BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pelaksanaan On The Job Training (OJT)

On The Job Training (OJT) merupakan salah satu kegiatan yang wajib

dilakukan mahasiswa dan mahasiswi untuk memenuhi mata kuliah di universitas

Malikussaleh program studi Ilmu komunikasi. On The Job Training (OJT) juga

merupakan rangakaian kegiatan di instansi luar kampus dengan maksud

mempraktekkan atau mengaplikasikan konsep dan teori yang telah dipelajari

selama perkuliahan ke dunia pekerjaan di berbagai perusahaan/instansi.

Selain itu On The Job Training (OJT) dilaksanakan sebagai salah satu cara

untuk menambah wawasan serta pengalaman kepada mahasiswa-mahasiswi dalam

bentuk pengalaman kerja, dan juga untuk mengaplikasikan tata cara

berkomunikasi antara satu pihak dengan yang lain guna untuk mencapai

kesepakatan bersama yang saling menguntungkan. On The Job Training (OJT)

akan melatih keterampilan mahasiswa-mahasiswi untuk menjalin komunikasi

yang baik dengan setiap pegawai kantor dan ikut serta dalam setiap kegiatan

kantor juga membantu berperan dalam menyelesaikan permasalahan-

permasalahan yang terjadi di dalamnya maupun diluar.

Tentunya banyak maanfaat yang didapatkan mahasiswa-mahasiswi selama

melaksanakan On The Job Training (OJT) yang akan menjadi modal mereka

ketika telah menyelesaikan studinya nanti. , On The Job Training (OJT) membuka

kesempatan bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan semua ilmu yang telah

1
dipelajari di bangku kuliah dan mempelajari detil tentang seluk beluk standar

kerja yang professional serta bentuk komposisi kerja sesuai dengan bidangnya

masing-masing. Hal ini juga sangat bermanfaat bagi banyak perusahaan/instansi

untuk melihat dan memperhatikan pekerjaan yang dilakukan peserta On The Job

Training (OJT) sehingga nantinya mereka bisa bekerjasama dengan perusahaan

sebagai staff di perusahaan/instansi tersebut.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis memilih Pemerintah

Kota Lhokseumawe Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota sebagai tempat

pelaksanaan On The Job Training (OJT) yang dilaksanakan selama dua bulan oleh

penulis.

1.2. Dasar dan Tujuan Pelaksanaan OJT

1.2.1. Dasar Pelaksanaan On The Job Training (OJT)

Pelaksanan On The Job Training (OJT) didasari oleh peraturan yang

dibuat oleh kampus Universitas Malikussaleh khususnya program studi Ilmu

Komunikasi yang mewajibkan mahasiswa-mahasiswi yang sudah menempuh

enam semester untuk melakukan kegiatan On The Job Training (OJT) pada

perusahaan/instansi yang sesuai dengan konsentrasi yang diambil oleh mahasiswa

disaat perkuliahan, baik itu konsentrasi Public Relations (PR), Jurnalistik maupun

Manajemen Komunikasi (Mankom).

On The Job Training (OJT) dilaksanakan untuk membuka wawasan

mahasiswa-mahasiswi seluas-luasnya dalam bentuk pengalaman kerja di suatu

perusahaan/instansi yang akan bermanfaat untuk meningkatkan pengetahuan,

2
keterampilan serta mampu mengimplementasikan ilmu yang telah didapatkan

selama perkuliahan berlangsung dalam jangka waktu 3 tahun atau selama enam

semester. Kegiatan ini juga terdapat dalam undang-undang No. 13 Tahun 2003

tentang Ketenagakerjaan khususnya pasal 21-30 dan diatur dalam peraturan

Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. Per.22/Men/IX/2009 tentang

penyelenggaraan Pemagangan di dalam negeri

On The Job Training (OJT) dilaksanakan dalam bentuk pelatihan kerja

yang diberikan kepada mahasiswa-mahasiswi sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan jenjang pendidikan sarjana.

1.2.2. Tujuan Pelaksanaan On The Job Training (OJT)

Secara garis besar ada beberapa tujuan pelaksanaan On The Job Training

(OJT) sebangai berikut:

1. Memberi kesempatan kepada mahasiswa-mahasiwi untuk memperoleh

pengalaman praktis bekerja di suatu perusahaan/instansi sesuai dengan

pengetahuan dan keterampilan konsentrasinya.

2. Menguji kemampuan mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Malikussaleh (sesuai

konsentrasi terkait) dalam pengetahuan, keterampilan dan kemampuan

dalam penerapan pengetahuan dan perilaku mahasiswa dalam bekerja.

3. Mendapat umpan balik berupa pengalaman bekerja sebagai modal bagi

calon karyawan setelah menyelesaikan jenjang pendidikannya.

3
 4. Meningkatkan rasa percaya diri mahasiswa-mahasiswi dan melatih

kemampuan bekerja dan berkomunikasi serta mampu beradaptasi di

dalam lingkungan kerja.

5. Merasakan perbedaan antara teori-teori yang dipelajari selama

perkuliahan berlangsung dengan Kerja Praktik nyata.

6. Melatih mahasiswa-mahasiswi untuk lebih bertanggung jawab terhadap

pekerjaannya serta Melatih kecakapan mahasiswa agar dapat

menyesuaikan diri pada situasi kerja yang sebenarnya pada saat berada

di dunia kerja.

1.3. Tempat dan Jadwal Pelaksanaan OJT

1.3.1. Tempat On The Job Training (OJT)

Adapun yang menjadi tempat On The Job Training (OJT) penulis adalah

di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota Lhokseumawe Jl.Merdeka Telp.

(0645) 630830 Fax. (0645) 630850 Lhokseumawe 24351.

1.3.2. Jadwal On The Job Training (OJT)

On The Job Training berlangsung selama dua bulan atau 45 hari kerja.

Mulai dari tanggal 15 Juli 2019 sampai dengan 15 September 2019. Kegiatan On

The Job Training (OJT) tersebut dilaksanakan sesuai dengan hari dan jam kerja

pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota Lhokseumawe.

4
 BAB II
LOKASI OJT

1.1. Gambaran Lokasi Umum On The Job Training (OJT)

2.1.1 Sejarah Singkat

Kota Lhokseumawe adalah sebuah kota di Provinsi Aceh yang berada

persis ditengah-tengah jalur timur Sumatera, diantara Banda Aceh dan Medan

sehingga kota ini merupakan jalur distribusi dan perdagangan yang sangat penting

bagi Aceh. Lhokseumawe ditetapkan statusnya menjadi Pemerintah Kota

berdasarkan Undang-Undang No.2 Tahun 2001 (Tanggal 21 Juni 2001). Secara

geografis Kota Lhokseumawe berada pada posisi 040 54’ - 050 18’ Lintang Utara

dan 960 20’ – 970 21’ Bujur Timur, yang diapit oleh Selat Malaka.
Organisasi Perangkat Daerah Pemerintahan Kota Lhokseumawe yang

didasarkan pada Undang-Undang No. 2 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota

Lhokseumawe dan Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah mengacu kepada

Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007 yaitu Qanun Kota Lhokseumawe No.12

Tahun 2007, Qanun Kota Lhokseumawe No. 03 Tahun 2009 tentang Perubahan

Atas Qanun Kota Lhokseumawe No. 12 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Sekretariat DPRK Lhokseumawe serta Qanun Kota Lhokseumawe

No. 04 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Qanun Kota Lhokseumawe No. 13

5
Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas, Lembaga Teknis

Daerah dan Kecamatan Kota Lhokseumawe.

Pada Tahun 2003 untuk masa bhakti 2003-2004 dalam rangka persiapan

Pemilu dibentuklah DPRD Kota Lhokseumawe sebagai Ketuanya yang pertama

dijabat oleh H. Ilyas Wahab dari Partai Persatuan Pembangunan (PPP) selanjutnya

Ir. H. TA. Khalid dari Partai Bintang Reformasi (PBR) memimpin Lembaga

Legislatif tersebut pada Tahun 2004-2009. Dan pada Tahun 2009 tongkat estafet

ini dilanjutkan oleh Saifuddin Yunus dari Partai Lokal yaitu Partai Aceh (PA)

hingga masa bhakti tahun 2014.

1.2. Susunan dan Kedudukan Sekretariat DPRK Lhokseumawe

Sub Bagian 1
Susunan dan Kedudukan

Pasal 64
1) Susunan organisasi sekretariat DPRK, terdiri dari :
a. Unsur pimpinan adalah sekretaris DPRK Lhokseumawe
b. Unsur pembantu pimpinan adalah bagian, yang terdiri dari:
1. Umum dan keuangan,terdiri dari:
a) Sub bagian umum.
b) Sub bagian keuangan
2. Bagian persidangan dan risalah, terdiri dari:
a) Sub bagian persidangan
b) Sub bagian risalah
3. Bagian hukum dan hubungan masyarakat, terdiri dari:
a) Sub bagian hukum
b) Sub bagian hubungan masyarakat.

6
 c. Kelompok jabatan fungsional yang diangkat menurut keahlian dan
kebutuhan untuk menunjang fungsi sekretariat DPRK.

2) Sekretariat DPRK dipimpin oleh seorang sekretaris DPRK yang secara teknis
operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRK
dan secara administrasi bertanggung jawab kepada walikota melalui SEKDA
3) Bagian di lingkungan sekretariat DPRK masing-masing dipimpin oleh seorang
kepala bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada
DPRK sesuai dengan bidang tugasnya,dan
4) Sub bagian pada sekretariat DPRK dipimpin oleh seorang kepala sub bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala bagian sesuai
bidang tugasnya masing-masing.

Sub bagian 2
Tugas Pokok dan fungsi
Paragraf 1
Sekretariat DPRK

Pasal 65
Sekretariat DPRK adalah unsur pelayanan terhadap DPRK.

Pasal 66
Sekretariat DPRK mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi
kesekretarian,administrasi keuangan,mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi
DPRK,dan menyediakan serta mengordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRK sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

Pasal 67
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 66,sekretaris
DPRK menyelenggarakan fungsi:
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretarian DPRK,

7
 b. Penyelenggaran administrasi keuangan DPRK;
c. Penyiapan perumusan serta penetapan kebijakan dan petunjuk teknis
dalam di lingkungan sekretariat DPRK Lhokseumawe yang menjadi
tanggung jawabnya sesuai dengan kebijakan umum yang di tetapkan oleh
kepala daerah;
d. Penyiapan kebijakan umum daerah dan bahan penyusunan rencana dan
program kerja kegiatan administrasi sekretariat DPRK Lhokseumawe;
e. Pelaksanaan tugas yang berhubungan dengan perencanaan,menyiapkan
konsep produk hukum daerah di lingkungan sekretariat DPRK serta
mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil-hasilnya.
f. Penyiapan fasilitas rapat DPRK dan pelaksana tugas-tugas DPRK;
g. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas DPRK;
h. Pengawasan pelaksanaan kegiatan baik secara langsung maupun melalui
laporan dalam rangka pencapaian sasaran yang telah ditetapkan;
i. Penyelenggaran rapat-rapat DPRK;
j. Penyediaan dan pengordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRK;dan
k. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh walikota
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Paragraf 2
Bagian Umum dan keuangan

Pasal 68
Bagian umum da keuangan adalah unsur pembantu seketaris DPRK di bidang
fasilitas rapat-rapat, rencana perjalanan pimpinan dan anggota DPRK, keuangan,
mengurus rumah tangga, rumah-rumah jabatan, gedung DPRK, anggota DPRK,
kendaraan dinas, barang inventaris lainnya, memelihara keamanan kantor di
lingkungan DPRK.

Pasal 69

8
 1) Bagian Umum dan keuangan mempunyai tugas menyiapkan fasilitas rapat-
rapat, rencana perjalanan pimpinan dan anggota DPRK, keuangan,
mengurus rumah tangga, rumah-rumah jabatan, gedung DPRK, kendaraan
dinas, barang inventaris lainnya,memelihara keamanan kantor dan
melaksanakan urusan surat menyurat yang diperlukan oleh DPRK.
2) Rincian tugas bagian umum dan keuangan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja bagian umum dan keuangan
b. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
pelaksaanan kegiatan adiministrasi umum dan keuangan;
c. Melaksanakan pengelolaan kearsipan, administrasi perkantoran;
d. Melaksanakan kegiatan perbendaharaan,verifikasi dan pembukan
keuangan anggaran belanja langsung dan belanja tidak langsung;
e. Melaksanakan penyusunan laporan prognosis realisasi keuangan,
keuangan semesteran dan keuangan akhir tahun;
f. Melaksanakan pengawasan, evaluasi dan pelaporan dalam
pengelolaan administrasi tata usaha dan keuangan;
g. Menyiapkan SPT, SPPD dinas/lembaga daerah utuk ditandatangani
oleh pimpinan;
h. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 70
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 69, bagian
umum dan keuangan mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan dan penggandaan;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga, perjalanan dan keamanan dalam;
c. Penyiapan fasilitas rapat dan mengurus rumah dinas;
d. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program kerja kegiatan
administrasi bagian umum dan keuangan;
e. Penetapan standar satuan harga dan analisis standar belanja di lingkungan
sekretariat DPRK Lhokseumawe;

9
 f. Penyiapan SPT, SPPD dinas/lembaga daerah untuk ditandatangani oleh
pimpinan;
g. Penertiban dokumen keuangan sekretariat DPRK sesuai nomenklatur
penyimpanan pada tempatnya; dan
h. Pemeliharaan arsip keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
i. Pengelolaan administrasi umum dan keuangan di lingkungan sekretariat
DPRK Lhokseumawe; dan
j. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 71
1) Sub bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi
umum, urusan rumah tangga, inventarisasi dan perlengkapan;
2) Rincian tugas sub bagian umum adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian umum;
b. Merumuskan kebijakan bidang tata usaha dan keuangan, rumah tangga,
sandi dan telekomunikasi dan penggadaan;
c. Menyiapkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis pembinaan kearsipan
dan urusan rumah tangga;
d. Menyiapkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyimpanan,
pemeliharaan, pendistribusian perlengkapan dan perbekalan;
e. Menyusun program dan kegiatan bidang tata usaha dan keuangan, rumah
tangga, sandi dan telekomunikasi dan pengadaan;
f. Menyusun pedoman pelaksanaan kegiatan bidang tata usaha dan
keuangan, rumah tangga, sandi dan telekomunikasi dan penggandaan;
g. Mengumpulkan bahan penetapan standar satuan harga dan analisis standar
belanja dilingkungan sekretariat DPRK;
h. Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyimpanan,
pemeliharaan, pendistribusian perlengkapan dan perbekalan;
i. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oeh atasan sesuai
dengan tugas pokoknya.

10
 Pasal 73
1) Sub bagian keuangan mempunyai tugas melaksanakan urusan pelaksanaan
dan pengelolaan administrasi keuangan;
2) Rincian tugas sub bagian keuangan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja sub bagian keuangan;
b. Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyusunan
anggaran sekretariat DPRK;
c. Melaksanakan penyusunan rencana anggaran belanja langsung dan belanja
tidak langsung;
d. Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyusunan daftar
gaji, tunjangan, daftar honorarium dan vakasi;
e. Mengelola administrasi pembayaran;
f. Pemeriksaan dokumen-dokumen penujang, surat-surat
penagihan/penerimaan, bukti tagihan serta kelengkapan administrasi
keuangan;
g. Menyusun laporan keuangan dan administrasi keuangan DPRK;
h. Menyusun laporan pelaksanaan anggaran yang meliputi realisasi fisik dan
keuangan; dan
i. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Paragraf 2
Bagian Risalah dan Persidangan

Pasal 74
Bagian risalah dan persidangan adalah unsur pembantu sekretaris DPRK di bidang
pelaksanaan risalah dan persidangan.

Pasal 75

11
1) Bagian risalah dan persidangan mempunyai tugas menyiapkan pelaksanaan
sidang pembuatan risalah rapat dan urusan administrasi persidangan DPRK;
2) Rincian tugas bagian risalah dan persidangan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja bagian risalah dan persidangan;
b. Menyiapkan bahan pembinaan dan petunjuk teknik penyusunan risalah
rapat dan menyiapkan urusan administrasi persidangan;
c. Menyiapkan persidangan dan tata tempat;
d. Menyiapkan perumusan serta menetapkan kebijakan dan petunjuk teknis
dalam bidang risalah dan persidangan yang menjadi tanggung jawabnya
sesuai dengan kebijakan umum yang ditetapkan oleh kepala daerah;
e. Menyiapkan kebijakan umum daerah dalam bidang risalah dan
persidangan;
f. Menyiapkan bahan penyusunan rencana dan program kerja kegiatan
administrasi pada bagian risalah dan persidangan;
g. Menyiapkan pembuatan risalah dan bahan-bahan untuk rapat/sidang yang
diselenggarakan DPRK;
h. Menyiapkan daftar resume dan laporan hasil rapat DPRK; dan
i. Menyusun pedoman pelaksanaan kegiatan bidang risalah dan persidangan;
j. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 76
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 75, bagian
risalah dan persidangan mempunyai fungsi:
a. Pengumpulan bahan pembuatan risalah rapat dan penyiapan urusan
administrasi persidangan;
b. Penyiapan draf rencana kerja tahunan dan jadwal rapat/sidang DPRK;
c. Penyiapan persidangan dan tata tempat;
d. Penyiapan perumusan serta menetapkan kebijakan dan petunjuk teknis dalam
bidang risalah dan persidangan yang menjadi tanggung jawabnya sesuai
dengan kebijakan umum yang ditetapkan oleh kepala daerah;

12
e. Penyiapan kebijakan umum daerah dalam bidang risalah dan persidangan;
f. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program kerja kegiatan
administrasi pada bagian risalah dan persidangan;
g. Penyiapan pembuatan risalah dan bahan-bahan untuk rapat/sidang yang
diselenggarakan DPRK;
h. Penyiapan daftar resume dan laporan hasil rapat DPRK;
i. Penyusunan pedoman pelaksanaan kegiatan bidang risalah dan persidangan;
j. Pembinaan, pengendalian, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kegiatan
risalah dan persidangan; dan
k. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh sekretaris
DPRK.

Pasal 77
1) Sub bagian risalah mempunyai tugas menyiapkan risalah-risalah rapat,
menyusun resume dan laporan hasil sidang DPRK;
2) Rincian tugas sub bagian risalah adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja pada sub bagian risalah;
b. Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyusunan risalah
ikhtisar dan resume rapat/sidang yang telah diselenggarakan oleh DPRK;
c. Menyampaikan hasil rapat/sidang kepada para anggota DPRK dan pihak-
pihak yang berkepentingan;
d. Mengumpulkan bahan-bahan untuk kegiatan perekaman serta menyimpan
pita rekaman hasil rapat/sidang DPRK;
e. Mendokumentasikan bahan-bahan dalam rangka kegiatan-kegiatan
rapat/sidang DPRK dan memelihara arsip bagian risalah dan persidangan;
f. Mengumpulkan bahan-bahan dalam bidang tugasnya dan menyampaikan
masalah yang telah dirampungkan pembahasannya oleh DPRK kepada
eksekutif untuk mendapat penyelesaian lebih lanjut;
g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas pokoknya.

13
 Pasal 78
1) Sub bagian persidangan mempunyai tugas menyiapkan persidangan, daftar
absensi, melakukan urusan administrasi persidangan dan tata tempat;
2) Rincian tugas sub bagian persidangan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja sub bagian persidangan
b. Melaksanakan pengadministrasian persidangan;
c. Melaksanakan pengelolaan urusan persidangan;
d. Menyusun kalender kegiatan tahunan DPRD;
e. Menyusun rencana jadwal kegiatan serta menyiapkan dan
menyelenggarakan daftar hadir rapat/sidang DPRK;
f. Menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat/sidang yang
diselenggarakan DPRK;
g. Menyiapkan bahan untuk melayani kebutuhan pimpinan dan anggota-
anggota DPRK pada waktu rapat/sidang;
h. Menyiapkan undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan sidang pleno,
sidang komisi, rapat fraksi, rapat panitia dan rapat lainnya;
i. Mengumpulkan bahan dalam memberikan tanggapan atau penjelasan
terhadap surat-surat dan masyarakat yang memerlukan jawaban;
j. Mengumpulkan bahan penyelenggaraan upacara pelantikan-pelantikan
pimpinan DPRK, anggota DPRK dan sekretariat DPRK serta upacara dan
pertemuan-pertemuan lainnya yang diselenggarkan oleh DPRK;
k. Menyusun konsep/menyiapkan pengantar/pidato pimpinan untuk
disampaikan dalam rapat/sidang DPRK;
l. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas pokoknya.

Paragraf 3
Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat

Pasal 79

14
Bagian hukum dan hubungan masyarakat adalah unsur pembantu sekretaris
DPRK di bidang hukum dan peraturan perundang-undangan, hubungan
masyarakat, kepustakaan dan dokumentasi.

Pasal 80
1) Bagian hukum dan hubungan masyarakat mempunyai tugas menyiapkan
bahan dalam rangka pembahasan dibidang hukum dan peraturan perundang-
undangan, pelaksanaan hubungan masyarakat, protokoler, kepustakaan dan
dokumentasi;
2) Rincian tugas bagian hukum dan hubungan masyarakat adalah sebagai
berikut:
a. Menyusun rencana kerja bagian hukum dan humas
b. Menyiapkan bahan perumusan rancangan qanun, keputusan DPRK,
keputusan pimpinan DPRK;
c. Menyiapkan dan pengelolaan data pengkajian terhadap rancangan qanun,
keputusan DPRK, keputusan pimpinan DPRK;
d. Menyiapkan bahan pertimbangan dan fasilitasi bantuan hukum kepada
semua unsur terkait di lingkungan DPRK;
e. Menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis pengembangan hubungan
masyarakat;
f. Melaksanakan hubungan kerja antara DPRK dengan Walikota dan
masyarakat;
g. Melaksanakan kegiatan protokoler di lingkungan sekretariat DPRK;
h. Melaksanakan dokumentasi dan publikasi produk hukum; dan
i. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 81
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 80, bagian
hukum dan hubungan masyarakat mempunyai fungsi:

15
a. Penyiapan bahan perumusan rancangan qanun, keputusan DPRK, keputusan
pimpinan DPRK;
b. Pengumpulan dan pengelolaan data pengkajian terhadap rancangan qanun,
keputusan DPRK, keputusan pimpinan DPRK;
c. Penyiapan bahan pertimbangan dan fasilitasi bantuan hukum kepada semua
unsur terkait di lingkungan DPRK;
d. Penyiapan pedoman dan petunjuk teknis pengembangan hubungan
masyarakat;
e. Pelaksanaan hubungan kerja antara DPRK dengan Walikota dan masyarakat;
f. Pelaksanaan kegiatan protokoler di lingkungan sekretariat DPRK;
g. Pelaksanaan dokumentasi dan publikasi produk hukum; dan
h. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 82
1) Sub bagian hukum mempunyai tugas mengumpulkan bahan-bahan telaahan
dan bahan pertimbangan untuk penyusunan,penyiapan rancangan keputusan
DPRK,keputusan pimpinan DPRK dan pembahasan rancangan qanun;
2) Rincian tugas sub bagian hukum adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja sub bagian hukum;
b. Melaksanakan kebijakan umum daerah dalam bidang hukum;
c. Mengumpulkan bahan pnyusunan rencana dan program kerja kegiatan
administrasi sekretariat DPRK;
d. Mengumpulkan bahan dalam rangka pengolahan produk-produk hukum
yang di bahas dalm rapat/sidang DPRK untuk dijadikan dokumentasi;
e. Mengumpulkan bahan penyusunan rancangan keputusan DPRK,keputusan
pimpinan DPRK;
f. Melaksanakan pembahasan rancangan qanun dan merumuskan rancangan
produk-produk hukum DPRK;
g. Mengumpulkan dan menyiapkan referensi peraturan perundang undangan;
h. Melakukan pendokumentasian peraturan perundang undangan;

16
 i. Memfasilitasi penyusunan peraturan daerah inisiatif DPRD;
j. Memfasilitasi sosialisai peraturan daerah inisiatif DPRD;
k. Mengumpulkan bahan telaahan dan bahan pertimbangan sesuai bidangnya
untuk digunakan dalam penyusunan konsep peraturan perundang
undangan dilingkungan sekretariat DPRK;
l. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan risalah dan
peraturann perundang undangan;
m. Memeriksa dan pengolahan/evaluasi data yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas dalam bidang perundang undangan;
n. Melaksanakan tugas-tugas kedinsan lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan pokoknya.

1.3. Fungsi Sekretariat DPRK lhokseumawe

DPRK Mempunyai Tugas dan Wewenang sebagai berikut :

1. Membentuk Qanun Kota yang dibahas dengan Walikota untuk

mendapat persetujuan bersama;

2. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan Qanun Kota dan

Peraturan Perundang-Undangan;

3. Melaksanakan pengawasan terhadap kebijakan Pemerintah Kota

dalam melaksanakan progam pembangunan kota, pengelolaan sumber

daya alam dan sumber daya ekonomi lain, serta penanaman modal dan

kerjasama internasional;

4. Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian Walikota/Walikota

kepada Menteri Dalam Negeri melalui Gubernur;

5. Memberitahukan kepada Walikota dan KIP Kota mengenai akan

berakhirnya masa jabatan Walikota/Wakil Walikota;

17
 6. Memilih Wakil Walikota dalam hal terjadinya kekosongan jabatan

Wakil Walikota;

7. Memberi pendapat, pertimbangan dan persetujuan kepada Pemerintah

Kota terhadap kerjasama internasional dikota yang bersangkutan;

8. Memberikan pertimbangan dan persetujuan terhadap rencana

kerjasama antar daerah dan/atau dengan pihak ketiga yang membebani

masyarakat dan kota;

9. Mengusulkan pembentukan KIP kota dan membentuk panitia

pengawasan pemilihan;

10. Melakukan pengawasan dan meminta laporan kegiatan dan

penggunaan anggaran kepada KIP Kota dalam penyelenggaraan

pemilihan Walikota/Wakil Walikota;

11. Meminta laporan keterangan pertanggungjawaban Walikota dalam

penyelenggaraan pemerintahan untuk penilaian kinerja pemerintahan.

1.4. Visi, Misi dan Logo Sekretariat DPRK Lhokseumawe

 Visi

Terwujudnya lembaga DPRK Lhokseumawe yang aspiratif,

Demokratis, dan Berkualitas Dalam Melaksanakan Fungsi, Tugas dan

Wewenangnya.

 Misi

 Meningkatkan peran DPRK Lhokseumawe dalam melaksnakan

fungsi,tugas,dan wewenangnya.

18
  Menciptakan suasana demokratis dan penuh kebersamaan dalam

setiap proses pengambilan kebijakan public.

 Meningkatkan percepatan proses pengambilan kebijakan publik

yang berkualitas.

Logo dan Makna Logo Kota Lhokseumawe

Makna dari logo tersebut adalah :

1. Bintang dan Kubah Mesjid : Melambangkan Ketaqwaan Kepada Tuhan

Yang Maha Esa.

2. Pita Merah Putih : Melambangkan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

3. Padi dan Kapas : Melambangkan Kemakmuran.

4. Rumah Aceh dan Pintu Aceh : Melambangkan Ciri Khas Budaya Aceh

2.5. Bagan Struktur Organisasi Sekretariat DPRK Lhokseumawe

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dalam suatu perusahaan dan

pembagian tanggung jawab fungsional yang berperan dalam menjalankan aktifitas

19
dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi pada Kantor Sekretariat DPRK

Lhokseumawe (Terlampir)

BAB III

LAPORAN PELAKSANAAN OJT

3.1. Program Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota

Lhokseumawe

Program kerja adalah agenda kegiatan yang dapat diartikan sebagai suatu

rencana kegiatan organisasi yang dibuat untuk jangka waktu tertentu yang sudah

disepakati oleh pengurus organisasi. Program kerja ini akan menjadi tolak ukur

pencapaian kinerja kepengurusan, program kerja juga sebagai paduan ataupun

pegangan organisasi untuk mencapai visi dan misi serta tujuan dari suatu

organisasi.

Selama melaksanakan Kerja Praktik penulis ditempatkan pada Bagian

Hukum dan Humas. Berikut adalah tugas-tugas yang diberikan kepada penulis

selama melaksanakan Kerja Praktik:

1. Mengetik surat Dinas

2. Menyusun Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Menyusun arsip yang sudah di setujui dan yang belum disutujui juga

kami kerjakan baik dalam meletakkannya ke dalam brangkas dan

menyalin, memisahkanya secara teratur, rapi, tepat dan aman.

3. Menulis Expedisi
4. Mendistribusikan Surat Dinas

20
 5. Mengedarkan surat dinas yang sudah disetujui dan telah ditandatangani

oleh ketua.

6. Mendistribusikan Surat Dinas

Dalam proses ini saat surat kabar sudah berada di dalam ruang Hukum
dan Humas membantu mendistribusikan surat kabar tersebut ke ruang
lain yaitu ruang Risalah,Sekwan dan ruang Ketua.

3.2. Realisasi Program Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota

Lhokseumawe

Realisasi adalah tindakan untuk mencapai sesuatu yang direncanakan

ataupun diharapkan. Setiap perusahaan/lembaga/instansi tentunya memiliki

tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Sebelum itu tentunya setiap perusahaan

memiliki perencanaan untuk mencapai tujuan yang di inginkan tersebut, Dan

semua itu tidak akan berjalan apabila tidak di realisasikan dengan baik. Oleh

karena itu, realisasi dari sebuah rencana sangatlah penting bagi setiap

perusahaan/lembaga/instansi.

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota mempunyai tugas dan

wewenang membentuk qanun Kota Lhokseumawe yang dibahas dengan Walikota

untuk mendapat persetujuan bersama. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota

juga berhak mengajukan anggaran sebagaimana telah ditetapkan dalam APBK dan

diadministrasikan oleh Sekretaris Dewan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

3.3. Korelasi Program Kerja dengan Prodi Ilmu Komunikasi

21
 Korelasi adalah metode untuk mengetahui tingkat keeratan hubungan dua
peubah atau lebih yang digambarkan oleh besarnya koefesien korelasi. Dengan
kata lain korelasi adalah hubungan timbal balik antara satu pihak dengan yang lain
yang dapat dijalin untuk mencapai suatu tujuan yang saling menguntungkan.
Begitupula dengan komunikasi, komunikasi merupakan hal yang tak dapat
terpisahkan dari kehidupan masyarakat. Dari kecil sampai dewasa kita tentu
melewati proses komunikasi, sehingga komunikasi menjadi satu kesatuan yang
melekat dalam diri manusia dan insan Tuhan lainnya. Termasuk pula dalam
organisasi/perusahaan/instansi tentu komunikasi ini sangat diperlukan diantaranya
untuk pencapaian kinerja yang efektif dan efisien. Tanpa komunikasi yang baik
suatu pekerjaan yang dilakukan tidak akan sempurna, hal ini dibuktikan dengan
canggungnya komunikasi yang dijalin oleh atasan dengan bawahan, antara
bawahan dengan sesamanya, maupun antara atasan dengan atasan sesamanya.
Komunikasi hadir untuk menghidupkan suasana baik suasana formal maupun
informal, semuanya memerlukan komunikasi.
Selama proses On The Job Training (OJT) berlangsung peserta merasakan
banyak hubungan yang saling terjalin antara komunikasi dengan kegiatan
pekerjaan di dalam kantor. Peserta dituntut melakukan komunikasi dengan
karyawan dan karyawati yang bekerja di kantor tersebut. Peserta tentunya
melakukan komunikasi dengan segenap karyawan Seretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Kota, ini membuktikan bahwa komunikasi sangat erat dengan kehidupan
dan lingkungan pekerjaan dalam suatu organisasi. Untuk menghindari terjadinya
Miss Comunications maka kita harus memperhatikan teknik dan cara
berkomunikasi yang baik dengan memperhatikan latar belakang budaya, bahasa
serta asal muasal dari lawan bicara kita. Bahasa memiliki beragam variasi
sehingga akan bnyak kesulitan apabila kita tidak memperhatikan tata cara
berkomunikasi yang baik.

3.4. Hal – Hal Yang Menguntungkan Dan Hambatan Selama OJT

3.4.1 Hal – Hal Yang Menguntugkan Saat OJT
Adapun hal – hal yang menguntungkan yaitu :

22
 1. Bisa merasakan halnya sebagai seorang karyawan sungguhan dari instansi
tersebut.
2. Dapat memahami dan mengetahui tentang segala hal dalam dunia
pekerjaan khususnya di bagian Hukum dan Humas.
3. Mendapatkan pengalaman yang sangat banyak dalam dunia pekerjaan
yang tidak mungkin kami dapatkan ditempat lain jika tidak adanya OJT.
4. Mendidik diri sendiri dalam hal disiplin dan ketelitian dalam bekerja.

3.4.2 Hambatan Saat OJT

Adapun hambatan yang dihadapi penulis selama menjalani OJT di Kantor

DPRK Lhokseumawe khususnya di bagian Hukum dan Humas adalah
kecanggungan yang dirasakan pada awal melaksanakan OJT sehingga penulis
membutuhkan beberapa hari untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja di kantor.
Kemudian dikarenakan waktu magang penulis hanya sendiri sehingga para staff
bingung mau berikan tugas apa yang sesuai dengan penulis.

BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan selama melakukan Kerja Praktik kurang

lebih dari 60 hari merupakan waktu yang sangat berharga karena dalam waktu

23
yang singkat ini dapat mendidik penulis untuk lebih disiplin dan bekerja keras
untuk mencapai hasil yang maksimal.
Berdasarkan pengalaman telah didapatkan, penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa:
1. On The Job Training (OJT) merupakan kegiatan yang bermanfaat bagi
para mahasiswa-mahasiswi untuk menciptakan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang berkualitas dan dapat menambah wawasan serta pengetahuan
mahasiswa-mahasiswi untuk menghadapi dunia kerja khususnya dalam
bidang Ilmu Komunikasi.
2. Kegiatan OJT merupakan bentuk hubungan mutualisme antara perusahaan
atau instansi terkait dengan mahasiswa dan juga pihak universitas dimana
dengan adanya kegiatan ini, perusahaan dapat mengetahui potensi-potensi
tiap mahasiswa sehingga perusahaan atau instansi dapat menemukan bibit
baru dalam dunia kerja. Sedangkan dari pihak universitas memperoleh
informasi tentang kebutuhan kerja di lapangan yang sesuai dengan
kurikulum. Selain itu, manfaat yang didapat mahasiswa berupa
kesempatan untuk memperoleh pengalaman kerja dan berinteraksi dengan
perusahaan atau instansi tempat OJT.
3. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota sudah menjalankan fungsinya
dengan manajemen yang sangat baik, sehingga program-program dan
tujuan-tujuan yang ingin dicapai dapat berjalan sesuai rencana.
4. Pelaksanaan Kerja Praktik ini memberikan manfaat yang besar, dengan
adanya pengalama On The Job Training ini maka penulis sangat terbantu
dalam menghadapi dunia kerja di masa yang akan datang dan menjadi
bekal pengetahuan bagi penulis.
5. Selama Kerja Praktik ditempatkan pada bagian HUKUM dan HUMAS.

4.2. Saran
Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan dalam laporan ini baik untuk
jurusan ini maupun perusahaan atau instansi antara lain:
1. Semoga dengan penulis melakukan kegiatan On The Job Training di
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kota khususnya bagian Hukum dan
Humas silaturrahmi dari kedua belah pihak tetap terjaga dengan baik dan

24
 dapat menerima mahasiswa magang yang berasal dari Universitas
Malikussaleh dengan baik.
2. Kegiatan On The Job Training dapat dikatakan sebagai sarana dimana
mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang mereka dapat di perkuliahan
pada perusahaan atau instansi tempat On The Job Training dilaksanakan.
Namun, pada prakteknya akan ada banyak ilmu praktis di lapangan yang
tidak dipelajari di universitas. Sehingga, keinginan untuk belajar dan
bertanya harus tinggi dalam kegiatan On The Job Training ini.
3. Dalam On The Job Training, mengerjakan tugas-tugas ringan adalah hal
yang wajar. Pembimbing akan mempercayakan hal-hal kecil terlebih
dahulu. Untuk itu tunjukkan kemampuan kita maka tanggung jawab yang
diberi akan bertambah sesuai dengan kemamapuan kita.
4. Pembimbing kerja praktik sebaiknya ditentukan sebelum kerja praktik
dilaksanakan, ini bertujuan agar pembimbing tersebut dapat hadir
seminggu sekali untuk mendengar keluhan-keluhan yang mungkin dimiliki
oleh peserta kerja praktik.

DAFTAR PUSTAKA
DPRK Lhokseumawe.2015.Profil DPRK Lhokseumawe:Sekretariat DPRK

Lhokseumawe.

25