LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN SEKRETARIS UMUM

BADAN OTONOM GREEN ENVIRONTMENT ORGANIZATION

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS SRIWIJAYA
PERIODE KEPENGURUSAN 2017-2018

I. PENDAHULUAN
Assamualaikum Wr. Wb
Puji syukur sebesar-besarnya atas karunia Tuhan Yang Maha Kuasa yang
telah memberikan kita jiwa dan raga serta semangat hingga detik ini, sehingga
saya dapat menyelesaikan laporan pertanggung jawaban atas tanggung jawab
yang diberikan kepada kami selama satu tahun kepengurusan BO Green
Environment Organization ini. Aktivitas sekretaris dalam suatu organisasi
merupakan peran yang bisa dikatakan cukup penting. Layaknya sekretaris
ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan dalam gerak langkah
yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi, mungkin saya
selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang
ketertiban, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan
sebagainya, maka diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan
tatanan keadministrasian yang lebih baik. Dengan ini saya selaku sekretaris
umum BO Green Environment Organization dengan segala kekurangan yang ada
memohon maaf atas semua ke khilafan dan salah yang mungkin menyingung
perasaan saudara – saudari keluarga besar BO Green Environment Organization ,
saya sangat berterimakasih dan meminta maaf dengan keluarga saya yang selama
satu kepengurusan sangat berdedikasi dan mendukung saya dengan penuh
semangat perjuangan sehingga kita masih di beri kesempatan untuk
menyampaikan Laporan Pertanggung jawaban ini dengan sebaik mungkin.
II. TANGGUNG JAWAB
Sekretaris umum bertanggung jawab pentong terhadap ketertiban administrasi
yang nantinya dijadikan sebagai acuan dalam merencanakan kegiatan yang akan
dilakukan, mengkoordinasikan kegiatan di bidang kesekretariatan, notulensi, dan
surat menyurat organisasi BO GEO FKM Unsri.

III. JOB DESK

 a. Membuat proposal untuk kegiatan BO GEO FKM UNSRI
b. Pengarsipan dokumen yang telah dibuat
c. Pembuatan struktur kepengurusan
d. Mengatur pengelolaan dan pengarsipan surat keluar/masuk
e. Mencatat hasil rapat Badan Pengurus Harian dan rapat global BO GEO FKM
Unsri
f. Memberikan laporan secara tertulis ataupun lisan kepada ketua umum
sebagai bahan evaluasi.

IV. PROGRAM KERJA

Berikut beberapa kegiatan atau agenda program kerja Sekretaris Umum
selama satu tahun kepengurusan :
NO PROGRAM KERJA PELAKSANAAN
1 Sekum Protection Terlaksana
2 Pengembangan SEKRET Terlaksana

4.1 Sekum Protection

Suatu forum diskusi untuk sekretaris departemen dan sekretaris pelaksana
dalam hal pembuatan PROPOSAL KEGIATAN program kerja yang sedang
berjalan.
4.2 Pengembangan Sekret
Pengembangan ini berfungsi mendukung kelancaran berbagai aktivitas
dan kepentingan organisasi tersebut, maka diperlukan adanya peningkatan fasilitas
yang sebanding dengan tingkat kompleksitas organisasi seperti pengadaan mading
untuk umum untuk surat undangan, pengadaan tempat untuk surat peminjaman,
proposal masuk, dan paket/surat masuk, pelabelan tempat-tempat untuk
menyimpan tas dan kotak surat/paket yang masuk.
 JOB DESK BERSAMA BIRO KESTARI
A. Surat Keluar dan Surat Masuk
- Surat Keluar : pertama bernomor 001 perihal Surat Peminjaman Alat dan
Tempat rapat kerja sampai dengan surat bernomor 065 (Terlampir)
- Surat Masuk
Surat masuk : berjumlah 18 buah (Terlampir)
B. Notulensi Rapat
No Tanggal Agenda
1 10 Januari 2018 Rapat internal mingguan BO GEO FKM
UNSRI pembahasan mengenai program kerja
GEO FKM UNSRI
2 17 Januari 2018 Rapat pembahasan mengenai :
 Hari keakraban BO GEO FKM
UNSRI
 Open Recruitmen BO GEO FKM
UNSRI
4 24 Januari 2018 Rapat persiapan Open Recruitmen BO GEO
FKM UNSRI meliputi :
 Kepanitiaan
 Jadwal pelaksanaan
5 07 Februari 2018 Rapat evaluasi Oprec dan selesi berkas
6 09 Februari 2018 Penyeleksian anggota baru BO GEO FKM
UNSRI
7 14 Februari 2018 Pembahasan Rapat Kerja dan Sertijab BO
GEO FKM UNSRI
8 28 Februari 2018 Rapat pembahasan mengenai:
 pembentukan panitia PEDAS GEO
LEVEL 3
 konsepan acara
 survei lapangan
9 01 Februari 2018 Rapat persiapan kegiatan PEDAS GEO
LEVEL 3
10 20 maret 2018 Rapat global mengenai :
 Persiapan acara seminar kesehatan
 lingkungan, dan
 Earth day 2018
11 21 Maret 2018 Rapat BPH persiapan Semling dan Earth Day
2018
12 28 Maret 2018 Rapat panitia Semling dan Earth Day 2018
13 4 April 2018 Progress Report kedua BO GEO FKM
UNSRI oleh DPM KM FKM UNSRI
14 15 April 2018 Evaluasi kegiatan Seminar Lingkungan 2018
15 22 April 2018 Evaluasi kegiatan Earth Day 2018
16 14 Agustus 2018 Rapat persiapan Incubation Mahasiswa Baru
2018
17 16 Agustus 2018 Rapat pembahasan dan persiapan Halal Bi
Halal BO GEO FKM UNSRI 2018
18 18 September 2018 Progress Report kedua BO GEO FKM
UNSRI oleh DPM KM FKM UNSRI
19 17 Oktober 2018 Rapat pembahasan mengenai :
 Gathering BO GEO FKM UNSRI
 Farewell Party BO GEO FKM UNSRI
20 24 September 2018 Uji Kelayakan BO oleh DPM KM UNSRI
21 24 Oktober 2018 Rapat mingguan GEO pembahasan
mengenai :
 Musyawarah Besar BO GEO FKM
UNSRI
22 12 November 2018 Rapat pembahasan Musyawarah Besar BO
GEO FKM UNSRI

V. HAMBATAN
Dari surat keluar yang tercantum, terlihat bahwa ada beberapa surat yang
tidak ada. Ini dikarenakan kurangnya koordinasi antara sekretaris umum,
sekretaris kegiatan (sekretaris pada setiap acara) dan Kadept Biro Kesekretariatan
sehingga pengumpulan administrasi tidak lengkap.

VI. REKOMENDASI
1. Melaksanakan rapat Badan Pengurus Harian ssecara rutin dan terjadwal.
2. Membangun koordinasi dan komunikasi yang baik antar pengurus sehingga
terbangun kerja sama yang baik
 3. Meningkatkan koordinasi dengan sekretaris pelaksana agar administrasi lebih
terorganisir dan tertata
4. Meningkatkan pengarsipan surat yang lebih baik dan terstruktur
5. Perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh Sekretaris Umum,
Biro Kesekretariatan maupun masing-masing Departemen sehingga informasi
dalam pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam kepengurusan
selanjutnya.

VII. PENUTUP
Demikian laporan pertanggung jawaban saya selaku Sekretaris Umum dalam
satu periode kepengurusan ini. Sebagai seorang manusia biasa, saya merasa
sangat jauh dari kesempurnaan dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab
yang dimandatkan kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama
dengan apa yang terjadi pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses saya
dalam belajar. Semoga Sekretaris Umum yang akan datang, dapat menjalankan
amanah dengan sebaik-baiknya dan tetap diberi kekuatan, ketabahan dan
kesabaran dalam mengemban amanah ini.

Indralaya, 12 November 2018

Sekretaris Umum

Martaria Tiurlan Nada

NIM. 10011381520138
Lampiran 1
DAFTAR SURAT KELUAR
BADAN OTONOM GREEN ENVRONMENT ORGANIZATION
TAHUN 2017-2018

ACARA RAKER

No : 001/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Peminjaman Alat dan Tempat

No : 002/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Undangan

No : 003/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Undangan

No : 004/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Undangan

No : 005/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Undangan

No : 006/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/II/2018

Hal : Surat Undangan
SEMINAR BIOPORI

No : 007/SEK-PAN/PELATIHAN/GEOFKMUNSRI/III/18
Lamp : 1 eks Term of Reference
Hal : Permohonan Pengajuan Satuan Kredit Partisipasi (SKP)

No : 008/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Izin Kegiatan

No : 009/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Permohonan Pembicara

No : 010/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Peminjaman Alat dan Tempat

No : 011/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 012/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 013/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 014/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 015/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 016/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 017/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 018/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 019/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan

No : 020/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Pencairan Dana

No : 024/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Undangan
ACARA PEDAS

No : 021/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Izin Aula SC lt 1

No : 022/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Izin tempat Pelataran SC

No : 023/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/III/2018

Hal : Surat Izin tempat Caffe pink
PENANAMAN POHON

No : 025/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Izin Kegiatan

No : 026/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat PeminjamanAlat

No : 027/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan
No : 028/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018
Hal : Surat Undangan

No : 029/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 030/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 031/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 032/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 033/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No :034/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : PermohonanDana

SEMINAR EARTH DAY

No : 035/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat IzinKegiatan

No : 036/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat PermohonanPembicara

No : 037/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat PeminjamanAlat dan Tempat

No : 038/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 039/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 040/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan
No : 041/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018
Hal : Surat Undangan

No : 042/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 043/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 044/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No : 045/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Surat Undangan

No :046/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : PermohonanDana

No :047/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Permohonan Surat Tugas

No :048/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Izin Keramaian

No :049/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : Izin Keramaian

No :050/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : skp

No :051/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IV/2018

Hal : keaktifan anggota

PELATIHAN BIOPORI DAN HIDROPONIK

No : 052/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/X/2018

Hal : izin kegiatan

No :053/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/X/2018

Hal : permohonan dana
No : 054/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018
Hal : Surat Undangan

No : 055/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan
SURAT MUBES

No : 056/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Peminjaman Alat dan Tempat

No : 057/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Izin Kegiatan

No : 058/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Peminjaman Alat

No : 059/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan

No : 060/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Izin Keramaian

No : 061/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan

No : 062/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan

No : 063/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan

No : 064/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan

No : 065/PH/A/BO/GEO FKM UNSRI/IX/2018

Hal : Surat Undangan
Lampiran 2
DAFTAR SURAT MASUK
BADAN OTONOM GREEN ENVRONMENT ORGANIZATION
TAHUN 2017-2018

No Nomor Surat Dari Perihal

1 032/PH/A/BO/ESC BO ESC FKM Roadshow Mahasiswa Berprestasi
FKM UNSRI/II/2018 UNSRI Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sriwijaya
2 039/PH/A/BO/ESC BO ESC FKM Louncing ESC Academy
 FKM UNSRI/III/2018 UNSRI
3 075/PH/A/BO/ESC BO ESC FKM Ulang tahun BO ESC FKM UNSRI
FKM UNSRI/III/2018 UNSRI
4 051/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM FKM Sehat
UNSRI/III/2018 UNSRI
5 062/A/U/Kestari/BKM BKM ADZ- Secretary trainee (SIRINE) LDF
Adz-Zikra/III/2018 DZIKRA BKM Adz-Dzikra
6 062/A/U/Syiar/BKM BKM ADZ- Perayaan Hari Besar Islam (PHBI)
Adz-Zikra/IV/2018 DZIKRA Isra Mi’raj 1439 H LDF BKM Adz-
Dzikra FKM UNSRI
7 062/A/U/KD/BKM BKM ADZ- Kajian kemuslimahan LDF BKM
Adz-Zikra/III/2018 DZIKRA Adz-Dzikra FKM UNSRI
8 009/A/SP/BO.Pers BO Pers Pelatihan jurnalistik BO PERS
Publishia/IV/2018 Publishia PUBLISHIA 2018
9 038/A/U/ DPM KM DPM KM Sekolah Legislatif Mahasiswa
FKM/UNSRI/IV/2018 FKMUNSRI (SALEGMA) Fkm Unsri 2018
10 105/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM Bem On The Street 2018
UNSRI/IV/2018 UNSRI
11 105/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM Public Health Youth Event 4.0
UNSRI/IV/2018 UNSRI
12 472/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM Public Health Awarding Stage 2018
UNSRI/IX/2018 UNSRI
13 062/A/U/Syiar/BKM BKM ADZ- Islamic Festival Competition (IFC)
Adz-Zikra/X/2018 DZIKRA
14 105/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM Bakti Desa Nasional 2018
UNSRI/IX/2018 UNSRI
15 535/PH/A/BEM/FKM BEM KM FKM Bincang – Bincang Mahsiswa
UNSRI/X/2018 UNSRI Dengan Tema Keprofesian, Bentuk
Kompeten Sebagai Tenaga Kesehatan
16 062/A/U/KD/BKM BKM ADZ- -
Adz-Zikra/X/2018 DZIKRA
17 606/U/PANSUSKONG DPM KM Permohonan Delegasi Untuk Kongres
RESMAHASISWAXV UNSRI Mahasiswa Yang Ke XVII
II/DPMKMUNSRI/X/
2018
18 125/A/SU/ DPM KM DPM KM FKM Permohonan Delegasi
FKM/UNSRI/X/2018 UNSRI