LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

HUMAS CULTURES DAY 2013

SAIPSE 2013
CULTURES DAY 2013

INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION

FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION
INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION

SA-IPSE

20 1 3

RELIGION DEPARTMENT OF SAIPSE 2013

INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION

FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION
INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION

BAND2012

Laporan Pertanggungjawaban Divisi Humas

A. Ranah Kerja

Bertanggung jawab terhadap segala yang berhubungan dengan fundrising jalur

sponsorship.

Bertanggungjawab terhadap LPJ dan kepuasan sponsor.

Bekerja sama dengan sekretaris dan ketua pelaksana dalam pembuatan

proposal.

Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan seluruh divisi.

Membantu tugas divisi lain jika diperlukan.

Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana.

Mengurus segala perizinan acara, penggunaan ruangan, spanduk, serta

perlengkapan lain.

Mengurus penyerahan dan follow up proposal dana ke Rektorat.

Mengurus dan menyampaikan surat pendelegasian dari tiap jurusan dan

perwakilan dosen.

Menyampaikan surat undangan ke pihak-pihak yang perlu diundang.

Menyampaikan surat kesediaan narasumber dan pengisi acara

B. Anggota

Divisi yang dikoordinasi oleh Citra Amalia ini beranggotakan:

Nenden Permas Hikmatunisa

Hanifah Mulyani

Dinda Delima Anindi

Dimana anggota dan koordinator tersebut terbagi lagi atas sub-divisi seperti tertera
berikut ini:
1. Internal, berhubungan dengan perihal perizinan, permohonan dana ke Rektorat,

undangan kepada performel dalam MIPA dan luar MIPA, dan pendekatan dengan
UKM dan HIMA yang akan diajak bekerja sama.
Staff yang terlibat : Nenden Permas Hikmatunisa, Hanifah Mulyani, Dinda Delima
Anindi

2. External, berhubungan dengan perihal kerjasama dengan sponsorship, marketting,

dan urusan-urusan lain yang bersifat ke luar kampus.
Staff yang terlibat : Citra Amalia

C. Realisasi dan evaluasi

Bidang Garapan
Bertanggung

jawab

Realisasi
terhadap Acara Cultures Day telah

Hambatan
Waktu yang terbatas dan jumlah

segala yang berhubungan dengan berhasil bekerja sama

personil yang minim menjadi

fundrising jalur sponsorship.

hambatan terbesar dalam hal

dengan beberapa sponsor.

fundrising dan sponsorship.

Bertanggungjawab terhadap LPJ

LPJ dan laporan secara

Koordinator kurang fokus dalam

dan kepuasan sponsor.

komunikatif kepada pihak

pengerjaan LPJ.

sponsor telah terlaksana

dengan baik
Bekerja sama dengan sekretaris

LPJ dan laporan pada pihak

Kurangnya koordinasi dengan

dan ketua pelaksana dalam

sponsor telah terealisasi

sekertaris dan waktu yang

pembuatan proposal.

dengan baik

terbatas.

Berkoordinasi dengan ketua

Bidang garapan dapat

Kurangnya rapat besar kurangnya

pelaksana dan seluruh divisi.

terealisasi dengan baik,

koordinasi menjadi hambatan

terutama dengan divisi yang

dalam realisasi bidang garapan

berkaitan dengan stand yaitu

divisi konsumsi.
Membantu tugas divisi lain jika

Divisi humas hanya mampu

Kurangnya personil mengakibatkan

diperlukan.

membantu pada saat hari H

bidang garapan kurang terealisasi

kegiatan.

dengan baik.

Bertanggung jawab kepada Ketua

Bidang garapan dapat

Tidak fokusnya koordinator dan

Pelaksana.

terealisasi dengan baik.

kurangnya koordinasi menjadi

hambatan terbesar dalam
merealisasikan bidang garapan.

Mengurus segala perizinan acara,

Seluruh perizinan acara

Terhambatnya perizinan spanduk

penggunaan ruangan, spanduk,

dapat terlaksana dengan

karena terlalu fokus pada hal lain.

serta perlengkapan lain.

baik.

Mengurus penyerahan dan follow

Rektorat bersedia bekerja

FPMIPA dan Rektorat:

up proposal dana ke Fakultas dan

sama, begitu juga dengan

Proses administratif yang lama

Rektorat.

beberapa sponsor.

cukup menghambat proses

pencarian dana.

Sponsor:
Minimnya waktu dan kurangnya
personil membuat proses
pendekatan dan dealing dengan
sponsor menjadi terhambat.
Mengurus dan menyampaikan

Tiap jurusan mengirimkan

Terhambatnya pengiriman

surat pendelegasian dari tiap

delegasi kecuali beberapa

delegasi dikarenakan kesulitan

jurusan dan perwakilan dosen

jurusan yang berkendala

menemui ketua himpunan

dalam menghubungi

ataupun perwakilannya untuk

mahasiswanya.

lembar pengesahan.

Menyampaikan surat undangan

Surat dapat dikirimkan

Waktu pengiriman surat yang

ke pihak-pihak yang perlu

dengan lancar

sudah mendekati hari H juga

diundang.

menjadi salah satu kendala dalam

hal penyampaian undangan

Menyampaikan surat kesediaan

Bidang garapan dapat

Minimnya personil dan

narasumber dan pengisi acara

terealisasi dengan baik

ketidakcocokkan waktu kegiatan

dengan bantuan dari divisi

dengan narasumber menjadi salah

acara

satu hambatan dalam realisasi

bidang garapan

Sponsor Kegiatan

Universitas Pendidikan Indonesia

FPMIPA UPI

Program studi International Program on Science Education

Student Association International Program on Science Education

IFI

DEUTSCH CLUB

Eska Radio

EEP Language Center

Info bdg

Realisasi Sponsor

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak Fakultas dan
Rektorat
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada pihak Fakultas dan Rektorat

Pelaksanaan
1. Kedua belah pihak menandatangani bukti pemberian donasi oleh Fakultas
dan Rektorat. Dalam hal ini, ketua pelaksana dan jajaran anggota divisi
acara sangat membantu pencairan dana.
2. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo UPI pada setiap media
promosi

Hambatan
1. Lamanya administrasi perizinan dari pihak Fakultas dan Rektorat karena

satu dan lain hal.

2. Lamanya negosiasi karena menunggu waktu kosongnya jam kuliah

FPMIPA UPI

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada dekan FPMIPA UPI
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada dekan FPMIPA UPI

Pelaksanaan
1. Pertanggungjawaban
2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan dekan FPMIPA.
3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo FPMIPA UPI pada setiap
media promosi
4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa
file photo dan laporan pertanggung jawaban

Hambatan
1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena sempat
mengalami pemunduran tanggal.
2. Penggunaan auditorium oleh pihak lain pada hari gladi resik.
3. Perizinan kegiatan yang memakan waktu dan kurang sistematis.

SA-IPSE

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :
1. Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada Chief of Executive Board
2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada Chief of Executive Board

Pelaksanaan
1. Pertanggungjawaban
2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan Chief of Executive Board
3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo SA-IPSE pada setiap
media promosi
4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa
file photo dan laporan pertanggung jawaban

Hambatan
1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena berdekatan
dengan acara divisi organisasi
2. Kurangnya personil yang ada membuat sebagian panitia melakukan double
job.

EEP Language Center Training

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Surat MoU yang berisikan kesepakatan kedua belah pihak

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Cultures Day 2013

kepada pihak EEP Language Center Training

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang telah
disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang bersangkutan.
Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin kerjasama atas nama
panitia Cultures Day selaku pihak pertama dan EEP Language Center

Training selaku pihak kedua.

Melaksanakan hal-hal yang tercantum dalam poin kerjasama dan MoU.

Pertanggungjawaban

Melakukan perundingan dan negosiasi dengan pihak EEP Language Center

Training.

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan iklan EEP Language Center

Training

Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa

file photo

Bertanggung jawab memberikan hasil seluruh media promosi di acara

cultures day yang terkait dengan nama sponsor yaitu EEP Language Center
Training berupa soft file foto.

Kerja sama dengan pihak EEP Language Center Training dengan

memberikan voucher dengan nominal Rp. 100.000,- sebanyak 200 buah
yang akan dibagikan secara gratis kepada 150 pembeli tiket dan penonton
yang hadir.

Hambatan
Waktu yang minim untuk melakukan negosiasi.

The Center

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Survey tempat The Center

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak The Center

Melakukan Kooordinasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibantu oleh divisi acara secara koordinasi langsung

dengan pihak The Center

The center mengirimkan delegasi untuk ikut berpartisispasi dalam acara

Cultures Day

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo The Center

Hambatan

Minimnya waktu persiapan dan sulitnya bertemu antara kedua belah pihak
karena waktu perjanjian yang kurang pas.

Telkomsel

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Cultures Day 2013

kepada pihak Telkomsel

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang

telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang
bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin
kerjasama atas nama panitia Cultures Day selaku pihak pertama dan pihak
telkomsel.

Telkomsel berpartisipasi dalam mendirikan stand seharga Rp 200.000,-

Menandatangani poin kerjasama diatas materai

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo telkomsel

Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

AIESEC

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Cultures Day 2013

kepada pihak Eska Radio

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

AIESEC berkerja sama dalam hal MC dan mengirimkan delegasi mahasiswa

asing untuk berpartissiapsi dalam acara, yaitu berasal dari negara India dan
Malayasia

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo AIESEC

Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

Eska Radio

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Surat MoU dan materai 6000 yang berisikan kesepakatan kedua belah
pihak

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Cultures Day 2013

kepada pihak Eska Radio

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang

telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang
bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin
kerjasama atas nama panitia Cultures Day selaku pihak pertama dan pihak
eska Radio selaku pihak kedua, diatas materai 6000.

Menandatangani poin kerjasama diatas materai

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo eska radio

Hambatan
Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

DEUTSCH CLUB BANDUNG

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak Deutsch Club

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Deutsch club bandung

Deutsch club bersedia berpartisipasi dan mendirikan stand.

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak.

Dokter (Advertising)

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak Dokter

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung

Hambatan

Koordinasi yang tidak fokus.

The Ink Advertising

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak the Ink

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal

Mizan

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak mizan

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo mizan

Bertanggung jawab menjual buku-buku mizan dan menyediakan stand.

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal, kurangnya tenaga kerja.

Isola pos.com

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak isolapos.com

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo isolapos.com

Bertanggung jawab memfasilitasi ketika melakukan liputan acara.

Hambatan

Info UPI

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak info UPI melalui
email

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Pelaksanaan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Info UPI.

Hambatan

Kurangnya koordinasi dan tenaga kerja untuk memfollow up.

Info Bdg

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak info bdg

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo info bdg

Info bdg mempromosikan acara CULTURES DAY 2013

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal.

IFI (Institut Francais Indonesia)

Persiapan
Hal hal yang perlu disiapkan :

Proposal Cultures Day yang di diberikan kepada pihak IFI

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Cultures Day 2013 kepada
pihak IFI

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo IFI

IFI bersedia berpartisipasi dalam bentuk talkshow dan mendirikan stand

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang
kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

Bentuk Publikasi Sponsor

Bentuk publikasi yang dipasang pada ticket, poster elektronik (facebook), twitter dan jejaring

sosial lainnya.

D. Saran

Koordinasi dari setiap divisi dengan humas harus berjalan dengan lebih baik lagi
Persiapan izin kegiatan untuk internal harus di siapkan jauh-jauh hari
Proposal harus sudah jadi minimal 2 bulan untuk melakukan proses perizinan.
Penambahan personil untuk HUMAS CULTURES DAY selanjutnya
Proposal harus di print lebih banyak saat pertama kali untuk melengkapi
administrasi seperti lembar pengesahan.