SUSUNAN ACARA PANITIA REUNIAN AKBAR SMPN 3 PADANG

PANJANG TH 2011

A. Pendahuluan
1. Latar belakang
Berpuluh tahun lamanya alumni SMP N 3 Padang Panjang
tidak saling berkomunikasi, di acara reuni inilah panitia mencoba
berusaha untuk menyatukan kembali jalinan komunikasi yang telah
terputus antara alumni dengan alumni, alumni dengan sekolah.

2. Tujuan
Petunjuk kerja ini dibuat sebagai acuan pelaksanaan tugas di
masing-masing bidang sehingga tidak akan terjadi duplikasi tugas
serta sikap saling menggantungkan diantara personil/organisasi
kepanitiaan.

3. Sistematika
a. Pendahuluan
b. Susunan Kepanitiaan
c. Tugas dan tanggungjawab
d. Rencana program kerja
e. Penutup

B. Susunan kepanitiaan Reuni Akbar SMPN 3 Padang Panjang tahun 2011:

Berdasarkan susunan Panitia REUNI AKBAR 2011 yang telah terbentuk
pada rapat perdana hari Minggu 3 Juli 2011, dapat dibuat
petunjuk kerja sebagai berikut:
1. Ketua : Gusrizal 08
Wakil ketua I : Rahma Nanda 08
Wakil Ketua II :
2. Sekretaris I : MeRina Hastri 08
Sekretaris II :
3. Bendahara : Rahma 09
Bendahara II :
4. Sie Acara :
5. Sie Tempat & Perlengkapan : Asro Suardi 08
6. Sie Transportasi & Akomodasi :
7. Sie Konsumsi :
8. Sie Dokumentasi : S
9. Sie Dana :
10. Sie Dekorasi :
11. Sie Humas : Herman
12. Sie Organisasi :
C. Tugas dan tanggung jawab
1. Pimpinan
Pada tingkat pimpinan kepanitiaan yang terdiri dari Ketua, Wakil
Ketua I dan II mempunyai tugas dan tanggungjawab terhadap
keberhasilan pelaksanaan Reuni Akbar 2011.
Ketua panitia bertugas sebagai penanggunjawab dan koordinator
pelaksanaan kegiatan dibantu oleh Wakil Ketua (Waka) I dan
Wakil Ketua (Waka) II.
Ketua membagi penugasan para Waka sebagai koordinator pelaksanaan
kegiatan seksi-seksi antara lain sebagai berikut:
a. Waka I bertangungjawab atas keberhasilan program kerja seksi-
seksi sebagai berikut:
1) Bidang kesekretariatan
2) Kebendaharaan
3) Pendanaan
4) Kehumasan (Seksi Humas)
5) Keorganisasian (Seksi Organisasi)
6) Undangan (Seksi Undangan)
b. Waka II bertanggungjawab atas keberhasilan program kerja seksi-
seksi sebagai berikut:
1) Seksi Acara
2) Seksi Tempat & Perlengkapan
3) Seksi Transportasi & Akomodasi
4) Seksi Konsumsi
5) Seksi Dekorasi
6) Seksi Dokumentasi
2. Sekretaris
Bidang kesekretariatan dalam kepanitiaan Reuni Akbar 2011 ini
terdiri dari Sekretaris I dan Sekretaris II. Tugas pokok bidang
kesekretariatan dalam kepanitiaan ini antara lain :
a. Penyelenggaraan rapat-rapat dari mulai persiapan sampai dengan
penutupan/ pembubaran panitia kegiatan reuni akbar 2011
b. Pembuatan, distribusi dan konfirmasi kehadiran undangan-undangan
baik rapat maupun pelaksanaan Reuni Akbar 2011.
c. Melaksanakan kegiatan administrative rutin dan korespodensi
secara manual maupun digital elektronik
d. Melakukan notulisasi setiap kegiatan rapat dan
mensosialisasikannya.
3. Bendahara
Bidang kebendaharaan dalam kepanitiaan Reuni Akbar 2011 ini terdiri
dari Bendahara I dan Bendahara II. Tugas pokok bidang kebendaharaan
dalam kepanitiaan ini antara lain adalah:
a. Melaksanakan system akuntansi keuangan sesuai prosedur umum yang
berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan
b. Melaksanakan penyimpanan modal kegiatan baik berasal dari iuran
maupun sumbangan/partisipasi maupun sumber-sumber lainnya.
c. Melaksanakan pengeluaran keuangan sesuai dengan persetujuan Ketua
Panitia Reuni Akbar 2011.
d. Membuat rekening Bank atas nama Bendahara I atas persetujuan
Ketua Panitia dalam rangka kepentingan kegiatan kepanitiaan.
e. Bendahara II membantu pelaksanaan tugas Bendahara I, dan mewakili
bilamana berhalangan.
4. Seksi Acara
Puncak dari seluruh kegiatan Rreuni Akbar 2011 sangat ditentukan
oleh keberhasilan pengemasan acara-demi acara. Oleh karena
itu Seksi Acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:
a. Menyusun skenario acara kegiatan dari hari pertama dan hari kedua
b. Membentuk Sub Seksi Hiburan dan Sub Seksi Muktamar
c. Mengkoordinir pelaksanaan acara dengan seksi-seksi lain yang
berkaitan
d. Sub Seksi Muktamar bertugas pada hari pertama pelaksanaan reuni,
antara lain:
1) Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan muktamar
2) Menyusun rencana acara muktamar dari mulai pembukaan s/d penutup
3) Mengkoordinasi perihal bakal calon pemberi sambutan dalam rapat
4) Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan mempersiapan meja rapat,
konsumsi, Audiovisual, seperangkat sound sistem serta
pendukung lainnya.
5) Berkoordinasi dengan Seksi Organisasi terkait dengan kesiapan
materi rapat, antara lain tentang draft AD/ART dan perangkat
pemilihan pengurus alumni
6) Berkoordinasi dengan Seksi Konsumsi terkait dengan dukungan
logistik konsumsi peserta muktamar
7) Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan
pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan muktamar
8). Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni
Akbar 2011.
E. Sub Seksi Hiburan bertugas pada hari kedua pelaksanaan reuni,
antara lain:
1) Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan malam
inagurasi/resepsi
2) Mengkalkulasi kebutuhan anggaran yang diperlukan untuk mendukung
acara.
3) Mengkalkulasi sumbangan-sumbangan acara tanpa biaya.
4) Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan dan dekorasi dalam
mempersiapan segala kebutuhan acara inagurasi.
5) Menyusun rencana acara hiburan dari mulai pembukaan s/d penutup
6) Mempersiapan peserta yang akan melakukan pentas secara matang
7) Mempersiapkan gladi acara pelantikan kepengurusan alumni
8). Melaksanakan gladi kotor dan gladi bersih pelaksanaan acara.
9) Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan
pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan acara
inagurasi.
10) Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni
Akbar 2011.
5. Sie Tempat & Perlengkapan
Seksi tempat dan perlengkapan dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas
dan tanggungjawab sebagai berikut:
a. Berkoordinasi dengan pihak Sekolah dalam kerangka peminjaman
tempat beserta seluruh kelengkapan yang dibutuhkan sebatas kemampuan
sekolah.
b. Bertanggungjawab terhadap kebersihan, kerapihan dan kelengkapan
sarana prasarana sekolah yang digunakan dalam rangka kegiatan reuni.
c. Merencanakan kebutuhan anggaran sesuai dengan koordinasi dengan
kebutuhan dari seksi acara, dekorasi dan konsumsi
kepanitiaan.
6. Sie Transportasi & Akomodasi
Seksi transportasi dan akomodasi dalam kepanitiaannya ini bertugas
antara lain:
a. Bertanggungjawab terhadap kelancaran kebutuhan operasional yang
memerlukan pergerakan yang bersifat mobile.
b. Bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan penginapan bagi alumni
dari luar kota yang membutuhkan
c. Memfasilitasi pengadaan ticketing perjalanan alumni ke luar kota.
7. Sie Konsumsi
Seksi konsumsi dalam kepanitiaan ini bertanggung jawab terhadap:
a. Dukungan kebutuhan konsumsi seluruh kegitan reuni, antara lain
adalah:
1) Kegiatan pra reuni
2) Kegiatan muktamar (hari I)
3) Kegiatan inagurasi (hari II)
4) Kegiatan pembubaran panitia
b. Membuat perincian item-item kegiatan yang membutuhkan dukungan
konsumsi.
c. Membuat perencanaan menu dan kebutuhan anggaran dukungan konsumsi
8. Dokumentasi
Seksi dokumentasi dalam kepanitiaan ini bertugas untuk melaksanakan
peliputan, perekaman dan dokumentasi segala bentuk
kegiatan yang berkaitan dengan Reuni Akbar 2010. Kegiatan
pendokumentasian tersebut dilaksanakan melalui media elektronik,
digital maupun manual. Kegiatan tersebut antara lain adalah:
a. Kegiatan persiapan penyelenggaraan meliputi rapat-rapat persiapan
serta kegiatan lain yang menunjang.
b. Kegiatan persiapan menjelang hari H berupa persiapan tempat,
dekorasi, gladi dan lain-lain
c. Kegiatan pada saat hari pertama (muktamar)
d. Kegiatan pada saat hari kedua (inagurasi)
e. Kegiatan penutupan/pembubaran panitia
f. Produk kegiatan dapat berupa foto, video dan rekaman-rekaman
lainnya.
9. Sie Dana
Seksi dana dalam kepanitiaan ini bertugas merencanakan, menggalang,
menyetorkan dan melaporkannya kepada ketua panitia secara transparan
dan akuntable sesuai dengan system akuntansi yang berlaku.
10. Sie Dekorasi
Seksi dekorasi dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggung
jawab terhadap dekorasi kegiatan muktamar maupun inagurasi.
Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pelaksanaan dekorasi dalam maupun luar gedung pada prinsipnya
memaksimalkan seluruh potensi yang ada di sekolah.
b. Bilamana masih terjadi banyak kekurangan dapat melakukan
tambahan-tambahan seperlunya dari luar sekolah.
c. Membuat perencanaan kebutuhan biaya pelaksanaan dekorasi dan
melaporkan hasilnya kepada ketua panitia.
d. Melakukan studi banding rekanan luar bilamana diperlukan.
11. Sie Humas
Seksi Hubungan Kemasyarakatan dalam kepanitiaan ini memegang peranan
penting dalam kerangka suksesnya acara reuni akbar ini.
Seksi humas mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain:
a. Bertanggung jawab terhadap keberhasilan sosialisasi pelaksanaan
Reuni Akbar 2011
b. Menyusun rencana kerja kehumasan secara efektif efisien dan
berhasil guna
c. Melakukan perluasan jaringan dalam kerangka sosialisasi
12. Sie Organisasi
Seksi organisasi dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggung
jawab terhadap:
a. Terselenggaranya penyusunan konsep AD/ART kepengurusan alumni
b. Terselenggaranya penentuan nama dan logo alumni sebelum hari H
c. Bekerjasama dengan seksi acara bertangungjawab terhadap
pelaksanaan muktamar
d. Membuat draft petunjuk kerja kepanitiaan Reuni Akbar 2011
D. Program kerja Kepanitiaan Reuni Akbar 2011
(masing-masing seksi segera membuat program kerja masing-masing
beserta kebutuhan biaya dibahas dalam rapat bulan July 2011 di SMP N 3
Padang Panjang)
E. Penutup
Demikian petunjuk kerja kepanitiaan Reuni Akbar SMP N 3Padang Panjang
ini dibuat dan dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Padang Panjang, 4 July 2011
Gusrizal (Rizal)
Ketua