LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN TRIWULAN 1

PARLEMEN ADMINISTRATION

RUMAH SENI BEM KM FK UNAND 2018-2019

Oleh INTAN ENEZA

I. Biodata Direksi

Nama Lengkap : Intan Eneza

Nama Panggilan :Intan
Tempat/tanggal lahir : Bukittinggi/27 April 1998
No.HP : 082391494019
Motto : Keep Strong

Anggota (Parlemen) :

1. Nama lengkap : Tasya Namira Iskandar

Nama panggilan : Tasya
Tempat/tanggal lahir : Padang/20 Februari 2000
No hp : 081261960155
Motto : be kind

2. Nama lengkap : Salma Aldikna P

Nama panggilan :Salma
Tempat/tanggal lahir :Majalengka/11 Maret 2000
No hp : 081224623914
Motto :Jangan Menyerah Sebelum Mencoba
3. Nama lengkap :Silvia Rega
Nama panggilan :Rega
Tempat/tanggal lahir : Bukit Apit/13 Mei 1999
No hp : 085364345205
Motto :Keep Spirit Everyday

4. Nama lengkap : Ilham Ertandri

Nama panggilan :Ilham
Tempat/tanggal lahir :Padang, 28 Desember 1999
No hp : 085272795964
Motto :Man Jadda Wa Jadda

5. Nama lengkap :M. Habibi Afdal Nasril

Nama panggilan : Habibi
Tempat/tanggal lahir : Lasi Mudo, 8 Februari
No hp : 082386449081
Motto : Life is Never Flat
II. Program Kerja

1. RISIH (Rumah Seni Bersih)

1.1 PUTIH (Piket Rutin Harian)
a) Bentuk kegiatan :
 Membuat jadwal dan tata tertib piket
 Membuat daftar kegiatan yang harus dilakukan saat piket
 Membuat denah penempatan inventaris
 Mengisi buku piket
 Mengontrol kegiatan piket oleh penanggung jawab dari pihak administration
 Memberikan reward dan punishment terhadap pelaksanaan piket
b) Waktu : Sepanjang masa kepengurusan
c) Tempat : Kantor Rumah Seni BEM KM FK UNAND
d) Tujuan : Menjaga agar Kantor Rumah Seni BEM KM FK
UNAND tetap rapi dan bersih sepanjang masa
kepengurusan
e) Sasaran : Seluruh staf muda dan madya RS BEM KM FK
UNAND
f) Biaya : Estimasi Rp 100.000,00,-
 Buku
 Fotokopi
 Print
 Laminating,
 Reward
 dll
g) Sumber dana : Kas Rumah Seni BEM KM FK UNAND
h) Indikator Keberhasilan :
 Terlaksananya 80% piket sesuai dengan jadwal perdivisi, indikator bersih
dan rapi, tercatat di buku piket serta ada bukti foto sekre yang telah
dibersihkan oleh pelaksana piket.
 Indikator bersih dan rapi ,yaitu :
 Kantor dinyatakan rapi jika ada jalan di dalamnya tanpa
melongkahi alat-alat yang ada di kantor
  Barang yang telah digunakan diletakkan di tempat sebelumnyadan
sesuai denah yang ada.
 Tidak terdapat sampah
 Isi laci tersusun rapi
 Melaksanakan list kegiatan yang harus dilaksanakan saat piket, yaitu:
 Menata (makro  meletakkan inventaris sesuai dengan posisi
semula, mikro  merapikan laci masing-masing divisi sesuai divisi
yang piket pada hari tersebut)
 Menyapu sekre bagian dalam dan luar
 Memungut dan membuang sampah
 List kegiatanditempel di papan pengumuman RS BEM KM FK UNAND
 Memberikan reward minimal 3 kali selama masa kepengurusan.
 Bagi divisi yang tidak melaksanakan piket diberi punishment berupa:
 pemasangan beberapa foto dirdiv di mading dan sekre RS selama
seminggu.
 Denda Rp.10.000,-
i)Analisis SWOT :

Strength Weakness Opportunity Threat

 Rumah Seni  Kurang  Rumah Seni  Waktu

memiliki pedulinya memiliki latihan yang
jumlah staf anggota divisi alat-alat yang digunkan
per divisi untuk dibutuhkan melebihi
yang cukup melaksanakan untuk waktu yang
banyak piket. Terutama menunjang telah
sehingga divisi yang pelaksanaan ditentukan
diharapkan tidak piket. akibatnya
piket dapat menggunakan piket sulit
dilaksanakan sekre sebagai terlaksana
dengan baik. tempat latihan karena
 Setiap setiap
anggota anggota
ADM takut pulang
hampir ada kemalaman
di setiap  Kesulitan
divisi dalam
sehingga mengontrol
lebih piket bagi
memudah- divisi yang
kan untuk tidak
mengontrol mempunyai
pelaksanaan anggota
piket. ADM

Penanggung Jawab : Intan Eneza

Penanggung Jawab Harian
 Senin : Ilham Ertandri
 Selasa : Silvia Rega
 Rabu : Tasya Namira I
 Kamis : Salma Aldikna P
 Jumat : M. Habibi Afdal Nasril
Jadwal piket
 Senin : Musik
 Selasa : Tari
 Rabu : Vokal
 Kamis : Teater dan vokal
 Jumat : Musik
 Divisi yang wajib piket di hari tersebut dalah divisi yang menggunakan
sekre pada hari tersebut

j) Realisasi

Perencanaan

 Terbentuknya piket setiap hari sesuai jadwal latihan rutin setiap divisi
  Setiap jadwal piket diberikan penanggungjawab dari pihak administrasi,
diantaranya :

 Senin : Ilham Ertandri

 Selasa : Silvia Rega
 Rabu : Tasya Namira I
 Kamis : Salma Aldikna P
 Jumat : Muhammad Habibi Afdal Nasril

Mengontrol kegiatan piket sesuai penanggungjawab piket

 Melaksanakan list kegiatan yang harus dilaksanakan saat piket, yaitu :

o Menata ( makro  meletakkan inventaris sesuai dengan posisi
semula, mikro  merapikan laci masing-masing divisi sesuai
divisi yang piket pada hari tersebut)
o Menyapu sekre bagian dalam dan luar
o Memungut dan membuang sampah
 Melaksanakan piket sesuai daftar kegiatan piket yang telah ditempel di
dinding kantor Rumah Seni
 Mengisi buku piket yang telah disediakan pihak administrasi di laci
inti
 Memfoto hasil piket sebagai bukti bahwa piket telah dilaksanakan
 divisi yang tidak melaksanakan piket diberi punishment.

Pelaksanaan

 Terlaksananya piket divisi dimulai pada blok X.1

Evaluasi

 Penanggung jawab harian masih kurang koordinasi dengan divisi yang

piket pada hari tersebut.
 Tidak semua divisi yang melaksanakan piket secara rutin.

k) Kendala

 Ada divisi yang latihan tidak sesuai jadwal awal dikarenakan beberapa
hal sehingga divisi tersebut sulit untuk melaksanakan piket.
  Selama blok X.1 sering dilakukan latihan untuk persiapan PERDAMI
sehingga divisi yang piket sulit untuk melaksanakan piket.
 Kurangnya kesadaran dari staff untuk melaksanakan piket sesuai
dengan jadwal.
 Ada divisi yang tidak menggunakan sekre saat latihan dan saat jadwal
piketnya, sehingga divisi tersebut sulit untuk melaksanakan piket.
 Tidak semua staff yang piket mencatat di buku piket

l) Saran

 Penanggung jawab harian harus lebih sering lagi mengingatkan kepada

divisi yang bersangkutan untuk melaksanakan piket
 Penanggung jawab harian harus ingat untuk memfoto sekre setelah
piket
 Setiap staf yang telah menjalankan piket seharusnya mencatat kegiatan
piketnya di buku kegiatan piket yang telah disediakan oleh pihak
administrasi.
 Penanggungjawab harian mengingatkan divisi yang piket untuk
mencatat di buku piket.

m) Rekomendasi

 Sebaiknya piket ini lebih dikoordinasikan lagi dan selanjutnya reward

dan punishment harus lebih tegas lagi.
 Piket tetap dilaksanakan oleh staff/divisi yang menggunakan sekre
terakhir kalinya jika divisi yang seharusnya piket tidak bisa
melaksanakan piket dikarenakan tidak latihan ataupun karena beberapa
kondisi.

Blok X.1 MUSIK TARI VOKAL TEATER

Minggu 1 √ Perdami √ Perdami

Minggu 2 √ Perdami Idul adha Perdami

Minggu 3 Perdami Perdami Perdami Perdami

Minggu 4 - √ - -
Minggu 5 Tidak latihan Tidak latihan Tidak latihan Tidak latihan

FOTO PIKET DIVISI MUSIK

MINGGU 1 X.1

MINGGU 2 X.1

FOTO PIKET DIVISI TARI FOTO PIKET DIVISIVOKAL

MINGGU 4 X.1 MINGGU 1 X.1

1.2 MAROON (Manajemen Gotong Royong)
a) Bentuk Kegiatan :
 Mengadakan Gotong Royong untuk membersihkan dan merapikan Kantor
Rumah Seni BEM KM FK UNAND
 Memberikan denda setiap 1% kekurangan anggota dari jumlah peserta
goro minimal sebesar Rp, 5.000,00,-
b) Waktu : 4 kali selama masa kepengurusan
a. Divisi Musik (Minggu II X.1)
b. Divisi Tari (Minggu II X.2)
c. Divisi Teater (Minggu II X.3)
d. Divisi Vokal (Minggu II X.4)
c) Tempat :Kantor Rumah Seni BEM KM FK UNAND
d) Tujuan : Membersihkan, merapikan, dan menata Kantor
Rumah Seni BEM KM FK UNAND
e) Sasaran : Seluruh Staf muda dan madya RS BEM KM FK
UNAND
f) Biaya : Estimasi Rp 200.000,00,-
 plastik sampah,
 sapu
 pel
 lakban,
 fotokopi
 laminating
 cairan pembersih lantai
 pengharum ruangan
  obat nyamuk semprot
g) Sumber dana : Kas Rumah Seni BEM KM FK UNAND
h) Indikator Keberhasilan :
 Terlaksananya gotong royong sepanjang masa kepengurusan sebanyak 4
kali.
 Kehadiran peserta goro minimal 50% dari jumlah staf muda dan madya
masing-masing divisi
i) Analisis SWOT :

Strength Weakness Opportunity Threat

 Rumah Seni  Kurang  Rumah Seni  Kantor

memiliki pedulinya memiliki alat- Rumah Seni
jumlah staf anggota divisi alat yang ukurannya
per divisi untuk ikut dibutuhkan cukup kecil
yang cukup serta dalam untuk dibanding-
banyak pelaksanaan menunjang kan dengan
sehingga kegiatan goro pelaksanaan jumlah staf
diharapkan goro yang ikut
goro dapat dalam
dilaksanakan kegiatan goro
dengan baik sehingga ada
staf yang
gabut dan
hanya duduk
saja saat goro

Penanggungjawab : Salma Aldikna P

j) Realisasi :

Perencanaan

 Area yang dibersihkan mulai dari :Kantor dan halaman sekitar

Pelaksanaan
  Biaya yang dikeluarkan
o Hanger f4 sapstar : Rp.20.500,-
o Soklin lantai : Rp.5.500,-
o Baygon 275 ml : Rp.17.800,-
o Serbet (2 buah) : Rp. 13.000,-
o Nagaya : Rp. 27.600,-
o Sapu : Rp. 16.500,-
o Pel : Rp. 37.500,-

 Goro diwajibkan untuk angkatan 7 dan 8

 GORO I oleh DIVISI MUSIK (20 Agustus 2018)

o Staff yang hadir :19 orang

o Staff yang tidak hadir : 9 orang
o Persentase kehadiran : 68%

Evaluasi

 Kehadiran anggota divisi musik sudah memenuhi syarat yang ditentukan.

 Tidak diberlakukannya denda bagi staff yang tidak hadir
 Semua staff yang datang melaksanakan tugasnya masing-masing

j) Kendala

 Masih ada beberapa staff yang tidak hadir dan tidak berkabar
k) Saran
 Tetap diberlakuan denda bagi staff yang tidak hadir dan tidak ada kabar
 Koordinasi dan pemberitahun tentang pelaksanaan goro lebih ditingkatkan
lagi
l) Rekomendasi
 Membuat list kegiatan goro dan menempelkannya di sekre rumah seni.
 Goro tetap dilaksanakan

GORO DIVISI MUSIK

2. MANARI (MANAJEMEN INVENTARIS)
2.1 GARIS (Pengadaan Inventaris)
a) Bentuk Kegiatan :
 Menyediakan inventaris yang dibutuhkan untuk keperluan administrasi
dan kebersihan Kantor Rumah Seni BEM KM FK UNAND
 Mengganti dan menduplikat kunci kantor
b) Waktu : Sepanjang masa kepengurusan
c) Tempat : Kantor Rumah Seni BM KM FK UNAND
d) Tujuan : Melengkapi inventaris yang dibutuhkan untuk
kelancaran administrasi dan kebersihan Kantor
Rumah Seni BEM KM FK UNAND
e) Sasaran : Seluruh Staf Rumah Seni BEM KM FK UNAND
f) Biaya : Estimasi biaya Rp.700.000.00,-
 Stempel dan pengisian stempel
 duplikat kunci
 tong sampah
 penutup pintu sekre
 gantungan baju
 dll
g) Sumber dana : Kas Rumah Seni BEM KM FK UNAND
h) Indikator Keberhasilan :
 Tersedianya alat yang diperlukan untuk menunjang administrasi dan
kebersihan di Kantor Rumah Seni BEM KM FK UNAND
 i) Analisis SWOT :

Strength Weakness Opportunity Threat

 Rumah Seni  Dana yang  Hilangnya

memiliki alat- dibutuhkan alat-alat
alat yang cukup banyak kebersihan
mendukung dan
dalam administrasi
administrasi yang
dan keperluan dibutuhkan
rumah tangga rumah seni
RS BEM KM
FK UNAND

Penanggungjawab : Tasya Namira I

j) Realisasi

Perencanaan

 Menyediakan inventaris yang dibutuhkan untuk keperluan administrasi

dan kebersihan Kantor Rumah Seni

Pelaksanaan

 Biaya :
o Duplikat kunci : Rp.120.000

k) Kendala

 Kurangnya penjagaan alat-alat yang sudah disediakan

 Adanya barang yang hilang

l) Saran

 Seharusnya semua anggota Rumah Seni menjaga inventaris yang sudah

disediakan dengan baik
 Sebaiknya barang yang dipinjam harus dijaga dengan baik
  Semua Staff Rumah Seni sebaiknya mendata inventaris apa yang
dibutuhkan oleh rumah seni dan memberikan datanya ke ADM secepatnya
agar segera diadakan.
 Anggota ADM harus lebih tanggap lagi dalam pengadaan inventaris
Rumah Seni.

m) Rekomendasi

 Diharapkan seluruh staff Rumah Seni BEM KM FK UNAND dapat

menjaga inventaris yang telah disediakan dengan baik dan
menggunakannya untuk kepentingan bersama staff Rumah Seni BEM KM
FK UNAND.

2.2 LOGIN (Pengelolaan Inventaris)

a) Bentuk Kegiatan :
 Mendata inventaris RS BEM KM FK UNAND
 Meminta Dirdiv untuk melakukansosialisasi perawatan inventaris yang ada di
kantor RS BEM KM FK UNAND kepada anggota ADM
 Mengkoordinasikan peminjaman inventaris
 Menginformasikan alur peminjaman inventaris
 Mendata dan mengelola setiap peminjaman inventaris
 Membuat daftar harga peminjaman untuk inventaris tari
b) Waktu : Sepanjang masa kepengurusan
c) Tempat : Kantor Rumah Seni BEM KM FK UNAND
d) Tujuan : Mengelola seluruh penggunaan inventaris dengan
baik
e) Sasaran : Seluruh peminjam dan pengguna inventaris RS
f) Biaya : Estimasi Rp 150.000,00,-
 print,
 fotokopi,
 laminating
 stiker, dll
g) Sumber dana : Kas RS BEM KM FK UNAND
 h) Indikator keberhasilan :
 Terdatanya inventaris di dalam kantor Rumah Seni BEM KM FK
UNAND setiap kegiatan gotong royong dan diluar kantor Rumah Seni
BEM KM FK UNANDsebanyak 2 kali selama masa kepengurusan.
 Terdatanya 100% inventaris RS yang dipinjam
 Anggota ADM mengerti tentang perawatan inventaris Rumah Seni
i) Analisis SWOT :
Strength Weakness Opportunity Threat

 Inventaris RS  Anggota  Memiliki alur  Kurangnya

banyak ADM yang peminjaman koordinasi
dibutuhkan tidakbisa yang cukup antara
oleh UKM berada setiap jelas penanggung
lain saat di Kantor  Setiap divisi jawab
 Anggota RS. memiliki peminjaman
ADM anggota yang alat dengan
mengetahui mengetahui peminjamsehi
inventaris tentang ngga data
yang bisa inventaris dan peminjaman
dipinjam dan perawatannya alat ada yang
perawatan tidak tercatat
alat secara
umum

Penanggungjawab : Ilham Ertandri, Muhammad Habibi Afdal Nasril,

Silvia Rega

j) Realisasi
Perencanaan
 Menginformasikan alur peminjaman alat Rumah Seni FK UNAND.
 Terdatanya setiap inventaris Rumah Seni FK UNAND setelah pelaksanaan
kegiatan Gotong Royong (GORO).
 Terdatanya setiap inventaris yang akan dipinjam.
Pelaksanaan
  Terdatanya inventaris Rumah Seni setelah kegiatan GORO 1 pada tanggal
20 Agustus 2018
 Terdatanya setiap peminjaman alat pada buku peminjaman alat dan adanya
surat kontrak peminjaman alat pada setiap peminjaman.
 Sudah dilaksanakannya sosialisasi perawatan alat kepada staff ADM oleh
DE.
 Biaya:
o Foto copy surat kontrak Rp. 1000,-

Data Peminjaman Alat

Peminjaman Alat Musik

NO. Nama Peminjam Kegiatan Alat yang Dipinjam Tanggal biaya

1. FSKI BEM KM Radius mixer (1) 23 Mei
FK UNAND speaker pasif (1) 2018
mic (3)
jack gitar (1)
keyboard (1)
stopkontak(4)
stand mic (1)
stand condenser (1)
condenser (1)
stand keyboard(1)
2. CIMSA BEM WA Soundsystem 31 Mei Rp,
KM FK UNAND 2018 50.000,-

3. Dr. M.Zaki Al- Latihan Keyboard (1) 30 Juli Rp,

Fajri (Paru) padus 2018 35.000,-

Peminjaman Baju Tari

NO. Nama Peminjam Kegiatan Alat yang Dipinjam Tanggal Biaya

1. Zaki Upacara 17 Anting (1 psg) 10 agustus
 Agustus Subang pakok (1 2018
psg)
Bross rumah adat(1)
Kalung putih(1)
Kalungrantai (1)
Kalung manik (1)
Laca (1)

2. Nashiha Alsakina Bridal Salempang emas (1) 6 september Rp.

Shower Salempang silver (1) 2018 20.000,-

Peminjaman Baju Vokal

NO. Nama Peminjam Kegiatan Alat yang Dipinjam Tanggal Biaya

1. Nashiha Alsakina Bridal Takuluak tanduak 6 september Rp.
Shower 2018 20.000,-

Evaluasi
 Peminjaman baju tari terhambat karena ada beberapa masalah
 Semua peminjaman sudah dicatat di buku peminjaman alat
 Ada beberapa peminjam yang belum mengembalikan barang.
k) Kendala
 Tidak semua anggota ADM mengerti tentang alat-alat yang dimiliki oleh
Rumah Seni.
 Terlambatnya untuk memperbanyak surat kontrak peminjaman alat, sehingga
hanya beberapa peminjam yang menggunakan surat kontrak peminjaman alat
selebihnya hanya dicatat dalam buku peminjaman alat.
 Beberapa peminjam terlambat mengembalikan alat/barang yang dipinjam.
 l) Saran
 Seharusnya anggota ADM memiliki pengetahuan tentang alat-alat yang
dimiliki Rumah Seni.
 Selalu perbanyak surat kontrak peminjaman alat dan tinggalkan sebagian di
sekre.
 Melakukan follow up rutin kepada peminjam dan mengingatkan peminjam
untuk mengembalikan alat yang dipinjam.
m) Rekomendasi

 Melakukan sosialisasi kembali mengenai alat dan perawatan alat oleh Dirdiv
Musik kepada staff ADM.

3. PUTUS (Pembuatan Struktur Kepengurusan)

a) Bentuk Kegiatan :
 Pembuatan Struktur Kepengurusan RS BEM KM FK UNAND
 Penempatan Struktur Kepengurusan di Kantor RS BEM KM FK UNAND
b) Waktu : Selama blok X.1
c) Tempat : Kantor RS BEM KM FK UNAND
d) Tujuan : Mempermudah setiap orang yang berkunjung ke
kantor untuk mengenal pengurus RS BEM KM
FK UNAND periode 2018/2019
e) Sasaran : Seluruh warga KM FK UNAND
f) Biaya : Estimasi Rp 100.000,00,- ( biaya cetak spanduk)
g) Sumber Dana : Kas RS BEM KM FK UNAND
h) Indikator Keberhasilan :
 Terpasangnya struktur kepengurusan RS BEM KM FK UNAND
paling lambat pada minggu 3 blok X.1
i) Analisis SWOTH :
Strength Weakness Opportunity Threat

 Kreativitas  Liburan
anggota semester
ADM yang
cukup tinggi
serta sering
 koordinasi
dengan
parlemen IP
PenanggungJawab : Muhammad Habibi Afdal Nasril

j) Realisasi
` Perencanaan
 Struktur kepengurusan telah dibuat dan dicetak maximal 3 minggu X.1
 Struktur dibuat dengan bahan yang tahan
 Biaya cetak spanduk : Rp 100.000
Pelaksanaan
 Struktur dibuat pada tanggal 10 September 2018
 Struktur dipasang pada tanggal 14 September 2018
 Dibantu oleh staf lain.
 Biaya ; Rp. 50.000,-
Evaluasi
 Pembuatan dan pemasangan struktur tidak sesuai dengan jadwal yang
direncanakan
 Adanya kesalahan dalam struktur
 Desain sudah cukup menarik
k) Kendala
 Keterlambatan memperoleh desain dari IP
 Beberapa anggota presidium ada yang tidak bisa berfoto pada hari H
pengambilan foto sehingga menimbulkan keterlambatan pembuatan desain
 ADM/IP tidak sempat mengomunikasikan desain dengan badan
kehormatan karena waktunya bertabrakan dengan KM EXPO sehingga
langsung dicetak.
l) Saran
 Kordinasi dengan parlemen IP perlu ditingkatkan hingga memberikan
deadline.
 Lebih sering lagi mengingatkan IP tentang struktur
 Komunikasikan dahulu desain dengan staff dan badan kehormatan
  Tingkatkan ketelitian anggota IP dalam membuat struktur kepengurusan
agar tidak ada kesalahan nama, foto atau jabatan
m) Rekomendasi
 Struktur dicetak ulang karena ada kesalahan tulisan di dalam desain
pertama