1.

PERENCANAAN
1.1 Latar Belakang

Bahwa sesungguhnya Allah SWT, telah memerintahkan kepada ummat manusia

untuk saling tolong-menolong dan membantu dalam kebaikan, agar tercipta

kehidupan yang harmonis dalam kehidupan bermasyarakat. Tolong – menolong

sesama manusia wajib hukumnya bagi orang yang mampu, terlebih terhadap para

yatim yang ada disekitar, apalagi di Bulan Ramadhan yang menjadikan setiap

muslim untuk berlomba-lomba dalam melakukan kebaikan.

Dalam memeriahkan Bulan Ramadhan 1437 H maka, Himpunan Mahasiswa

Perencanaan Wilayah dan Kota akan mengadakan acara buka bersama dan

pemberian santunan kepada anak yatim. Dengan adanya kebersamaan yang

terjalin pada saat kegiatan buka bersama dan pemberian santunan tersebut, akan

mempererat tali silaturahmi antar Mahasiswa Institut Teknologi Indonesia.

Oleh karena itu, Himpunan Perencanaan Wilayah dan Kota (HMPWK) Institut

Teknologi Indonesia berencana mengadakan acara BUKA PUASA BERSAMA

yang In shaa Allah akan diadakan tanggal 18 Juni 2016 yang bertempat di Aula G

Kampus Institut Teknologi Indonesia (ITI).

1.2 Maksud & Tujuan

Menjalin kebersamaan untuk mempererat tali persaudaraan dalam rangka
memeriahkan bulan suci ramadhan yang penuh berkah.

1.3 Sasaran Kegiatan

Sasaran dalam kegiatan acara ini adalah:
1.3.1 Berbuka Puasa Bersama Keluarga Besar HMPWK- ITI, HMJ, UKK dan
UKM- ITI.
1.3.2 Mengadakan Santunan Anak Yatim.
1.3.3 Mengadakan Tausiyah.

1.4 Nama dan Tema Kegiatan

Adapun nama dan tema dari kegiatan ini adalah sebagai berikut :

Nama Kegiatan
“BUKA BERSAMA DAN PEMBERIAN SANTUNAN ANAK YATIM”

Tema kegiatan
“Semangat Ramadhan Meraih Keberkahan Menuju Hari Yang Fitri”

1.5 Waktu dan Tempat Kegiatan

Hari/Tanggal : Sabtu, 18 Juni 2016

Waktu : Pukul 16.00WIB s/d 18.40WIB

Tempat : Aula G Institut Teknologi Indonesia

1.6 Bentuk Kegiatan

1. Berbuka Bersama

2. Santunan Anak Yatim Piatu dari Yayasan

3. Tausiyah

1.7 Struktur Panitia

(Terlampir)

1.8 Susunan Acara

(Terlampir)

1.9 Anggaran Dana

 Rencana Pemasukan

No Pemasukan Banyak Jumlah

1 Mahasiswa Aktif
2 Dana Usaha
3 Donatur

Rencana Pengeluaran

No Pengeluaran Jumlah
1 Kesekretariatan
2 Acara
3 Konsumsi
4 Peralatan
Jumlah
Rincian Anggaran (Terlampir)

2. PELAKSANAAN
2.1 Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiata acara buka puasa bersama 2016 ini dilaksanakan atas
kerjasama semua panitia. Adapun divisi kepanitiaan acara buka puasa bersama
2016 yaitu:
2.1.1 Divisi Acara
Divisi acara merupakan divisi yang bekerja untuk merencanakan dan mengatur
jalannya sebuah acara. Setiap acara diharapkan berjalan sesuai dengan rencana
awal yang sudah dipersiapkan secara matang. Adapun hambatan yang dialami
oleh divisi acara secara garis besar disebabkan kurangnya koordinasi dengan
sesama anggota divisi acara, dan dengan Ustadz yang diundang juga dengan ibu
asuh dari yayasan terkait sehingga menyebabkan beberapa kendala ketika acara
berlangsung. Pertama adalah waktu pelaksanaan acara dimulai tidak sesuai
dengan rundown yang telah ditentukan hal ini disebabkan karena divisi acara
kurang berkoordinasi dengan pihak Yayasan terkait penjemputan adik asuh dari
Yayasan. Kedua tidak terlaksananya adzan maghrib yang telah direncanakan,
diakibatkan karena divisi acara sebelumnya tidak berkomunikasi dengan ustadz
yang diundang tentang waktu tausiyah. Ketiga MC kurang bisa membawa tamu
undangan dalam suasana acara terutama ketika games berlangsung.

2.1.2 Divisi Peralatan

Divisi peralatan ialah divisi yang mempersiapkan semua peralatan yang akan
diperlukan dalam persiapan dan selama kegiatan buka puasa 2016 ini berlangsung
seperti peralatan untuk acara, konsumsi, dokumentasi dsb. Dalam menyediakan
peralatan-peralatan yang diperlukan, divisi ini meminjam alat-alat kepada
beberapa pihak seperti kampus, jurusan, anggota himpunan maupun alumni.
Selain melakukan peminjaman ada pula peralatan yang dibawa oleh panitia
sendiri. Dalam pelaksanaan kegiatan buka puasa bersama 2016 ini terdapat
hambatan yang dialami oleh divisi peralatan yaitu koordinasi yang belum
maksimal antar anggota divisi peralatan, dengan divisi konsumsi, sekretaris dan
ketua pelaksana sehingga terjadi beberapa kendala. Pertama, pengumpulan
peralatan yang diperlukan tidak sesuai dengan jadwal. Kedua, adanya peminjaman
barang yang secara mendadak ketika acara akan berlangsung sehingga
peminjaman barang ini tidak melampirkan surat peminjaman. Ketiga, setelah
acara selesai masih banyak barang-barang yang dipinjam tetapi belum
dikembalikan. Keempat, kurangnya tanggung jawab atas peminjaman barang yang
mengakibatkan adanya barang yang rusak setelah dipinjam. Kelima, kurangnya
koordinasi dengan divisi konsumsi yang mengakibatkan kurangnya peralatan
seperti alat shalat, karpet dan dispenser.

2.1.3 Divisi Konsumsi

Divisi konsumsi adalah divisi yang menyiapkan semua kebutuhan orang-orang
yang ikut serta dalam acara buka puasa bersama 2016. Kebutuhan akan makanan
dan minuman selama acara berlangsung merupakan tanggung jawab dari divisi
ini. Adapun beberapa hambatan yang dialami oleh divisi konsumsi. Pertama,
pertama yaitu divisi konsumsi kurang berkoordinasi dengan divisi acara yang
menyebabkan pembagian takjil tidak sesuai dengan rundown pembagian
makanan. Pembagian makanan yang tidak sesuai juga disebabkan karena adzan
tidak terlaksana sehingga dari divisi konsumsi bingung untuk menentukan kapan
pembagian takjil dilakukan. Kedua, divisi konsumsi kurang tegas dalam
membagikan makanan pada tamu undangan yang menyebabkan beberapa tamu
undangan tidak kebagian takjil dan makanan.

2.1.4 Divisi Dokumentasi

Divisi dokumentasi adalah divisi yang mendokumentasi setiap acara yang
dianggap perlu, mengedit hasil dokumentasi agar diperoleh hasil yang bagus dan
tidak mengecewakan. Adapun kekurangan dari divisi ini. Pertama, anggota divisi
ini belum mempersiapkan secara baik atas kamera yang akan digunakan selama
acara berlangsung sehingga ketika acara belum berakhir kamera yang digunakan
tersebut sudah lowbatt. Kedua, terdapat beberapa hasil foto yang masih blur atau
tidak jelas. Ketiga, kurangnya koordinasi dengan sessama anggota divisi
dokumentasi yang mengakibatkan kamera cadangan tersebut dipergunakan selama
acara berlangsung sehingga ketika kamera inti dipergunakan lowbatt tidak ada
lagi kamera cadangannya.

2.1.5 Divisi Humas

Divisi humas atau infokom merupakan divisi yang bertugas sebagai informator
setiap tahapan pelaksanaan menuju kegiatan dan mempublikasikan acara kepada
publik. Adapun kekurangan dari divisi ini ialah pertama, terdapat informasi yang
tidak tersampaikan seperti alumni yang belum diberitahukan akan adanya acara
ini, dan juga beberapa surat undangan yang tidak tersampaikan ke beberapa HMJ
dan UKM. Kedua, kurang teliti dan telat dalam memberikan informasi seperti
hasil rapat yang telat dan terdapat kesalahan pada redaksionalnya. Ketiga, kurang
berkoordinasi dengan divisi acara mengenai penjemputan adik asuh yang
diberitahukan secara mendadak. Keempat, tugas live report via sosial media yang
merupakan tugas dari divisi humas justru dilakukan oleh divisi lain.

2.1.6 Divisi Kebersiah dan Keamanan

Divisi kebersihan dan keamana ialah divisi yang bertugas untuk menjaga
kebersihan dan keamanan dari keberlangsungan acara. Adapaun kekurangan dari
divisi ini adalah pertama, kurang kerjasama antar panitia yang menyebabkan
kelalaian tugas ketika air AC yang tumpah bukan divisi keamanan dan kebersihan
yang bertanggung jawab. Kedua, kebersihan dari peralatan yang akan
dikembalikan seperti karpet masjid untuk shalat tidak diperhatikan. Ketiga, setelah
acara selesai terjadi keterlambatan pengembalian kunci ruangan sekitar 2 minggu.

2.1.7 Kesekretariatan
Kesekretariatan merupakan yang mempersiapkan semua arsip yang dibutuhkan
selama persiapan, proses dan sesudah acara. Arsip yang termasuk didalam tugas
dari kesekretariatan ialah mempersiapkan proposal, surat menyurat, daftar hadir
tamu dan laporan pertanggung jawaban. Adapun kendala dari kesekretariatan
adalah pertama, terjadi kesalahan redaksional pada proposal yaitu waktu kegiatan
acara dan kesalahan pada pengesahan surat undangan yang seharusnya terdapat
tanda tangan dari ketua himpunan. Kedua, kurangnya koordinasi dengan divisi
lain seperti divisi humas, kendala yang terjadi dengan divisi humas ialah
mengenai surat undangan yang tidak semua UKM diundang. Ketiga, sebelum
acara berlangsung proposal yang seharusnya diberikan ke DPKM dan Himpunan
masih belum diberikan juga hal ini disebabkan karena kurangnya komunikasi dan
koordinasi dengan ketua pelaksana acara.

2.2 Realisasi Anggaran

Pemasukan
No Pemasukan Banyak Harga Jumlah
1 Mahasiswa Aktif 54 orang
2 Donatur
3 Sumbangan Anak Yatim
4 Dana Usaha
Total

Pengeluaran
No Pengeluaran Jumlah
1 Konsumsi
 No Pengeluaran Jumlah
2 Peralatan
3 Acara
4 Sumbangan Anak Yatim
Total

(rincian realisasi anggaran terlampir)

2.3 Hambatan dan saran
Adanya beberapa hambatan dalam kegiatan ini, diantaranya:
 Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar panitia satu dengan yang lainnya
baik satu divisi maupun dengan divisi lain dan ketua pelaksana.
 Kurangnya persiapan dari keseluruhan acara

Saran yang diberikan :

 Memperbaiki komunikasi antar panitia sehingga akan terkoordinasi dengan
baik.
 Harus dipersiapkan lagi dalam persiapan menuju acara
 Dapat mempertanggung jawabkan atas apa yang telah dilakukan.
 Meningkatkan ketelitiian dalam melakukan tugas

2.4 Penutup
Demikian laporan pertanggung jawaban ini kami buat dengan sebaik-baiknya
dengan harapan laporan kegiatan ini dapat menjadi acuan demi perkembangan
acara selanjutnya. Kami mohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang
telah kami lakukan. Atas bantuan, perhatian dan kerja sama yang baik kami
ucapkan terimakasih.
Lampiran 1

Lampiran 2

SUSUNAN ACARA

Buka Puasa Bersama dan Santunan Anak Yatim Piatu

Pukul Kegiatan

16.00-16.10 Pembukaan (Registrasi )

Sambutan :
Ketua Pelaksana
16.10-16.30 Ketua Himpunan
Pembina Himpunan
Ketua Program Studi PWK
16.30-16.45 Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an beserta Saritilawah

16.45-16.55 Penampilan anak yatim

16.55-17.25 Games

17.25-17.35 Shalawatan bersama

17.35-17.45 Tausyiah

17.45-17.48 Adzan

17.48-18.10 Buka puasa

18.10-18.30 Sholat Magribh

18.30-18.40 Santunan dan Penutup

Lampiran 3

Anggaran Dana
RENCANA
 Pemasukan
N
o Pemasukan Banyak Harga Jumlah
1 Mahasiswa Aktif 60 orang
2 Dana Usaha
3 Donatur

 Pengeluaran
1. Acara
N
o Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Bingkisan anak yatim 20 bingkisan
2 Marchindise
3 Santunan anak yatim 20 anak
4 Hadiah

2. Kesekretariatan
No Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Print Proposal
2 Jilid Proposal
3 Undangan
4 Amplop
5 Map
6 Buku Tamu
7 Registrasi
Total

3. Konsumsi
No Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Snack 150 bungkus
2 Air Galon 3 galon
3 Buah Naga 2 buah
4 Nasi Box 150 box
Total
4. Peralatan
No Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Banner 1x3 m
2 Pamflet 25 Lembar
3 Talirafia 1 pcs
4 Mika Plastik 3 pack
5 Sendok Plastik 3 pack
6 Gelas Plastik 5 pack
7 Pembersih Lantai 1 pcs
8 Trashbag 2 pack

Jumlah Pengeluaran
No Pengeluaran Jumlah
1 Kesekretariatan
2 Acara
3 Konsumsi
4 Peralatan
Total

REALISASI ANGGARAN
 Pemasukan
No Pemasukan Banyak Harga Jumlah
1 Mahasiswa Aktif
2 Donatur
3 Sumbangan Anak Yatim
4 Dana Usaha
Total

 Pengeluaran
1. Sumbangan Anak Yatim
No Pengeluaran Jumlah
1 Sumbangan Anak Yatim
Total

2. Konsumsi
No Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Snack dan Nasi Box 130 orang
Total

3. Peralatan
 N
o Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Mika plastik 3 pack
2 Sendok plastik 3 pack
3 Plastik dan karet gelang 1 pack
4 Pamflet 20 lembar
5 Banner 1x3m

4. Acara
No Kebutuhan Banyak Harga Jumlah
1 Tempat minum 20 buah
2 Pensil 2 pack
3 Penghapus 20 buah
4 Buku 4 pack
5 Plastik bingkisan 2 pack
6 Tempat pensil 20 buah
7 Sarung 1 buah
8 Uang ustad
9 Plastik merah 1 pack

 Jumlah Pengeluaran
No Pengeluaran Jumlah
1 Konsumsi
2 Peralatan
3 Acara
4 Sumbangan Anak Yatim
Total

TOTAL
Pemasukan
Pengeluaran
Surplus

lampiran 4
Nota Pengeluaran
Lampiran 5
Dokumentasi Buka Puasa Bersama 2016

Pembukaan Registrasi

Sambutan
Ketua Himpunan Ketua Pelaksana
Pembacaan Ayat Kursi Alquran

Penampilan anak yatim

Games
Shalawatan bersama

Tausiyah

Buka Puasa
 Sholat Magribh

Santunan dan Penutup