KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3–4 Jakarta
Telpon: (021) 3811244, 38112642, 3811654, 3811658, 3811679, 3811779
(Hunting) 3812176 – Fax. 3524173 website: www.pendis.kemenag.go.id

INSTRUMEN MONITORING
PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP DAN NASKAH DINAS
PADA SATUAN KERJA PENDIDIKAN ISLAM
TAHUN ANGGARAN 2023

1. Identitas Lembaga Pendidikan;

a) Nama Lembaga : ………………………………………………………………..

b) Nama Pimpinan Lembaga : ………………………………………………………………..
c) Alamat: ………………………………………………………………...
………………………………………………………………….
Kabupaten : ………………………………………………………………..
Provinsi : ………………………………………………………………..

2. Identitas Responden;
a) Nama Responden : ………………………………………………………………..
b) Jabatan : ………………………………………………………………...
c) Masa Kerja : ………………………………………………………………..
 A. Pengelolaan Tata Persuratan
Keterangan
No Aspek Pembahasan Catatan
Ya Tidak
1. Pengelolaan Surat Masuk Lembaga
1. Apakah di Satuan Kerja (Satker) saudara sudah ada
SOP terkait tata persuratan yang ditetapkan oleh
pimpinan satker?

*jika tidak ada, apa kendalanya?

2. Apakah satker saudara telah menerapkan

/mengimplementasikan KMA (Keputusan Menteri
Agama) Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman
Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Agama. (tercatat dan terarsipkan dengan baik)?

3. Apakah satker saudara setiap hari menerima,

mengelola berkas atau surat menyurat secara rutin,
memeriksa dan mensortir berkas atau surat yang
berasal dari Satker lain atau pihak diluar lingkup
Kementerian Agama?

4. Dalam mengelola surat masuk, apakah Satker memiliki

aplikasi untuk memudahkan pengelolaan tersebut?

5. Surat yang masuk sudah tentu memiliki urgensi

penyelesaian yang berbeda, apakah Saudara
menggolongkan dan membuat skala prioritas untuk
menangani hal tersebut?

6. Apakah saudara selalu membubuhkan tanda tangan

pada saat menerima surat sebagai bukti penerimaan
surat atau berkas?

7. Apakah pendistribusian surat sesuai dengan tujuan

yang memiliki kewenangan?

8. Mohon jelaskan tentang siklus atau proses

pengelolaan surat masuk yang dilaksanakan oleh
Satker?

*(Harap di isi pada kolom catatan)

2. Pengelolaan Surat Keluar Satker

1. Apakah satker telah menerapkan KMA Nomor 9 Tahun
2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada
Kementerian Agama dan KMA Nomor 8 Tahun 2016
tentang Kode Jabatan, Singkatan dan Akronim pada
Kementerian Agama?

2. Apakah pimpinan satker memberikan edukasi

/bimtek /diklat tentang pedoman dalam membuat atau
mengkonsep surat keluar?

3. Apakah pimpinan satker memberikan kewenangan

kepada staf dengan tugas khusus untuk mengkonsep
naskah dan surat keluar?
 Keterangan
No Aspek Pembahasan Ya Tidak Catatan

4. Efektif, singkat, dan jelas adalah salah satu

pertimbangan dalam membuat konsep surat, apakah
saudara adalah konseptor yang rutin membuat naskah
dan draft surat keluar?

5. Apakah saudara memahami fungsi dasar paraf dan

tanda tangan dalam sebuah naskah persuratan?

6. Bagaimana menurut saudara fungsi paraf dan tanda

tangan pada sebuah naskah tata persuratan?
*(Harap di isi pada kolom catatan)

7. Apakah saudara turut mendistribusikan surat keluar

yang diterbitkan atas nama satker?

8. Apakah Saudara memahami fungsi dari stempel/Cap

kedinasan yang dimiliki dan sudah sesuai dengan
ketentuan yang berlaku?

9. Mohon jelaskan tentang siklus atau proses pengelolaan

surat keluar yang dilaksanakan oleh satker.

*(Harap di isi pada kolom catatan)

B. Pengelolaan Tata Kearsipan

Aspek Pembahasan Keterangan Catatan

No.
Ya Tidak

1. Apakah pengelolaan arsip di satker saudara telah menerapkan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan
Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan
Nasional Sadar Arsip?

2. Apakah satker menyiapkan ruang khusus yang mudah

dijangkau oleh siapapun serta diakses dengan baik untuk arsip
yang dimiliki dan diciptakan atau diterbitkan oleh satker?

3. Dalam penyimpanan arsip, apakah tindakan pengelompokan

pada rak sekat dilakukan dengan katalogisasi?

4. Apakah di satker saudara ada pegawai dengan JFT (Jabatan

Fungsional Tertentu) Arsiparis?

5. Apakah jumlah dari JFT tersebut sudah memenuhi?

6. Apakah saudara bisa dengan cepat me-Recall (menemukan

kembali) arsip apabila dibutuhkan pada kondisi situasional?

7. Apakah pernah, arsip yang dimiliki dipinjamkan/digandakan

/dijadikan bahan referensi oleh unit lain diluar lingkup
Kementerian Agama?
Dan apa yang akan saudara lakukan untuk memastikan bahwa
arsip dalam keadaan aman?
*(Harap di isi pada kolom catatan)
8. Apakah satker saudara pernah melaksanakan prosesi
pemusnahan arsip yang dianggap sudah melewati batas waktu
penyimpanan?
9. Mohon jelaskan tentang siklus atau proses pengelolaan arsip
pada satker saudara!

*(Harap di isi pada kolom catatan)

C. Pembahasan e-Office.

Keterangan
No Aspek Pembahasan Instrume Catatan
n Ya Tidak
1. Apakah saudara mengetahui tentang penerapan e- office
pada Lembaga pemerintahan dan birokrasi?

2. Pada satker saudara apakah memiliki aplikasi yang

dapat menunjang tugas dan fungsi pengelolaan
persuratan dan kearsipan?

Jika sudah memiliki, apa nama aplikasi tersebut?

*(Harap di isi pada kolom catatan)

Jika belum ada, apakah yang menjadi kendala?

*(Harap di isi pada kolom catatan)

4. Apa ekspektasi atau harapan saudara pada satker

secara khusus atau Kementerian Agama dalam
penerapan e-Office?

*(Harap di isi pada kolom catatan)

D. Sarana kerja penunjang pengelolaan persuratan dan kearsipan pada Satker

No Jenis Fungsi Kondisi Terkini

1.

2.

3.

Contoh : Komputer, PC, Scaner dll

 E. Masukan jika ada pembaharuan regulasi tentang pedoman tata naskah dinas

No Masukan
1.

2.

3.

………………………………………., 2023
Kepala Satuan Kerja

(………………………………………………)
NIP.
Lampiran pendukung:
1. Foto Copy SOP;
2. Foto Ruang PTSP;
3. Foto ruang Tata Usaha;
4. Foto ruang penyimpanan arsip;
5. Foto tempat penyimpanan berkas penting.