MAKALAH SARANA DAN PRASARANA

Tentang
Interior Kantor, Tata Ruang Kantor, Perencanaan Kebutuhan
Kantor, Pengadaan Sarpras, Penerimaan Penyimpanan dan
Penyaluran Sarpras
DI KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA
Jl. Gatot Subroto No. Kav. 51 Kuningan Timur, Setia Budi, Jakarta Selatan 12950

Tanggal 1 Maret – 31 Maret 2019

1. Erina Dea Apriliani

2. Faizal Riza
3. Muhamad Abdul Sakar
4. Rio Ferdinan
5. Salsabila Novianti
6. Thoyyibah Roudathul Jannah

PROGRAM STUDI OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 47 Jakarta
Jalan Raya Condet Pejaten Telp/Fax. 7995116/79182651 Pasar Minggu
12510
Email : smkn47jakarta@gmail.com – Website : www.smkn47jkt.sch.id
 Kata Pengantar
Segala puja dan puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga dapat
melaksanakan prakerin dan juga dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik.

Laporan prakerin ini kami susun berdasarkan pengalaman dan data-data yang
kami peroleh selama melaksanakan prakerin ini di Kementerian Ketenagakerjaan
Republik Indonesia. Laporan ini di susun sedemikian rupa dengan tujuan dapat
diterirma dan dipahami oleh pembimbing serta dapat dipakai sebagai usulan
adik-adik kelas yang nantinya juga akan melaksanakan prakerin menyusun
laporan.

Kami menyadari bahwa hal tersebut terlaksana berkat bantuan berbagai

pihak,baik secara langsung maupun tidak langsung.

Kami juga menyadari bahwa laporan masih jauh dari sempurna walaupun kami
telah berusaha dengan semaksimal mungkin dan daya upaya yang ada pada
kami.

Semoga laporan ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak, penyusun pada
khususnya dan pembaca pada umumnya.

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI iii

BAB I

PENDAHULUAN 1

BAB II

PERMASALAHAN

3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor

3.9 Menganalisa Tata Ruang Kantor

3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Kantor

3.11 Menerapkan Pengadaan Sarpras

3.12 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarpras

BAB III

PEMBAHASAN

3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor

3.9 Menganalisa Tata Ruang Kantor

3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Kantor

3.11 Menerapkan Pengadaan Sarpras

3.12 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarpras

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Sejarah Singkat Kementerian Ketenagakerjaan

Kemnaker atau Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia

Dahulu Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, disingkat

Kemnakertrans, adalah Kementerian dalam Pemerintah indonesia yang
membidang urusan ketenagakerjaan. Kementerian Ketenagakerjaan berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada seorang Presiden. Kementerian
Ketenagakerjaan dipimpin oleh seorang Menteri Ketenagakerjaan ( Menaker )
yang sejak 27 Oktober 2014 dijabat oleh Hanif Dhakiri. Pada awal
pemerintahan RI, waktu panitia persiapan Kemerdekaan Indonesia
menetapkan junlah kementerian pada tanggal 19 Agustus 1945, kementerian
yang bertugas mengurus masalah ketenagakerjaan belum ada tugas dan
fungsi yang menangani masalah-masalah perburuhan diletakkan pada
Kementerian Sosial baru mulai tanggal 3 Juli 1947 ditetapkan adanya
Kementerian Perburuhan dan melalui peraturan Pemerintah nomor 3 Tahun
1947 tanggal 25 Juli 1947 ditetapkan tugas pokok Kementerian Perburuhan
kemudian berdasarkan Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) nomor 1 tahun
1948 tanggal 29 Juli 1947 ditetapkan tugas pokok Kementerian Perburuhan
yang mencakup tugas urusan – urusan sosial menjadi Kementerian
Perburuhan dan Sosial, pada saat pemerintaha darurat di Sumatera,Menteri
Perburuhan dan Sosial diberi jabatan rangkap meliputi urusan urusan
Pembangunan, Pemuda dan Kemanan.

B. Visi dan Misi Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia

Visi

"Terwujudnya Tenaga Kerja dan Masyarakat Transmigrasi yang Produktif,

Kompetitif dan Sejahtera"

Misi

1. Perluasan kesempatan kerja dan peningkatan pelayanan penempatan

tenaga kerja serta penguatan informasi pasar kerja dan bursa kerja.
2. Peningkatan kompetensi ketrampilan dan produktivitas tenaga kerja dan
masyarakat transmigrasi.
3. Peningkatan pembinaan hubungan industrial serta perlindungan sosial
tenaga kerja dan masyarakat transmigrasi.
4. Peningkatan pengawasan ketenagakerjaan.
5. Percepatan dan pemerataan pembangunan wilayah dan
6. Penerapan organisasi yang efisien, tatalaksana yang efektif dan terpadu
dengan prinsip kepemerintahan yang baik (good govermance), yang

1
didukung oleh penelitian, pengembangan dan pengelolaan informasi yang
efektif

iii
 BAB II
PERMASALAHAN
Perumusan Masalah Di Kantor KEMNAKER bagian Direktorat Persyaratan Kerja PHI dan
Jamsos

3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor

1) Bagaimana penataan Interior Kantor di ruangan Persyaratan Kerja?

2) Siapakah yang mengatur interior kantor di ruangan Persyaratan Kerja?
3) Adakah perencanaan untuk mengatur interior kantor di ruangan Persyaratan
Kerja?

3.9 Menganalisa Tata Ruang Kantor

1) Bagaimana Tata Ruang kantor di ruangan Persyaratan Kerja?

2) Adakah perencanaan untuk mengatur tata ruang kantor di ruangan Persyaratan
kerja?
3) Siapakah yang mengatur Tata ruang kantor di ruangan Persyaratan Kerja?

3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Kantor

1) Adakah daftar perencanaan kebutuhan kantor?

2) Bagaimana langkah untuk merencanakan kebutuhan kantor?
3) Adakah syarat-syarat /syarat khusus untuk perencanaan kebutuhan kantor?
4) Bagaimana dengan perencanaan kebutuhan kantor barang habis pakai?
5) Bagaimana dengan perencanaan kebutuhan kantor tidak habis pakai?

3.11 Menerapkan Pengadaan Sarana dan Prasarana?

1) Bagaimana pengadaan Sarana dan Prasarana di KEMNAKER?

2) Adakah langkah-langkah untuk pengadaan sarana dan prasarana di
KEMNAKER?
3) Bagaimana dengan pengadaan kebutuhan kantor barang habis pakai?
4) Bagaimana dengan pengadaan kantor tidak habis pakai?
5) Bagaimana dengan pengadaan gedung KEMNAKER?

3.12 Penerimaan,Penyimpanan dan Penyaluran

1) Bagaimana cara penerimaan,penyimpanan dan penyaluran sarana dan

prasarana di KEMNAKER?
2) Adakah dokumentasi untuk kegiatan penerimaan, penyimpanan,penyaluran
sarana dan prasarana di KEMNAKER?

2
 BAB III
PEMBAHASAN
3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor

Desain Interior kantor punya macam -macam desain yg membuat kantor anda lebih
menarik dan terkesan. Misalnya gaya scandinavia, modern , art deco dan lainya.
Desain interior, sebagai desainer kita perlu mempertanyakan gaya apa yang ingin
tercipta dalam ruang kantor untuk mendapatkan suasana indah, menarik dan
mengesankan.

1. Desain kantor minimalis

Desain interior kantor dengan tema minimalis saat ini sangat berkembang. Hal ini
disebabkan bebarapa hal, terutama tuntutan praktis dalam segala sisi kehidupan
termasuk dalam desain rumah. Karena desaian minimalis merupakan konsep desain
yang mengaplikasikan bentuk-bentuk sederhana dalam proses pembuatannya

Ciri lain dari tema minimalis terlihat dalam warna dinding yang diterapkan. Biasanya
tema minimalis dalam desain interior kantoradalah tidak membutuhkan warna yang
macam-macam karena hal itu akan membuat suasana ruangan menjadi terkesan ramai
dan semrawut. Untuk mendapatkan aksen sebuah ruangan yang ditata dengan konsep
minimalis Anda dapat mengaplikasikan wallpaper pada satu sisi dinding sebuah
ruangan.

2. Desain kantor interior tema kontemporer

54
Desain interior bertema kontemporer dapat dikenali dari warna yang digunakan.
Warna-warna yang digunakan biasanya dipusatkan pada satu warna yang menjadi
aksen.Warna yang digunakan dalam desain interior kantorbertema kontemporer ini
lebih banyak menggunakan warna-warna netral seperti warna krem yang lembut, grey
serta warna monokrom putih hitam

Dalam desain interior kantorbertema kontemporer penataan cahaya sangat memegang

peranan penting. Pencahayaan itu digunakan untuk memperkuat elemen desain
interior kantoryang lain. Focal point dalam sebuah ruang yang didesain dengan tema
kontemporer dapat lebih menarik dan memberi makna dan suasana tertentu sesuai
yang diinginkan dengan sorotan cahaya lampu.

3.Desain kantor interior tema klasik

Dalam desain interior bertema klasik beberapa warna yang dapat menjadi
pertimbangan antara lain, warna putih klasik, biru keabu-abuan. Selain itu warna lain
yang bisa menjadi kombinasi adalah warna kuning, hijau, kuning dan coklat.
Perpaduan yang apik dari warna-warna tersebut akan menciptakan suasana tempo
dulu yang tetap menawan untuk masa kini.

desain interior dengan tema klasik ini banyak didominasi oleh profil dan uraian.
Furniture dengan bahan kayu akan membuat suasana ruangan lebih natural dan kuat.
Penerapam warna natural seperti coklat warna kayu, kuning emas dan hijau daun serta
warna tanah akan lebih menguatkan kesan klasik yang selalu natural.

55
4.Desain kantor interior tema victoria

inilah tema desain interior yang menjadi favorit para desainer

desain victoria, yang merupakan produk dari eropa.Desain ini menonjolkan ruangan
dengan pencahayaan baik yang berasal dari lampu maupun dari lilin. Warna yang
sering diaplikasikan pada dinding kantordengan desain interior bertema victoria ini
adalah warna gelap dan warna yang paling sering digunakan adalah warna merah tua,
hijau tua dan warna emas.Hamparan permadani di atas lantai parket memberikan
kesan mewah dan elagan pada ruangan yang ditata dengan desaian interior
kantorbertema victoria. Kalau pada desain tema klasik warna netral dihindari, jutru
pada tema victoria ini warna netral dieksplorasi.

5.Desain kantor interior bertema retro

kantor berdesain interior retro lebih memilih warna seperti orange, biru, dan merah. Di
samping itu motif geometris yang dikombinasikan dengan desain modern juga menjadi
alternatif dalam pengembangan desain interior bergaya retro. Sementara itu dekorasi
yang muncul dalam desain interior bertema retro ini terlihat pada pemilihan dan
penempatan aksesoris ruang, seperti lampu, lukisan, vas bunga, dan bingkai foto.

54
6. Desain Interior kantor bohemia

Gaya bohemian itu sendiri adalah wujud dari kebebasan, tampilan modern dan koleksi
warna-warni. Segala sesuatu yang mencerminkan individualitas adalan bohemian style.
identik dengan hal – hal berbau etnik khas kaum gipsy, yaitu kaum yang nomaden dan
tidak suka menetap di suatu tempat dalam jangka waktu lama. Bohemian hadir karena
ketidakteraturan dan ketidakpastian. Semua dibuat dengan spontan dengan
memanfaatkan benda – benda apa saja yang ada.

7. Desain interior kantor Coastal

Coastal style juga biasa disebut dengan nautical. Coastal identik dengan nuansa pantai.
Yang berhubungan dengan matahari, ombak dan pasir menjadi ide inspirasi dari gaya
desain ini

55
8. Desain interior kantor Eklektik

Konsep eklectic style adalah konsep yang tidak

ada aturan didalamnya, kamu bisa bebas
berekspresi dan menggunakan permainan mix
and match didalamnnya.

9. Desain inteior kantor industrial

desain kantor industrial style didalamnya

menggunakan campuran material yang masih
mentah. Dengan cirri khasnya menggunakan
dinding unfinished dan langit-langit tinggi.

10. Desain Interior kantor modern dan minimalis

Desain interior kantor minimalis dan modern, ini

adalah ide yang brilian jika Anda ingin bekerja lebih
santai namun tetap fokus. Desain ruang kantor tidak
melulu harus terlihat formal yang terkesan kaku. Ide
interior kantor gaya minimalis berikut ini mungkin
bisa menginspirasi Anda yang menginginkan sebuah
ruang kantor modern namun tetap gaya.

Interior kantor yang menitik beratkan aksen alami dari kayu pada meja dan juga rak,
tentu hal ini akan memberikan nuasnsa mewah dan nyaman. Tetapi, agar desain ini
lebih sempurna,Dinding yang di cat berwarna putih semua dipadukan dengan lantai

54
kayu dengan warna cokelat tua akan menciptakan pandangan yang atraktif. Desain
interior kantor modern terlebih lagi gaya minimalis identik dengan warna putih. Dengan
ruangan yang tidak terlalu besar, tentunya warna putih akan memberikan efek ruangan
jadi terlihat lebih luas.Dekorasi warna gelap seperti hitam atau cokelat bisa juga Anda
pertimbangkan, untuk menciptakan kesan ruang kantor jadi mewah.

Pembahasan :

Penataan Interior di Direktorat Persyaratan Kerja KEMNAKER menggunakan desain

interior bertema minimalis dan modern dengan penerapan warna natural coklat kayu
yang membuat suasana ruangan lebih natural,dengan cat dinding berwarna putih yang
memberikan efek ruangan lebih luas . Penataan Interior ini dilakukan oleh pihak luar
maksudnya yaitu bukan dari tenaga kerja KEMNAKER itu sendiri melainkan dengan
mendatangkan pihak luar yang berwenang untuk mengatur Interior kantor tersebut.
Untuk kursi pegawai memiliki 5 roda agar menjaga keseimbangan dan stabilitas
pegawai yang duduk diatasnya. Sama seperti kursi pegawai kursi direktur juga memiliki
5roda pada bagian bawah kursi akan tetapi untuk kursi direktur memiliki bagian
belakang penyangga punggung yang lebih panjang dan juga lebih besar dari kursi
pegawai pada umumnya. Untuk meja pegawai menggunakan meja biasa yang terbuat
dari kayu. Penggunaan kayu untuk meja dilakukan agar meja dapat bertahan lebih lama
dibanding meja yang berbahan plastik. Meja untuk direktur menggunakan Meja 1 biro
untuk kasubdit menggunakan meja ½ biro. Untuk Penataan Interior kantor ini diatur
oleh Tim Khusus malalui usulan Kasubag Tata Usaha, kemudian setelah disetujui oleh
Direktur Persyaratan Kerja. Usulan ini diajukan diawal tahun sebelum tahun anggaran
atau pada satu tahun sebelumnya, dan penataan interior ini disesuaikan juga dengan
dana anggaran dari pemerintah.

3.9 Menganalisa Tata Ruang Kantor

Definisi Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia

1. Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya”.
2. Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as
the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata

55
 ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).

Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut

1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan
perencanaan layout yang fleksibel

Prosedur Tata Ruang Kantor

1. Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan

dilakukan dalam ruanganitu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan
cara ini akan dapat diketahui urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan mulai
langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai.Dari
urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai
yang diperlukandan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang
diperlukan.
2. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka
langkah selanjutnya, yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus
ditata dengan skala tertentu. Pada denahini harus dicantumkan juga dimana
letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning(AC), dan
sebagainya.
3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan
peralatan lainya secarabaik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan
kertas/karton dengan skala tertentu yangmenggambarkan luas meja, kursi,
lemari dan perlengkapan lainnya.
4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan
5. guntinganguntingan kertas tersebutpada denah ruangan. Guntingan-guntingan
kertas/karton itu sedemikian rupa hinggamenggambarkan susunan yang paling
baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang sepertidiuraikan diatas
udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus
dilaksanakan.Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-
gunting kertas itu di rekatkankepadadenah ruangan.Rancangan ini merupakan
pola bagi langkah berikutnya.
6. Selanjutnya anda menempatkan meja-meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal
menempatkanperalatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola
yang sudah dibuat

54
Tujuan Tata Ruang Kantor

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Prinsip Tata Ruang Kantor

1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela
dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.

Macam – macam Tata Ruang Kantor

1. Tata ruang kantor tertutup/berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor
dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari
kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

55
contoh tata ruang kantor tertutup

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya
dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor
dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu.
Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata
agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus.

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja
didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :
1. Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
2. Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat
terjamin kerahasiaanya;
3. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status
masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
4. Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung
jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata
ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :

1. Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak

dapatdilakukan secara langsung;
2. Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya
pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan
perlengkapan kantor lainnya;
3. Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat
maupun saat terjadi perombakan organisasi;
4. Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
5. Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan
perlengkapan kantor.

2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

54
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat
banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun
sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan
dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh
beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan
kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

1. Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing

karyawan;
2. Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak
membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor
tertutup;
3. Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak
terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
4. Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-
pernik yang dibutuhkan;
5. Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
6. Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
7. Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian
peralatan kerja;
8. Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya,
namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

1. Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;

2. Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa
ngobrol dan bersenda gurau;
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
4. Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat
memantau pekerjaan orang lain;
5. Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak
ditata dengan baik.

3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

55
contoh tata ruang landscape offices

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias
untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa
tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam,
gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti
lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam
yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan
segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

1. Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah
dalam kantor;
2. Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
3. Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
4. Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan
bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini
adalah :

1. Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;

2. Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
3. Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai
harapan.

4. Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara
beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor
berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk
ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.
Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan
bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

54
Keuntungan tata ruang kantor gabungan:

1. dapat menjaga privasi ruang kerja direktur atau manajer (dibuat ruang
tertutup)
2. dapat menjaga wibawa pimpinan maka butuh 1 ruang kerja tertutup
3. dapat berkoordinasi dalam 1 tim (ruang kerja terbuka)
4. pegawai ditempatkan dalam 1 ruang terbuka untuk memudahkan pengawasan
5. agar karyawan tidak strees dan sumpek maka kolam ikan atau taman kecil bisa
dijadikan penenang

Kerugian tata ruang kantor gabungan:

1. kantor menjadi tidak rapi karena komposisi pengaturan ruangannya berbeda

2. pegawai yang dijadikan 1 tempat akan membuat gaduh
3. konsentrasi agak berkurang ketika melihat dekorasi yang berlebihan

Ergonomi Tata Ruang Kantor

1. Posisi Kerja
Terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri, posisi duduk dimana kaki tidak
terbebani engan berat tubuh dan posisi stabil selama bekerja. Sedangkan
posisi berdiri dimana posisi tulang belakang vertikal dan berat badan tertumpu
secara seimbang pada dua kaki. Bekerjalah dengan posisi tegak ke depan.
2. Proses Kerja
Para pekerja dapat menjangkau peralatan kerja sesuai dengan posisi waktu
bekerja dan sesuai dengan ukuran anthropometrinya. Harus dibedakan
ukuran anthropometri barat dan timur. Kurangi gerakan yang tidak perlu,
gunakan sepatu yang senyaman mungkin.
3. Tata letak tempat kerja
Display harus jelas terlihat pada waktu melakukan aktivitas kerja. Sedangkan
simbol yang berlaku secara internasional lebih banyak digunakan daripada
kata-kata.
4. Mengangkat beban
Bermacam-macam cara dalam mengangkat beban yakni, dengan kepala,
bahu, angan, punggung dsbnya. Beban yang terlalu berat dapat menimbulkan
cedera tulang punggung, jaringan otot dan persendian akibat gerakan yang
berlebihan.

Pembahasan :

Tata Ruang kantor di Direktorat Persyaratan Kerja KEMNAKER menggunakan Tata

Ruang Kantor Gabungan yaitu untuk Kasubdit menggunakan tata ruang tertutup agar
dapat membedakan antara kasubdit yang satu dengan yang lain dan juga untuk
menjaga privacy antara Kasubdit dengan pegawai lainnya. sedangkan untuk pegawai
menggunakan tata ruang kantor terbuka agar memudahkan para pegawai untuk
berkomunikasi dalam 1 tim. Untuk Penataan meja dibuat saling berhadapan pertiap
bagian subdit. Untuk ruangkantor kasubdit berada di sebelah kanan sedangkan untuk
Direktur terdapat dibagian utara sama seperti Interior kantor yang diatur oleh Tim

55
Khusus malalui usulan Kasubag TU, kemudian setelah itu disetujui oleh Direktur
Persyaratan Kerja. Usulan ini diajukan diawal tahun sebelum tahun anggaran atau
pada satu tahun sebelumnya, dan penataan Tata Ruang kantor ini disesuaikan juga
dengan dana anggaran dari pemerintah.

3.10 MENGANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN SARPRAS

Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan
menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu
seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan
dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk
tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan
pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan
perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi
sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

A. Pengertian Perencanaan Pengadaan Sarpras

Perencanaan pengadaan sarana prasarana adalah kegiatan merencanakan pengadaan

apa saja yang dibutuhkan, sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau
organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. Langkah / Prosedur Perencanaan Pengadaan Sarpras

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di kantorumumnya melalui prosedur seba

gai berikut :

a) Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.

b) Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c) Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada p
emerintah bagi kantornegeri dan pihak yayasanbagi kantorswasta.
d) Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat pers
etujuan dari pihak yang dituju.
e) Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke ka
ntoryang mengajukan permohonan pengadaansarana dan prasarana tersebut.

C. Unsur Yang Terlibat dalam Perencanaan

Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan

yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut
sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan

54
prasarana
sekolah.Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masu
kan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini makaunsur-
unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah,
Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atauKomite Sekolah.

D. Manfaat Perencanaan Sarana Prasarana

a) Dapat membantu dalam menentukan tujuan,

b) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-
langkah yang akan dilakukan,
c) Menghilangkan ketidakpastian, dan
d) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawas
an, pengendalian dan bahkan juga penilaian agarnantinya kegiatan dapat berjal
an secara efektif dan efisien.

E. Syarat - Syarat Penyusunan Perencanaan Sarpras

Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada
beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut :

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipanda

ng sebagai bagian integral dari usahapeningkatan kualitas proses belajar mengajar.Per
encanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat p
ada:

a) Tujuan dan sasaran atau target

yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pen
gadaan.
b) Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c) Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain–lain.
d) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e) Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f) Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya
rencana tersebut dapat dilaksanakan.
g) Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-
pihak yang terlibat dalam perencanaan.
h) Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala
prioritas.
i) Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafond anggaran yang disediakan.
j) Mengikuti prosedur yang berlaku
k) Mengikut sertakan unsur orang tua murid,
l) Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kon
disi yang tidak disangka-sangka
m) Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-
5 tahun), jangka panjang (10–15 tahun).

55
F. Perencanaan Pengadaan Barang Habis Pakai

a) Menyusun daftar sarana kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan dan

rencana kegiatan kantortiap bulan.
b) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
c) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan,
tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Pembahasan :

Pada kantor pemerintah, perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana nya dilakukan
pada bulan april-desember berdasarkan Identifikasi kebutuhan. Identifikasi kebutuhan
sarana dan prasarana diawali dengan aktivitas seperti analisis, Survey dan Riset
tentang kebutuhan sarana dan prasarana. Untuk perencanaan kebutuhan kantor yang
bersifat habis pakai dilakukan tersendiri ditiap bagian subdit dengan menyusun daftar
perencanaan nya. Untuk kebutuhan yang bersifat habis pakai dilakukan setiap bulan
sekali sedangkan untuk kebutuhan yang bersifat tidak habis pakai dilakukan tiap
setahun sekali sebelum tahun anggaran. setelah membuat daftar perencanaan nya
barulah diajukan ke bagian Tata Usaha yang disetujui oleh Direktur. Kemudian daftar
perencanaan tersebut diteruskan pada bagian Kepegawaian setelah di setujui oleh
bagian Kepegawaian diajukan ke bagian Keuangan. Apabila disetujui Dana tersebut
akan langsung dibelanjakan untuk kebutuhan kantor yang terdapat di daftar
perencanaan kebutuhan kantor.

3.11 MENERAPKAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

Pengadaan sarana prasarana kantor

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan
perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan
dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan
kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan
cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan
kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai

berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

54
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat
kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan
kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

a. Pengajuan surat permohonan ke gudang

b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama,
contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan
atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar
masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

a) Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak
pakai.
b) Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan.
c) Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun
rencana pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

a) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari

rencana kegiatan.
b) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut tiap bulan.
c) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan
dan kemudian menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi
dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus
memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

55
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik
setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah
dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang.
Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki
oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi
perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli
menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang
juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang
juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik

Pembahasan :

Di Kementrian Ketenagakerjaan pengadaan barang dilakukan melalui Dana

Pemerintah yang di dapat dari Pajak. Yang disalurkan melalui bagian LKPP(Lembaga
Kebijakan Pengadaan barang dan jasa Pemerintah) untuk keperluan belanja sarana
dan prasarana. Untuk melakukan pengadaan sarana dan prasarana dengan cara
membuat perencanaan pengadaan terlebih dahulu. Untuk pengadaan barang habis
pakai dilakukan setiap bulan sekali. Pembelian sarana habis pakai dilakukan pada tiap
subdit masing-masing/ tersendiri. Untuk pengadaan sarana tisak habis pakai dilakukan
setiap tahun sekali sebelum tahun anggaran dimulai. setelah disetujui oleh Direktur
Persyaratan Kerja. Kemudian diteruskan pada bagian Kepegawaian setelah di setujui
oleh bagian Kepegawaian diajukan ke bagian Keuangan. Apabila disetujui Dana
tersebut akan langsung dibelanjakan untuk kebutuhan kantor yang terdapat di daftar
perencanaan kebutuhan kantor.

Untuk pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan setiap triwulan/pertengahan

tahun. Pemeliharaan bertujuan agar sarana dan prasarana dapat bertahan lebih lama
contohnya untuk pemeliharaan mesin fotocopy dimulai dari pengecekan mesin, tinta/
catridge, mesin scanner dan kualitas pada mesin fotokopi tersebut. Apabila terdapat
kerusakan maka akan langsung segera diperbaiki.

Setelah melakukan pengadaan dengan cara pembelian dan pemeliharaan kemudian

melakukan pencatatan / pendataan agar dapat mengetahui jumlah sarana dan
prasarana yang ada sampai saat ini/ terbaru.

54
3.12 Penerimaan, Penyimpanan, Penyaluran.

Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam
kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas
penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

2. Dokumentasi
3. Cara penanganan barang

1.Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung.
Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses
dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada
penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses
tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

1) Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung.

Bukan hanya DOKUMENnya saja.
2) Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan
dengan dokumen pengantaran.
3) Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
4) Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
5) Kuantitas barang VS dokumen

3. Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen
yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa
dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan
barang yang dikirimkan.

1) Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan
dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
2) Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery
Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
3) Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan
juga.

4. Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat
barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau

55
 perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat
kesulitannya atau masalah lainnya.
1. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
2. Gunakan peralatan yang sesuai
3. Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa

dokumen sebagai berikut :
1. Bukti penerimaan barang
2. Laporan penerimaan baran (receiving report).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima,
nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :

Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan

program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan
menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.Pada
tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order
pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar
monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbaiki
field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan,
mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat
kuantitas diterima dalam file order pembelian.

Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan
diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan penerimaan
barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai
berikut :

1. Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.

2. Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan
diarsipkan urut dokumen.

Prosedur Penerimaan Barang.

54
Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order
pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data
penerimaan kekomputer

Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari

departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,
kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan
tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.
3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi

faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah

untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang
tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan
penerimaan dan penyimpanan barang.

1. Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan
harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan
pengembalian barang ke pemasok.
2. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting
dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

1. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut
dibatasi.
2. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus
didokumentasikan.
3. Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang
tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima
sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu

55
 gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan
spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada
pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu
gudang.

2. Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan

tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang
lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan
barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang
membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu
ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran
penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling
tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab
penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

1. Penyusunan alokasi barang;

2. Pengiriman barang;
3. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang

sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-
masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya,
sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal

sebagai berikut:
1. penerimaan barang
2. waktu penyerahan barang
3. jenis barang
4. jumlah barang
5. kegunaan/ keperluan barang

2). Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan

beberapa hal sebagai berikut:
1. cara pengiriman
2. pengemasan
3. pemuatan

54
 4. pengangkutan
5. pembongkaran

3). Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah
kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak
berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang
tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung
jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan
perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung
jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian.
Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang
yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan
barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas
barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung
jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di
laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi

Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan
barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan
mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket
pengambilan barang (picking ticket). Metode pengiriman yang digunakan, departemen
pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan
dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui
dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang.

Keterangan:

1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran

barang(BPPBG)
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
4. Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang
pesanan
5. Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.

Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya

sebagai berikut :

55
 1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian
diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan
barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .
2. Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil
perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan
barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah
3. diterima sebelumnya.
4. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data
tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang
dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada
tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input
data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan
lengkap.
5. Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program
edit data dan pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file
induk persediaan dan rile pengiriman. Prosedur ini akan memutakhirkan file
kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat
muat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah
dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab
terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini
mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai
instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan)
yang harus membayar biaya pengiriman.

Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan

mendistribusikannya sebagai berikut:

1. Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian

penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan.
2. Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman
3. Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli
4. Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor
untuk memantau pengiriman barang.

Pembahasan :
Penerimaan dilakukan setelah adanya pembelian suatu barang. Penerimaan dilakukan
dengancara yaitu mobil box mengambil tiket masuk kemudian diarahkan oleh satpam
ketempat bongkar muat barang tersebut yang berada dipintu belakang KEMNAKER.
Sebelum bongkar muat dilakukan pastikan ada pegawai yang berwenang untuk
menyambut barang tersebut. Barang yang baaru datang tersebut kemudian disimpan
dahulu di gudang penyimpanan yang terdapat di lantai 1. Jika barang yang diperlukan
sangatlah penting barulah barang tersebut diangkut dengan lift khusus barang.

Penyimpanan dilakukan agar barang tersebut terjaga dengan baik. Penyimpanan

barang tersebut dilakukan sampai barang itu dibutuhkan. Penyaluran biasanya
dilakukan secara langsung apabila barang tersebut

KESIMPULAN

54
3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor

Dari materi yang ada, di KEMNAKER ini menerapkan desain interior bertema
minimalis dan modern dengan penerapan warna natural coklat kayu yang
membuat suasana ruangan lebih natural,dengan cat dinding berwarna putih yang
memberikan efek ruangan lebih luas

Dari materi yang ada, di KEMNAKER ini penataan interior dilakukan oleh pihak luar
maksudnya yaitu bukan dari tenaga kerja KEMNAKER itu sendiri melainkan dengan
mendatangkan pihak luar yang berwenang untuk mengatur Interior kantor tersebut.

Dari materi yang ada, di KEMNAKER ini Penataan Interior kantor ini diatur oleh Tim
Khusus malalui usulan Kasubag Tata Usaha, kemudian setelah disetujui oleh
Direktur Persyaratan Kerja. Usulan ini diajukan diawal tahun sebelum tahun
anggaran atau pada satu tahun sebelumnya, dan penataan interior ini disesuaikan
juga dengan dana anggaran dari pemerintah.

3.9 Menganalisa Tata Ruang Kantor

Dari materi yang ada, di KEMNAKER, yaitu terdapat kesamaan yaitu pada Tata
ruang yang baik sangat penting diperhatikan oleh perusahaan karena mempunyai
pengaruh terhadap kinerja karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Tata ruang
kantor seperti inilah yang memberikan dampak positif bagi peningkatan kinerja
karyawan.

3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Kantor

Dari materi yang ada, di KEMNAKER, diartikan sebagai keseluruhan proses

perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi,
distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai
dengan kebutuhan.

3.11 Menerapkan Pengadaan Sarpras

Dari materi yang ada, di KEMNAKER, memiliki tujuan untuk menyediakan

kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan
kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan
kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing. Faktor yang
menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan
kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

3.12 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarpras

55
 Dari materi yang ada, di KEMNAKER Didalam aktifitas penerimaan barang ini
terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya yaitu
Fisik barang yang diterima ,Dokumentasi ada ,Cara penanganan barang
jelas.Penyimpanan disana memiliki tujuan untuk memferifikasi barang yang
diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau
pencurian. Penyaluran di sana Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus
diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di
salurkan.

SARAN

Di KEMNAKER ini tata ruang masih kurang baik yaitu sangat sempit atau
jaraknya terlalu dekat untuk dilewati orang. Sebaiknya, diberi jarak yang agak
luas untuk memudahkan pegawai melewati jalan dan supaya bagus dilihat.

LAMPIRAN

54
55
54
55
54
55
54
 DAFTAR PUSTAKA

https://interiorbalimax02.wordpress.com/2017/03/25/macam-macam-desain-interior-
kantor/

http://www.vedcmalang.com/pppptkboemlg/index.php/menuutama/mesin-cnc/1129-
sonnym

http://rahmah-daniar-n4hy.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor-pengertian-
tujuan.html

http://erinutami26.blogspot.com/2016/01/administrasi-perencanaan-pengadaan.html
http://abanglutpi.blogspot.com/2015/05/pengadaan-sarana-prasarana-kantor.html

http://jokosuhartorsugiyatno.blogspot.com/2016/05/materi-penerimaan-dan-
pendistribusian.html

55