Proses Menulis (Lanjutan)

6.1. Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis

6.2. Mencari Data dan Menghasilkan Ide

Tidak ada pebisnis cerdik yang mulai menulis pesan sebelum mengumpulkan semua
informasi yang dibutuhkan. Kita menyebut proses pengumpulan ini sebagai riset (research),
sebuah istilah yang terdengar formal. Meskipun demikian, untuk dokumen sederhana,
prosedur ini bisa menjadi lebih informal. Riset perlu dilakukan sebelum mulai menulis karena
informasi yang dikumpulkan membantuk membentuk pesan. Menemukan data penting
setelah sebuah pesan setengah selesai sering berarti mulai dari awal lagi dan
mengorganisasikan ulang.

Kapan pun masalah komunikasi anda memerlukan lebih banyak informasi daripada yang
anda miliki di kepala atau di ujung jari anda, anda harus melakukan riset. Riset ini bisa
formal atau informal.

Metode Riset Formal

Laporan panjang dan masalah bisnis yang rumit biasanya memerlukan metode riset formal.
Untuk melakukan riset formal, anda bisa :

 Mencari secara manual

Anda bisa menemukan latar belakang dan informasi pendukung melalui pencarian
manual terhadap sumber-sumber di perpustakaan umum dan perguruan tinggi.
Sumber tradisional ini termasuk indeks periodik untuk dafatr surat kabar, majalah,
artikel jurnal, dan juga katalog karty untuk buku, sumber manual lain adalah indeks
buku, ensiklopedia, buku referensi, buku pegangan (handbook), kamus, direktori, dan
buku referensi tahunan.
 Mengakses secara eletronik
Seperti sisi-sisi kehidupan lainnya, proses riset telah berubah karena computer.
Sebagian besar materi cetakan yang baru saja dijelaskan sekarang tersedia dari
Internet, database, atau compact disc yang dapat diakses dengan computer.
 Menyelidiki sumber-sumber primer
 Untuk memperoleh informasi primer dari tangan pertama atas sebuah proyek, carilah
langsung ke sumbernya. Riset formal meliputi metode pemilihan sampel ilmiah yang
memungkinkan peneliti membuat pertimbangan akurat dan prediksi yang valid.
 Bereksperimen secara ilmiah
Sumber data primer lainnya adalah eksperimen. Bukannya hanya menanyakan
pendapat audiensi target, peneliti ilmiah memberikan pilihan dengan variabel
terkontrol.

Riset Informal

Kebanyak tugas rutin, seperti menulis e-mail, memo, surat, laporan informasional, dan
presentasi lisan, memerlukan data yang dapat anda kumpulkan secara informal. Berikut ini
beberapa teknik untuk mengumpulkan data informal dan menghasilkan ide :

 Memeriksa arsip
Sebelum meminta bantuan orang lain, lihat apa yang bisa anda temukan sendiri.
Untuk banyak pesan rutin anda sering dapat menemukan dokumen sebelumnya untuk
membantu anda dalam hal isi dan formatnya.
 Bicara dengan atasan
Dapatkan informasi dari orang yang memberi penugasan.
 Wawancara dengan audiensi target.
Pertimbangkan untuk berbicara dengan orang-orang yang akan anda kirimi pesan.
Mereka bisa memberikan informasi yang jelas mengenai apa yang ingin mereka
ketahui dan bagaimana sebaiknya anda menyampaikan pesan.
 Lakukan survey informal
Kumpulkan informasi yang tidak ilmiah tetapi membantu dengan kuesioner atau
survey telpon. Dalam penyusunan sebuah laporan memo yang memprediksi
kesuksesan sebuah pusat kebugaran yang diusulkan, misalnya sebarkan kuesioner
yang menyanyakan reaksi karyawan.

Menghasilkan Ide dengan Brainstorming

Salah satu metode untuk menghasilkan ide adalah sumbang saran (brainstorming). Berikut ini
saran-saran untuk melakukan brainstorming yang produktif :

 Definisikan masalah dan buat agenda bahwa garis besar topic yang akan dicakup
  Tetapkan kuota, misalkan minimum 100 ide. Tujuannya adalah kuantitas, bukan
kualitas.
 Mintalah setiap peserta untuk menyumbangkan ide, menerima ide orang lain, atau
memperbaiki ide.
 Doronglah pemikian liar, “keluar dari kotak”. Jangan biarkan peserta mengkritik atau
mengevaluasi ide peserta lain.
 Tulislah ide di papan tulis atau selembar kertas yang disebarkan di seluruh ruangan.
 Organisasikan dan kelompokkan ide-ide tersebut, ambil yang terbaik. Pertimbangkan
penggunaan diagram tandan (cluster diagram).

6.3. Mengorganisasikan Data

Proses organisasi data bisa dimulai sebelum anda mengumpulkan data, atau terjadi bersamaan
dengan pengumpulan data. Untuk proyek yang rumit, organisasi data mungkin dilakukan
bersamaan. Kapan pun data diorganisasikan, tujuan primernya adalah mengelompokkan dan
membuat pola. Pesan yang diorganisasikan dengan baik mengelompokkan poin-poin yang
mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungan dan
menerima pendangan penulis. Pesan yang tidak diorganisasikan tidak mempunyai bentuk,
melompat dari satu pemikiran ke pemikiran lain. Pesan semacam itu gagal untuk menekankan
point-point penting. Pembaca yang bingung tidak dapat melihat bagaimana potongan-
potongan ini saling terkait, dan mereka menjadi frustasi dan jengkel. Banyak pakar
komunikasi mengatakan bahwa organisasi data yang buruk merupakan kegagalan penulis
bisnis yang terbesar. Dua teknik sederhana bisa membantu anda mengorganisasikan ide daftar
coretan dan bagian.

Membuat Daftar dan Bagan

Kebanyakan penulis perlu mengorganisasikan idde-ide mereka – terutama jiak proyeknya

rumit- ke dalam suatu hierarki, seperti sebuah bagan. Keuntungan menyusun sebuah bagan
adalah memberi anda kesempatan untuk mengorganisasikan pemikiran anda sebelum anda
macet dalam memilihb kata dan struktur kalimat.

Ada dua format bagan, yaitu :

1. Format alfanumerik
 Format alfanumerik yang lazim menggunakan angka romawi, huruf, dan nomor untuk
menujukkan ide utama dan pendukung.
2. Format decimal
Format decimal yang lebih sederhana mempunyai keuntungan dalam hal menujukkan
keterkaitan setiap poin pada setiap tingkat.

Kedua format bagan tersebut mengharuskan anda untuk berfokus pada topic,
mengidentifikasi ide-ide utama, dan mendukung setiap ide dengan rincian, ilustrasi, atau
buku. Saat ini banyak program bagan computer di pasar membuat proses ini bisa dilakukan
dengan cepat.

Bagian tersulit dalam membuat bagan adalah mengelompokkan ide ke dalam komponen-
komponen atau kategori-kategori- idealnya tiga sampai lima dalam setiap topic. Lagi pula,
kategori utama itu nantinya akan menjadi subjudul dalam laporan anda.

Tips untuk membuat bagan :

 Definisikan topic utama (tujuan pesan) dalam judul

 Bagilah topic utama ke dalam komponen atau klasifikasi utama. Jika perlu,
gabungkan komponen kecil ke dalam satu kategori yang lebih besar.
 Pecah komponen ke dalam subpoin.
 Jangan letakan satu poin di bawah sebuah komponen utama; jika anda hanya
mempunyai satu subpoin, gabungkan dengan poin utama di atasnya atau aturlah
kembali.
 Usahakan membuat tiap komponen eksklusif (tidak tumpah-tindih)
 Gunakan rincian, ilustrasi, dan bukti untuk mendukung subpoin.

6.4. Mengorganisasikan Ide dalam Pola

Dua pola organisasional memberikan rencana tindakan untuk pesan bisnis umum : pola
langsung dan pola tidak langsung. Perbedaan utama antara kedua pola tersebut adalah di
mana ide utama ditempatkan. Dalam pola langsung ide utama muncul lebih dahulu, diikuti
rincian, penjelasan, atau bukti. Dalam pola tidak langsung ide utama mengikuti rincian,
penjelasan, atau bukti. Pola yang anda pilih ditentukan oleh bagaiman anda mengharapkan
audiensi bereaksi terhadap pesan.
Pola Langsung untuk Audiensi Reseptif

Dalam menulis pesan apa pun, anda perlu mengantisipasi reaksi audiensi terhadap ide anda
dan membingkai pesan anda sesuai dengan hal itu. Jika anda berharap pembaca senang,
tertarik, atau paling buruk, netral – gunakan pola langsung. Yaitu, tempatkan poin utama
anda –tujuan pesan anda- pada kalimat pertama atau kedua.

Metode langsung ini, juga disebut frontloading, mempunyai setidaknya tiga kelebihan :

 Menghemat waktu pembaca. Saat ini banyak pebisnis yang hanya bisa menyisihkan
sedikit waktu untuk membaca setiap pesan. Pesan yang terlalu lama menuju poin
pembicara mungkin akan ditinggalkan pembacanya.
 Menetapkan bingkai berpikir yang tepat. Mempelajari tujuan terlebih dahulu akan
membantu pembaca membingkai penjelasan dan rincian dengan lebih baik.
 Mencegah frustasi. Pembaca yang dipaksa membaca banyak sebelum mencapai ide
utama dapat menjadi frustasi. Pesan yang diorganisasikan dengan buruk menciptakan
kesan negative tentang penulis.

Pola Tidak Langsung untu Audiensi yang Tidak Reseptif

Bila anda memperkirakan audiensi tidak tertarik, tidak ingin, tidak suka, atau bah
bermusuhan, pola tidak langsung lebih tepat digunakan. Dalam pola ini anda tidak
mengemukakan ide utama sampai anda memberi penjelasan dan bukti. Pendekatan ini paling
baik digunakan untuk tiga jenis pesan berikut :

(1) kabar buruk

(2) ide yang bersifat membujuk, dan
(3) berita sensitive, terutama yang dikirim kepada atasan.

Pola tidak langsung mempunyai kelebihan :

 menghargai perasaan audiensi. Kabar buruk selalu menyakitkan, tetapi trauma dapat
diperkecil jika pembaca dipersiapkan untuk menerima kabar tersebut.
 Mendorong penerimaan yang baik. Pesan yang mungkin mengganggu pembaca akan
cenderung dibaca jika pengungkapan ide utama ditunda. Langsung memulai dengan
sebaris kabar buruk atau permintaan persuasive, misalnya, dapat membuat penerima
berhenti membaca atau mendengarkan.
  Meminimalkan reaksi negative. Reaksi menyeluruh pembaca pada sebuah pesan
negative biasanya lebih baik jika berita disampaikan secara halus.

6.5. Menyusun Draft Pertama

Setelah meneliti topic, mengorganisasikan data, dan memilih pola organisasi pesan, anda siap
untuk mulai menulis. Saat mulai menulis, ingatlah bahwa anda sedang menulis draft pertama,
bukan salinan final.

Membuat Kalimat yang Efektif

Ketika anda menulis draft pertama, anda akan bekerja pada tingkat komposisi kalm ??

6.6. Membuat Paragraf yang Bermakna

Dari menyusun kalimat, kita meningkat ke paragraph. Paragraph adalah satu atau lebih
kalimat yang dirancang sebagai kelompok pikirian yang terpisah. Untuk menghindari
paragraf yang kacau-balau, penulis harus mengenali unsur-unsur dasar paragraph, pola
kalimat konvensional, dan cara untuk mengorganisasikan kalimat ke dalam salah satu dari
tiga pola paragraph klasik. Mereka juga harus mampu memperhalus paragraph dengan
menghubungkan kalimat-kalimat dan menggunakan kalimat transaksi.

Membahasa Satu Topik

Paragraph yang disusun baik hanya membahas satu topic. Paragraph itu mengemukakan ide
utama dalam sebuah kalimat utama yang biasanya, tetapi tidak selau, muncul pertama. Ide
lain, yang dihubungkan secara logis dengan kalimat transaksi, mendukung atau
mengilustrasikan ide tersebut.

Mengatur kalimat ke dalam Paragraf

Paragraph biasanya disusun dari tiga jenis kalimat, yaitu :

 Kalimat utama (main sentence): Menyampaikan ide utama paragraph.

 Kalimat pendukung (supporting sentence): menjelaskan atau memperkuat ide utama.
 Kalimat yang membatasi (limiting sentence): menentang ide utama dengan
menyarankan pemikiran negative atau pembanding; mungkin mendahului atau
mengikuti kalimat utama.
Kalimat-kalimat ini bisa diatur dalam tiga pola paragraph klasik : langsung, berputar, dan
tidak langsung.

1. Menggunakan Pola Paragraf Langsung

Paragraph yang diatur dalam pola ‘langsung’ dimulai dengan kalimat utama, diikuti
oleh kalimat pendukung. Kebanyakan pesan bisnis menggunakan pola ini karena
menjelaskan subjek dengan segera. Pola ini berguna ketika anda harus
mendefinisikan, menjelaskan suatu ide, atau menggambarkan sebuah proses. Mulailah
dengan kalimat utama, kemudian perkuat dan jelaskan ide itu dengan ide-ide
pendukung.
2. Menggunakan Pola Paragrah Berputar
Paragraph yang disusun dengan pola ‘berputar’ dimulai dengan kalimat pembatasan
yang menawarkan ide pembanding atau negative sebelum menyampaikan kalimat
utama. Pola berputar terutama berguna untuk membandingkan dan mengontraskan
ide, dalam penggunaan pola berputar, pastikan anda menekankan perubahan arah
kalimat dengan sebuah kata ‘tetapi’ atau ‘namun’ yang jelas.
3. Menggunakan Pola Paragraf Tidak Langsung
Pola paragraph tidak langsung dimulai dengan kalimat pendukung dan disimpulkan
dengan kalimat utama. Pola yang berguna ini memungkinkan anda membangun
alasan-alasan dasar yang rasional, sebelum mengenai audiensi dengan sebuah ide
besar. Pola ini juga memungkinkan anda untuk menjelaskan alasan anda dan
kemudian pada kalimat akhir menyimpulkannnya.

Mengaitkan Ide untuk Membangun Hubungan

Paragraph dikatakan berhubungan jika ide-idenya saling terkait, yaitu ketika satu ide
membawa secara logis ke ide berikutnya. Paragraph yang ditulis dengan baik membawa
pembaca melalui sejumlah langkah. Anda dapat menggunakan beberapa teknik untuk
menjaga agar pembaca sejalan dengan ide anda.

Meneruskan Ide Kunci

Hal ini dilakukan dengan mengulang-ulang sebuah kalimat kunci atau menggunakan kata
yang mirip.

Menggunakan Kata Ganti

Kata ganti yang lazim, seperti kamim mereka, dia, dan ia, membantu membangun
kontinuitas, seperti juga kata ganti penunjuk, seperti ini dan itu.

Menyambung Kalimat

Kalimat “tersambung” jika suatu ide pada akhir satu kalimat berhubungan dengan ide pada
awal kalimat berikutnya,

Menggunakan Kalimat Transisi untuk Membangun Hubungan

Kalimat transisi merupakan alat bagus lainnya untuk menghasilkan paragraph yang
berhubungan. Kalimat transisi memungkinkan penerima mengantisipasi apa yang akan
datang, mengurangi ketidakpastian, dan mempercepat pemahaman. Mereka menandakan
bahwa sebuah rangkaian pemikiran bergerak maju, dikembangkan, mungkin mengambil jalan
memutar, atau berakhir. Transisi teruratam membantu dalam penulisan persuasif.

Menyusun Paragraf Pendek

Meskipun tidak ada aturan yang mengatur panjang pargraf, para penulis bisnis mengetahui
nilai dari paragraph pendek. Pargraf dengan delapan baris atau kruang akan terlihat menarik
dan mudah dibaca, sedangkan paragraph yang panjang dan penuh tampak berat. Bila suatu
topic tidak dapat dicakup dalam delapan baris atau kurang, pertimbangkan untuk
memecahnya ke dalam segmen yang lebih kecil.

6.7. Merevisi Pesan Bisnis

Revisi berarti memperbaiki isi dan struktur kalimat dari pesan. Koreksi mencakup
mengoreksi tata bahasa, ejaan, tanda baca, format, dan mekanismenya. Evaluasi adalah
proses menganalisis apakah pesan anda telah mencapai tujuannya. Dalam proses komunikasi
teknik-teknik revisi sering menjadi pembeda antara ide yang diterima atau ditolak.

Pesan-pesan penting seperti yang anda kirim ke pihak manajemen atau kepala konsumen atau
diserahkan ke pengajar untuk dinilai, memerlukan revisi dan koreksi yang teliti.

Membuat Pesan yang Jelas

Salah satu tugas revisi yang pertanma adalah menilai kejelasan pesan anda. Pesan yang jelas
adlaah pesan yang segera bisa dipahami. Hal ini mencakup dua aturan sederhana :
 (1) Buat agar pesan tetap sederhana, dan
(2) Buat agar pesan bersifat percakapan.

Membuat Pesan yang Bersifat Percakapan

Kejelasan dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan bahasa yang terdengar seperti percakapan.
Pesan bisnis harus terdengar hangat, bersahabat, dan bersifat percakapan – tidak kaku dan
formal. Agar terdengar bersahabat, gunakan kata ganti orang pertama (saya/kami).
Kehangatan ini tepat untuk semua pesan bisnis kecuali laporan bisnis yang paling formal.

Membuat Pesan Ringkas

Dalam merevisi, pastikan bahwa poin pesan disusun dengan kata-kata yang sesedikit
mungkin. Pesan tanpa frase yang kabur dan berlebihan akan lebih mudah dipahami dan lebih
tegas karena poin-poin utamanya menonjol. Pesan yang efisien juga menghemat waktu
pembaca.

Menghilangkan Pengisi Pembukaan

Pembukaan seperti ada dan adalah mengisi kalimat tetapi umumnya tidak menambah arti.
Pengisi ini menunjukkan bahwa si penulis memutar roda hingga mereka memutuskan ke
mana kalimat akan bergulir.

Menghapus Pleonasme

Kalimat yang mengulangi makan atau memasukkan kat-kat yang tidak perlu disebut
pleonasme atau berlebihan. Kata sifat, kata keterangan, dan frase yang terlalu banyak sering
menghasilkan pleonasem dan bertele-tele.

Mengurangi Kata Depan Majemuk

Satu kata eringi dapat menggantikan rangkaian kata yang berpreposisi.

Menyingkirikan Kata-Kata Kosong

Frase-frase yang lazim bisa membuat kita bersilat lidah dengan mudah, tetapi mungkin
mengandung bagian-bagian yang bisa diperluas. Hindari juga mengatakan sesuatu yang
sudah jelas.