LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

TRAINING ADMINISTRASI DAN KEBENDAHARAAN (TRADA)

KELUARGA MAHASISWA KIMIA 2015

Assalammualaikum Wr.Wb.
Bismillahirrahmannirrahim, dengan diawali mengucap basmalah saya menyusun Laporan
Pertanggung Jawaban ini dengan sebenar-benarnya. Semoga dikemudian hari dapat
menjadi dasar pemikiran dalam menyusun acara TRADA (Training Administrasi dan
Kesekretariatan) dan semoga dapat bermanfaat bagi pengurus selanjutnya.

BAB 1. PENDAHULUAN
A. Deskripsi Acara
TRADA yang merupakan singkatan dari Training Administrasi dan Kesekretariatan,
adalah salah satu kegiatan yang telah direncanakan dalam program kerja biro AnK tahun
2015. Training Administrasi dan Kesekretariatan merupakan perubahan dari P4LS (Pelatihan
Penulisan dan Penyusunan Proposal, LPJ, dan SPJ), dimana TRADA memiliki cakupan
meteri yang lebih luas, lebih menekankan pada praktiknya, dan peserta dituntut lebih aktif
dalam penyelesaian masalah dari studi kasus. Kegiatan ini berupa pelatihan yang ditujukan
untuk pengurus KMK 38 agar memiliki kemampuan dan keterampilan di bidang
kesekretariatan.
B. Job Desk Ketua TRADA 2015
Ketua TRADA 2015 bertugas untuk bersama-sama dengan semua sie dalam menyusun
acara TRADA 2015 dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang diambil dalam
jalannya persiapan hingga pasca TRADA 2015.
C. Waktu dan Tempat Kegiatan
TRADA 2014 diadakan pada hari Sabtu, tanggal 14 Maret 2015 bertempat di ruang
T2.01 FMIPA UGM. Kegiatan ini dimulai pada pukul 08.00 WIB hingga selesai.

BAB 2. AGENDA KEGIATAN TRADA 2015

A. PRA-KEGIATAN
1. Persiapan TRADA 2015
Diawali sejak bulan Januari 2015, panitia inti TRADA telah dibentuk dan mulai
membuat rencana kegiatan beserta timeline kegiatan. Panitia inti yang saat itu terbentuk
meliputi Koordinator sie diantaranya :

SC

: Fajar Amelia Rachmawati Putri

Ketua

: Riska Putri Rahmawati

Sekretaris : Chairun Nisa Mifthahur Rachmah

Bendahara : Lidya Ghita Asmarani
Acara

: 1. Artdiaz Safitra Mustifa

2. Syera Putri Rimba Ariani
3. Aulia Permatasari Arifin

Humas : An Nur Zajar

Konsumsi

: Nur Fitriyah

PDD

: 1. Zulfa Azkia
2. An Nur Zajar

KSK

: Chairun Nisa Mifthahur Rachmah

Perkap

: Nabila Thursina Sari

Pleno pertama dilakukan pada bulan Februari minggu terakhir dimana semua
panitia dikumpulkan dan membahas agenda serta job description tiap sie kedepannya.
Kemudian dalam jalannya persiapan, panitia juga mempersiapkan segala
kebutuhan acara mulai dari peralatan, sarana prasarana, dan fasilitas pendukung
lainnya dengan sie. Perkap sebagai penanggung jawab pengadaan berbagai fasilitas
dan sarana prasarana tersebut dibantu seluruh sie lainnya.
2. Kendala Persiapan TRADA 2015
Banyak sekali kendala yang terjadi diawal kerja panitia TRADA 2014, dan kendala
tersebut adalah kurangnya komunikasi antara panitia TRADA dan kurang detailnya
panitia dalam mempersiapkan acara. Hal ini mengakibatkan banyak hal-hal yang
terlupakan dan menyebabkan miskomunikasi antar panitia. Konsep acara yang sempat
berubah-ubah, hingga mengakibatkan pergantian rundown dan juknis acara. Kendala
pun terdapat dalam pemilihan MC acara, dimana terjadi pergantian personil MC yang
mengakibatkan waktu latihan dan briefing yang lebih mendesak.

3. Kendala Acara TRADA 2014 selama kegiatan berlangsung.

a.
b.

Sie. Perlengkapan tidak menyiapkan dirinya di dalam ruang, sehingga ketika

ada sedikit kendala dengan peralatan presentasi tidak dapat membantu.
Kurang detailnya sie. Acara dalam pelaksanaan sesi tanya jawab, sehingga
terjadi perubahan konsep pada sesi-sesi selanjutnya.

C. PASCA PELAKSANAAN TRADA 2014

Pasca pelaksanaan TRADA diharapkan ketua dapat memfasilitasi evaluasi total

kegiatan (dan telah dilangsungkan pada hari Sabtu, 14 Maret 2015). Bendahara turut
serta merekap keuangan TRADA 2014 dan bersama sekretaris merancang LPJ TRADA
2015.
Besar harapan kepanitiaan TRADA 2015 agar LPJ ini dapat membantu dan dijadikan
bahan pembelajaran bagi Kepanitiaan TRADA kedepannya.

BAB 3. PENUTUP
A. Saran
Kepada seluruh pengurus KMK 38 dan berikutnya, diharapkan untuk menyusun LPJ
dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Kepada ketua dan kepanitiaan TRADA 2015 disarankan agar dapat :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Lebih berdisiplin waktu dalam menghadiri suatu acara.

Sebelum acara dimulai, cek seluruh atribut dan keperluan yang dibutuhkan agar
acara berjalan dengan lancar.
Menjadi operator hendaknya mengetahui isi dari materi yang akan disampaikan
pembicara.
Lebih tegas kepada pembicara untuk hal penyerahan materi
Pembicara ditemani oleh beberapa panitia yang tidak banyak bertugas saat acara
berlangsung.
Mengatur ulang susunan acara agar tetap memberikan efek hidup didalam
ruangan.

B. Penutup.
Dengan ini saya, Riska Putri Rahmawati selaku Ketua Panitia TRADA 2015
mengucapkan terimakasih pada :
Fajar Amelia Rachmawati Putri selaku KaBiro AnK yang telah membantu dan
berkontribusi banyak untuk acara ini. Kepada rekan-rekan kepanitiaan yang dengan ikhlas
dapat meluangkan waktu untuk membantu kinerja kepanitiian dan mengisi yang kurang pada
acara ini. Terakhir, bagi Pengurus Harian KMK, MC, Dewan Pengawas dan peserta yang
hadir terimakasih atas waktu dan kesediaannya dalam turut serta mensukseskan acara
TRADA 2015.
Terimakasih dan maaf sebesar-besarnya atas kekurangan dan kesalahan panitia kepada
semua pihak yang telah mendukung jalannya acara TRADA ini. Semoga dapat bermanfaat
bagi kedepannya dan sekian Laporan Pertanggung Jawaban dari ketua panitia TRADA 2015.

Ketua TRADA 2015

Riska Putri Rahmawati

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEKRETARIS

TRADA 2015

A. JOB DESCRIPTION
Sekretaris bertugas menulis proposal, surat peminjaman ruang dan fasilitas, surat
peminjaman alat, surat undangan kepada dewan pengawas, dan laporan
pertanggungjawaban TRADA 2015.

B. EVALUASI
Sebelum TRADA terlaksana, sekretaris bertugas menulis dan menyusun proposal
sebagai bentuk persiapan awal pelaksanaan kegiatan yang akan kami laksanakan. Proposal
yang sudah tersusun kemudian diserahkan kepada humas untuk mencari tandatangan
sebagai pengesahan proposal. Sekretaris bekerjasama dengan humas untuk mencari
tandatangan para pihak yang bersangkutan dengan acara. Setelah seluruh tandatangan
didapatkan, proposal dipegang oleh humas.
Sekretaris juga bertugas menulis surat peminjaman ruang dan fasilitas kepada dekan
FMIPA UGM dengan nomor surat 01/A/TRADA/KMK/II/15. Surat tersebut berisi permohonan
untuk meminjam ruang T2.01 FMIPA UGM Sekip Selatan dari pukul 6 pagi hingga 3 sore.
Surat kedua adalah surat peminjaman alat kepada ketua jurusan kimia FMIPA UGM dengan
nomor surat 02/A/TRADA/KMK/II/15. Surat tersebut berisi permohonan untuk meminjam dua
perangkat wireless guna kelancaran dalam kegiatan. Kedua surat tersebyt diserahkan pada
tanggal 23 Februari 2015. Surat ketiga adalah surat undangan yang berisi kesediaan
kehadiran para dewan pengawas KMK FMIPA UGM dengan nomor surat
03/A/TRADA/KMK/III/15. Surat ketiga diserahkan pada tanggal 9 Maret 2015.
Pada hari H sebelum acara dimulai, sekretaris bertugas membantu sie. Konsumsi untuk
membeli air mineral. Sementara selama acara berlangsung, sekretaris bertugas membantu
sie. Konsumsi untuk membagikan snack dan air mineral kepada panitia, peserta, dan tamu
undangan.

C. KENDALA
Kendala yang dialami sekretaris adalah ketika meminta tandatangan pada pihak yang
bersangkutan ternyata sekretaris tidak mencantumkan NIM serta NIP pada lembar
pengesahan proposal sehingga sekretaris harus mengedit dan mencetak ulang agar
proposal tersebut tidak ditolak ketika sudah sampai di tangan dekan FMIPA UGM.
Pada surat peminjaman dan undangan, sekretaris mengalami kesalahan penulisan.
Seharusnya tahun 2014 tidak boleh disingkat menjadi 14. Sebaiknya penulisan nomor surat
diganti menjadi 01/A/TRADA/KMK/II/2014.

D. KRITIK DAN SARAN

Sekretaris tidak mencantumkan nomor NIM dan NIP pada proposal kegiatan
Kesalahan penulisan nomor surat peminjaman dan undangan
Sebaiknya penulisan tahun pada nomor surat tidak disingkat

E. SURAT-SURAT
Terlampir I

Sekretaris Acara

Chairun Nisa Miftahur Rachmah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BENDAHARA

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION
a.
b.
c.
d.

Bertanggung jawab atas sirkulasi dana

Mengalokasikan dana setiap sie secara baik dan benar
Membuat rencana anggaran kegiatan
Membuat laporan keuangan

B. EVALUASI
1.

Persiapan

Sebelum pelaksanaan kegiatan TRADA, bendahara membuat rencana anggaran

dibantu dengan ketua panitia dan informasi dari sie yang lain. Setelah anggaran selesai
kemudian dikonsultasikan ke bendahara KMK, namun ada sedikit kesalahan sehingga
bendahara harus membuat rencana anggaran kembali. Sumber dana berasal dari
DPP/SPP sebesar Rp 550.000,00 dan BOP sebesar Rp 200.000,00. Karena proses
penccairan dana sekarang dilakukan setelah acara selesai maka untuk memperlancar
jalannya keuangan, bendahara meminjam uang KMK sebesar Rp 400.000,00. Tugas
bendahara yang lain adalah mengingatkan sie lain agar saat membeli barang di tempat
yang alamatnya jelas dan selalu meminta nota bercapkan nama dan alamat toko
tersebut.
2.

Pelaksanaan

Pada saat pelaksanaanya, uang yang dipinjam belum memenuhi kebutuhan yang
ada sehingga ada sie yang menggunakan uang pribadinya terlebih dahulu untuk
membeli kebutuhan. Saat hari H bendahara tidak mempunyai tugas yang berarti
sehingga bendahara membantu sie acara untuk mengoperasikan komputer.
3.

Pasca Pelaksanaan

Setelah acara berlangsung bendahara ditugaskan untuk mengitung pengeluaran,

membuat laporan keuangan dan mengumpulkan semua nota.
4.

Laporan Keuangan
A. Pemasukan
DPP/SPP
BOP
Total pemasukan
B. Pengeluaran

Rp 550.000,00
Rp 200.000,00 +
Rp 750.000,00

1. Sie Acara
Print+fotocopy
Total
2. Sie Kesekretariatan
Fotocopy Handout 120 x @1.500
Total
3. Sie Konsumsi
Snack peserta dan pembicara 128 x @2.000
Air minum 240 ml
3 x @15.000
Air minum 330 ml
5 x @ 1.500
Sedotan
5 x @100
Brownies
1 x @29.000
Total
Total pengeluaran
Saldo

Rp 8.900,00 +
Rp 8.900,00
Rp 180.000,00 +
Rp 180.000,00
Rp 256.000,00
Rp 45.000,00
Rp 7.500,00
Rp 500,00
Rp 29.000,00 +
Rp 338.000,00
Rp 526.900,00
Rp 223.100,00

C. KRITIK DAN SARAN

Bendahara harus mengingatkan panitia lain untuk menggunakan dana yang ada sebaik
mungkin dan meminta nota setiap kali melakukan pembelian barang.
D. NOTA
Terlampir II
Bendahara Acara
Syarifah Febby Triyani

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. ACARA

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION
Tanggung jawab sie acara yang terpenting adalah mempersiapkan dan
merancang acara sedemikian rupa agar menarik, berkualitas dan tentunya penuh akan
manfaat. Selain itu, harus bekerjasama dengan baik dengan setiap sie lainnya. Adapun
beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :
Bertanggung jawab dalam menyusun rangkaian acara Training Administrasi dan
Kebendaharaan
Bertanggung jawab dalam membuat petunjuk teknis
Mempersiapkan acara dengan detail
Selalu berkoordinasi dengan sie lainnya, dalam mendukung setiap kegiatan acara
tersebut.
B. SUSUNAN STAF
Koordinator

: Ika Yuni Astuti

Staf

: Artfiaz Safitra Mustifa

C. RENCANA AWAL ACARA

Susunan Acara Training Administrasi dan Kebendaharaan :
Waktu

Durasi

Acara

06.30 - 07.00

30''

Persiapan Acara

07.00 - 07.30

30''

Brefieng Panitia, MC, Pembicara

07.30 - 08.00

30''

Registrasi Peserta
Acara Mulai

08.00 - 08.10

10"

Pembukaan, Doa, Pembacaan Susunan Acara

08.10 - 08.15

5"

Sambutan Ketua Panitia TRADA

08.15 - 08.20

5"

Sambutan Ketua KMK 37

08.20 - 09.05

45"

Materi 1 : Proposal Sponsorship (Mbak Vivi)

09.05 - 09.50

45''

Materi 2 : Proposal Kegiatan (Mbak Winey)

09.50 - 10.05

15

Istirahat & Pembagian Doorprize I (Review Pertanyaan & Jawaban)

10.05 - 10.50

45''

Materi 3 : LPJ & Surat-menyurat (Mbak Ratna)

10.50 - 12.05

75"

Materi 4 : SPJ (Mbak Kharis & Mbak Desi)

12.05 - Selesai

Pembagian Doorprize II, Review Materi oleh MC, Penutup

D. PELAKSANAAN
Pelaksanaan acara Training Administrasi dan Kebendaharaan dimulai pada pukul
06.30 yaitu dengan mempersiapkan ruangan, sound sistem, mikrofon, laptop, LCD,
serta materi dari Pembicara yang akan dipresentasikan. Semua persiapan selesai pada
pukul 07.00. Kemudian dilakukan briefing untuk panitia, pembicara, serta Pengurus
Harian KMK 37. Briefing ini bertujuan untuk memastikan persiapan berjalan lancar serta
untuk membagi tugas panitia pada saat acara berlangsung. Acara dimulai pada pukul
08.05 karena melihat jumlah peserta yang belum memenuhi setengah ruangan sehingga
acara dimulai mundur 5 menit. Pembukaan acara, sambutan Ketua Panitia serta
sambutan Ketua KMK 37 selesai pada pukul 08.15 kemudian dilanjutkan dengan Materi
sesi pertama yaitu Proposal Sponsorship yang selesai pada pukul 09.05. Materi sesi
pertama ini melebihi waktu yang diberikan dari panitia yang seharusnya 45 menit
menjadi 50 menit karena banyak peserta yang bertanya. Posedur untuk bertanya pun
dinilai menyulitkan karena tidak langsung dari pembicara tapi harus kembali ke MC
terlebih dulu. Dilanjutkan ke sesi kedua yaitu Proposal Kegiatan yang selesai pada pukul
09.45 dengan menggunakan alokasi waktu sebesar 40 menit atau kurang 5 menit dari
waktu yang diberikan oleh panitia karena waktu yang diberikan adalah 45 menit.
Kemudian dilanjut sesi istirahat selama 15 menit yang ternyata hanya berjalan 5 menit
karena ada kendala di MC yang kurang dalam persiapan. Sesi istirahat diisi dengan
pembagian doorprize untuk penanya terbaik dari sesi pertama dan kedua. Dilanjut ke
sesi ketiga yaitu Surat-menyurat dan LPJ yang selesai lebih cepat yaitu pukul 10.20
karena hanya memakai waktu sebesar 30 menit. Materi terakhir yaitu SPJ yang
seharusnya diisi selama 75 menit menjadi 85 menit. Kemudian yang terakhir adalah
penutup yaitu penyerahan doorprize untuk sesi ketiga dan keempat serta review dari MC
kemudian penutupan acara. Secara keseluruhan acara berjalan dengan baik meskipun
banyak kendala yang terjadi selama acara berlangsung namun masih bisa dikendalikan
oleh Sie Acara.
E. KENDALA

Acara mulai pada pukul 08.05 yaitu mundur 5 menit karena peserta yang datang
masih sedikit.
Pembicara ada yang kurang menepati waktu yang diberikan panitia sehingga acara
mundur
Batasan penerima doorprize kurang jelas sehingga ada PH yang menerima
doorprize
Aturan tanya jawab kurang jelas sehingga pada sesi pertama terjadi kesulitan dalam
tanya jawab
Persiapan MC yang terlalu mendekati hari H berdampak pada kesiapan MC pada
saat hari H pelaksanaan.
Time keeper yang jauh dari MC sehingga sempat terjadi kebingungan pada saat
acara berlangsung

F. SOLUSI

Dijelaskan lagi kepada pembicara harus bisa menepati waktu yang diberikan.
Batasan penerima doorprize lebih diperjelas lagi untuk peserta saja bukan untuk
para PH.
Aturan untuk tanya jawab peserta harus lebih jelas lagi supaya tidak terjadi
kebingungan.

MC harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan acara supaya lebih

fasih.
Posisi time keeper harusnya ada di depan supaya mudah terlihat oleh pembicara
dan MC
Antar Sie harus bisa saling berkomunikasi dengan baik dan saling melengkapi satu
sama lain supaya terjalin acara yang baik dan sesuai dengan rencana
Kedepannya konsep acara harus dipesiapkan lebih matang lagi

G. RUNDOWN ACARA HARI H

Terlampir III

Koordinator Sie. Acara

Ika Yuni Astuti

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. HUMAS

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION

Mengurus Pengesahan Proposal Kegiatan

Mengurus surat peminjaman ruang serta peminjaman alat
Menyebarluaskan pamphlet kegiatan
Menghubungi ketua angkatan untuk publikasi pamphlet kegiatan

B. EVALUASI

1.

Persiapan

Salah satu tugas humas adalah meminta tanda tangan pihak-pihak yang berwenag,
diantaranya Ketua kegiatan, ketua Keluarga Mahasiswa Kimia (KMK), Ketua Badan
Eksekutif Mahasiswa (BEM), Ketua Jurusan KIMIA, serta Wakil Dekan Bidang Ademik
dan Kemahasiswaan FMIPA UGM. Dimana tandatangan pihak-pihak yang berwenang
tersebut sebagai tanda sahnya proposal kegiatan maupun surat peminjaman baik
peminjaman ruang maupun peminjaman alat. Rapat persiapan pertama dilaksanakan
pada tanggal 26 Februari 2014, pada rapat tersebut Humas mendapatkan tugas-tugas
yang harus dikerjakan. Pembuatan proposal kegiatan oleh Sekretaris kegiatan.
Proposal Kegiatan selesai dikerjakan oleh Sekretaris Kegiatan pada Hari jumat tanggal
28 Maret 2014, tetapi ada kesalahan pada lembar pengesahan sehingga Proposal
kegiatan direfisi kembali oleh sekretaris kegiatan. Humas mendapatkan kembali
Proposal pada hari Senin tanggal 3 Maret 2014. Karena ada kegiatan lain yang sangat
mendesak maka Sekretaris membantu Humas untuk memintakan tanda tangan.
Bantuan dari Sekretaris sangat membantu, sehingga pada hari Rabu 5 Maret 2014,
sedangkan surat peminjaman ruang sudah masuk ke bagian tata usaha Fakultas pada
hari sebelumnya, Surat peminjaman ruang Sudah mendapatkan surat balasan dari
Pihak Fakultas pada hari Selasa 12 Maret 2014. Humas mendapatkan pamphlet dari sie
PDD pada tanggal 11 Maret 2014, dimana tugas Humas menyebarkan pamphlet
tersebut ke setiap kelas angkatan 2012, selain mendapatkan phamplet dalam bentuk
hard copy, Humas juga mendapatkan soft copy, dimana soft copy tersebut
dipublikasikan lewat group di facebook tiap angkatan. Oleh karena itu Humas meminta
bantuan kepada setai ketua angkatan tahun 2012, dan tahun 2013 untuk memposting
pamphlet, sedangkan untuk angkatan 2011 Ketua angkatan yang mengubungi langsung.
Selain mengajukan peminjaman ruang, Humas juga mengajukan peminjaman alat
berupa Wireless pada pihak Jurusan, Wireless dapat diambil pada hari Jumat 14 Maret
2014. Pada Jumat 14 Maret 2014 Humas menyerahkan surat balasan dari pihak
Fakultas kepada Tata Usaha MIPA SELATAN serta SKK yang sedang bertugas. Rapat
persiapan terakhir dilakukan pada hari Kamis 13 Maret 2014, dimana pada rapat
tersebut dihadiri oleh Pengurus Harian (PH), pada rapat tersebut Humas mendapatkan
beberapa masukan yang berguna untuk kelancaran acara TRADA (Traning Administrasi
Dan Kebendaharaan). Pada hari Jumat dilaksanakan persiapan, dalam persiapan
tersebut humas bertugas untuk meminta persetujuan SKK agar ruangan dapat
digunakan sampai sore. Dalam persiapan tersebut semua panitia saling membantu
untuk mempersiapkan tempat maupun alat-alat yang diperlukan dalam acara.

2.

Pelaksanaan

TRADA dilaksanakan pada hari Sabtu tanggal 15 Maret 2014, panitia datang ke
tempat kegiatan yaitu ruang T2.01 pada pukul 06.00, sebagian panitia mengambil
konsumsi dan sebagian panitia yang lain mengambil hand out. Humas bertugas untuk
meminta pada SKK agar ruangan T2.01 dapat digunakan. karena tugas Humas sudah
selesai pada saat persiapan maka Humas membantu sie PDD untuk
mendokumentasikan kegiatan. Acara TRADA dimulai pada pukul 08.00 dan selesai
kurang lebih pukul 12.00, secara umum acara lancar, semua panitia melaksanakan
tugasnya dengan baik.
C. KRITIK DAN SARAN

Kritik
Humas belum mapu menyusun jadwal untuk meminta tanda tangan
Humas kurang teliti dengan isi proposal
Humas tidak mengetahui nomor ketua angkatan yang dapat dihubungi
sehingga tugas humas diambil alih oleh Ketua Kegiatan
Humas kurang sigap dalam mengambil keputusan

Saran
Humas lebih teliti lagi sehingga tidak perlu melakukan 2 kali, sehingga kurang
efektif
Humas seharusnya lebih bisa membagi waktu lagi, sehingga persiapan tidak
terlalu mendadak.
Humas lebih peka lagi untuk membantu panitia yang lain.

Sie Humas

Linda Ekawati

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. KONSUMSI

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION
1. Menentukan menu atau snack yang akan disajikan untuk peserta dan panitia
2. Mengambil snack yang sudah dipesan pada saat acara
3. Berjaga di meja konsumsi untuk membagikan snack kepada setiap peserta yang
datang pada hari H
B. SUSUNAN STAF
Koordinator Konsumsi : Anindya Annisa Ramadhani
C. AGENDA KEGIATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Menyiapkan daftar hadir panitia dan peserta untuk konsumsi

Memilih tempat pembelian konsumsi
Menentukan menu atau snack yang akan disajikan untuk peserta dan panitia
Memesan snack yang akan disajikan
Mengambil snack yang sudah dipesan pada saat acara
Berjaga di meja konsumsi untuk membagikan snack kepada setiap peserta yang
datang pada hari H
Membereskan sisa konsumsi dan membuatb laporan pertanggungjaawaban

D. EVALUASI KEGIATAN
Koordinator dari Konsumsi diperoleh dari pilihan sukarela dari staff Biro Administrasi
dan Kesekretariatan.
Sebelum pelaksanaan Training Administrasi dan Kebendaharaan, persiapan yang
dilakukan adalah menentukan biaya yang digunakan untuk pembelian snack peserta.
Setelah diputuskan setiap satu bungkus snack berharga Rp. 2000,-. Setelah itu Sie
Konsumsi mencari tempat penyedia snack yang murah dan lengkap. Setelah
menemukan tempat yang cocok lalu memilih snack apa saja yang disajikan untuk
peserta. Dari berbagai macam variasi snack akhirnya dipilih pastel, kue talam, kacang
bawang sebagai snacknya.
Pada hari H acara Training Administrasi dan Kebendaharaan, pagi-pagi pukul 05.30
WIB Sie Konsumsi dibantu dengan 3 orang panitia yang lain menuju lokasi pemesanan
snack untuk mengambil pesanan yang sudah dipesan sebelumnya. Namun karena ada
satu dan lain hal snack baru bisa sampai ke tempat acara pukul 06.15 WIB. Selain
menyiapkan snack Sie Konsumsi juga menyediakan sarapan pagi untuk beberapa
panitia yang sudah memesan sebelumnya.
Setelah sampai di Ruang T2.01 Sie Konsumsi segera menyiapkan snack dan
menatanya dimeja konsumsi untuk dibagikan kepada peserta. Sie Konsumsi juga
mempersiapkan dengan disendirian snack untuk pembicara, panitia dan SKK.
Pukul 07.30 WIB beberapa peserta sudah mulai berdatangan ke ruang T2.01.
sebelum memasuki ruangan para peserta mengisi presensi terlebih dahulu yang dilayani
oleh Sie KSK dan setelah itu pembagian snack dan air minum yang dilayani oleh Sie

Konsumsi. Proses registrasi dan pembagian snack berjalan lancar. Pukul 08.00 WIB
acara dimulai dengan dibuka oleh MC.
Tiba waktunya pembicara untuk memaparkan presentasi di depan seluruh peserta
yang hadir. Beberapa menit setelah pembicara pertama memulai presentasinya, Sie
Konsumsi memberikan snack kepada 5 pembicara yang sudah diundang. Acara berjalan
lancar sampai akhir waktu sesuai dengan yang sudaah direncanakan. Snack yang
dipesan sebanyak 120 sampai di akhir acara sudah habis dan masih tersisa beberapa
gelas air minum.
Untuk keseluruhan acara Training Administrasi dan Kebendaharaan berjalan lancar
khusunya dengan Sie Konsumsi. Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada
seluruh pihak yang membantu kelancaran training yang merupakan salah satu proker
dari Biro Administrasi dan Kesekretariatan.
E. SARAN
1. Untuk kedepannya diusahaan snack yang disajikan lebih banyak dan
mengenyangkan dengan harga yang tetap murah
2. Dalam pemesanan snack sebaiknya tidak perlu pesan terlalu banyak agar tidak
banyak makanan yang tersisa.
Koordinator Sie Komsumsi

Anindya Annisa Ramadhani

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. DOKUMENTASI

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION
a. Membuat publikasi acara TRADA sebagai bentuk sosialisasi kegiatan.
b. Mempersiapkan properti dekorasi TRADA.
c. Mendokumentasikan rangkaian acara TRADA secara merata.
B. SUSUNAN STAFF
Koordinator : Riska Putri Rahmawati
Staff

: Zulfa Azkia

C. AGENDA KEGIATAN

Tanggal 26 Februari 2014 : Rapat dengan seluruh panitia untuk menentukan konsep
kegiatan.
Tanggal 4 Maret 2014 : Mulai desain pamflet
Tanggal 6 & 11 Maret 2014 : Mencetak pamflet
Tanggal 10, 11, 12, 13 Maret 2014 : Publikasi pamflet ke kelas-kelas 2012 dan 2013
Tanggal 13 Maret 2014 : Menyelesaikan dekorasi Selamat Datang
Tanggal 15 Maret 2014 : Mendokumentasikan selama acara berlangsung

D. EVALUASI
1. Persiapan
Sebelum acara TRADA 2014 berlangsung, sie PDD mendesain pamflet untuk
publikasi. Pamflet dicetak warna dengan ukuran A4 untuk publikasi di kelas-kelas
2012 dan 2013dibantu oleh sie humas dalam publikasinya. PDD juga membuat
desain selamat datang untuk penyambutan peserta sebelum acara dimulai
dalam bentuk powerpoint.
2. Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan, PDD fokus pada satu tugas yaitu dokumentasi berupa
foto. Dokumentasi dilakukan oleh semua anggota PDD dan dibantu oleh humas
karena kurangnya orang dalam sie PDD. Sie PDD berhasil mendokumentasikan
acara dari awal sampai akhir.
E. KENDALA
Sewaktu acara TRADA, kendala dari sie PDD tidak terlalu banyak, hanya saja
keterlambatan satu kamera yang dibawa oleh salah satu peserta namun hal itu bias
diatasi dengan pembagian dengan staff PDD yang lainnya.

F.

KRITIK DAN SARAN

Persiapan dan perlengkapan dikoordinasikan jauh hari dan dimatangkan.
Koordinasi antar sie dengan koordinator maupun antar koordinator ditingkatkan
lagi.
Fokus dan disiplin dengan tugas yang diberikan.
Komunikasi dan kekompakan antar panitia tetap dijaga.

G. DOKUMENTASI
Terlampir IV

Koordinator Sie Dokumentasi

Riska Putri Rahmawati

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. KSK

TRADA 2014

A. JOB DESCRIPTION
1. Mendata Peserta TRADA yaitu seluruh pengurus dan staff KMK 37
2. Presensi daftar hadir panitia dan peserta
B. SUSUNAN STAF
Koordinator KSK: Nur Fitriyah
C. AGENDA KEGIATAN
1.
2.
3.
4.

Menyiapkan daftar hadir panitia

Menyiapkan handout materi TRADA
Menyiapkan daftar presensi peserta dan panitia
Menyiapkan daftar konsumsi peserta dan panitia

D. EVALUASI KEGIATAN
Koordinator dari KSK diperoleh dari pilihan sukarela dari staff Biro
Administrasi dan Kesekretariatan.
Sebelum pelaksanaan Raproker persiapan yang dilakukan adalah
membuat daftar hadir peserta yang terdiri Dewan Pengawas, Ketua KMK, Sekjend,
Bendahara, staff dari 5 Department serta 2 Biro, dan juga mengundang seluruh
mahasiswa Kimia. Daftar hadir dibuat dengan mengumpulkan nama staff dari
setiap departemen dan biro melalui kepala departemen dan kepala biro masingmasing. Beberapa hari sebelum pelaksanaan raproker, Sie KSK merekap namanama pengurus KMK 37 lalu mencetaknya sebanyak 2 copy. Penyusunan daftar
hadir diurutkan sesuai tingkat jabatannya, urutan pertama yaitu Dewan Pengawas,
Ketua KMK, Bendahara, Sekretaris Jendral kemudian baru staff dari 5 Department
dan 2 Biro. Kemudian juga menyiapkan handout materi yang berisi materi yang
diberikan oleh pemateri, sebanyak 120 buah.
Pada hari pelaksanaan yaitu Sabtu, 15 Maret 2014 kegiatan dimulai
dengan menyiapkan meja dan kursi di depan ruangan T2.01 yang akan digunakan
sebagai tempat registrasi peserta yang akan memasuki ruang acara. Kemudian
KSK mempersiapkan daftar hadir peserta dan panitia yang sudah dipersiapkan
sebelumnya serta menyiapkan 2 bolpoint untuk presensi peserta dan panitia. Di
samping mengurus daftar hadir atau presensi peserta dan panitia, KSK juga
menyiapkan handout materi yang kemudian dibagikan kepada setiap peserta yang
hadir. Pada saat mengisi presensi beberapa peserta ada yang komplain dengan
kesalahan nama yang tertulis di daftar hadir namun pada saat itu juga peserta
membenahinya. Kemudian, karena tidak melakukan pemeriksaan kembal dari sie.
KSK, menyebabkan beberapa nama pengurus KMK tidak tercantum. Karena KSK

memerlukan 2 copy daftar hadir untuk keperluan laporan pertanggungjawaban

maka para peserta yang mengisi presensi diharuskan mengisi absen sebanyak
dua kali.
Setelah para peserta selesai melakukan registrasi selanjutnya peserta
masuk ke dalam ruangan dan menunggu waktu untuk memulai acara. Acara
berlangsung lancar sampai semua kegiatan selesai.
Akhir kata dari KSK, kami mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang sudah membantu KSK. Kami juga memohon maaf atas kinerja kami
yang tidak maksimal dan atas kesalahan-kesalahan kami lain yang tidak disengaja.
E. SARAN
1. Dalam penulisan nama seharusnya dikoordinasikan kepada kepala departemen
dan kepala biro masing-masing agar tidak terjadi kesalahan dalam penulisan
nama.
2. Dalam pembuatan daftar presensi peserta, seharusnya dilakukan juga
pemeriksaan kembali nama-nama pengurus KMK, agar tidak terjadi lagi terdapat
nama yang tidak tercantum.
F.

DAFTAR HADIR
Terlampir V

Koordinator Sie. KSK

Nur Fitriyah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE. PERKAP

TRADA 2014
A. JOB DESCRIPTION
1. Mempersiapkan perlengkapan sebelum dan selama acara TRADA berlangsung.
2. Memastikan perlengkapan dalam keadaan baik untuk digunakan selama acara
berlangsung.
3. Mengikuti acara TRADA dan jobdesk yang diberikan divisi Acara.
4. Bertanggungjawab atas kelengkapan kebutuhan acara TRADA dan
penggunaannya.
B. PERALATAN
1. 1 buah wireless (milik TU Jurusan Kimia)
2. 3 buah microphone (1 buah terdapat di ruang T2.01, 1 buah milik TU jurusan
Kimia, dan 1 buah milik ruang multimedia MIPA UTARA)
3. Seluruh kursi di ruang T2.01 dan beberapa kursi dari ruang M2.02
C. PELAKSANAAN
Persiapan perlengkapan acara TRADA sudah diurus sejak H-7 acara. Persiapan
tersebut antara lain, peminjaman wireless ke Tata Usaha Jurusan Kimia dan
perlengkapan untuk pembagian doorprize. Persiapan ini tidak hanya dilakukan oleh divisi
perkap sendiri namun berkoordinasi dengan divisi lainnya bahkan dengan departemen
lain.
Pada awalnya, divisi Acara meminta perkap untuk mempersiapkan tikar karena
konsep acara yang dibuat adalah lesehan. Perkap sudah mengecek jumlah tikar yang
ada di KMK yang dapat digunakan dan mencari tambahan tikar yang diperlukan. Setelah
itu, terdapat perubahan bahwa kursi di ruang T2.01 dapat digunakan dan bila kurang
boleh mengambil kursi tambahan dari ruang M2.02.
Persiapan kedua yaitu peminjaman wireless yang berkoordinasi dengan divisi
Humas. Humas mengantarkan surat peminjaman ke TU jurusan Kimia dan untuk
pertanggungjawaban pengambilan dan pengembalian wireless selanjutnya diserahkan
kepada divisi Perkap. Perlengkapan doorprize seperti doorpize sisa SemNas tahun lalu
yang berupa gelas sebanyak 6 buah, 6 kotak kardus dan sampul coklat pembungkus
doorprize juga telah dipersiapkan H-3 acara. Proses pembungkusannya juga dibantu
oleh divisi-divisi lain.
Pada hari pelaksanaan TRADA, tidak terdapat gangguan yang berarti dalam sound
systemnya sehingga acara TRADA dapat berlangsung dengan lancar.
D. KENDALA
Sedikit kendala terjadi dalam proses peminjaman wireless, dari divisi acara
membutuhkan minimal tiga buah microphone, namun saat mengambil wireless di TU
Jurusan Kimia pada H-1 acara, mereka hanya dapat meminjamkan sebuah microphone.
Sebab pada hari Sabtu, 15 Maret 2014 tidak hanya Biro AnK yang ingin meminjam

microphone tetapi departemen HRD juga meminjam microphone. Oleh karena itu, divisi
Perkap berusaha menghubungi departemen HRD dan meminta bantuan untuk
meminjamkan microphone selama TRADA berlangsung. Akhirnya, departemen HRD
dapat meminjamkannya berhubung acara HRD di tanggal tersebut baru akan dimulai
pukul 14.00 sedangkan acara TRADA telah selesai saat pukul 12.00.
Pada hari pelaksanaan TRADA, microphone yang terdapat di ruang T2.01
mengalamii sedikit kerusakan sehingga suara pada speaker tidak keluar. Namun dapat
diatasi dengan melapisi bagian kabel yang lapisan luarnya sudah terbuka dengan
lackban.

Koordinator Sie. Perkap

Nabila Thursina Sari

Demikian laporan pertanggungjawaban ini disampaikan. Semoga kekurangan-kekurangan

yang terjadi dapat menjadi pembelajaran untuk acara selanjutnya. Sekian dan terimakasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Yogyakarta, 22 Maret 2014

Sekretaris,

Zulfa Azkia

LAMPIRAN
Lampiran I

No. : 01/A/TRADA/KMK/II/14
Lamp. : Hal : Peminjaman Ruang dan Fasilitas

Yogyakarta, 28 Februari 2014

Kepada
Yth. Dr. Pekik Nurwantoro, M. S.
Dekan FMIPA UGM
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan program kerja Keluarga Mahasiswa Kimia (KMK)
periode 2014, kami Keluarga Mahasiswa Kimia FMIPA UGM akan menyelenggarakan
Training Administrasi dan Kebendaharaan (TRADA). Kegiatan akan dilaksanakan pada :
hari, tanggal : Sabtu, 15 Maret 2014
waktu
: 06.00 WIB - 15.00 WIB
tempat
: Ruang T2.01 FMIPA UGM Sekip Selatan
Berkenaan dengan kegiatan tersebut, kami dari panitia menyampaikan permohonan
ijin untuk menggunakan Ruang T2.01 FMIPA UGM Sekip Selatan beserta fasilitasnya
demi terselenggaranya acara tersebut.
Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak kami mengucapkan terima kasih .
PANITIA PELAKSANA
Training Administrasi dan Kebendaharaan
KELUARGA MAHASISWA KIMIA
Ketua Kegiatan

Fajar Amelia Rachmawati Putri

NIM.12/334691/PA/14924

Ketua Jurusan Kimia

FMIPA UGM

Prof. Dr. Triyono, S.U.

NIP. 19600921 198602 1 001

Sekretaris

Zulfa Azkia
NIM.13/347274/PA/15186
Mengetahui,

Ketua Keluarga Mahasiswa

Kimia FMIPA UGM

Arif Rahman Hadyan A

NIM.11/316899/PA/14018

No. : 02/A/TRADA/KMK/II/14
Lamp. : Hal : Peminjaman alat

Yogyakarta, 28 Februari 2014

Kepada
Yth. Prof. Triyono, S.U.
Ketua Jurusan Kimia FMIPA UGM
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan program kerja Keluarga Mahasiswa Kimia (KMK)
periode 2014, kami Keluarga Mahasiswa Kimia FMIPA UGM akan menyelenggarakan
Training Administrasi dan Kebendaharaan (TRADA). Kegiatan akan dilaksanakan pada :
hari, tanggal : Sabtu, 15 Maret 2014
waktu
: 06.00 WIB - 15.00 WIB
tempat
: Ruang T2.01 FMIPA UGM Sekip Selatan
Berkenaan dengan hal tersebut, maka kami memohon izin kepada Bapak untuk
meminjam 2(dua) perangkat Wireless guna kelancaran kegiatan di atas.
Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak kami mengucapkan terima kasih .
PANITIA PELAKSANA
Traning Administrasi dan Kebendaharaan
KELUARGA MAHASISWA KIMIA
Ketua Kegiatan

Sekretaris

Zulfa Azkia
NIM.13/347274/PA/15186

Fajar Amelia Rachmawati Putri

NIM.12/334691/PA/14924
Mengetahui,
Ketua Keluarga Mahasiswa
Kimia FMIPA UGM

Arif Rahman Hadyan A

NIM.11/316899/PA/14018

No : 03/A/TRADA/KMK/II/14

Yogyakarta, 28 Februari 2014

Hal : Undangan
Yth. Dewan Pengawas KMK FMIPA UGM
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami memberitahukan bahwa Keluarga Mahasiswa Kimia FMIPA
Universitas Gadjah Mada akan menyelenggarakan Training Administrasi dan Kebendaharaan
(TRADA). Kegiatan akan dilaksanakan pada :
hari, tanggal : Sabtu, 15 Maret 2014
waktu
: 08.00 WIB - selesai
tempat
: Ruang T2.01 FMIPA UGM Sekip Selatan
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dengan surat ini kami mohon kesediaan
Saudara untuk menghadiri acara tersebut.
Demikian permohonan kami, atas kesediaan dan perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.
PANITIA PELAKSANA
Training Administrasi dan Kebendaharaan
KELUARGA MAHASISWA KIMIA
Ketua Kegiatan

Sekretaris

Fajar Amelia Rachmawati Putri

NIM.12/334691/PA/14924

Zulfa Azkia
NIM.13/347274/PA/15186

Mengetahui,
Ketua Keluarga Mahasiswa
Kimia FMIPA UGM

Arif Rahman Hadyan A

NIM.11/316899/PA/14018

Lampiran II

Lampiran III

Waktu

Durasi

Acara

06.30 - 07.00

30''

Persiapan Acara

07.00 - 07.30

30''

Brefieng Panitia, MC, Pembicara

07.30 - 08.05

35''

Registrasi Peserta
Acara Mulai

08.05 - 08.09

4"

Pembukaan, Doa, Pembacaan Susunan Acara

08.09 - 08.12

3"

Sambutan Ketua Panitia TRADA

08.12 - 08.15

3"

Sambutan Ketua KMK 37

08.15 - 09.05

50"

Materi 1 : Proposal Sponsorship (Mbak Vivi)

09.05 - 09.45

40''

09.45 - 09.50

10

Materi 2 : Proposal Kegiatan (Mbak Winey)

Istirahat & Pembagian Doorprize I (Review Pertanyaan &
Jawaban)

09.50 - 10.20
10.20 - 11.45

30''
85"

Materi 3 : LPJ & Surat-menyurat (Mbak Ratna)

Materi 4 : SPJ (Mbak Kharis & Mbak Desi)

11.45 - 11.55

10"

Pembagian Doorprize II, Review Materi oleh MC, Penutup

Lampiran IV

Lampiran V