PROGRAM KERJA BIRO KESEKRETARIATAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ANDALAS
2010

I. PENDAHULUAN
I.1 LATAR BELAKANG
Setiap lembaga atau organisasi memerlukan sekretariat sebagai pusat kegiatannya.
Untuk itu diperlukan sebuah biro yang dapat mengelola sekretariat serta segala fungsi yang
ada didalamnya. Biro tersebut merupakan biro kesekretariatan.
Biro kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluaraga Mahasiswa Fakultas
Kedokteran Universitas Andalas berperan dan bertanggung jawab dalam mengelola
sekretariat BEM KM FK UNAND sedemikian rupa dalam mendukung semua kegiatan
pengurus BEM KM FK UNAND khususnya dan seluruh masyarakat kampus pada
umumnya.
Biro Kesekretariatan BEM KM FK UNAND juga berperan dalam mengelola
sistem administrasi BEM KM FK UNAND berupa pembuatan, pencatatan, pengarsipan,
dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar BEM KM FK UNAND serta administrasi
lainnya.

I.2 DESKRIPSI UMUM

Biro kesekretariatan BEM KM FK UNAND mempunyai dua tim yaitu :
 Tim kreatif yang berperan dalam pengelolaan, penataan, serta pemeliharaan
kebersihan dan keindahan sekretariat BEM FK UNAND.
 Tim administrasi yang bertugas mengelola pengarsipan dan surat menyurat,
pengelolaan database pengurus BEM KM FK UNAND serta urusan administrasi
lainnya.

Program Kerja Biro Kestari

I.3 NILAI STRATEGIS
Biro kesekretariatan berwenang atas pengelolaan sekretariat BEM KM FK
UNAND serta pengarsipan, surat menyurat dan administrasi lainnya.

I.4 VISI
 Terciptanya sekretariat yang tertata rapi, nyaman, dan kondusif sebagai pusat
kegiatan BEM KM FK UNAND.
 Terciptanya sistim administrasi BEM KM FK UNAND yang tertata rapi dan
terkendali.

I.5 MISI
 Mengelola, menata dan menjaga kebersihan serta keindahan sekretariat
sedemikian rupa sehingga menjadi sekretariat yang bersih, rapi, nyaman, aman
dan kondusif untuk untuk mendukung semua kegiatan yang dilaksanakan BEM
KM FK UNAND.
 Mengadakan perbaikan terhadap segala hal yang berhubungan dengan
pengarsipan surat menyurat dan administrasi lainnya

I.6 MOTTO
” Sekre Kondusif, Kerja Efektif”

I.7 ANALISIS SWOT

STRENGTH WEAKNEES
INTERNAL 1. Anggot 1. Sulitny
a kestari yang memiliki a menyesuaikan
loyalitas dan dedikasi jadwal anggota
yang tinggi
EKSTERNAL
2. Anggot
a kestari yang kreatif
dan inovatif
3. Biro

Program Kerja Biro Kestari

 kestari yang mau dan
mampu mematuhi tata
tertib sekretariat
4. Kemam
puan dalam pembuatan,
pengarsipan, dan
pengelolaan surat
menyurat

OPPRTUNITY 1. Memaksimalka kerja 1. Menentukan PJ

1. Inventaris sekretariat anggota kestari untuk tetap dalam tiap

yang sudah lengkap melaksanakan tiap proker kestari

2. Ruangan sekretariat proker dengan sebaik-

yang luas baiknya.
3. Bimbingan dari 2. Kesadaran dari seluruh
pengurus sebelumnya pengurus BEM untuk
4. Dukungan dari turut menjaga
pengurus BEM KM FK kebersihan ,kerapian,
UNAND yang lain dan kenyamanan
sekretariat perlu di
tingkatkan.
THREATNESS 1. Koordinasi dengan 1. Penetapan PJ dari
1. Kurangny seluruh pengurus BEM biro kestari untuk
a kepedulian beberapa dalam membantu memantau
pengurus BEM KM FK menjaga kebersihan keadaan
UNAND dalam menjaga sekretariat dan sekretariat tiap
kebersihan dan keteraturan sistim hari.
keindahan sekretariat administrasinya.
2. Kurang 2. Mensosialisasikan tata
kerjasama dengan tertib secretariat dan
dept/biro yang lain sistem administrasinya

Program Kerja Biro Kestari

 dalam hal administrasi kepada seluruh
dan pengelolaan pengurus BEM
inventaris

II. STRUKTUR KEPENGURUSAN

Koordinator : Mutiara Kamala Fatimah
Sekretaris : Mutya Restu Ayu
Bendahara : Novia Puspitasari
Divisi :
- Tim Kreatif : Dita Az-Zahra
Henry Pramana
- Tim Administrasi : Silvia Faulit
Prima Zola

III. BIODATA ANGGOTA

No Nama No.BP TTL Alamat No. HP
1. Mutiara 0810312038 Padang, 25 Komp. Talago Permai 081363032530
Kamala Agustus 1990 Blok I/4
Fatimah
2. Prima Zola 0810312101 Bunga tanjung, Jalan minahasa III no.9B 085263720607
10 Februari
1990
3. Novia 0910332047 Cimahi, 29 Jalan Minahasa III no.8 085222769521
Puspitasari November 1991
4. Silvia Faullit 0810312112 Solok, 30 Jalan SPN Pdg Besi Gg. 081266021090
Oktober 1990 Ceria no. 15
5. Henry 07120124 Bukittinggi, 4 Jalan Minahasa Raya no. 085691695937
Pramana Maret 1990 3
6. Dita Azzahra 0910312032 Medan, 26 Jalan Jati Rawang no. 17 085296231880

Program Kerja Biro Kestari

 Suprapto November 1992
7. Mutya Restu 0910311016 Tanjung pinang, Jalan Perintis 085668132214
Ayu 18 Maret 1992 Kemerdekaan gg.
Manunggal no.22
Jatirawang

IV. PROGRAM KERJA

Waktu & Anggaran Sumber

No. Nama Kegiatan Sasaran PJ
Tempat Dana Dana
1. Pengelolaan Seluruh Maret 2010 Rp Kas Novia
sekretariat pengurus - Oktober 2.000.000,00 BEM, Puspitasari
BEM BEM KM 2010, Dekanat
Henry
FK UNAND sekretariat
Permana
2010 BEM
2. Pengelolaan Seluruh Maret 2010 Rp Kas Prima Zola
inventaris pengurus - Oktober 4.500.000,00 BEM
BEM BEM 2010, 2010,
UKM FK sekretariat
UNAND, BEM
atau civitas
akademika
3. Pengaturan Seluruh Maret 2010 Rp Kas Mutiara
piket pengurus - Oktober 100.000,00 BEM Kamala
BEM KM 2010, Fatimah
FK UNAND sekretariat
BEM
4. Pembuatan Seluruh Minggu 3 Rp Kas Dita
Time warga KM Mei, 1.000.000,00 BEM Azzahra
Schedule FK Unand sekretariat
Global KM BEM

Program Kerja Biro Kestari

 FK Unand

5. Pengontrolan seluruh Maret 2010 - - Prima Zola

Buku Kontrol UKM FK - Oktober
Global KM UNAND 2010,
sekretariat
BEM
6. Pembuatan Seluruh Mei 2010 Rp Kas Novia
Papan civitas sekretariat 300.000,00 BEM Puspitasari,
BEM
Struktur akademika Mutya
Kepengurusan FK UNAND Restu Ayu,
Dita
Azzahra
7. Tata tertib Seluruh April 2010 / Rp Kas Dita
sekretariat pengurus Sekretariat 250.000,00 BEM Azzahra
BEM dan BEM
seluruh
mahasiswa
FK Unand
8. Pengarsipan Seluruh Maret 2010 Rp Kas Silvia
surat pengurus - Oktober 30.000,00 BEM Faullit
menyurat BEM KM 2010,
FK UNAND Sekretariat
BEM
9. Pengarsipan Seluruh April- - - Silvia
Kegiatan Pengurus Oktober Faullit
BEM KM FK BEM KM 2010,
UNAND FK UNAND Sekretariat
BEM
2010
10. Arsip Pengurus April- Rp Kas Henry
Database BEM KM Oktober 100.000,00 BEM Permana
Pengurus FK UNAND 2010/

Program Kerja Biro Kestari

 BEM 2010 Sekretariat
BEM
11. Persiapan LPJ Seluruh sesuai Rp Kas Mutya
triwulan dan Pengurus kesepakatan 200.000,00 BEM Restu Ayu
SU BEM KM dengan
FK UNAND DPM,
Sekretariat
BEM
12. Sosialisasi Semua 3 x selama Rp Kas Mutiara
Administrasi sekretaris periode 50.000,00 BEM Kamala
dengan dari masing- kepengurusa Fatimah
Sekretaris masing n
Masing- dept/biro /Sekretariat
Masing BEM KM
Dept/Biro FK
UNAND
13. Usulan Proker Departemen / Oktober Rp Kas Prima Zola
2011 Biro BEM 2010/Sekret 10.000,00 BEM
KM FK ariat BEM
UNAND KM FK
UNAND
14. Pembuatan Semua awal Rp Kas Novia
Sertifikat pengurus Oktober 150.000,00 BEM Puspitasari
Pengurus BEM KM 2010 /
BEM FKUNAND Sekretariat
2010 BEM

1. Pengelolaan Sekretariat BEM

a. Tujuan
 Sekretariat tertata rapi, bersih, nyaman dan kondusif.

Program Kerja Biro Kestari

  Membuat semua pengurus BEM dapat melakukan segala kegiatan dengan efektif.
b. Sasaran
 Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND 2010
c. Indikator Keberhasilan
 Kegiatan pengelolaan sekretariat BEM setiap hari kuliah.
 Tersedia papan tulis khusus dengan fungsi-fungsi tertentu, yakni untuk
pengumuman umum, internal BEM, dan juga untuk peminjaman ruang rapat.
 Pembagian loker untuk tiap departemen dan biro.
 Penempatan inventaris kepanitiaan dan department/biro di luar loker di tempat
tertentu di sekre BEM .
 Buku peminjaman invetaris terkontrol dengan baik.
 Ada absensi pengurus BEM yang mengikuti GORO.

d. Analisis SWOT

STRENGTH WEAKNEES
INTERNAL 1. Keaktifan anggota 1. Kurangnya pemahaman
kestari merupakan kunci setiap PJ terhadap tugas
kelancaran aktifitas yang akan di jalani.
EKSTERNAL rumah tangga BEM.
OPPRTUNITY 1. Memaksimalkan 1. Menentukan PJ tetap dari
1. Kepedulian yang tinggi kerja PJ untuk biro kestari dalam setiap

untuk kesejahteraan pengontrolan tugasnya proker.

umum anggota BEM. masing-masing.

2. Kesadaran dari
seluruh pengurus BEM
untuk turut menjaga
kebersihan ,kerapihan ,da
n kenyamanan sekretariat
perlu di tingkatkan.

Program Kerja Biro Kestari

THREATNESS 1.Penetapan PJ untuk setiap
1. Kurangnya kepedulian tugas piket,yang berkerja

anggota BEM terhadap sama dengan anggota BEM

lainnya.
sekretariat.
2.Koordinasi dengan panitia
2. Kurangnya keaktifan
masing-masing kegiatan
anggota BEM untuk ke
dalam rangka
sekretariat, sehingga
membersihkan sekretariat
kegiatan piket tidak
setelah kegiatan di
berjalan dengan lancar.
laksanakan.

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep kegiatan
 Pengelolaan sekretariat BEM berupa perbaikan sistim dreinase, penerangan
dan hal-hal lainnya yang penting dalam menunjang kegiatan di sekretariat.
 Menyediakan papan komunikasi yang ditujukan untuk umum, internal dan
antar depart/biro serta inti.
 Mengadakan gotong royong dalam membersihkan sekre, pada awal
kepengurusan, akhir kepengurusan dan terutama sehabis pelaksanaan
kegiatan suatu kepanitian.
 Membagi lemari menjadi loker untuk masing-masing dept/biro.
 Waktu/ Tempat
 Setiap hari kuliah, Maret 2010 - Oktober 2010 di sekretariat BEM KM FK
UNAND
 Anggaran Dana
Rp2.000.000,00
 Sumber Dana
 kas BEM

Program Kerja Biro Kestari

 f. Penanggung Jawab
 Novia Puspitasari.
 Henry Permana.

2. Pengelolaan Inventaris BEM

a. Tujuan
 Melengkapi semua inventaris yang diperlukan untuk keberlangsungan dan
keefektifan kegiatan BEM.
 Mengatur tata cara peminjaman inventaris.
 Penggunaan inventaris lebih terkontrol dan jelas penanggungjawabnya.
b. Sasaran
Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND 2010, UKM FK UNAND, atau civitas
akademika yang ingin meminjam inventaris BEM.
c. Indikator Keberhasilan
 Inventaris yang dibutuhkan disediakan oleh kestari dan ada catatan laporannya.
 Semua inventaris BEM dan tiap departemen/biro terdata dengan baik.
 Setiap peminjaman inventaris ada catatannya.

d. Analisis SWOT
STRENGTH WEAKNESS
INTERNAL 1. Biro Kestari memiliki 1. Pengurus Kestari tidak
loyalitas dan dedikasi yang setiap waktu berada di
tinggi. Sekretariat BEM, sehingga
2. Kemampuan dalam peminjaman inventaris tidak
pembuatan, pengarsipan dan terdata dengan baik.
EKSTERNAL pengelolaan inventaris BEM
OPPORTUNITY 1. Meningkatkan rasa tanggung 1. Menentukan jadwal piket
1. Adanya kesadaran dari jawab pengurus BEM untuk pengurus Kestari yang
pengurus BEM untuk mengelola inventaris sesuai dengan jadwal
mengelola inventaris kuliah
bersama.
THREATNESS 1. Meningkatkan 1. Melakukan pembagian

Program Kerja Biro Kestari

1. Tidak semua anggota kemampuan anggota tugas antara pengurus
BEM mengetahui tata Biro/Departemen Kestari yang sedang
cara dan alur mengenai tata cara dan piket.
peminjaman alur peminjaman
inventaris. inventaris.
2. Pengembalian 2. Memberikan sanksi
inventaris yang kepada Biro/Departemen
dipinjam tidak sesuai yang melanggar tata cara
dengan waktu yang dan alur peminjaman
telah disepakati. inventaris

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep kegiatan
 Mendata, melengkapi, dan mengkoordinasikan peminjaman inventaris
BEM.
 Mendata semua inventaris BEM dan tiap departemen/biro.
 Membuat tata tertib peminjaman inventaris.
 Membuat buku peminjaman inventaris.
 Waktu / tempat
 Setiap hari kuliah, Maret 2010 - Oktober 2010.
 Sekretariat BEM KM FK UNAND
 Anggaran dana
Rp4.500.000,00
 Sumber dana
Kas BEM

f. Penanggung Jawab
 Prima Zola

3. Pengaturan piket

Program Kerja Biro Kestari

a. Tujuan
 Meningkatkan keakraban sesama pengurus BEM.
 Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi dan kondusif.
 Mengontrol alur administrasi dan peminjaman inventaris.
b. Sasaran
 Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
 Piket berjalan sesuai jadwal.
 PJ ada di setiap waktu piket.

d. Analisis SWOT

STRENGTH WEAKNEES
INTERNAL  Kepedulian anggota  Keterlambatan PJ
kestari terhadap dalam mengontrol
EKSTERNAL kenyamanan dan piket
suasana kondusif
rumah tanga BEM.
OPPRTUNITY  Memaksimalkan  Menentukan PJ piket
 Kreatifitas anggota pengontrolan piket untuk meningkatkan
kestari yang tinggi. rasa tanggung jawab
terhadap tugas piket.
THREATNESS  Penetapan PJ dan  Menetapakan PJ yang
 Kurang kesadaran berkerja sama selain bertanggung jawab
pengurus untuk kestari. dari biro kestari
melaksanakan tugas  Memberikan reward
piket. dan punishment.
 Kurangnya inisiatif
pengurus untuk
menjaga kebersihan
dan kerapihan
sekretariat.
e. Deskripsi Kegiatan

Program Kerja Biro Kestari

  Konsep kegiatan
 Membuat jadwal piket.
 Membuat tata tertib piket.
 Mengontrol kegiatan piket masing-masing biro/dept dengan menjadi PJ.
 Membuat reward & punishment

 Waktu/Tempat
Setiap hari kuliah,awal Maret 2010 sampai Oktober 2010 / sekretariat BEM

 Anggaran Dana
Rp100.000,00

 Sumber Dana
kas BEM.

f. Penanggung Jawab
Mutiara Kamala Fatimah

4. Pembuatan Time Schedule Global KM FK Unand

a. Tujuan
 Agar semua kegiatan KM terjadwal, termanagement, terhandle secara sistematik.
 Semua pengurus BEM, HIMA, UKM dan dekanat mengetahui time schedule
global KM FK UNAND 2010.
b. Sasaran
Seluruh warga KM FK Unand
c. Indikator keberhasilan
 Realisasi buku time schedule global list BEM 2010
 Pengurus inti BEM, HIMA,UKM serta dekanat memiliki pegangan buku time
schedule global KM FK Unand.

Program Kerja Biro Kestari

 d. Analisis Swot :
STRENGTH WEAKNESS
Internal - Rajin meminta - Tidak semua anggota
proker dari masing2 Kestari yang mampu membuat time
dept/biro BEM, HIMA, schedule global yang baik dan benar
Eksternal
UKM.

- Membuat time - Sharing pengetahuan dengan

OPPORTUNITY schedule sesuai jadwal anggota Kestari lain atau anggota
- Proker yang ditentukan Kestari tahun lalu tentang cara
masing2 dept/biro BEM, - Bekerjasama dengan pembuatan time schedule global yang
UKM, HIMA jelas departemen kastrat baik dan benar
kapan waktunya dalam mengumpulkan
proker ukm dalam acara
temu KM.

THREATNESS
- pengumpulan - Bekerjasama dengan - Mencari alternatif lain untuk membuat
time schedule yang departemen kastrat Time Schedule Global dengan cepat
sering terlambat dalam mengumpulkan
proker ukm dalam acara
temu KM.

e. Deskripsi Kegiatan:
 Konsep kegiatan
- Mengumpulkan seluruh proker biro/departemen BEM, UKM, dan HIMA.
- Membuat buku time schedule global list untuk dimiliki oleh tiap presidium,
pengurus inti HIMA dan UKM.
- Mempublikasikan di sekteratriat, khususnya agenda besar KM FK Unand.

Program Kerja Biro Kestari

  Waktu
Minggu 3 Bulan Mei
 Anggaran dana
Rp1.000.000,00
 Sumber dana
Kas BEM
f. Penanggung Jawab
Dita Azzahra

5. Pengontrolan Buku Kontrol Global KM.

a. Tujuan
 BEM mengetahui semua kegiatan yang dilakukan UKM.
b. Sasaran :
 seluruh UKM, distrik dan HIMA FK UNAND
c. Indikator keberhasilan :
 Semua kegiatan yang dilakukan UKM, distrik, dan HIMA terdata dengan baik.
d. Analisis Swot :
STRENGTH WEAKNESS
Internal
- Dana tersedia - Anggota Kestari
- Format sudah ada tidak selalu ada di sekre
- Protap yang jelas
dalam administrasi BEM
Eksternal

OPPORTUNITY - Menyediakan buku Menyediakan box khusus

- Banyaknya kontrol untuk surat masuk yang perlu
kegiatan yang ditandatangani ketua BEM
membutuhkan izin dan
tanda tangan ketua BEM

THREATNESS

Program Kerja Biro Kestari

- Tidak semua - Mensosialisasikan - Mencatat Nomor
utusan UKM mengetahui dengan UKM Contact Person (CP) dari
tata cara minta izin kepada tiap kegiatan.
ketua BEM

e.Deskripsi Kegiatan
 Konsep kegiatan
 Melanjutkan pengontrolan buku kontrol global KM
 Mendata semua kegiatan UKM
 Waktu / tempat :
Maret – Oktober 2010/ sekretariat BEM
 Anggaran dana
-
 Sumber dana
-
f. Penanggungjawab
Prima Zola

6. Pembuatan Papan Struktur Kepengurusan

a. Tujuan
Mempermudah semua orang yang berkunjung ke sekretariat BEM KM FK
UNAND untuk mengenal pengurus BEM tahun 2010.
b. Sasaran
Seluruh civitas akademika FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
Terdapatnya papan struktur kepengurusan BEM KM FK UNAND tahun 2010 di
Sekretariat BEM KM FK UNAND.
d. Analisis SWOT

Program Kerja Biro Kestari

 Internal STRENGTH : WEAKNESS
1.kerja sama yang 1. Sulit menemukan
baik dari anggota jadwal yang sama
kestari dalam antar anggota kestari
merancang pembuatan
struktur kepengurusan

External
OPPRTUNITY Menjalin kerjasama Menetapkan jadwal
1, kerja sama yang lintas depart kestari – pembuatan proker
baik dengan Dept infokom, dan struktur kepengurusan
Infokom dalam menyepakati deadline BEM 2010
pengambilan foto pngambilan foto
pengurus BEM 2010 pengurus BEM
THREATNESS 1. mencari jadwal 1. mencari jadwal
1. Sulit mencari yang tepat yang tepat
jadwal yang tepat
untuk foto departemen
dengan formasi
lengkap.

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep kegiatan
 Pembuatan Struktur kepengurusan BEM KM FK UNAND di sebuah papan
besar.
 Penempatan papan struktur kepengurusan.
 Waktu
Mei 2010
 Tempat
Sekre BEM KM FK UNAND
 Anggaran dana
Rp300.000,00

Program Kerja Biro Kestari

  Sumber Dana
Kas BEM KM FK UNAND

f. Penanggung Jawab
 Novia Puspitasari,
 Mutya Restu Ayu,
 Dita Azzahra

7. Pemajangan tata tertib secretariat

a. Tujuan
 Semua pengurus BEM KM FK UNAND mengetahui dan menaati tata tertib di
sekretariat dan tata tertib piket yang ada sehingga kegiatan BEM KM FK UNAND
di secretariat dapat berjalan dengan lancar.
 Semua mahasiswa FK UNAND mengetahui dan menati tata tertib peminjaman
inventaris sehingga pemakaian inventaris BEM KM FK UNAND optimal.
b. Sasaran
Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND dan seluruh mahasiswa FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
Adanya pemajangan tata tertib yang dapat ditaati oleh semua pengurus BEM KM
FK UNAND dan juga mahasiswa FK UNAND
d. Analisis SWOT
Internal STRENGTH : WEAKNESS
1.kerja sama yang baik dari 1. Anggota kestari belum
anggota kestari dalam mempunyai pengalaman
merancang tata tertib dalam perancangan tata tertib
sekretariat sekretariat

External
OPPRTUNITY 1. Terciptanya tata tertib 1. Meminta bimbingan
1, kerja sama yang baik yang dapat ditaati oleh dari dept kastrat
dengan Dept Kastrat dalam pengurus BEM KM dalam hal

Program Kerja Biro Kestari

 pembuatan tata tertib FK UNAND dan perancangan tata tertib
sekretariat warga negara KM FK secretariat
UNAND
THREATNESS 1. mencari jadwal yang tepat 1. mencari jadwal yang tepat
1. Sulit mencari jadwal yang
tepat dengan dept.kastrat
untuk mendiskusikan tata
tertib sekretariat

e. Deskripsi kegiatan
 Konsep kegiatan
 Perancangan tata tertib sekretrariat yang terdiri dari :
- Tata tertib di sekretariat
- Tata tertib peminjaman inventaris
- Tata tertib piket
 Selanjutnya meminta pertimbangan dari departemen kastrat tentang tata tertib
tersebut, sehingga tata tertib dapat di sosialisasikan.
 Waktu / Tempat
 April 2010 / Sekretariat BEM KM FK UNAND.

 Anggaran dana
 Rp250.000,00

 Sumber dana
 kas BEM.

f. Penanggung Jawab
Dita Azzahra

8.Pengarsipan surat menyurat

a. Tujuan

Program Kerja Biro Kestari

  BEM memiliki arsip surat masuk dan surat keluar yang lengkap dan rapi.
b. Sasaran
 Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
 Adanya arsip surat masuk dan surat keluar.
 Jumlah surat masuk dan surat keluar 90% sama dengan jumlah surat yang terdata
di buku kendali surat masuk dan surat keluar.

d. Analisis SWOT

STRENGTH WEAKNESS
INTERNAL 1. Anggota kestari yang loyal 1. Pengurus kestari kesulitan
EKSTERNAL dan bertanggung jawab menelusuri pengurus yang
dalam menjalani tugasnya telah membuat surat keluar
OPPURTUNITY 1. Memaksimalkan 1. Kerjasama setiap pengurus
1. Tingginya kesadaran tercapainya indikator yang yang membuat surat
pengurus BEM dalam keberhasilan. untuk mengarsipkan surat
mengarsipkan surat masuk nya dalam bentuk hard atau
dan surat keluar soft copy.
THREATNESS  Mensosialisasikan tugas-  Meningkatkan kinerja PJ
 Kurangnya kesadaran tugas piket kepada semua dalam mengontrol
pengurus BEM dalam pengurus BEM pengarsipan surat masuk dan
mengarsipkan surat keluar.  Mensosialisasikan cara- surat keluar
 Kurangnya pengetahuan cara pengarsipan surat
pengurus piket tentang masuk dan surat keluar
pengarsipan surat serta kepada semua pengurus
kurang aktifnya pengurus BEM
piket mengakibatkan tidak
tercatatnya surat yang
masuk ke BEM KM FK
UNAND

e. Deskripsi Kegiatan

Program Kerja Biro Kestari

  Konsep kegiatan
Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, serta membuat buku kendali surat
masuk dan surat keluarnya.
 Waktu
Setiap hari kuliah, selama kepengurusan BEM KM FK UNAND 2010
 Tempat
Sekre BEM KM FK UNAND
 Anggaran dana
Rp30.000,00
 Sumber Dana
Kas BEM KM FK UNAND

f. Penanggung Jawab
Silvia Faulit

9 . Pengarsipan Kegiatan BEM KM FK UNAND

a. Tujuan
 BEM mempunyai semua bahan yang terkait dengan kegiatan yang
telah diadakan.
 Sebagai bahan pertimbangan dalam pengadaan kegiatan yang sejenis
di tahun yang akan datang.
b. Sasaran
Seluruh Pengurus BEM KM FK UNAND 2010
c. Indikator Keberhasilan
Lengkapnya semua bahan yang terkait dengan kegiatan yang telah diadakan.

Program Kerja Biro Kestari

 d. Analisis SWOT :

INTERNAL STRENGTH WEAKNESS

Tersedianya proposal Kesulitan anggota Kestari
untuk setiap kegiatan dalam mengumpulkan
EKSTERNAL kepanitiaan BEM LPJ Triwulan dari
masing-masing dept/biro
OPPORTUNITY Menetapkan kebijakan Menetapkan PJ tetap di
Adanya ketentuan untuk untuk mengarsipkan tiap kegiatan
meninggalkan satu berkas semua kegiatan
proposal untuk kepanitiaan BEM
pengarsipan BEM
THREATNESS Menata dan merapikan Menetapkan PJ yang
Kemungkinan hilangnya arsip kegiatan BEM bertanggung jawab dari
atau tidak lengkapnya anggota BEM
arsip kepanitiaan BEM

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep Kegiatan
Mengarsipkan semua bahan yang terkait dengankegiatan kepanitiaan BEM
yang telah diadakan serta menyediakan tempat arsip seluruh proposal dan
LPJ.
 Waktu / Tempat :
April- Oktober 2010
 Anggaran dana
-
 Sumber dana
-
f. Penanggung Jawab
Silvia Faulit

Program Kerja Biro Kestari

10. Arsip Database Pengurus BEM
a. Tujuan
 Membuat Arsip Database Pengurus BEM
b. Sasaran
 Pengurus BEM KM FK UNAND 2010
c. Indikator Keberhasilan
 Terkumpulnya data diri pengurus BEM
d. Analisis SWOT

INTERNAL STRENGTH WEAKNESS

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Kurangnya PJ kegiatan
EKSTERNAL dalam bekerja ( hanya 1 orang )
OPPORTUNITY 1. Mempercepat pengumpulan 1. Menambah PJ untuk
1. Kemudahan dalam mengisi CV pengurus BEM pengumpulan CV pengurus
data diri pengurus BEM BEM
THREATNESS 1. Rajin menagih CV pada 1. Menambah PJ dalam
1. Pengurus BEM yang tidak pengurus BEM kegiatan ini
tepat waktu mengumpulkan
CV nya pada Kestari

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep Kegiatan
Mengarsipkan data diri pengurus-pengurus BEM
 Waktu / Tempat
Juni 2010/ Sekretariat BEM KM FK UNAND,
 Anggaran Dana
Rp100.000,00
 Sumber Dana
Kas BEM KM FK UNAND

f. Penanggung Jawab
Henry Pramana

Program Kerja Biro Kestari

11. Persiapan LPJ triwulan dan SU

a. Tujuan
 BEM mempunyai LPJ Triwulan dari masing-masing dept/biro.
 Format LPJ sama sehingga memudahkan penilaian.
b. Sasaran
Seluruh Pengurus BEM KM FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
 Terkumpulnya LPJ masing-masing dept/biro setiap 3 bulan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan dengan DPM.
 Format LPJ telah disebarluaskan dan disosialisasikan dengan mengadakan
pertemuan antara sekretaris masing-masing dept/biro dengan sekretaris umum
BEM KM FK UNAND.
d. Analisis SWOT :
STRENGTH WEAKNESS
INTERNAL Sudah adanya contoh proposal dan 1.Kesulitan anggota
LPJ yang tinggal disusun ulang. Kestari dalam
mengumpulkan LPJ
Triwulan dari masing-
masing dept/biro
2. Tidak semua anggota
kestari paham administrasi,
standar baku belum

EKSTERNAL tersosialisasi dengan baik

OPPORTUNITY Meningkatkan hubungan baik 1.Menetapkan PJ tetap di

1.Adanya dukungan dari dan koordinasi dengan tiap kegiatan
departemen lain departemen lain
2.Memberikan
2.Adanya hubungan baik pemahaman dan standar
dengan pihak departemen lain
baku untuk LPJ
3. Banyaknya pengurus yang

Program Kerja Biro Kestari

 belum paham

THREAT Memaksimalkan koordinasi Menetapkan PJ yang

1.Kurangnya kerja sama dengan depertemen lain bertanggung jawab dari
dengan departemen lain. pengurus BEM
2.Sekretaris tiap dept/biro
mengumpulkan LPJ tidak
tepat waktu.
3.banyaknya pihak yang belum
paham.

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep Kegiatan
Pengumpulan LPJ Triwulan dan LPJ SU dari masing-masing dept/biro serta
mengeditnya.
 Waktu
Waktu : sesuai kesepakatan dengan DPM.
Tempat : Sekretariat BEM KM FK UNAND.
 Anggaran dana
Rp200.000,00
 Sumber dana
Kas BEM KM FK Unand

f. Penanggung Jawab
Mutya Restu Ayu

12.Sosialisasi Administrasi dengan Sekretaris Masing-Masing Dept/Biro

a.Tujuan
 Semua sekretaris dari masing-masing dept/biro memiliki pengetahuan tentang
kesekretariatan dan administrasi.

Program Kerja Biro Kestari

  Semua sekretaris dapat membagikan ilmu tersebut kepada tiap anggota dari
departemen/bironya masing-masing, sehingga semua pengurus BEM KM FK UNAND
memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan dan administrasi.
b.Sasaran
 Semua sekretaris dari masing-masing dept/biro.
c.Indikator Keberhasilan
 Terlaksananya kegiatan pelatihan administrasi yang ditujukan untuk semua sekretaris di
masing-masing dept/biro.
d.Analisis SWOT
Internal Strength : Weakness
1. Anggota kestari memiliki 1. Sulit menemukan jadwal
kemampuan di bidang yang tepat
sistim administrasi /
kesekretariatan

External
Oppurtunity 1. Masing-masing 1. Mencari jadwal yang
1. Setiap sekretaris departemen/ sekretaris memiliki ilmu tepat dan meng
biro memiliki keinginan yang tentang sistim informasikan sosialisasi
tinggi untuk mempelajari sistim administrasi dan jauh sebelum kegiatan
administrasi dan kesekretariatan kesekretariatan tersebut dilaksanakan
Threatness 1. mencari jadwal yang tepat 1. mencari jadwal yang tepat dan
1.masing-masing sekretaris dan menginformasikan sosialisasi menginforamsikan sosialisasi
memiliki agenda di dept/bironya jauh sebelum kegiatan tersebut tersebut jauh sebelum agenda itu
sehingga sulit untuk menemukan dilaksanakan dilaksanakan
jadwal yang tepat

e. Deskripsi kegiatan.
 Konsep Kegiatan
 Mengumpulkan sekretaris masing-masing dept/biro guna mebicarakan hal-hal
yang berkaitan dengan administrasi kesekretariatan
 Waktu/ Tempat

Program Kerja Biro Kestari

 3 x selama periode kepengurusan /Sekretariat BEM KM FK UNAND.
 Anggaran Dana
Rp50.000,00
 Sumber Dana
kas BEM
f. Penanggung Jawab
Mutiara Kamala Fatimah

13. Usulan Proker 2011

a. Tujuan
 Mendata proker dari seluruh biro / departemen dalam jajaran BEM KM FK
UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011
 Membantu pihak dekanat dalam menganggarkan anggaran kemahasiswaan untuk
tahun 2011
b. Sasaran
Departemen / Biro BEM KM FK UNAND
c. Indikator Keberhasilan
Terkumpulnya proker dari seluruh biro / departemen dalam jajaran BEM KM FK
UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011

d. Analisis SWOT

INTERNAL STRENGTH WEAKNESS

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Kurangnya PJ kegiatan
EKSTERNAL dalam bekerja ( hanya 1 orang )
OPPORTUNITY 1. Mengumpulan usulan 1. Menambah PJ kegiatan
1. Pengurus BEM yang rajin proker tepat pada waktunya
mengevaluasi program kerja
untuk kemajuan BEM pada
kepengurusan selanjutnya
THREATNESS 1. Mempercepat pengum- 1. Menambah PJ dalam
pulan usulan proker 2011 kegiatan ini agar usulan

Program Kerja Biro Kestari

1. Usulan proker dari masing- proker dapat dikumpulkan
masing dept. / biro tidak tepat waktu
dikumpulkan tepat waktu

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep Kegiatan
Mengumpulkan proker dari seluruh biro / departemen dalam jajaran BEM KM
FK UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011
 Waktu / Tempat
Oktober 2010/Sekretariat BEM KM FK UNAND,
 Anggaran Dana
Rp10.000,00
 Sumber Dana
Kas BEM KM FK UNAND
f. Penanggung Jawab
Mutiara Kamala Fatimah

14. Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM

a. Tujuan
Sebagai penghargaan kepada semua pengurus BEM KM FK UNAND 2010 atas
kerja keras yang diberikan untuk kesejahteraan KM FK UNAND.
b. Sasaran
Semua pengurus BEM KM FKUNAND 2010
c. Indikator Keberhasilan
Telah dibuatnya Sertifikat Pengurus BEM KM FK UNAND 2010.

d. Analisis SWOT

INTERNAL STRENGTH WEAKNESS

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Keterlambatan pembuatan
dalam bekerja menyelesaikan

Program Kerja Biro Kestari

EKSTERNAL proker. sertifikat BEM.
OPPORTUNITY 1. Mendata nama pengurus 1. Menentukan waktu
1. Dukungan dari semua BEM 2010 di awal pelaksanaan proker
pengurus BEM dalam kepengurusan. pembuatan sertifikat.
menpersiakan sertifikat.
THREATNESS 1. Mempercepat pendataan 1. Mendata nama pengurus
1. Adanya reshuffle kabinet nama pengurus BEM yang BEM 2010 yang bertahan
ditengah kepengurusan bertahan sampai akhir sebulan sebelum akhir periode
kepengurusan. kepengurusan.

e. Deskripsi Kegiatan
 Konsep Kegiatan
Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM 2010
 b. Waktu / Tempat
awal Oktober 2010 / Sekretariat BEM KM FK UNAND,
 c. Anggaran Dana
Rp150.000,00
 Sumber Dana
Kas BEM KM FK UNAND
f. Penanggung Jawab
Novia Puspita Sari

V. RANCANGAN KEUANGAN

No. Program Kerja Dana

1. Pengelolaan sekretariat BEM Rp 2.000.000,00

Program Kerja Biro Kestari

2. Pengelolaan inventaris BEM Rp 4.500.000,00

3. Pengaturan piket Rp 100.000,00

4. Pembuatan Time Schedule Global KM FK Unand Rp 1.000.000,00

5. Pengontrolan Buku Kontrol Global KM -

6. Pembuatan Papan Struktur Kepengurusan Rp 300.000,00

7. Tata tertib sekretariat Rp 250.000,00

8. Pengarsipan surat menyurat Rp 30.000,00

9. Pengarsipan Kegiatan BEM KM FK UNAND -

10. Arsip Database Pengurus BEM Rp 100.000,00

11. Persiapan LPJ triwulan dan SU Rp 200.000,00

12. Sosialisasi Administrasi dengan Sekretaris Masing- Rp 50.000,00

Masing Dept/Biro

13. Usulan Proker 2011 Rp 10.000,00

14. Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM Rp 150.000,00

TOTAL Rp 8.690.000,00

Program Kerja Biro Kestari