Manual time attendance admin

Manual Penggunaan Program Absensi Time Attendance

Saat program Time Attendance selesai diinstal maka akan muncul dua program yaitu :

1. Time Attendance Retrieve.

Digunakan untuk menarik data dari mesin ke computer melalui kabel data atau
jaringan, data akan tertarik bila setingan terminal informasi telah dipenuhi

2. Time Attendance Admin

Pada dasarnya Software digunakan untuk membuat laporan absensi dalam bentuk excel
atau bentuk laporan yang sudah disiapkan dalam format yang ada. Hanya saja ada
beberapa step yang harus dilakukan untuk mendapatkan laporan. Selain itu software ini
juga digunakan untuk berkomunikasi dengan mesin absensi, seperti penarikan data,
penyetingan feature mesin, status koneksi mesin dan sebagainya

Pada manual ini akan dipelajari proses pembuatan Laporan, dimana pengambilan data dari USB
Flash disk

Buka program time attendance admin dengan klik dua kali pada shortcut,

Masukkan password standar = password.

Bila login sukses, akan muncul jendela program

Pada deretan menu, klik tools untuk mengisi data data dari perusahaan anda :

1
 Manual time attendance admin

Untuk pertama kali kita harus mengisi data data yang berada di alat (tools), beberapa langkah
ini dibawah ini yang harus diisi terlebih dahulu untuk mendapatkan laporan.

1. Pengisian departemen.(departemen setting)

1. Klik Tools 5. Ketik Nama

3. Klik Add New 6. Klik Save
departemen
2. Klik Departemen
Setting 4. Ketik kode
departemen

Muncul

kode departemen dapat diisi angka atau singkatan dari suatu departemen, misalnya MKT
untuk departemen Marketing. Masukkanlah nama – nama departemen yang ada diperusahaan
anda.

2. Pengaturan karyawan ( Employee information setting)

Masuk melalui tools klik Employee information setting,

1. Klik Tools 2. Klik Employee Information

2
 Manual time attendance admin

3. Klik 4. Ketik No. ID 5. Ketik Nomor ID atau NIK 6. Ketik Nama

Add new karyawan sesuai yg atau NIP
didaftarkan dimesin Absen

Akan muncul
7. Klik kotak berisi titik, dibaris 8. Klik tanggal,bulan
Birth date tahun lalu klik save

Akan muncul
9. Klik kotak berisi titik, 10. Klik tanggal,bulan
dibaris Hire date tahun lalu klik save

3
 Manual time attendance admin

11. Klik kotak berisi titik, dibaris

Departemen Code

12. Klik 2 kali, untuk 13. Klik Save

memasukkan departemen yang
dipilih

Akan muncul Akan muncul

Catatan : Data data diatas adalah data data yang harus diisi, data lainnya bersifat tambahan

3. Pengaturan jam kerja (Shift Setting)

Pengaturan shift disini adalah anda harus memasukkan setiap daftar jam kerja karyawan

Misalnya suatu perusahaan A memiliki karyawan dengan departemen dan shift kerjanya
office hour sederhana kerja setiap senin hingga jumat jam 08:00 sampai 16:00.
Hari Sabtu 07:00 sampai 12:00
Minggu libur.

Buatlah kode kode sesuai keinginan anda, dan misalnya bila dibuatkan table seperti sebagai
berikut :

Kode Jam Kerja NO Jam kerja Nama jam kerja Durasi jam kerja
OH 1 01 Office Hour 07:00 - 16:00
OH 2 02 Sabtu 07:00 – 12:00

4
 Manual time attendance admin

Lakukan langkah seperti berikut :

1. Klik Tools 2. Klik shift 3. Klik 4. Ketik Kode atau No 5. Klik Tanda panah, 6. Klik Simpan
Setting Tambah sesuai table diatas jam mulai dan akhir ,klik
jam yang dipilih

Ulangi langkah 3 sampai 6, untuk menginput kode jam kerja hari sabtu.

4. Pengaturan pola jam kerja. ( pattern shift setting)

Fungsi pengaturan ini untuk membuat pola jadwal kerja dari jam jam kerja yang telah dibuat
dipengaturan jam kerja (shift setting)

1. Klik Tools 2. Klik 3. Klik 4. Ketik kode pattern 6. Klik Tanda 5. Klik Tanda
patern shift Add New dan Nama pattern panah pilih panah pilih
Weekly Monday

7. Klik Bulatan 8. Klik sudut 9. Klik 2 x pilih

Fixed kiri dibawah Office Hour
shift code

5
 Manual time attendance admin

10. Klik sudut kiri 11. Ulangi langkah 9 dan 10 12. Ulangi langkah 10,
dibawah baris hingga baris ke empat (lihat keluar list shift pilih Sabtu
berikutnya gambar dibawah)

Akan muncul

11. Ulangi langkah 10, keluar 12. akan muncul gambar 13. Klik Save
list shift, klik 2x pilih Shift off seperti dibawah
(non Working Hour)

16. Selesai pilih

14. Klik Tools 15. Klik untuk centang
karyawan Office
pilihan karyawan “Office
Hour, Klik Choose
Hour”

6
 Manual time attendance admin

17. Klik Chek 18. Klik Proses 19. muncul 16. Selesai, Klik Ok
All konfirmasi, klik Yes

Klik Tanda silang pojok kanan atas untuk keluar dari jendela pattern shift setting.

Proses Pembuatan Laporan.

1. Pengambilan data melalui usb.

Setelah mengambil data log di mesin dengan usb, pasang usb anda pada komputer
lalu ikuti langkah sebagai berikut.

1. Klik Export dan 2. Klik Import attendance 3. klik kotak titik titik
Import from thumb drive

4. Klik kotak look in 5. Arahkan ke drive usb, 6. pada drive usb, klik 7. Klik open
lalu klik 1_attlog.dat

7
 Manual time attendance admin

8. Klik import 9. klik ok 10. Klik close

2. Process

Process Transaction log Data berguna untuk menghitung data Kehadiran menjadi suatu
laporan

1. Klik Process 2. Klik 3. Klik 4. Klik untuk 5. Klik Kotak titik 6. Klik Process
dari Deret Transaction Modify centang chek all titik,untuk Setting
menu tanggal begin, setting
pula tanggal End

8
 Manual time attendance admin
3. Pencetakan Laporan.
Pencetakan dapat melalui :
a. Laporan, pilih Laporan Kehadiran Karyawan
b. Export dan Import, untuk membuat laporan dalam format excel atau text.

a. Pencetakan melalui laporan

Ikuti langkah sebagai berikut :

Salah satu contoh laporan

1. Klik Report 2. Klik Report Employee 3. Setting tanggal 4. Klik Print All atau print
mulai dan akhir selected yang berarti tampilkan
karyawan yang diblok hitam

Bila anda ingin menampilkan per departemen

1. Klik Departemen, 2. Refresh 3. Klik Print all atau print Selected

lalu pilih

9
 Manual time attendance admin

b. Pencetakan melalui export to excel.

Pencetakan dapat dilakukan bila pada computer anda telah terinstal Microsoft excel

1. Klik Report 2. Klik salah satu 3. Setting tanggal 4. Klik Print All atau print
export employee mulai dan akhir selected yang berarti tampilkan
karyawan yang diblok hitam

Ketika icon “print” diklik akan muncul program excel, tunggu sebentar sampai semua
karyawan selesai, agar program tidak error.

10