LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

AKHIR TAHUN
SECRETARY
TAHUN 2018

IKATAN MAHASISWA STUDI OFFSHORE

INDONESIA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2018
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN AKHIR TAHUN
PROGRAM KERJA SECRETARY
IKATAN MAHASISWA STUDI OFFSHORE (IMSO) INDONESIA
PERIODE 2018

I. PENDAHULUAN
Assalamu’alaikum Warrahmatullahhi Wabarakatuh.
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan
hidayah-Nya kepada kita semua, tidak lupa shalawat dan salam kami panjatkan kepada Nabi
Muhammad SAW sebagai suri teladan kepemimpinan kehidupan. Semoga atas karunia-Nya
kita dapat membangun kepribadian diri dan memajukan organisasi kita tercinta ini.
Sekretaris IMSO Indonesia bertugas untuk mengolah semua data, arsip,
kesekretariatan serta menginventarisasi seluruh berkas IMSO Indonesia. Hal tersebut sangat
membantu dalam kelancaran administrasi dan kesekretariatan organisasi.
Periode IMSO Indonesia sekarang, tugas sekretaris tidak jauh berbeda dengan tahun
sebelumnya. Namun, dengan penambahan program kerja yang akan dilaksanakan oleh
sekretaris dapat menunjang dan memberikan kontribusi yang maksimal dalam IMSO
Indonesia periode kedepan Beberapa program kerja sekretaris sudah ada yang terlaksana,
dimana masih terdapat beberapa kendala. Semoga dengan adanya laporan
pertanggungjawaban ini nantinya kendala yang sama tidak akan terulang kembali.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
 II. ANALISA SWOT
II.1 STRENGHT
a. Sumber daya manusia yang mandiri, bekerja keras, bertanggung jawab, dan mau
belajar.
b. Memiliki sumber daya yang rajin.
II.2 WEAKNESS
a. Sumber daya manusia yang terbatas, tidak memiliki anggota.
b. Banyaknya permintaan terkait administrasi yang mepet.
II.3 OPPORTUNITY
a. Anggota IMSO Indonesia mendukung dengan kegiatan program kerja
kesekretariatan.
b. Anggota IMSO Indonesia yang memiliki banyak pengalaman sehingga lebih
termudahkan.
II.4 THREATH
a. Dana yang terbatas untuk melaksanakan program kerja.
b. Kurangnya kepatuhan terhadap administrasi dan kesekretariatan yang sesuai dengan
SOP.

III. BIODATA PERSONIL/PENGURUS

NO KETERANGAN DATA DIRI JABATAN
1. Nama Lengkap Zufita Khairani Sekretaris Umum
NIM 26020215130069
Angkatan 2015
Contact Person 083867983338

IV. KONDISI PERSONIL

NO NAMA KONDISI PERSONIL
1. Zufita Khairani  Teliti dan semangat tinggi belajar
kesekretariatan
 Rajin dan bertanggung jawab
 Aktif dalam setiap kegiatan
V. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KERJA
V.1 FORUM ASSISTAN MANAGER (Forum Kesekretariatan)
Nama Kegiatan Forum Assistan Manager
Penanggung Jawab Zufita Khairani
Deskripsi Kegiatan  Forum ini dilaksanakan kondisional
 Membahas terkait kesekretariatan bersama
dengan assistan manager tiap divisi.
Tujuan Kegiatan  Pencerdasan dan pemantauan kinerja tiap
assistan manager tiap divisi terkait bidang
kesekretariatan.
 Pengumpulan LPJ tiap proker yang sudah
terlaksana dan harus dikumpulkan
Target/Sasaran Kegiatan Assistan Manager tiap divisi
Parameter Keberhasilan  Kehadiran 5 assistan manager tiap divisi
Kuantitatif :  Semua proposal dan LPJ dikumpulkan secara
tepat waktu.

 Semua kesekretariatan divisi dapat dipegang

Kualitatif : assistan manager
Waktu dan tempat Hari, tanggal : 20 Maret 2018
Pelaksanaan Waktu : 18.00 - selesai
Lokasi : Rumah makan OTI

Hari, tanggal : 4 April 2018

Waktu : 21.00- selesai
Lokasi : Kopi Bertiga
Pendanaan (RAB Kegiatan) Tidak ada dana yang keluar.

Kendala Kegiatan  Tidak ada kesepakatan tanggal tiap minggu,

sehingga sering lupa dan banyak kegiatan yang
mendahului.
  Kesibukan lain yang mengganggu
 Kurang semangat individu untuk kumpul dalam
forum assman
Saran Tetap laksanakan forum assman walaupun assman
yang datang tidak lengkap.
Dokumentasi Kegiatan Tidak ada dokumentasi kegiatan.

V.2 SOP KESEKRETARIATAN 2018

Nama Kegiatan SOP Kesekretariatan 2018
Penanggung Jawab Zufita Khairani
Deskripsi Kegiatan Pembuatan standarisasi kesekretariatan IMSO
Indonesia
Tujuan Kegiatan Tersusunnya standard dan format kesekretariatan
yang sesuai dengan SOP Kesekretariatan 2018 dalam
kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan

Target/Sasaran Kegiatan Assistan Manager IMSO Indonesia

Parameter Keberhasilan . 90% Pengurus IMSO Indonesia dapat mengetahui
Kuantitatif : dan memahami SOP Kesekretariatan yang berlaku

 File kesekretariatan dapat disimpan dengan rapi

dan sesuai format
 Seluruh pengurus memahami alur proposal,
Kualitatif : jenis proposal, dan alur LPJ kegiatan
Waktu dan tempat Hari, tanggal = 24-25 Maret 2018)
Pelaksanaan Waktu = 09.00 - selesai
Tempat = Ruang Perkapalan
Pendanaan (RAB Kegiatan) Tidak ada dana yang keluar.

Kendala Kegiatan Tidak berminatnya perseorangan untuk memahami

alur kesekretariatan apabila tidak mendapatkan
tanggung jawab dalam kesekretariatan.
Saran Fokuskan pencerdasan kesekretariatan langsung
melalui assistan manager melalui forum assman.
Dokumentasi Kegiatan Tidak ada dokumentasi kegiatan.
V.3 BANK SURAT
Nama Kegiatan Bank Surat
Penanggung Jawab Zufita Khairani
Deskripsi Kegiatan  Mendata segala surat masuk dan keluar dibuku
kesekretariatan
 Mengarsipkan surat masuk berupa hardfile
Mengarsipkan surat keluar berupa softfile
Tujuan Kegiatan  Dokumen surat terarsip dengan baik
 Kepentingan pembelajaran periode berikutnya
 Barang bukti jika terjadi salah komunikasi
mengenai surat-menyurat.

Target/Sasaran Kegiatan Seluruh Pengurus IMSO Indonesia

Parameter Keberhasilan 100% Terarsip dengan rapi data surat masuk disimpan
Kuantitatif : dalam bentuk hardfile dan surat keluar disimpan dalam
bentuk softfile.

Kualitatif : Surat masuk dan keluar disimpan dengan baik dan

rapi.
Waktu dan tempat Sepanjang kepengurusan
Pelaksanaan
Pendanaan (RAB Kegiatan) Tidak ada dana yang keluar.

Kendala Kegiatan Kurang rajin dalam menagih surat masuk dan keluar
dalam setiap bulan.

Saran Assman lebih inisiatif mengirimkan surat masuk dan

keluar di akhir bulan.

Dokumentasi Kegiatan
V.4 BUKU RAPAT
Nama Kegiatan Buku Rapat
Penanggung Jawab Zufita Khairani
Deskripsi Kegiatan Pembuatan buku rapat terdiri dari notulensi dan
absensi rapat. Sekretaris memegang seluruh anggota
dan assistan manager memegang setiap divisi masing-
masing.
Tujuan Kegiatan  Menilai tingkat keaktifan pengurus melalui
absensi umum dan absensi divisi.
 Menumbuhkan sikap disiplin dan tanggung
jawab.
 Mencatat seluruh hasil kegiatan di buku rapat
Target/Sasaran Kegiatan Assistan Manager tiap divisi
Parameter Keberhasilan 100% data absensi pengurus dan hasil rapat tercatat
Kuantitatif :
Absensi pengurus terekap dengan baik dan hasil rapat
Kualitatif : tercatat dengan baik di buku rapat
Waktu dan tempat Sepanjang kepengurusan
Pelaksanaan
Pendanaan (RAB Kegiatan) Pemasukan : Rp. 100.000 (Dana IMSO)
Pengeluaran : Amplop Rp. 20.000
Kertas HVS Rp 50.000
Map Plastik (6) Rp 30.000

Kendala Kegiatan Kurang rajin dalam menagih surat masuk dan keluar
dalam setiap bulan.

Saran Assman lebih inisiatif mengirimkan surat masuk dan

keluar di akhir bulan.
Dokumentasi Kegiatan
V.5 DATABASE IMSO INDONESIA
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Deskripsi Kegiatan
Tujuan Kegiatan
Target/Sasaran Kegiatan
Parameter Keberhasilan
Database Imso Indonesia
Zufita Khairani
Mengumpulkan database seluruh anggota IMSO
Indonesia melalui google form
(http://bit.ly/DatabaseAlumniIMSO)
 Pengurus dapat dengan mudah mencari data
anggota IMSO Indonesia yang lain
 Database semua anggota tersimpan dengan rapi
Seluruh Pengurus IMSO Indonesia
 Kuantitatif : 100% database terkumpul

Kualitatif : Database tersimpan dengan rapi dan mudah dipahami

Waktu dan tempat Sepanjang kepengurusan
Pelaksanaan
Pendanaan (RAB Kegiatan) Tidak ada dana yang keluar.

Kendala Kegiatan Kurang tinggi antusias dari Alumni dan Pengurus Imso
dalam mengisi formulir.

Saran Terus dilakukan jarkom dan pengingat di grub agar

terdapat beban tersendiri bagi yang belum mengisi
database.
Dokumentasi Kegiatan

VII. PENUTUP
 Demikian Laporan Pertanggungjawaban Program Kerja Sekretaris IMSO
Indonesia Batch 5. Semoga apa yang menjadi tujuan kami dapat terlaksana dengan lebih
baik, sehingga kendala yang dialami saat ini tidak terulang lagi di periode berikutnya.
Terimakasih