LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

SEKRETARIS
PERIODE 2021-2022

A. PENDAHULUAN
Sekretaris adalah bagian yang membantu ketua dalam melakukan pekerjaan
kesekretariatan dalam kegiatan tulis menulis, catat mencatat, Menyusun laporan untuk
rapat dan Menyusun jadwal kegiatan. Di Asrama Mahasiswa Kalimantan Timur Kersik
Luwai sendiri sekretaris juga memiliki tugas sebagai pengingat kegiatan yang akan datang
kepada anggota asrama. Sekretaris merupakan jabatan kedua setelah ketua yang juga
memiliki peran sebagai penggati ketua jika berhalangan. Sekretaris merupakan bagian
yang wajib ada dalam pelaksanaan sebuah organisasi demi mencapai hasil yang maksimal
dan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.

B. PROGRAM KERJA

1.Membantu ketua dalam mengontrol kegiatan asrama

Sekretaris merupakan salah satu dari kepengurusan inti dan juga jabatan tertinggi
kedua setelah ketua, maka dari hal tersebut sekretaris harus bisa membantu ketua
dalam segala urusan administrasi dan juga membantu ketua dalam mengontrol
kegiatan Asrama Mahasiswa Kalimantan Timur Kersik Luwai.

2. Mengemban amanat apabila bagian ketua terdapat kendala

Sekretaris merupakan jabatan tertinggi kedua setelah ketua di Asrama Mahasiswa

Kalimantan Timur Kersik luwai, jika terjadi kendala atau ketua berhalangan hadir di
asrama,maka yang mengambil alih organiasi adalah sekretaris yang dikenal juga
dengan PJS (Pengganti Jabatan Sementara).
3. Pengarsipan surat- menyurat dan pembuatan surat di AMKT “Kersik Luwai”

Tugas utama dari sekretaris adalah membantu urusan administrative AMKT;Kersik

Luwai” Yogyakarta, seperti pembuatan surat-surat yang diperlukan untuk menunjang
kegiatan asrama, pengarsipan surat masuk dan juga surat keluar, dan lain-lainnya.

4. Pembuatan papan pengumuman

Papan pengumuman merupakan media yang di gunakan untuk menulis pengumuman

kegiatan asrama yang akan datang, data anggota yang belum membayar asrama,
menempel hasil notulensi tiap rapat bulanan, dan juga mengumumkan anggota yang
telat dalam kegiatan kerja bakti.

5. Pembuatan buku absensi kegiatan asrama

Buku absensi berguna dalam kegiatan asrama untuk mengetahui anggota yang hadir
dalam suatu kegiatan dan juga mengetahui anggota asrama yang berhalangan hadir
atau yang tidak mengikuti kegiatan.

6. Memaksimalkan ruang secretariat untuk urusan administratif

Ruang sekretaris merupakan ruang yang digunakan untuk keperluan urusan

administratif AMKT “Kersik Luwai”. Ruang sekretaris juga bisa difungsikan sebagai
tempat rapat pengurus dalam membahas proker yang akan dijalankan.

7. Pembuatan KTA ( Kartu Tanda Anggota) AMKT “ Kersik Luwai”

KTA merupakan indentitas pengenal bahwa orang yang memiliki kartu ini merupakan
anggota Asrama Mahasiswa Kalimantan Timur Kersik Luwai.

8. Pembuatan Korsa AMKT “ Kersik Luwai” untuk anggota baru

Korsa AMKT “Kersik Luwai” merupakan seragam wajib yang dimiliki setiap anggota
AMKT “Kersik Luwai’ yang digunakan untuk kegiatan asrama.
C. REALISASI PROGRAM KERJA

1.Membantu ketua dalam mengontrol kegiatan asrama

Sekretaris memiliki tugas membantu ketua dalam mengontrol kegiatan asrama dengan
cara mengingatkan kepada anggota dan juga kepada pengurus tentang kegiatan yang
akan datang dan juga turut membantu dalam pelaksanaan kegiatan asrama agar
berjalan dengan lancar.

2. Mengemban amanat apabila bagian ketua terdapat kendala

Sekretaris merupakan jabatan tertinggi kedua setelah ketua, apabila ketua berhalangan
hadir atau terdapat kendala dibagian ketua, maka sekretaris yang menggantikan tugas
ketua. Apabila ketua berhalangan hadir dalam jangka waktu yang Panjang dan tidak
dapat ditentukan, maka sekretaris menjabat sebagai PJS (Pengganti Jabatan
Sementara) sesuai dengan Garis-Garis Besar Haluan Keorganisasian (GBHK) AMKT
“Kersik Luwai” Pasal 4.

3. Pengarsipan surat- menyurat dan pembuatan surat di AMKT “Kersik Luwai”

Dalam pembuatan surat menyurat, telah dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar
telah arsipkan di bagian sekretaris dan akan di masukan ke dalam hardisk asrama.
Semua surat yang di arsipkan dalam kepengurusan 2021-2022 akan dilampirkan dan
dipertanggung jawabkan pada saat Musyawarah Besar AMKT “Kersik Luwai”
Yogyakarta.

4. Pembuatan papan pengumuman

Papan pengumuman asrama telah diperbarui dari sebelumnya yang hanya papan
pengumuman kecil menjadi papan pengumuman yang lebih besar dengan tujuan agar
bisa lebih banyak menempel pengumuman yang penting dan mempermudah memberi
pengumuman bagi anggota AMKT “Kersik Luwai”.
 5. Pembuatan buku absensi kegiatan asrama

Buku ambsensi kegiatan asrama telah dibuat yang baru dikarenakan buku
pengumuman sebelumnya telah habis. Demi menunjang kegiatan asrama maka bagian
sekretaris membuatkan buku absensi kegiatan yang baru.

6. Memaksimalkan ruang secretariat untuk urusan administratif

Program kerja ini sudah berjalan akan tetapi tidak begitu maksimal dikarenakan jarang
digunakan. Ruang sekretaris digunakan untuk memantau CCTV arama demi
keamanan.

7. Pembuatan KTA ( Kartu Tanda Anggota) AMKT “ Kersik Luwai”

Pembuatan KTA telah terlaksana agar menjadi identitas keanggotaan AMKT “Kersik
Luwai”

8. Pembuatan Korsa AMKT “ Kersik Luwai” untuk anggota baru

Program kerja ini terlaksana.

D. KENDALA

Dalam menjalankan tugas-tugas dan program kerja bagian sekretaris tidak selalu
berjalan dengan lancar seperti keinginan, masih sering terjadi kendala-kendala yang
menghambat dalam menjalankan program kerja.

1.Membantu ketua dalam mengontrol kegiatan asrama

Untuk program kerja ini sejauh ini belum ada kendala yang berarti, hanya saja sering
terjadi keteledoran di bagian sekretaris dalam memberi pengumuman seperti telat
dalam menginfokan tentang kegiatan asrama yang akan berlangsung.
2. Mengemban amanat apabila bagian ketua terdapat kendala

Dalam tugas menggantikan tugas seorang ketua sejauh ini belum pernah terjadi, hal ini
dikarenakan bagian ketua selalu ada disetiap kegiatan.

3. Pengarsipan surat- menyurat dan pembuatan surat di AMKT “Kersik Luwai”

Pembuatan dan pengarsipan surat-menyurat di AMKT “Kersik Luwai” sejauh ini tidak
ada kendala, namun untuk pengarsipan surat masuk ke asrama masih ada beberapa
surat yang tidak terdata, hal ini dikarenakan ada beberapa surat yang tidak berbentuk
fisik atau berbentuk surat elektronik.

4. Pembuatan papan pengumuman

Program kerja ini tidak ada kendala, hanya saja papan pengumuman tidak begitu
bagus karena bukan papan yang terbuat dari triplek memiliki harga yang lumayan
mahal dan juga tidak ada ukuran papan triplek yang sesuai dengan kebutuhan.

5. Pembuatan buku absensi kegiatan asrama

Program kerja ini tidak ada kendala, hanya saja bagian sekretaris mencetak buku
absensi kegiatan terlalu banyak, sehingga sampa akhir masa kepengurusan buku
absensi masih tersisa banyak.

6. Memaksimalkan ruang secretariat untuk urusan administratif

Program kerja ini belum terlaksana dengan maksimal dikarenakan jarang dugunakan
untuk kegiatan administratif.

7. Pembuatan KTA ( Kartu Tanda Anggota) AMKT “ Kersik Luwai”

Kendala yang terjadi di program kerja ini adalah terlalu lama dalam pelaksanaannya.
Faktor yang menjadi lama pelaksanaanya adalah menunggu anggota baru di terima di
asrama segabai anggota tetap dan juga kurang mahirnya bagian sekretaris dalam
mengedit design KTA AMKT “Kersik Luwai”.
 8. Pembuatan Korsa AMKT “ Kersik Luwai” untuk anggota baru

Kendala yang terjadi pada program kerja ini adalah pencarian konveksi yang memiliki
harga yang murah yang berakibat pada mundurnya waktu yang ditentukan dalam
pembuatan korsa AMKT “Kersik Luwai”.

E. SARAN

1.Membantu ketua dalam mengontrol kegiatan asrama

Harapannya untuk sekretaris kedepannya agar lebih aktif dan sadar dalam memberi
pengumuman dan membantu ketua

2. Mengemban amanat apabila bagian ketua terdapat kendala

Sekretaris kedepannya diharapkan dan siap untuk dapat mengambil alih posisi ketua
jika terdapat kendala pada bagian ketua.

3. Pengarsipan surat- menyurat dan pembuatan surat di AMKT “Kersik Luwai”

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya dapat mengarsipkan dan menjaga surat

dengan baik dan jangan sampai ada surat yang terlewatkan walaupun surat tersebut
berbentuk surat elektronik agar memudahkan dalam pengarsipan surat.

4. Pembuatan papan pengumuman

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya dapat memperbaiki lagi papan pengumuman

yang sudah ada jika dirasa kurang bagus.

5. Pembuatan buku absensi kegiatan asrama

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya untuk jangan terlalu banyak dalam membuat
buku absensi agar tidak terlalu mahal dalam pencetakannya.

6. Memaksimalkan ruang secretariat untuk urusan administratif

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya dapat lebih memaksimalkan ruang secretariat

asrama.
 7. Pembuatan KTA ( Kartu Tanda Anggota) AMKT “ Kersik Luwai”

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya agar jangan terlalu lama dalam pembuatan
KTA AMKT “Kersik Luwai” dan juga meminta tolong jika terdapat kendala dalam
pembuatan KTA.

8. Pembuatan Korsa AMKT “ Kersik Luwai” untuk anggota baru

Harapannya untuk sekretaris selanjutnya dapat menentukan dan mencari tempat

percetakan jauh hari agar tidak tidak lama dalam pembuatan korsa.

Demikian laporan pertanggung jawaban ini dibuat untuk menjadi bahan evaluasi dan
pertimbangan untuk kepengurusan selanjutnya agar tidak melakukan kesalahan yang telah
terjadi dan juga dapat bekerja lebih baik lagi. Kesalahan merupakan pembelajaran yang dapat
menajadi batu loncatan untuk kedepannya lebih baik. Malu bertanya tersesat dijalan, maka
untuk seksetaris selanjutnya agar dapat berkonsultasi atau bertanya kepada anggota asrama
yang berpengalaman jika ada hal yang tidak dipahami agar tidak terjadi kesalahan dalam
melaksanakan tugas. Harapanya kepada sekretaris selanjutnya agar bisa lebih baik dalam
menjalankan amanat yang besar ini.

F. LAMPIRAN ARSIP SURAT-SURAT