LPJ Sosialisasi Bidikmisi SNMPTN

FORUM BIDIKMISI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

Sekretariat: Jl. Pemuda III no. 18, Rawamangun, Jakarta Timur 13220
FORUM BIDIKMISI
A. PENDAHULUAN
Mahasiswa merupakan komunitas yang unik di mana dalam catatan sejarah selalu
menjadi motor penggerak perubahan (agent of change) dalam kehidupan. Mahasiswa
dikenal dengan jiwa patriotnya serta pengorbanan yang tulus tanpa pamrih. Oleh karena
itu, mahasiswa membentuk sebuah organisasi atau sebuah forum untuk mempermudah
suatu kegiatan. Forum Bidikmisi Mahasiswa Universitas Negeri Jakarta merupakan wadah
dimana mahasiswa bidikmisi berkumpul dengan visi yang sama yaitu memberikan bantuan
kepada mahasiswa bidikmisi Universitas Negeri Jakarta dalam memecahkan
permasalahan-permasalahan, baik dalam hal akademik ataupun hal materi. Dengan adanya
Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta akan mempermudah komunikasi mahasiswa
bidikmisi dengan Wakil Rektor III (pengelola bidikmisi). Untuk menambah pengetahuan,
kami selaku Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta ingin memberikan informasi
terkait materi kebidikmisian, pengenalan Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta
,serta meningkatkan hubungan baik antara Forum Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta
dengan mahasiswa baru Bidikmisi Universitas Negeri Jakarta. Kegiatan ini merupakan
sarana pertukaran informasi, pengembangan pola pikir, dan wadah pengembangan
wawasan akademik yang diharapkan mampu memberikan inovasi akademik khususnya di
Universitas Negeri Jakarta.
B. LAPORAN PELAKSANAAN
Secara umum pelaksanaan acara Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi jalur
SNMPTN ini berjalan dengan baik, tertib, dan lancar. Acara ini dilaksanakan di Lobby PR3
Gedung Rektorat Lantai Dasar, Kampus A Universitas Negeri Jakarta pada hari Selasa, 16
Mei 2017 pukul 09.00 WIB s/d selesai. Laporan ini dibentuk berdasarkan laporan masing-
masing seksi yang ada, diantaranya Ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi acara,
perlengkapan, keamanan, konsumsi, dan HPD. Adapun pembahasan mendalam ada pada
rincian laporan masing-masing seksi sebagai berikut:
FORUM BIDIKMISI
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
1. Ketua Pelaksana
A. Perencanaan
1. Pembentukan susunan kepanitian Sosialisasi Bidikmisi Mahasiswa Baru
SNMPTN 2017.
2. Pembagian dan diskusi mengenai kerja masing-masing divisi pada saat hari
pelaksanaan.
3. Pengoordinasian dengan pihak Wakil Rektor III mengenai teknis dan pengisian
formulir Bank Mandiri.
4. Pengoordinasian mengenai teknis dan rincian kerja panitia dengan Forum
Bidikmisi UNJ.
B. Pelaksanaan
1. Memimpin rapat pada saat sebelum acara dimulai.
2. Berkoordinasi dengan setiap koordinator panitia acara.
3. Berkoodinasi dengan WR III dan FBM UNJ.
4. Memberikan sambutan serta dukungan semangat bagi penerima Bidikmisi
Mahasiswa Baru jalur SNMPTN 2017.
5. Memberi bantuan serta dorongan semangat untuk setiap panitia acara.
C. Faktor pendukung
1. Allah Swt.
2. Dukungan dari Keluarga.
3. Arahan dari Pengurus Wakil Rektor bidang kemahasiswaan dan alumni.
4. Bantuan dari Forum Bidikmisi UNJ.
D. Faktor Penghambat
1. Panitia banyak yang datang terlambat.
2. Sosialisasi pengisian formulir Bank Mandiri terhadap Fasilitator baru
dilaksanakan saat acara dimulai.
3. Proses lapor diri yang menggunakan nomor antrean membuat para peserta
sosialisasi tertinggal acara.
4. Banyak peserta yang datang menyusul pada saat pengisian formulir
FORUM BIDIKMISI
E. Saran
1. Ketua harus tegas.
2. Ketua harus selalu berkoordinasi dengan pihak WR III dan FBM UNJ.
3. Ketua mampu memberikan arahan dan keputusan yang harus diambil.
F. Narasi
Acara Sosialisasi Bidikmisi Mahasiswa Baru Jalur SNMPTN 2017 Alhamdulillah
telah selesai dilaksanakan. Walaupun persiapan untuk pelaksanaannya terbilang minim,
karena panitia acara merupakan bagian dari acara Kampung Bidikmisi Generasi VII yang
pelaksanaanya dua hari sebelum acara sosialisasi ini dilaksanakan.
Walaupun demikian, kami mampu melaksanakan tugas ini dengan cukup baik. Dari
jumlah kehadiran sampai dengan penutupan acara juga dapat dihitung dengan jari. Semua
ini berkat kerja keras dan kerja sama dari setiap divisi yang tak lupa juga mendapatkan
bimbingan dari FBM UNJ serta arahan dari WR III itu sendiri.
Saya tak memungkiri bahwa dalam pelaksanaannya banyak terdapat kekurangan, baik
dari sajian maupun bimbingan terhadap mahasiswa barunya. Namun demikian, acara ini
mudah-mudahan dapat memberikan manfaat bagi para penerima Bidikmisi jalur SNMPTN
2017, sehingga bantuan dana Bidikmisi bagi teman-teman mahasiswa baru sepenuhnya dapat
dipergunakan dengan baik.
2. Sekretaris
A. Perencanaan
1. Melakukan perencanaan desain proposal Sosialisasi mahasiswa baru bidikmisi
Jalur SNMPTN 2017.
2. Meminta contoh surat menyurat dan proposal.
3. Mengkalulasi pengeluaran adminstrasi kepada bendahara
B. Pelaksanaan
1. Sekretaris membuat proposal pengajuan dana untuk rektorat
2. Sekretaris membuat surat menyurat untuk keperluan peminjaman tempat,
peminjaman alat, undangan, dan mandat.
3. Undangan diberikan kepada Wakil Rektor 3 dan Tim Pengembang Wakil Rektor 3
.
C. Faktor Pendukung
1. Rahmat Allah Swt.
2. Adanya bantuan print dari panitia lain
FORUM BIDIKMISI
3. Adanya format surat FBM yang dapat dijadikan acuan pembuatan surat
4. Adanya contoh proposal dari panitia lain untuk dijadikan acuan membuat proposal
5. Kerja sama antar panitia cukup terjalin harmonis
1. Terkadang ada miskomunikasi antar sekretaris dengan panitia yang lain.
2. Tidak diberitahu dari jauh-jauh hari untuk membuat proposal.
3. Kesibukan sekretaris di luar acara Sosialisasi Mahasiswa Baru Bidikmisi Jalur
SNMPTN 2017.
4. Kurang cepatnya laporan tiap sie mengenai alat ataupun hal lainnya yang
membutuhkan surat sehingga surat pun tidak dapat dibuat sesuai waktu yang
diinginkan
5. Surat diberikan kepada rektor H-1 pada sore hari karena adanya kesalahan
dalam pengetikan waktu. Untunglah sekitar pukul 17.00 WIB masih ada tim
pengembang Wakil Rektor 3 di ruangan
E. Saran
Sebaiknya kerja sama antar panitia dan tim pengembang Wakil Rektor 3 lebih
dieratkan lagi agar tidak adanya miskomunikasi antar panitia dan tim pengembang
Wakil Rektor 3. Selain itu laporan dari tiap sie diharapkan dapat dikirmkan ke
sekretaris sesuai jadwal yang telah ditetapkan agar pembuatan proposal, surat
menyurat, ataupun LPJ tidak terhambat. Panitia pun harus mampu mengatur jadwal
kesibukannya dengan baik agar tidak menghambat kepanitian.
F. Narasi
Pada awalnya sekretaris meminta contoh surat yang akan diajukan ke pihak
rektorat. Terkait surat menyurat, terkadang ada anggota sie yang meminta surat akan
tetapi tidak dipergunakan karena adanya hambatan kesibukan maupun miskomunikasi
antar panitia sehingga surat yang dibuat pun tidak terpakai. Kemudian H-7 baru diberi
tahu kalau harus membuat proposal dan kemudian sekretaris langsung membuat
proposal pengajuan dana ke Wakil Rektor 3. Acara pun berjalan dengan baik pada hari
Selasa, 16 Mei 2017.
FORUM BIDIKMISI
3. Bendahara
A. Perencanaan
Tahap yang dilakukan sebelum kegiatan berlangsung ialah dilakukannya
perencanaan dengan berkonsultasi mengenai anggaran dana yang akan diajukan kepada
PR3 oleh Ketua pelaksana, Sekretaris dan Bendahara, kurang dari minggu sebelum
acara berlangsung. Selain itu juga bendahara meminta dan melist anggaran dana yang
akan dibutuhkan oleh tiap-tiap sie.
B. Pelaksanaan
Selama pelaksanaan berlangsung bendahara tidak mengalami hambatan keuangan
secara kompleks.
C. Faktor Pendukung
Faktor pendukung lainnya ialah dana konsumsi yang tidak dijadikan satu dengan
uang sie yang lain. Uang konsumsi panitia saat itu langsung diberikan oleh wr3 kepada
pihak sie konsumsi.
Beberapa faktor penghambat yang dialami bendahara ialah keterlambatannya
pengumpulan nota pembelian dan pengeluaran uang dari tiap sie yang menyebabkan
keterlambatan pembuatan surat pertanggungjawaban bendahara.
Laporan Pertanggung Jawaban Anggaran

Sosialisasi Bidikmisi SNMPTN 2017
KONSUMSI
NAMA JUMLAH HARGA TOTAL HARGA
Snack Panitia 30 5000 150000
Makan siang Panitia 30 15000 450000
TOTAL 600000
HPD
Banner 2 95000 190000
Name Tag 1 10000 10000
TOTAL 200000
TOTAL KESELURUHAN 800000
FORUM BIDIKMISI
4. Sie Acara
A. Hasil acara
LPJ ACARA
SOSIALISASI MAHASISWA BARU BIDIKMISI JALUR SNMPTN 2017
No Waktu Acara Pembicara Pj /time kiper
1. 09.00-09.10 Pembukaan Ade Gunawan dan Nofi Ade Gunawan
2. 09.10-09.20 Tilawah Habib Ubaidilah Arif Nur Hakim
3. 09.20-09.45 Sambutan : Arif Nur Hakim
WR3 Pak Sofyan
Ketua FBM (5) Ade Sofyan
Ketuplak(5) Alfath
4 09.45-09.55 Pemutaran Video Ade Gunawan dan Nofi Ade Gunawan
Bidikmisi
4. 09.55-10.30 Sosialisasi advokasi FBM Lukman Firlan
5. 10.30-11.00 Sosialisasi kontrak Lukman dan Umami Firlan
Bidikmisi, dan rekening
mandiri ( mentor)
6. 11.00-12.00 Pengisian form, Umami Firlan
pembuatan buku
tabungan, ttd kontrak
(dipandu oleh mentor)
7. 12.00-12.30 Penutupan Ade Gunawan dan Nofi Ade Gunawan
Koordinator : Firlan Firdaus

Anggota :
Ade Gunawan
Arif Nur Hakim
Ika Nofi Rahayu
Di atas merupakan rundown acara yang sudah tim acara buat sebelum hari
pelaksanaan. Namun ada beberapa perubahan saat hari pelaksanaan karena dari tim acara
yang semula beranggota 3 orang kini menjadi 2 orang saja pada hari pelaksanaan, karena
anggota kami Arif Nur Hakim sebelumnya izin pada hari pelaksanaan karena ada agenda
lain. Maka tim acara hanya tersisa 3 orang, 2 orang menjadi MC dan 1 orang lagi menjadi
time kiper dan mobile. Acara berjalan lancar namun ada beberapa tambahan acara yang
FORUM BIDIKMISI
sehingga rundown menyesuaikan dengan hal itu. Saat acara mulai, para peserta sudah
datang ada yang tepat waktu dan tidak sedikit pula yang hadir terlambat sehingga
menambah waktu acara. Pada saat peserta masuk, saya koor acara berjaga memantau
jalannya acara dengan berada di ruangan acara, pada saat itu ada beberapa kendala seperti
penambahan materi dalam acara, tapi Alhamdulillah bisa tim acara tangani.
Acara sedikit mundur dari rundown yaitu pada pukul 09.30 wib acara di mulai,
tilawah ditiadakan karena menghormati mahasiswa non Islam. Pada saat sambutan
berakhir pukul 10.00 wib, setelah itu ada penambahan materi mengenai Kebidikmisian
dan FBM dan diteruskan sesuai rundown acara dengan pemutaran video berakhir pukul
10.20. Sosialisasi advokasi pada pukul 10.20 yang semula pukul 09.55 dan berakhir pada
pukul 10.55 yang semula pukul 10.30, kemudian sosialisasi kontrak dan rekening pada
pukul 10.55-11.35. Kemudian acara pengisian form, ttd kontrak, pembuatan rekening
dilakukan sesuai rundown. Hingga akhir acara pada pukul 13.00 yang seharusnya berakhir
pada pukul 12.30. Namun sangat disayangkan karena adanya mahasiswa-mahasiswa baru
yang terlambat datang ke acara dan meminta bantuan agar tetap membantu mereka agar
bisa tetap mengisi form dan lain-lain, membuat kami menambah waktu hingga sore hari.
B. Faktor Penghambat
Jumlah anggota yang berkurang, tapi Alhamdulillah semua dapat teratasi.
C. Faktor Pendukung
Seluruh panitia sigap, saat disuruh mengerjakan yang bukan jobdesknya.
Waktu acara yang tidak terlalu lama hanya setengah hari, membuat tim acara
dapat mengatasinya.
D. Perencanaan
Menambah jumlah anggota persie, terutama keamanan dan fasil untuk
mengantisipasi anggotanya yang tidak bisa hadir pada hari pelaksanaan.
Mengenai tempat, memilih tempat yang berkapasitas banyak.
Seluruh panitia hadir pasa saat hari H.
MC yang lebih luwes dan membuat suasana jauh dari jenuh.
E. Teknis Pelaksanaan Untuk Tim Acara

Seluruh panitia datang pagi sesuai jam yang telah ditentukan, untuk mempercepat
persiapan ruangan.
Tim acara harus selalu stanby di ruangan.
FORUM BIDIKMISI
Untuk pengisian form dan mentoring bersama fasil, hanya berada di dalam
ruangan untuk mempermudah dan memfokuskan sumber suara jika ada
pemeberitahuan.
F. Evaluasi Kegiatan
Evaluasi untuk tim acara adalah perlu tim yang siap pada saat hari pelaksanaan.
Kegiatan ini sebenarnya hanya butuh lebih sumber daya manusia saja.
G. Saran
Mengenai microvon yang suaranya kecil sehingga pada saat MC atau pembicara
sedang berbicara tidak begitu jelas terdengar apalagi yang duduk di bagian
belakang.
Sumber daya manusia agar lebih diperhatikan.
Tim keamanan diperbanyak.
5. Sie Humas, Publikasi dan Dokumentasi

Koordinator : Kaka Sumarna
Anggota :
M. Nurilman Baihaqi
Indri Febriyani
Ratna Tiwi Y
A. Perencanaan
1. Membuat desain banner dan mencetak banner
2. Membuat jarkoman terkait pelaksanaan Sosialisasi Bidikmisi Mahasiswa Baru jalur
SNMPTN
B. Pelaksanaan
1. Mendokumentasikan jalannya acara Sosialisasi Bidikmisi Mahasiswa Baru jalur
SNMPTN
2. Membuat Press Release
3. Membuat Live Report dan mempublikasikan di social media
C. Faktor Pendukung
1. Rahmat dan Ridho ALLAH SWT
2. Dukungan dari orangtua dan orang-orang terdekat
FORUM BIDIKMISI
3. Bantuan dan kerja keras dari teman-teman panitia
1. Kurangnya panitia HPD karena terdapat 1 orang yang tidak bisa hadir saat acara
E. Saran
1. Panitia lebih banyak
2. Pembagian jobdesk harus lebih jelas
F. Narasi
Pertama sie HPD membuat banner dan kemudian mencetaknya. Sebelum acara
dilaksanakan sie HPD mempersiapkan kamera maupun handphone untuk dokumentasi
dan live report. Pada saat pelaksanaan sie HPD mendokumentasikan selama acara
berlangsung hingga acara selesai.
6. Seksi Konsumsi
Koordinator : Putri Nur Hikmah
Anggota : Indira Aviana
Irfan Nur Hakim
A. Pelaksanaan
Seksi konsumsi melaksanakan tugasnya dengan baik, tidak ada panitia yang tidak
mendapatkan konsumsi. Manajemen waktu yang dilakukan oleh seksi konsumsi juga
cukup baik. Mulai dari penentuan jenis konsumsi yang akan dipesan, datangnya
pemesanan konsumsi, hingga saat pembagian konsumsi kepada panitia dilakukan tepat
pada waktunya, sehingga konsumsi tidak menjadi masalah inti dalam keberlangsungan
acara ini.
Adapun faktor pendukungnya yaitu adanya peran aktif dari anggota seksi konsumsi
dan panitia di luar seksi konsumsi dalam mobilisasi konsumsi. Juga adanya manajemen
waktu yang tepat serta SDM dalam seksi konsumsi yang berpengalaman menjadi faktor
keberhasilan kinerja seksi konsumsi.
B. Evaluasi
Selama kegiatan ini berlangsung seksi konsumsi telah melakukan dan
menyelesaikan tugasnya dengan baik, terbukti dari penyajian konsumsi yang tepat waktu.
FORUM BIDIKMISI
Adanya peran aktif dari anggota seksi konsumsi dan panitia di luar seksi konsumsi juga
sangat membantu dalam penyelesaian tugas seksi konsumsi.
C. Saran
Diharapkan seksi konsumsi dapat lebih tanggap serta meningkatkan peran aktif dan
menjalin koordinasi yang lebih baik lagi antar panitia, baik dalam seksi konsumsi maupun
di luar seksi konsumsi.
7. Seksi Perlengkapan
Koordinator : Choirul Arifin
Anggota : M. Farhan
A. Pelaksanaan
Seksi Perlengkapan dalam pelaksanaan pada hari H acara telah menyediakan semua
kelengkapan barang yang dibutuhkan acara, yaitu meja registrasi dan kursinya, meja
untuk menjual materai, sound dan mic, proyektor, ruang acara, dan lain lainnya. Dan
selain itu juga seksi perlengkapan membantu seksi konsumsi untuk mengambil makan
siang panitia.
B. Evaluasi
Selama kegiatan ini berlangsung seksi perlengkapan telah melakukan dan
menyelesaikan tugasnya dengan baik, terbukti dari tersedianya barang barang yang
dibutuhkan acara dengan tepat waktu. Adanya peran aktif dari anggota seksi perlengkapan
dan panitia di luar seksi perlengkapan juga sangat membantu dalam penyelesaian tugas
seksi perlengkapan.
C. Saran
Diharapkan seksi perlengkapan dapat lebih tanggap serta meningkatkan peran aktif
dan menjalin koordinasi yang lebih baik lagi antar panitia, baik dalam seksi perlengkapan
maupun di luar seksi perlengkapan. Dan juga seksi perlengkapan sangat kekurangan SDM
sehingga cukup menyita waktu panitia lain yang membantu seksi perlengkapan.
8. Sie Verifikator
Koordinator : Rizki Umami
Anggota :
Lutfi
FORUM BIDIKMISI
Astri Wulandari
Muhammad Yusuf Saprudin
Rindi Antika Sari
M. Fadil febriansyah
Habibah Al Rahma
A. Perencanaan
1. Melakukan pemilihan anggota (dari koordinator bidikmisi angkatan 2016)
2. Melakukan koordinasi dengan seluruh anggota panitia verifikator
3. Melakukan koordinasi dengan pihak Wakil Rektor III
B. Pelaksanaan
1. Melakukan briefing terkait hal-hal yang perlu dilakukan dengan pihak dengan pihak
Wakil Rektor III
2. Melakukan verifikasi kelengkapan berkas-berkas mahasiswa baru penerima bidikmisi
2017
3. Menyerahkan berkas yang telah diterima dari peserta kepada pihak Wakil Rektor III
C. Faktor Penghambat
1. Sebelum hari H (pelaksanaan), tidak dilakukannya koordinasi terkait hal-hal yang
perlu disampaikan kepada mahasiswa baru penerima bidikmisi 2017 dengan Wakil
Rektor III. Sehingga koordinator panitia verifikator tidak dapat menjelaskan secara
detail hal-hal yang perlu dilakukan anggota panitia verifikator pada saat hari H
(pelaksanaan)
2. Panitia perlengkapan terlambat mempersiapkan meja dan kursi yang akan digunakan
anggota panitia verifikator
D. Faktor Pendukung
1. Rahmat Allah Swt
2. Bantuan tambahan dari koordinator bidikmisi 2017
3. Bantuan dari seluruh panitia yang cukup sigap memberikan bantuan
E. Saran
Untuk sebelum hari H (Pelaksanaan) agar dimaksimalkan koordinasi antar sie, sehingga
saat pelaksanaan dapat berjalan lebih baik.
FORUM BIDIKMISI
F. Narasi
Sebelum hari H (Pelaksanaan) kami melakukan koordinasi dengan seluruh anggota panitia.
Kemudian, kira-kira H-1 jam dilaksanakannya acara, kami melakukan briefing dengan
pihak Wakil Rektor III mengenai hal-hal apa saja yang akan kami lakukan pada saat acara.
Dan, akhirnya kami melakukan verifikasi dengan cukup baik
PENUTUP
Demikian Lembar Pertanggung jawaban ini kami buat sebagai gambaran umum tentang
kegiatan yang akan kami selenggarakan. Kami mengharap dukungan dan partisipasi dari seluruh
FORUM BIDIKMISI
pihak terkait agar kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan lancar tanpa halangan yang berarti.
Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 24 Agustus 2017
Ketua Pelaksana Sekretaris Acara
Alfath Arrahman
NIM. 3215152658 Yohana Masiikah Putri Azmary
NIM. 8335151320
DOKUMENTASI
FORUM BIDIKMISI
FORUM BIDIKMISI
FORUM BIDIKMISI

LPJ Sosialisasi Bidikmisi SNMPTN

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ Sosialisasi Bidikmisi SNMPTN

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

FORUM BIDIKMISI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

Laporan Pertanggung Jawaban Anggaran

Koordinator : Firlan Firdaus

E. Teknis Pelaksanaan Untuk Tim Acara

5. Sie Humas, Publikasi dan Dokumentasi

3. Bantuan dan kerja keras dari teman-teman panitia

Jakarta, 24 Agustus 2017

Ketua Pelaksana Sekretaris Acara

Anda mungkin juga menyukai