Forum Bidikmisi

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

 UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
FORUM BIDIKMISI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
Sekretariat: Jl. Pemuda III no. 18, Rawamangun, Jakarta Timur 13220

A. PENDAHULUAN
Mahasiswa merupakan komunitas yang unik di mana dalam catatan sejarah selalu
menjadi motor penggerak perubahan (agent of change) dalam kehidupan. Mahasiswa
dikenal dengan jiwa patriotnya serta pengorbanan yang tulus tanpa pamrih. Oleh karena
itu, mahasiswa membentuk sebuah organisasi atau sebuah forum untuk mempermudah
suatu kegiatan. Forum Bidikmisi Mahasiswa Universitas Negeri Jakarta merupakan
wadah dimana mahasiswa bidikmisi berkumpul dengan visi yang sama yaitu memberikan
bantuan kepada mahasiswa bidikmisi Universitas Negeri Jakarta dalam memecahkan
permasalahan-permasalahan, baik dalam hal akademik ataupun hal materi. Dengan
adanya Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta akan mempermudah komunikasi
mahasiswa bidikmisi dengan Wakil Rektor III (pengelola bidikmisi). Untuk menambah
pengetahuan, kami selaku Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta ingin memberikan
informasi terkait materi kebidikmisian, pengenalan Forum Bidikmisi Universitas Negeri
Jakarta ,serta meningkatkan hubungan baik antara Forum Bidikmisi Universitas Negeri
Jakarta dengan mahasiswa baru Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta. Kegiatan ini
merupakan sarana pertukaran informasi, pengembangan pola pikir, dan wadah
pengembangan wawasan akademik yang diharapkan mampu memberikan inovasi
akademik khususnya di Universitas Negeri Jakarta.
 B. Laporan Pelaksanaan
Secara umum pelaksanaan acara Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi jalur SNMPTN
ini berjalan dengan baik, tertib, dan lancar. Acara ini dilaksanakan di Lobby PR3 Gedung
Rektorat Lantai Dasar, Kampus A Universitas Negeri Jakarta pada hari Selasa, 31 Mei 2016
pukul 08.00 WIB s/d selesai. Laporan ini dibentuk berdasarkan laporan masing-masing seksi
yang ada, diantaranya Ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi acara, perlengkapan,
keamanan, konsumsi, dan HPD. Adapun pembahasan mendalam ada pada rincian laporan
masing-masing seksi sebagai berikut:
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

1. Ketua Pelaksana
A. Perencanaan
1. Membentuk kepanitiaan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN
2016
2. Membagikan job description dan pelaksanaan kegiatan Sosialisasi Mahasiswa
Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
3. Menyusun jadwal rapat/evaluasi akbar selama persiapan hingga berakhirnya
pelaksaan kegiatan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
4. Berkoordinasi dengan kordinator masing-masing Sie. dalam kegiatan
5. Memastikan tim panitia bekerja secara efektif dan efisien
6. Bertanggung jawab atas pengawasan semua kinerja tim panitia
B. Pelaksanaan
1. Mengumumkan kepanitiaan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur
SNMPTN 2016
2. Memberi semangat, dukungan dan motivasi kepada semua panitia
3. Memastikan semua panitia bekerja sesuai job description yang sudah
direncanakan
4. Melaksanakan rapat/evaluasi akbar selama persiapan hingga berakhirnya
pelaksaan kegiatan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
5. Berkoordinasi dengan kordinator masing-masing Sie. dalam kegiatan
6. Memastikan kordinator dan staf dari setiap Sie. bekerja dan berkoordinasi dengan
baik
C. Faktor Pendukung
1. Rahmat dan Ridho ALLAH SWT
2. Dukungan dari orangtua dan orang-orang terdekat
3. Bantuan dan kerja keras dari teman-teman panitia
D. Faktor Penghambat
1. Kepanitiaan yang mendadak menyebabkan kurangnya waktu persiapan
2. Kehadiran panitia dari masing-masing Sie. yang tidak pernah lengkap baik saat
rapat, briefing, ataupun pelaksanaan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur
SNMPTN 2016
3. Banyaknya panitia yang sudah memiliki agenda pada hari H
4. Kurangnya koordinasi dan kerja sama yang baik antar panitia saat perencanaan
dan persiapan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
E. Saran
1. Ketua harus lebih tegas
2. Ketua sebaiknya ikut dalam musyawarah pembentukan kepantiaan kegiatan
3. Ketua harus lebih fokus akan tugas-tugas yang harus dilakukan
 4. Ketua harus sering berkoordinasi dengan pihak WR III
5. Ketua harus memberikan perhatian dan memahami tugas yang seimbang dengan
seluruh panitia dari masing-masing Sie.
6. Ketua harus lebih tanggap dalam menyelesaikan permasalahan dan kekurangan
yang ada dalam setiap Sie.
7. Ketua harus terlihat lebih tenang dan bersemangat dalam proses dan pelaksanaan
kegiatan
8. Ketua harus lebih bertanggung jawab dan bijak dalam mengambil keputusan
F. Narasi
Perjalanan acara Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
dimulai ketika kepanitiaan lengkap diumumkan. Tugas pertama sebagai ketua
pelaksana adalah melakukan koordinasi dengan BPH FBM dan pihak WR III terkait
konten acara ini serta menyampaikannya kepada teman-teman panitia melalui rapat
akbar dan briefing panitia.

Hambatan terbesar selain tidak fokusnya ketua pelaksana dan sedikitnya

waktu persiapan, adalah banyaknya panitia yang telah ditunjuk tidak bisa hadir saat
hari H, baik dengan perizinan syari maupun tanpa kabar, sehingga harus dicari
pengganti untuk mengisi posisi kosong tersebut. Untungnya posisi kosong tersebut
bisa segera terisi dengan memberdayakan Koordinator Bidikmisi angkatan 2014-
2015.

Alhamdulillah dengan total dua kali rapat akbar termasuk briefing, secara
keseluruhan kegiatan Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur SNMPTN 2016
berjalan dengan baik meskipun sepeti pepatah bahwa Tak Ada Gading Yang Tak
Retak terdapat berbagai kendala, hambatan, dan kekurangan pada kegiatan ini.

2. Sekretaris
A. Perencanaan
1. Melakukan perencanaan desain proposal Sosialisasi mahasiswa baru bidikmisi
Jalur SNMPTN 2016.
2. Meminta contoh surat menyurat dan proposal.
3. Mengkalulasi pengeluaran adminstrasi kepada bendahara
B. Pelaksanaan
1. Sekretaris membuat proposal pengajuan dana untuk rektorat
 2. Sekretaris membuat surat menyurat untuk keperluan peminjaman tempat,
peminjaman alat, undangan, dan mandat.
3. Undangan diberikan kepada para pembicara, dan WR3.
C. Faktor Pendukung
1. Rahmat Allah Swt.
2. Adanya bantuan print dari panitia lain
3. Adanya format surat FBM yang dapat dijadikan acuan pembuatan surat
4. Adanya contoh proposal dari panitia lain untuk dijadikan acuan membuat proposal
5. Kerja sama antar panitia cukup terjalin harmonis

D. Faktor Penghambat
1. Terkadang ada miskomunikasi antar sekretaris dengan panitia yang lain.
2. Kesibukan sekretaris di luar acara Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur
SNMPTN 2016.
3. Kurang cepatnya laporan tiap sie mengenai alat ataupun hal lainnya yang
membutuhkan surat sehingga surat pun tidak dapat dibuat sesuai waktu yang
diinginkan
4. Surat diberikan kepada rektor J-6 karena adanya miskomunikasi dengan sie.
Perlengkapan. Untunglah pihak pengembang PR3 sudah membuka pembicaraan
dengan rektor sehingga undangan tersebut tidak terkesan mendadak.
E. Saran
Sebaiknya kerja sama antar penitia lebih dieratkan lagi agar tidak adanya
miskomunikasi antar panitia.Selain itu laporan dari tiap sie diharapkan dapat
dikirmkan ke sekretaris sesuai jadwal yang telah ditetapkan agar pembuatan
proposal, surat menyurat, ataupun LPJ tidak terhambat. Panitia pun harus mampu
mengatur jadwal kesibukannya dengan baik agar tidak menghambat kepanitian.

F. Narasi
Pada awalnya sekretaris meminta contoh proposal yang akan diajukan ke
pihak rektorat. Terkait surat menyurat, terkadang ada anggota sie yang meminta surat
akan tetapi tidak dipergunakan karena adanya hambatan kesibukan maupun
miskomunikasi antar panitia sehingga surat yang dibuat pun tidak terpakai. Acara
pun berjalan dengan baik pada hari Selasa, 31 Mei 2016.

3. Bendahara
A. Perencanaan
 Tahap yang dilakukan sebelum kegiatan berlangsung ialah dilakukannya
perencanaan dengan berkonsultasi mengenai anggaran dana yang akan diajukan
kepada PR3 oleh Ketua pelaksana, Sekretaris dan Bendahara, kurang dari minggu
sebelum acara berlangsung. Selain itu juga bendahara meminta dan melist anggaran
dana yang akan dibutuhkan oleh tiap-tiap sie.
B. Pelaksanaan
Selama pelaksanaan berlangsung bendahara tidak mengalami hambatan keuangan
secara kompleks.

C. Faktor Pendukung
Faktor pendukung lainnya ialah dana konsumsi yang tidak dijadikan satu dengan
uang sie yang lain. Uang konsumsi panitia saat itu langsung diberikan oleh wr3 kepada
pihak sie konsumsi.

D. Faktor Penghambat
Beberapa faktor penghambat yang dialami bendahara ialah keterlambatannya
pengumpulan nota pembelian dan pengeluaran uang dari tiap sie yang menyebabkan
keterlambatan pembuatan surat pertanggungjawaban bendahara.

Anggaran Pemasukan dan Pengeluaran Dana

Keterangan Debit Kredit Jumlah

Pemasukan Wakil Rektor 3 Rp 500.000

Rp 500.000
Keterangan Debit Kredit Jumlah
Pengeluara 1. Kesekretariatan Pembuatan Proposal Rp 25.000
n dan LPJ
Rp 25.000
2. Sie. HPD Banner ( 2x1 ) Rp 30.000
Banner ( 3x1 ) Rp 45.000
Standing Banner 3 x Rp 180.000
Rp 60.000
Print 12 x Rp 3.000 Rp 36.000
Rp 291.000
3. Kebersihan Rp 75.000
 Rp 75.000

Total Rp 391.000

4. Seksi Acara

A. Hasil Kegiatan

RUNDOWN ACARA
SOSIALISASI MAHASISWA BARU BIDIKMISI JALUR SNMPTN 2016

N Waktu Acara Pembicara Pj /time kiper

o
1. 10.00-10.05 Pembukaan Dewi dan Abror Tias
2. 10.05-10.10 Tilawah Ulung Tias
3. 10.10-10.20 Sambutan : Ketua Abdul Goffar A.M Dewi
FBM (5)
Gita Mayasara
Ketuplak(5)
4. 10.20-11.00 Sosialisasi advokasi M. Kevlyn R Dewi
FBM
5. 11.00-11.30 Sosialisasi kontrak Yuni dan Lukman Tias
Bidikmisi, dan
rekening mandiri
( mentor)
6. 11.30-12.30 Pengisian form, Yuni dan Lukman Hotam
pembuatan buku
tabungan, ttd kontrak
(dipandu oleh mentor)
7. 12.30-13.00 Penutupan Dewi dan Abror Tias

Kami dari tim acara yang beranggotta 5 orang yaitu :

Koor acara : Tias andriani
Anggota : Dewi
Abror
Dewi suharyanti
Hotam saefi
 Di atas merupakan rundown acara yang sudah tim acara buat sebelum hari
pelaksanaan. Namun ada beberapa perubahan saat hari pelaksanaan karena dari tim acara
yang semula beranggota 5 orang kini menjadi 3orang saja pada hari pelaksanaan, karena
anggota kami Dewi suharyati sebelumnya izin pada hari pelaksanaan karena ada agenda
lain, dan Hotam saefi ada kegiatan UAS yang tidak bisa ditinggalkan. Maka tim acara
hanya tersisa 3 orang, 2 orang menjadi MC dan 1 orang lagi menjadi time kiper dan
mobile.
Acara berjalan lancar sesuai rundown tidak ada yang ngaret. Hanya saat awal
acara, para peserta sudah datang dahulu saat kami sedang berbenah ruangan untuk acara
sosialisasi tersebut, peserta yang sudah banyak akhirnya diperbolehkan masuk sebelum
acara dimulai, sedangkan acara dimulai pada pukul 10.00. Jadilah MC memberikan ice
breaking agar peserta tidak jenuh. Pada saat peserta masuk, saya selaku koor acara tidak
ada di tempat karena sedang berjaga di BAAK membing mahasiswa baru yang verifikasi.
Pada pukul 09.30 saya kembali ke tempat acara ternyata peserta sudah masuk ruangan.
Saya selaku koor acara meminta maaf karena tidak ada di tempat dan membuat sebagian
panitia bingung
.
Tepat pukul 10.00 wib acara di mulai,semua berjalan lancar sesuai rundown.
Hanya pada saat sambutan berakhir lebih cepat yaitu pukul 10.15, jadi sosialisasi
advokasi dimajukan pada pukul 10.20 yang semula pukul 10.30 dan berakhir lebih cepat
pula yaitu pukul 10.35 yang semula pukul 11.00, kemudian sosialisasi kontrak dan
rekening dimajukan pada pukul 10.35-11.20. Kemudian acara pengisian form, ttd
kontrak, pembuatan rekening dilakukan sesuai rundown. Hingga akhir acara pada pukul
13.00.

B. Hambatan Pelaksanaan
Yang menjadi hambatan adalah jumlah anggota yang berkurang, tapi
Alhamdulillah semua dapat teratasi.

C. Evaluasi Kegiatan
Evaluasi untuk tim acara adalah perlu tim yang siap pada saat hari pelaksanaan.
Kegiatan ini sebenarnya hanya butuh lebih sumber daya manusia saja.

D. Saran
 Untuk saran dari acara selanjutnya adalah mengenai microvon yang suaranya
kecil sehingga pada saat MC atau pembicara sedang berbicara tidak begitu jelas terdengar
apalagi yang duduk di bagian belakang. Untuk sumber daya manusia agar lebih
diperhatikan, tim keamanan diperbanyak.

5. Seksi Konsumsi

Koordinator : Windiarti
Anggota : - Ita Febriani
-Sri Haryanti

Jobdesk:
Windiarti: bertanggung jawab atas pemesanan konsumsi siang panitia dan memantau
segala pekerjaan konsumsi.
Ita Febriani : bertanggung jawab atas snack pagi panitia.
Sri Haryanti : bertanggung jawab atas pengambilan konsumsi siang panitia.

Seksi konsumsi dalam kegiatan Sambut Mahasiswa/i Baru Bidik Misi Jalur
SNMPTN ini berperan untuk menyediakan konsumsi panitia.

A. Pelaksanaan
Seksi konsumsi melaksanakan tugasnya dengan baik, tidak ada panitia yang tidak
mendapatkan konsumsi. Manajemen waktu yang dilakukan oleh seksi konsumsi juga
cukup baik. Mulai dari penentuan jenis konsumsi yang akan dipesan, datangnya
pemesanan konsumsi, hingga saat pembagian konsumsi kepada panitia dilakukan tepat
pada waktunya, sehingga konsumsi tidak menjadi masalah inti dalam keberlangsungan
acara ini.
Adapun faktor pendukungnya yaitu adanya peran aktif dari anggota seksi
konsumsi dan panitia di luar seksi konsumsi dalam mobilisasi konsumsi. Juga adanya
manajemen waktu yang tepat serta SDM dalam seksi konsumsi yang berpengalaman
menjadi faktor keberhasilan kinerja seksi konsumsi.
 Adapun faktor penghambatnya yaitu tidak adanya SDM laki-laki dalam seksi
konsumsi serta pada hari pelaksanaan anggota kami Sri Haryanti tidak dapat menghadiri
acara tersebut sehingga dalam pengambilan konsumsi siang dilaksanakan oleh
koordinator dibantu oleh panitia dari seksi lain.

B. Evaluasi
Selama kegiatan ini berlangsung seksi konsumsi telah melakukan dan
menyelesaikan tugasnya dengan baik, terbukti dari penyajian konsumsi yang tepat waktu.
Adanya peran aktif dari anggota seksi konsumsi dan panitia di luar seksi konsumsi juga
sangat membantu dalam penyelesaian tugas seksi konsumsi.

C. Saran
Diharapkan seksi konsumsi dapat lebih tanggap serta meningkatkan peran aktif
dan menjalin koordinasi yang lebih baik lagi antar panitia, baik dalam seksi konsumsi
maupun di luar seksi konsumsi.

FORUM BIDIKMISI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
Sekretariat: Jl. Pemuda III no. 18, Rawamangun, Jakarta Timur 13220

PENUTUP

Demikian Lembar Pertanggung jawaban ini kami buat sebagai gambaran umum tentang
kegiatan yang akan kami selenggarakan. Kami mengharap dukungan dan partisipasi dari seluruh
pihak terkait agar kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan lancar tanpa halangan yang
berarti. Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
 Jakarta, 20 Juni 2016

Ketua Forum Bidikmisi Sekretaris

Universitas Negeri Jakarta

Fatra Nugraha Iedman Jaenudin Aslinda

NRM. 5315134508 NRM. 3315140689

Mengetahui,

Wakil Rektor
Bidang Kemahasiswaan
Universitas Negeri Jakarta

Prof. Dr. A. Sofyan Hanif, M.Pd

NIP 19630917 198903 1 002

DOKUMENTASI
ANGGARAN DANA
Keterangan Debit Kredit Jumlah

Pemasukan Wakil Rektor 3 Rp 500.000

Rp 500.000
Keterangan Debit Kredit Jumlah
Pengeluara 1. Kesekretariatan Pembuatan Rp
n Proposal dan LPJ 25.000
Rp
25.000
2. Sie. HPD Banner ( 2x1 ) Rp
30.000
Banner ( 3x1 ) Rp
45.000
Standing Banner 3 Rp
x Rp 60.000 180.000
Print 12 x Rp 3.000 Rp
36.000
Rp
291.000
3. Kebersihan Rp
75.000
Rp
75.000

Total Rp
391.000

SUSUNAN ACARA
N Waktu Acara Pembicara Pj /time kiper
o
1. 10.00-10.05 Pembukaan Dewi dan Abror Tias
2. 10.05-10.10 Tilawah Ulung Tias
3. 10.10-10.20 Sambutan : Ketua Abdul Goffar A.M Dewi
FBM (5)
Gita Mayasara
Ketuplak(5)
4. 10.20-11.00 Sosialisasi advokasi M. Kevlyn R Dewi
FBM
5. 11.00-11.30 Sosialisasi kontrak Yuni dan Lukman Tias
Bidikmisi, dan
rekening mandiri
( mentor)
6. 11.30-12.30 Pengisian form, Yuni dan Lukman Hotam
pembuatan buku
tabungan, ttd kontrak
(dipandu oleh mentor)
7. 12.30-13.00 Penutupan Dewi dan Abror Tias