Prosedur Pengadaan Barang Dan Jasa
Prosedur Pengadaan Barang Dan Jasa
PRRO
OSSE
EDDU
URRP
PEEN
NGGA
ADDA
AAAN
NBBA
ARRA
ANNG
G//JJA
ASSA
A
A. TUJUAN
Penetapan prosedur pengadaan barang/ jasa ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada petugas
rumah sakit tentang alur dokumen transaksi yang terkait dengan:
1. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya tidak dibebankan pada APBN/ D;
2. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada
APBN/ D;
3. Pengadaan barang/ jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman/ hibah luar
negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan
pengadaan barang/ jasa dari pemberi pinjaman/ hibah bersangkutan;
4. Pengadaan barang/ jasa untuk investasi yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya
dibebankan pada APBN/ D.
Pengadaan barang/ jasa di atas mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, termasuk aturan perubahan dan
pelaksanaannya. Prosedur yang diuraikan dalam bab ini tidak dibahas secara detil karena rinciannya
tetap harus mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya.
B. RUANG LINGKUP
C. UNIT TERKAIT
Sub Bag Rumah Tangga
penerimaan barang
Sub Bag Akuntansi
Tim Pemeriksaan /
Mobilisasi Dana
/ Inst Farmasi
Jenis prosedur
Panitia P3U
& Verifikasi
Bendahara
Mulai
2 4
1 DPA
RBA
Masing-masing
bagian membuat Siapkan daftar
daftar permintaan kebutuhan barang/
barang untuk Diskusikan dengan jasa (DKBJ) sesuai
dimasukkan dalam pihak terkait & dengan RBA dan T
RBA sesuaikan dengan Verbal
APBD/N
Minta otorisasi
tidak verbal di
DKBJ bagian….
Daftar Permintaan
Barang
RBA sudah sesuai
dgn RenStra & Verbal
APBN/D
ya
1
Tidak
4 DKBJ
3
DPB 2
1 Verbal
Wajar? DPA
Ya
DPA 1 dikirim ke Biro Diskusikan dengan
Keuangan PemDa; DPA pihak terkait &
2 diarsipkan; DPA 3 sesuaikan dengan
Penyusunan RBA dikirim ke Kepala Bidang APBD/N
di RS
P.Penga
daan
1/2
Bagan Alur : Persiapan Pengadaan Barang/Jasa (2)
Panitia Pengadaan
P.
Pengadaan
1/2
DKBJ
Siapkan
Verbal Perencanaan
Swakelola?
Pengadaan
Barang Jasa
Ya
T
tidak
Siapkan
Tentukan Paket Kerangka
Pengadaan Acuan Kerja
(KAK)
Dok. Paket
Pengadaan KAK
Susunan
Jadwal Susun Jadwal
Pelaksanaan Pelaksanaan
Pengadaan Swakelola
Jadwal Jadwal
Siapkan
Rincian Biaya Susun
Untuk Proses Rencana
Pengadaan Biaya
Pekerjaan/
Rincian Biaya
Kegiatan
Tetapkan sistem
pengadaan
yang
dilaksanakan Rencana Biaya
oleh penyedia
barang/ jasa
Susun Dokumen
Dok. Sistem
Pengadaan DPBJ
Pengadaan
Barang/ Jasa
(DPBJ) Selesai
Bagan Alur : Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi (1)- Seleksi Umum/ Terbatas/ Langsung
Panitia Pengadaan
Mulai
Lakukan Evaluasi
Administrasi dan
Buat Evaluasi Teknis
Dokumen
Prakualifikasi
Lap. Hasil
Evaluasi
Pengumuman
Tetapkan
Peringkat Teknis
Terima Dokumen
Prakualifikasi dan
Lakukan Penilaian Daftar
Prakualifikasi Peringkat Teknis
Dok.
Prakualifikasi
Buat
Peserta
Pengumuman
Peringkat
Lakukan Teknis
Penetapan Hasil
Prakualifikasi Pengumuman
Dok. Hasil
Prakualifikasi
Terima
Sanggahan
Buat
Penyedia
Pengumuman
Jasa
Hasil
Prakualifikasi Surat Sanggahan
Pengumuman
Buka Penawaran
Harga & Buat
Berita Acara (BA)
Undang Konsultan
yang Masuk Daftar BA
Prakualifikasi dan Beri
Penjelasan (aanwijzing)
Lakukan
Pengumuman Klarifikasi &
Negoisasi; Buat
Laporannya
Laporan
Terima Dokumen
Dokumen Penawaran Selesai
Penawaran
Bagan Alur : Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi (2)- Penunjukan Langsung
Panitia Pengadaan
Mulai
Undangan
Kirim Undangan
Dokumen
Beri Penjelasan
aanwizjing
(aanwizjing)
Terima Dokumen
Penawaran; Lakukan
Dokumen
Pembukaan Dokumen
Penawaran
Penawaran dan
Evaluasi Penawaran
sesuai dengan KAK
Klarifikasi dan
Negoisasi Teknis
Laporan BA
dan Biaya; Buat
Berita Acara &
Laporan
Tetapkan
Surat Penetapan
Penyedia Jasa
Konsultasi
Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa lainnya (1)- Pelelangan Umum/ Terbatas
Panitia Pengadaan
BAHP
Buat
Pengumuman
Pengumuman
secara Luas
Tetapkan
Pemenang Lelang;
Buat
Pengumuman
Pemenang Lelang
Terima Pendaftaran Dok.
& Lakukan Penilaian Pendaftaran
Kualifikasi Pengumuman
Pemenang
Terima
Susun Daftar Sanggahan
Peserta Lelang & Daftar Peserta Peserta Lelang
Kirim Undangan
Aanwijzing
Surat Sanggahan
Beri Penjelasan
Lelang
(Aanwijzing);
Terbitkan Surat
Buat Berita Acara
Penunjukkan
Penjelasan (BAP)
Penyedia Barang/
BAP Jasa (SPPBJ)
SPPBJ
Terima Dokumen
Penawaran &
Lakukan Evaluasi
Tanda-tangani
Dokumen kontrak
Penawaran
Lakukan 1
Verifikasi Calon Kontrak
Lap. Verifikasi
Pemenang &
Pemenang
Cadangan
Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Lainnya (2)- Pemilihan/ Penunjukan Langsung
Panitia Pengadaan
Mulai
Buat Permintaan
Lakukan Pemilihan
Ya Penawaran &
Prakualifikasi Langsung?
Negoisasi Harga
Permintaan
Penawaran
Buat
Pengumuman Tidak
Prakualifikasi
Tetapkan
Pengumuman Penunjukkan
Langsung
Terima
Sanggahan
Dokumen Surat Sanggahan
Penawaran
Terbitkan Surat
Penunjukkan
Penyedia Barang/
Jasa (SPPBJ)
SPPBJ
Lakukan Evaluasi
& Tetapkan
Pemenang
Tanda-tangani
Kontrak
2
1
Kontak
Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Kontak- Jasa Pemborong
Panitia Pengadaan
Mulai
Lakukan
Perlu
Evaluasi Usulan
Perpanjangan Ya
Perpanjangan
Terbitkan Waktu?
Waktu
Surat Perintah
Mulai Kerja
SPMK Tidak
Membuat
Addendum
Kontrak
Selenggarakan
Serah terima hasil
Rapat
pekerjaan dan
Persiapan
buat Berita Acara
Pelaksanaan
(BA) serah terima
Kontrak
hasil pekerjaan
2
Notulen Rapat 1
Addendum
Kontrak
Untuk
Dokumentasikan Penyedia
Kegiatan Jasa
Pelaksaan Proyek
Dokumentasi 2
Proyek 1
BA
Untuk
Penyedia T
Jasa
Terima
Laporan Hasil
Pekerjaan
Laporan Selesai
Pekerjaan
Bagan Alur: Pelaksanaan Kontak- Pengadaan Jasa Lainnya dan Barang
Mulai Mulai
Buat Persiapan 2
Pelaksanaan kontrak Terbitkan Surat
1 2
bersama penyedia Pesanan atau
Dok. Persiapan Purchase Order
jasa 1
(PO) PO
Lakukan
Pemeriksaan
BA
Personil dan Jadwal
Peralatan; Terima Informasi
Pengiriman
Buat Berita Acara Pengiriman
Selesai
Terima barang dan
periksa kesesuaian
BA
dengan spesifikasi yg
diminta,
Buat Berita Acara (BA)
Uji coba
barang dan
buat Berita
Acara (BA)
BA
Selesai
Bagan Alur: Pencatatan dan Pelunasan Utang Usaha (1)
1 BA
Mulai Tagihan
Menyiapkan Berita
Acara (BA) dan Verifikasi
Tagihan Vendor Tagihan
serta Dokumen
Pendukung Lainnya
1 BA
Tagihan
1 BA
Tagihan
1
2
Ur Akuntansi
1 BA
Ur. Tagihan
Akuntansi
1
2/1
Siapkan Pembayaran
untuk tagihan yang akan
1 BA
FC Check jatuh tempo
Tagihan
Otorisasi
Pembayaran oleh
KaSub Bag
Keuangan; Direktur
Entry Tagihan Entry Pembayaran
BA
BA
FC Check Tagihan
Tagihan
2
Bend.
SIM RS T
Pengeluaran
Selesai 1/2
Bagan Alur: Pencatatan dan Pelunasan Utang Usaha (2)
Bendahara Pengeluaran
Bend.
Pengeluaran
1/2
BA
Tagihan
Siapkan Check
dan FC Check,
minta otorisasi
Direktur
FC Check
Check
Catat
Pengeluaran Kas
di Buku Kas
Keluar
BA
Tagihan
FC Check
Ur.
Akuntansi
2/1
E. PROSEDUR
3. Pelaksanaan Kontrak
2) Pengguna Barang
(i) Menerbitkan Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)
(ii) Menerima informasi pengiriman
(iii) Menerima barang pesanan, teliti / periksa barang dan buat berita acara serah
terima barang
(iv) Melakukan uji coba barang dan buat berita acara uji coba
Sekretaris Pengadaan
1. Menyiapkan Berita Acara (BA) dan tagihan rekanan serta dokumen pendukung lainnya.
2. Mengirimkan BA beserta tagihan dan dokumen pendukung ke Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
1. Menerima BA dan Tagihan rekanan serta dokumen pendukung dari Sub Bag
Perbendaharaan & Verifikasi
2. Entry tagihan ke Database
3. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya ke Sub Bag Pebendaharaan
& Verifikasi
4. Menerima Fc Cek dan fc tagihan dari Bendahara
5. Entry Pembayaran ke Database
6. Mengarsip Fc Cek dan fc tagihan.
Bendahara Pengeluaran
1. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukung dari Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
2. Membuat Cek dan minta otorisasi Direktur rumah sakit
3. Memfoto kopi Cek
4. Memberikan Cek ke Rekanan/Vendor
5. Mencatat Pengeluaran ke Buku Kas Keluar
6. Mengarsip BA, Surat Tagihan, dan dokumen pendukung
7. Mengrimkan Fc Cek dan Fc tagihan ke Sub Bag Akuntansi
F. FORMULIR