
tahun 2004. yang selalu memberikan service perawatan berkala 1 bulan 1 kali
baik untuk perawatan yang rusak maupun yang tidak.
Dan masih banyak perusahaan – perusahaan yang bisa menangani
teknologi informasi khususnya perawatan perangkat lunak dan peralatan di
Indonesia.

Petunjuk pengoperasian dan perawatan perangkat lunak dan

peralatan yang direkomendasikan dikembangkan sesuai
persyaratan pengguna

Bagi pengguna yang akan melakukan perawatan perangkat lunak

maka sebaiknya diberikan petunjuk bagaimana cara pengoperasian agar tidak
salah dalam melakukan perawatan. Buatlah sebuah petunjuk pengoperasian
pada sebuah word atau excel, lalu berikan petunjuk tersebut ke pengguna.
Pengguna dapat membacanya sebelum melakukan perawatan atau pun
kapan saja jika di inginkan. Semakin sering pengguna membaca petunjuk –
petunjuk tersebut maka dengan otomatis mereka akan hapal bagaimana cara
pengoperasiannya. Selanjutnya petunjuk tersebut dapat dikembangkan
dengan berbagai macam cara, agar memudahkan, membuat efisien, dan
menghemat waktu.
Contoh petunjuk dan perawatan perangkat lunak adalah sebagai
berikut :
Dalam menggunakan sebuah komputer, hal yang harus diperhatikan
adalah :

1. Pastikan komputer selesai booting dengan baik. Tunggu hingga PC

benar-benar sudah masuk ke dalam desktop.
2. Setelah PC sudah masuk kedalam desktop, maka gunakanlah software
atau aplikasi yang akan di gunakan untuk bekerja. Jangan menyalakan
banyak aplikasi pada saat bekerja. Karena tentu akan membebani
kinerja dari komputer PC tersebut. Karena semakin banyak program
aplikasi yang dijalankan pada satu wakti. Maka PC akan banyak
menggunakan resource pada PC tersebut, seperti banyak
menggunakan memori, kinerja harddisk jadi lambat, karena banyak
yang harus dijalankan pada satu waktu, prosesor jadi semakin cepat
panas karena harus bekerja elbih extra dan lain sebagainya.
3. Jika suatu aplikasi sudah selesai digunakan, maka sebaiknya
mematikan aplikasi tersebut dengan benar. Matikan aplikasi dengan
prosedur yang benar, seperti menekan tombol close, atau pada menu,
pilih tombol exit, atau quit. Dan pastikan kalau Anda menyimpan hasil
kerja Anda terlebih dahulu. Jangan sampai lupa menyimpan file yang
sudah Anda kerjakan. Dan simpan file kerja anda pada tempat direktori
yang benar. Kalau bisa, Anda simpan file-file penting di drive lain selain
drive C. Karena jika di simpan di drive C, jika sewaktu-waktu komputer
Anda harus di format, data Anda tidak akan hilang terformat, karena
data Anda berada di drive yang aman.
4. Setelah Anda selesai menggunakan komputer, pastikan anda
melakukan proses shut down komputer dengan benar. Yaitu klik
tombol start di dsektop->shutdown->pilih tombol shutdown dan klik.
Maka komputer akan melakukan proses shutdown dengan benar.
5. Jika Anda ingin melakukan proses update software tertentu, misalnya
software Antivirus, Anda bisa melakukannya dengan cara buka aplikasi
tersebut, pada menu utama Antivirus, biasanya terdapat tombol
update antivirus. Klik tombol tersebut. Dan pastikan komputer Anda
sudah terhubung dengan internet. Jika belum, mintalah kepada staff
IT kantor Anda untuk melakukan koneksi ke internet.

Sedangkan untuk melakukan perawatan terhadap perangkat komputer,

bisa dilakukancara seperti berikut ini :

1. Pastikan dalam menggunakan komputer, tangan Anda terhindar dari

basah.
2. Pastikan Anda tidak membawa makanan atau minuman kedekat
komputer Anda. Ditakutkan ketika Anda sedang minum di dekat
komputer Anda, Anda bisa menumpahkan minuman tersebut ke
komputer Anda. Jika hal itu terjadi, maka komputer Anda bisa rusak.
3. Pergunakan komputer dengan benar. Dalam proses menyalakan dan
mematikan komputer juga harus sesuai dengan prosedur. Karena jika
misalkan Anda mematikan dengan cara sembarang, misalnya
mencabut listrik langsung, maka bisa di pastikan umur komputer Anda
tidak akan lama.
4. Periksa kondisi perangkat yang ada pada PC Anda. Lakukan proses
pembersihan dari debu. Lakukan jika dirasa debu pada komputer
sudah terlalu tebal.
5. Pastikan komputer Anda sudah menggunakan stabilizer yang sesuai,
atau UPS. Karena tanpa stabilizer, maka perangkat komputer bisa
cepat rusak. Karena listrik dari PLN tidak bisa stabil. Sedangkan
komputer membutuhkan daya yang stabil. Oleh karena itu setiap PC
harus menggunakan stabilizer atau UPS.
Prosedur perawatan peralatan berdasarkan praktek terbaik
didokumentasikan

Setelah membuat beberapa prosedur atau peraturan, maka kita dapat

menilai prosedur mana yang dianggap terbaik dalam pengoperasian
perawatan perangkat lunak dan peralatan. Untuk memudahkan dalam hal
pengingatan suatu waktu jika dibutuhkan maka sebaiknya kita membuat
dokumentasi dari hasil praktek tersebut.
Berikut ini prosedur perawatan peralatan yang akan dibuat
dokumentasi :

1. Hindarkan komputer atau peralatan dari makanan dan minuman.

2. Bersihkan peralatan tersebut secara berkala, agar tidak ada debu yang
menyumbat atau menghambat di dalam komponen – komponen.
3. Untuk perangkat lunak, jangan lupa melakukan shut down untuk
mematikan komputer.
4. Lakukan pemeriksaan file system secara berkala dengan perangkat –
perangkat yang disediakan oleh sistem operasi atau perangkat buatan
pihak ketiga. Contohnya ScandDisk dan Disk Defragmenter pada
sistem operasi, atau fsck untuk sistem operasi linux.
5. Pasang antivirus dan lakukan update virus definition – nya secara
berkala untuk mencegah serangan virus.

3) Sikap Kerja

1. Mengidentifikasi pengguna dalam bidang perawatan peralatan.

2. Mengimplementasikan prosedur untuk mengidentifikasi perangkat
lunak dan peralatan yang dirawat.
3. Mengembangkan petunjuk pengoperasian dan perawatan perangkat
lunak.

1.3.2 Melakukan perbaikan praktek-praktek perawatan bila

diperlukan

1) Pengetahuan Kerja

Dalam hal melakukan perawatan perangkat lunak dan peralatan,

memungkinkan terjadinya kesalahan, oleh sebab itu pada sub bab ini akan
membahas mengenai perbaikan perawatan jika mengalami kesalahan.
2) Ketrampilan Kerja

Sumber-sumber dukungan internal diidentifikasi

Bila kita menginginkan adanya perbaikan pada praktek – praktek

perawatan, kita dapat meningkatkan dari sumber – sumber dukungan internal
dan eksternal. Sumber – sumber dukungan internal seperti pencarian
penyebab masalah pada perawatan. Peningkatan ilmu mengenai hal – hal
yang berkaitan dengan praktek – praktek perawatan . Pendalaman materi
atau semacam diskusi pembahasan mengenai bagaimana melakukan
perbaikan praktek – praktek perawatan. Dengan adanya diskusi maka banyak
pula masukan – masukan dari yang memahami.

Sumber-sumber dukungan eksternal diidentifikasi

Sedangkan dari segi sumber – sumber dukungan eksternal, kita dapat

mencari informasi dari luar, baik itu dari internet, buku – buku atau pun dari
informasi – informasi yang kita dapat mengenai bagaimana melakukan
perbaikan praktek – praktek perawatan. Selain itu jika kita mengalami
kesulitan dalam hal perawatan, maka kita dapat menghubungi perusahaan
penyedia teknologi informasi tersebut melalui telpon secara on line agar
dapat mendapat bantuan langsung dari ahlinya. Kita juga dapat melakukan
penginputan di dalam website perusahaan tersebut mengenai masalah yang
dihadapi.

Kesepakatan tingkat layanan (service level agreements=SLA)

dengan pengguna internal dan dengan pemasok pihak ketiga
dikembangkan dan diperbaharui.

Kesepakatan tingkat layanan atau lebih dikenal dengan SLA

merupakan sebuah kontrak dimana dua pihak telah bersepakat tentang terms
& condistions yang terkait dengan penyedia layanan. Masing – masing pihak
harus mengerti peran dan tanggung jawab yang terkait dengan layanan yang
bersangkutan, misalnya dengan pengguna internal dan dengan pemasok
pihak ketiga. Berbagai macam kesepakatan harus dikembangkan dan
diperbaharui seperti layanan IT, layanan pemeliharaan, fungsi dari heldesk
nya, serta pelatihan mengenai IT. Karena kesepakatan tingkat layanan ini
bsefungsi salah satunya sebagai sarana berkomunikasi, mencegah munculnya
konflik contohnya adanya kesepakatan yang didasari oleh pemahaman
bersama. Referensi kerja / layanan contohnya terbuka untuk evaluasi
keterpenuhan kualitas layanan.
 Pengumpulan informasi sebagai dasar pembuatan kesepakatan
seperti:
Pemakai  perhatikan kebutuhan dan prioritas
Penyedia layanan  perhatikan track record kemampuan penyediaan
layanan, pahami kebutuhan pemakai.
Pemahaman tentang kesepakatan maka yakinkan kedua pihak melihat
dari sudut pandang yang sama. Untuk mencapai kesepakatan yang sama
maka dibutuhkan pembagian tugas dan kewenangan, kendala dan hambatan
selama proses, model komunikasi.

Gambar 1 Siklus SLA ( Elemen Kompetensi 2 )

Kesepakatan tingkat layanan untuk pemenuhan order / pesanan

barang dapat berupa :
 Pesanan dapat disampaikan via telepon atau email
 Pesanan harus di acknowledge ( email max 1 hari, telepon saat itu
juga ).
 Jika barang ada, pesanan harus dikirim max 3 hari dari saat pemesan
melunasi pembayaran.

3) Sikap Kerja

1. Mengidentifikasikan sumber – sumber dukungan internal

2. Mengidentifikasikan sumber – sumber dukungan eksternal
3. Mengembangkan SLA
1.3.3 Melakukan perbaikan praktek-praktek perawatan bila
diperlukan

1) Pengetahuan Kerja

Pada sub bab ini juga kita akan membahas lebih dalam mengenai
perbaikan praktek – praktek. Perbaikan dalam cara – cara memperbaiki
perawatan dan peralatan.

2) Ketrampilan Kerja

Operasional perawatan dimonitor dan ditinjau

Segala hal mengenai perawatan harus selalu dipantau dan dimonitor.

Baik dari segi pengetahuan, keahlian maupun biaya perawatan juga harus
selalu dipantau. Jadi setiap perubahan sedikit pun yang terjadi dalam
kegiatan perawatan, kita dapat mengetahuinya. Sehingga kita dapat
mengetahui perkembangan dan perubahan – perubahan yang terjadi pada
saat perawatan – perawatan perbaikan.
Contohnya yaitu ketika akan memaintain sebuah komputer server,
disini haruslah ada teknisi yang menangani masalah komputer server, dan
tentunya juga harus ada supervisor atau atasan yang mengawasi kerja teknisi
ini, dan lebih diutamakan atasan atau suervisor tersebut adalah orang yang
mengerti di bidang komputer. Agar hasil kerja dari teknisi itu bisa di lihat,
apakah kerja nya baik atau tidak. Atau cotoh lain lagi yaitu ketika sedang
mengerjakan sebuah sistem jaringan baru, dimana tentunya membutuhkan
tenaga tidak hanya satu, bisa dua atau bahkan lebih, tentunya dalam
mengerjakan pekerjaan semacam itu dibutuhkan seorang ketua yang
tugasnya mengawasi kerja daripada orang-orang tersebut. Tugas
supervisorlah yang mengawasi orang-orang itu, agar kerja bisa sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Luas permasalahan dan waktu yang tidak terpenuhi diidentifikasi,

dan perubahan pada prosedur perawatan ditetapkan

Masalah yang ada dalam melakukan perbaikan – perbaikan pada

praktek – praktek perawatan tidak hanya dalam lingkup yang kecil atau
masalah kecil. Masalah besar memungkinkan terjadi pula suatu saat. Semakin
luas masalah yang menimpa kita, biasanya memakan waktu yang lama pula
untuk kita dapat menyelesaikannya. Oleh sebab itu kita membutuhkan
 adanya perubahan prosedur yang lama. Karena prosedur yang lama hanya
membahas ketika terjadi pada masalah yang sederhana.
Misalanya dalam mengatasi masalah atau membangun sebuah sistem
jaringan yang baru, atau juga membangun sebuah kantor baru yang
membutuhkan sistem jaringan yang ruwet, maka tentunya tugas-tugas
tersebut haruslah di bagi-bagi. Jika pada saat membangun sebuah sistem
baru, tugas seorang IT analyst yaitu merancang atau juga mendesain sebuah
jaringan komputer untuk kantor tersebut. Dan seorang IT analyst atauIT
manager atau apalah sebutannya, tugas dialah yang mengatur atau
membagi-bagi tugas untuk kemudian dikerjakan oleh anak buahnya.
Contohnya yaitu, buatlah beberapa kelompok untuk mulai mengerjakan
proyek tersebut, berikut ini adalah contoh pembagian tugasnya :

Tabel 1 Pembagian tugas masing-masing kelompok (Elemen

Kompetensi 3)

Kelompok Bagian Tugas Penjelasan Tugas

1 (joko, virman) Pengkabelan Membuat kabel-kabel
jaringan.
2 (joko, acong) Instalasi jaringan Menyambung dan
mengkonfigurasi jaringan.
3 (budi) instalasi software menginstal software-
software pada tiap
komputer.
4 (ryan) Supervisor Mengawasi tiap-tiap
kelompok tugas. Dan
memberi perintah.

Pada prosedur yang akan ditetapkan selanjutnya akan berisi mengenai

prosedur perawatan yang mengalami permasalahan yang cukup sulit.
Sehingga kita juga dapat memperbaikinya dengan hati – hati dan ketelitian
yang lebih.
Setelah itu, jika proses pengintalan komputer slesai, maka pada tahap
selanjutnya yaitu melakukan perawatan secara berkala. Berikut ini adalah
contoh prosedur perawatannya.

Tabel 2 Perawatan secara berkala (Elemen Kompetensi 3)

Jenis Kondisi Hal yang tgl pemeriksaan

pemeriksaan Komponen dilakukan
Cek virus Baik Update 9-7-08
Antivirus
 cek koneksi baik menguji 10-7-08
jaringan koneksi antar
komputer
cek komponen kurang bagus Kondisi 11-7-08
hardware harddisk
terdapat
badsector

Dan jika prosedur perawatan yang dilakukan masih saja sering

menimbulkan permasalahan, maka sebaiknya proses perawatan komputer
ditinjau ulang, serta direvisi.
Jdan jika pada masa atau tahap perawatan terdapat permasalahan,
maka sebaiknya permasalahan tersebut dikelompokan ke dalam golongannya
masing-masing, misalnya seperti berikut :

Tabel 3 Prosedur Rutinitas Perawatan (Elemen Kompetensi 3)

Permasalah Jenis Metode Staf yang Tanggal
an yang permasalahan penaggulangan bertanggun permasal
timbul masalah g jawab ahan/
menyelesai waktu
kan penyeles
masalah aian
Komputer Jaringan komputer Mengecek joko 9-7-
tidak penyebab, dan 08;10:00 /
terhubung melakukan 9-7-
ke internet koneksi ulang 08;10:11
Monitor hardware mengecek virman 9-7-
mati tiba- komputer monitor serta 08;10:00 /
tiba VGA card 9-7-
08;10:12
komputer software mengecek joko 9-7-
terserang komputer dengan 08;10:00 /
virus antivirus 9-7-
08;10:12

Perubahan dilaksananan berdasarkan persetujuan pengguna, staf

pendukung, dan pihak ketiga

Ketika prosedur yang baru sudah di rencanakan, maka sebaiknya kita

meminta persetujuan terlebih dahulu dengan pihak – pihak yang
bersangkutan sesuai dengan kesepakatan tingkat layanan atau yang kita
kenal dengan SLA. Dimana yang terkait pada perbaikan perawatan –
perawatan yaitu seperti Pengguna, staff pendukung serta pihak ketiga. Ketika
pihak – pihak tersebut sudah menyetujui adanya perubahan pada prosedur ,
maka prosedur tersebut dibuat sesuai dengan kesepakatan lalu perubahan –
perubahan tersebut di aplikasikan sesuai dengan perubahan prosedur.
Yang dimaksud dengan pihak pengguna yaitu pihak yang
menggunakan komputer untuk melakukan pekerjaannya. Sedangkan staff
pendukung yaitu bagian IT support di sebuah perusahaan, dimana tugasnya
adalah memastikan bahwa komputer yang digunakan pada sebuah
perusahaan dapat bekerja dengan semestinya. Contohnya yaitu tugasnya
melakukan rutinitas peratawant komputer, melakukan complain pada
pengguna jika terdapat masalah mengenai komputernya dan lain-lain.
Sedangkan yang di maksud dengan pihak ketiga adalah vendor atau
perusahaan yang bergerak di bidang IT, dimana merekalah yang
mengadakan peralatan utnuk perusahaan yang membutuhkan peralatan atau
perangkat IT. Atau lebih mudahnya mereka adalah yang menual produk IT ke
perusahaan-perusahaan yang membutuhkan perangkat-perangkat IT, atau
juga meraka adalah yang menyediakan jasa konfigurasi atau merancang atau
membuat sistem di sebuah perusahaan.

Perubahan untuk perbaikan dimodifikasi dan diimplementasikan

Perubahan – perubahan yang terjadi sesuai dengan prosedur harus di

dokumentasikan terlebih dahulu. Kemudian sesuai prosedur tersebut, maka
lakukan lah perbaikan perawatan – perawatan. Jika perbaikan tersebut
mengalami masalah, maka lakukan lah pebaikan dengan cara lain serta
berikan catatan kepada yang sudah dilakukan perubahan dan perbaikan.
Contoh sederhananya dokumentasi perubahan dengan mencatat apa
saja yang telah dirubah pada prosedur perawatan. Misalnya sebelumnya
dilakukan perawatan jika terdapat masalah, dan pada proseudur yang baru,
setiap minggu dilakukan perawatan, maka hal tersebut dapat di
dokumentasikan. Pembuatan dokumentasi bisa dilakuan dengan membuat
tabel sederhana saja, misalnya seperti ini :

Tabel 4 Perubahan prosedur perawatan (Elemen Kompetensi 3)

Prosedur perawatan Prosedur perawatan

lama baru
Melakukan perawatan Lakukan perawatan
jika timbul masalah seminggu sekali
Pada perawatan, tidak Pada setiap selesai
dibuatkan laporan perawatan, buatkan
perawatan laporan hasil perawatan

3) Sikap Kerja

1. Memonitor dan meninjau operasional perawatan.

2. Mengidentifikasi luas pemasalahan dan waktu yang tidak terpenuhi.
3. Melaksanakan perubahan berdasarkan persetujuan pengguna, staf
pendukung, dan pihak ketiga.