STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PUBLIKASI

BEM UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA KAMPUS CIBIRU

Disusun oleh:

Departemen Komunikasi dan Informasi

Kabinet Kolaborasi Produktif

BEM UPI KAMPUS CIBIRU 2018

BAB I

Tinjauan Umum

1. Publikasi adalah suatu proses penerbitan atau pengumuman yang dilakukan oleh
Departemen Kominfo secara online maupun offline dengan tujuan untuk menyampaikan
informasi.
2. Media publikasi adalah alat yang digunakan untuk melakukan publikasi baik terdiri dari
akun media sosial, website, laman obrolan (chatting), dan media cetak.
3. Alur publikasi adalah mekanisme permintaan publikasi dari departemen BEM UPI
Kampus Cibiru atau pihak lain kepada Departemen Kominfo.
4. Waktu Publikasi adalah jam-jam dimana publikasi dilakukan.
5. Konten Publikasi merupakan isi pengumuman baik berupa keterangan tulisan maupun
foto atau video di media online maupun offline.

BAB II

Pasal 1

Media Publikasi

1. Media publikasi BEM UPI Cibiru terdiri paling utama adalah media online, permintaan
cetak dikembalikan kepada masing-masing departemen atau pihak lainnya yang meminta
publikasi.
2. Media sosial yang digunakan dalam publikasi adalah Instagram, dan media lainnya yang
efektif dalam publikasi.
3. Laman Obrolan (chatting) yang digunakan dalam publikasi adalah LINE@, Whatsapp
dan media lainnya yang efektif dalam publikasi.
4. Website dijadikan rujukan umum yang bersifat jangka panjang.
5. Media publikasi lainnya dilakukan secara cetak melalui majalah dinding.
 Pasal 2

Pengaturan Konten di Media Sosial

1. Semua konten akan dipublikasikan di Media Sosial BEM UPI Cibiru

2. Line Broadcast digunakan apabila informasi bersifat penting untuk masyarakat umum
3. Tidak menggunakan Line Broadcast untuk mengingatkan acara di tengah acara.
4. Menggunakan Instagram multiple post untuk mempublikasi lebih dari 1 foto
5. Instagram hanya akan memuat konten penting sesuai grafis.
6. Snap Instagram digunakan untuk informasi sekilas yang bersifat himbauan,
pengumuman, reminder
7. Siaran langsung di Instagram dilakukan pada saat kegiatan penting dan monumental.
8. Live Report grafis dilakukan pada acara yang sifatnya pencitraan.
9. Membalas pertanyaan yang masuk melalui akun BEM dengan santun.

Pasal 3

Pengaturan Konten di Media Cetak

1. Mading diterbitkan sebulan sekali dengan mengangkat tema yang relevan

2. Konten mading dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan
3. Pengubahan konten mading harus dengan persetujuan Penanggung Jawab Mading.

BAB III

Alur Publikasi

Pasal 1

Permintaan Publikasi dari Departemen BEM UPI Cibiru

1. Meminta publikasi paling lambat 24 jam sebelum kegiatan berlangsung.

2. Pihak yang meminta publikasi harus mengirimkan konten berupa gambar atau video yang
telah lolos uji kelayakan oleh Departemen Kominfo.
3. Jika konten berupa tulisan, pihak yang meminta publikasi mengirimkan langsung ke
Departemen Kominfo untuk diuji kelayakan.
4. Departemen Kominfo melakukan penyuntingan tulisan.
5. Departemen Kominfo melakukan koordinasi apakah keterangan tertulis atau hasil
penyuntingan tulisan sudah sesuai maknanya seperti keinginan peminta publikasi.
6. Melakukan publikasi di media sosial

Pasal 2

Permintaan Publikasi dari Pihak Direktorat Mahasiswa

1. Pihak yang meminta publikasi menjelaskan konten seperti apa yang ingin dipublikasikan
kepada Departemen Kominfo
2. Melakukan uji kelayakan konten dengan tujuan organisasi BEM UPI Cibiru
3. Melakukan publikasi di media sosial dan Mading.

Pasal 3

Permintaan Kerja Sama Publikasi

1. Permintaan publikasi paling lambat 7 hari sebelum kegiatan berlangsung

2. Pihak yang meminta publikasi mengirimkan surat kerjasama media partner serta proposal
kegiatan terkait via email bemupicibiru@upi.edu
3. Departemen Kominfo melakukan pengkajian proposal
4. Persetujuan permintaan dikembalikan kepada tujuan dan kebermanfaatan kegiatan
5. Bila disetujui, pihak yang meminta publikasi mengirimkan konten publikasi berupa
Poster atau Video.
6. Pihak yang meminta publikasi wajib mengikuti akun media sosial BEM UPI Cibiru.
7. Mendapatkan 20 like dan 20 Share publikasi program peminta kerja sama di Timeline
LINE@
8. Mendapatkan 20 Follower dalam akun media Instagram BEM UPI Cibiru.
9. Mencantumkan logo BEM UPI Cibiru di bagian Media Partner
10. Departemen Kominfo secara sepihak berhak menghapus konten publikasi tiga hari pasca
acara berlangsung.
11. Departemen Kominfo berhak menolak permintaan Publikasi bila tidak sesuai ketentuan
yang berlaku.

BAB IV

Waktu Publikasi dan Layanan Chatting

1. Waktu Publikasi dimulai pukul 06.00 sampai dengan 22.00 WIB

2. Publikasi menyesuaikan dalam situasi mendesak.
3. Publikasi terjadwal di lakukan pada rentang tiga waktu prime time.
4. Waktu prime time pertama pukul 06.00 s.d 07.30, waktu prime time kedua pukul 12.00-
13.00, waktu prime time ketiga 18.00 s.d 20.00.
5. Publikasi Coming Soon maksimal dilakukan H-30 acara
6. Publikasi Coming Soon dengan perhitungan mundur tiap hari, maksimal dilakukan H-10
acara.
7. Laman Obrolan Media Sosial dibalas selama Waktu Publikasi.
8. Departemen Kominfo berhak tidak merespon obrolan yang kurang substansial

BAB V

Konten Publikasi

Pasal 1

Publikasi Gambar dan Video

1. Konten gambar harus publikatif dan mendidik tidak menyinggung unsur SARA,
Pornografi dan NAPZA.
2. Gambar atau Video yang dipublikasikan sudah melalui uji kelayakan Departemen
Kominfo.
3. Departemen Kominfo berhak menolak atau mengajukan revisi terhadap konten gambar
dan video.
4. Aturan lainnya yang belum tercantum akan diatur kemudian.

Pasal 2
Publikasi Keterangan Tertulis Gambar dan Video

1. Menggunakan bahasa santun, sesuai ejaan, dan efektif

2. Judul postingan menggunakan huruf kapital dan diberi tanda kurung buka dan kurung
tutup berbentuk “[]”
3. Judul mempresentasikan isi secara umum
4. Mengucapkan sapaan di awal postingan
5. Pembukaan bersifat latar belakang informative dan persuasive
6. Isi Postingan harus sesuai gambar meliputi 5 W + 1 H
7. Penutup berisikan kalimat persuasif dan motivative
8. Menyertakan Signature Kominfo
9. Menyertakan tagar #KABINETKOLABORASIPRODUKTIF #BEMUPICIBIRU dan
tagar lain yang relevan.
10. Memberi keterangan “Disebarluaskan Oleh Departemen Kominfo BEM UPI Cibiru”
untuk konten Repost
 Pasal 3

Publikasi Press Release

1. Press release merupakan tulisan panjang berupa hasil kajian, kegiatan, pertemuan,
pernyataan sikap yang dikeluarkan oleh Departemen atau BEM UPI Cibiru
2. Press Release terdiri dari dua macam, Press Release resmi dari departemen dan Press
Release berupa berita yang dibuat oleh Departemen Kominfo.
3. Press Release yang dikeluarkan oleh Departemen tertentu harus melewati proses
penyuntingan oleh Departemen Kominfo
4. Press Release yang dibuat oleh Departemen Kominfo mengacu pada ketentuan berita
Jurnalis
5. Untuk Press Release resmi Departemen BEM UPI Cibiru disimpan di bawah judul Press
Release
6. Untuk Press Release dari Departemen Kominfo nama penulis ditulis di akhir dengan
format dalam kurung inisial.
7. Isi Press Release resmi departemen sekurang-kurangnya memuat latar belakang masalah,
gagasan atau hasil yang ingin disampaikan, dan kesimpulan.
8. Rilis ini berupa artikel yang diberikan tambahan grafis oleh departemen Kominfo dan
dipublikasikan dalam bentuk Pdf.
9. Press Release maksimal dipublikasikan H+7.
10. Press Release diutamakan dipublikasikan di website.

Pasal 4

Jenis-jenis Konten
1. Konten yang dipublikasikan di akun BEM UPI Cibiru diantaranya:
a. Informasi kepengurusan BEM UPI Cibiru .
b. Informasi kegiatan BEM UPI Cibiru .
c. Promosi kegiatan BEM UPI Cibiru .
d. Informasi Akademik.
e. Informasi Beasiswa.
f. Press release.
g. Prestasi UPI.
h. Konten kerjasama dengan sponsor kegiatan.
i. Konten Media Partner.
j. Peringatan Hari Besar.