Anda di halaman 1dari 14

PANDUAN MUTU ISO 17020 LABORATORIUM MIKROBIOLOGI

SEKOLAH TINGGI PERIKANAN JAKARTA

1. KEMANDIRIAN, KETIDAKPASTIAN, DAN INTEGRASI


1.1 Umum
Inspektur mutu UPT.Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta
dalam melaksanakan kegiatan inspeksi yang langsung berhubungan dengan pihak yang
diinspeksi atau tidak, dijamin dalam mengeluarkan hasil inspeksinya tidak dapat
dipengaruhi oleh tekanan komersial, finansial atau tekanan lainnya. Mekanisme ini diatur
dalam persyaratan dan tata cara inspeksi untuk memastikan jaminan tersebut dapat
berjalan dengan baik
1.2 Kemandirian
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sesuai dengan salah
satu fungsinya sebagai lembaga pendidikan mempunyai kemandirian dalam
oprasionalnya. Tidak terlibat dengan pihak yang diinspeksi dalam hal desain atau apapun
yang sejenis.
Dalam menunjang operionalnya sebagai lembagai pendidikan Laboratorium
Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta tidak membebankan kepada pihak yang
diinspeksi. Seluruh kebutuhan yang diperlukan dalam inspeksi dibebankan kepada pihak
pemerintahan melalui APND dan APBN
1.3 Ketidakberpihakan
Pelayanan lembaga pendidikan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Obyektifitas
lembaga diatur oleh tatanan prosedur sesuai kaidah teknis sehingga atas keadilan dalam
pelayanan menjadi pedoman yang harus diikuti.
Unsur-unsur yang mengarah kepada tatanan yang mempengaruhi ketidakberpihakan
akan mudah dideteksi oleh aturan yang sesuai
1.4 Integritas
Integritas inspektur mutu sebagai modal utama yang harus dimiliki melalui
rekruitmen yang bener, training dan pembekalan secara berkesinambungan.
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dioprasionalkan oleh personil-personil yang mempunyai integritas tinggi

2. KERAHASIAAN
2.1 Umum
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan memberikan jaminan kepada taruna taruni yang menerima pelayanan berupa
bahan ajar untuk mata kuliahnya.
2.2 Tingkat kerahasiaan
Tingkat kerahasiaan diatur sesuai dengan privasi hasilnya. Seluruh hasil pengujian
tidak boleh dipublikasikan secara umum. Hasil pengujian menjadi hak prerogative
laboratorium. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta dan lainnya
diberikan kepada taruna dan taruni mempunyai keterkaitan secara struktur kelembagaan .
3. ORGANISASI DAN MANAJEMEN
3.1 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan adalah organisasi dalam bentuk unit.
Pelaksanaan Teknik Dosen yang didalam menjalankan fungsinya diatur sesuai
peraturan lembaga yang punya kemampuan dan mampu memeliharanya untuk hasil
memuaskan.
3.1a. Didalam menjalankan fungsinya sebagai lembaga pendidikan, struktur dan
komposisinya sesuai dengan ketentuan standar yang dipersyaratkan sebagai lembaga
pendidikan.
3.2 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan juga berfungsi sebagai laboratorium penguji kedua fungsi teknis tersebut
berpihak secara jelas sesuai tugas, wewenang dan tanggung jawabnya
3.2a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai bagan organisasi yang jelas dan legal dengan tatanan garis
struktur wewenang yang jelas. Hal hal yang mempunyai potensi kearah konflik
kepentingan dijamin tidak akan terjadi. Posisi Manajer Puncak Manajer Mutu, Manajer
Teknis, Penyelia terlihat jelas dalam struktur organisasi
32.b Untuk mendapatkan kualitas inspeksi yang dapat dipertanggungjawabkan, maka perlu
dibuatkan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab terhadap seluruh personil yang
terlibat (inspektur mutu) dan tercantum dalam dokumentasi system mutu

3.2c Setiap personil dapat memegang lebih dari satu fungsi tanggung jawab dan
disesuaikan dengan ruang lingkup sebagai lembaga pendidikan.
3.3 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai manajer teknis yang berstatus PNS dan mempunyai kualifikasi
sebagai inspektur mutu yang mempunyai nomor registrasi dan berpengalaman di bidang
inspeksi lembaga pendidikan.
3.3a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan masih belum membutuhkan manajer teknis lebih dari satu karena ruang
lingkup kegiatan belum membutuhkan.
3.4 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan disupervisi secara periodik oleh personil yang ditunjuk yang mempunyai
kapabilitas sesuai persyaratan lembaga pendidikan.
3.4a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menghasilkan unjuk kerja yang berasal dari personil yang supervisi secara
periodik oleh personel yang mempunyai kapabilitas sesuai persyaratan.
3.4b Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mengklaim atau memverifikasi hasil penyeliaan atau supervisi apabila secara
actual hasil supervisi dapat dipertanggungjawabkan sesuai persyaratan.
3.4c Ruang lingkup tanggung jawab supervise termasuk komitmen personil bekerja sesuai
regulasi, ketaatan terhadap prosedur selaku lembaga inspeksi termasuk kemungkinan
terjadinya kontrak perjanjian dengan klien.
3.4d Teknis penyaksian atau witnessing unjuk kerja inspektur mutu harus dilengkapi
dengan pemantauan cara kerja inspektur mutu di lapangan. Teknis pemantauan dilakukan
oleh personil yang kompeten di bidangnya.
3.4e Program penyaksian unjuk kerja inspektur mutu dilakukan secara periodik selambat-
lambatnya dalam satu siklus. Jumlah inspektur mutu yang dilakukan witnessing cukup
mewakili dari populasi inspektur mutu. Hasil witnessing disimpan dalam rekaman.
3.5 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menunjuk beberapa personil yang kompeten untuk menerima pendelegasian
para manajer apabila berhalangan.
3.5a Penunjukan pendelegasian atau deputi di Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan Jakarta ditetapkan secara tetap walau dalam ketentuannya diperbolehkan tidak
tetap.
3.5b Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dapat mengabaikan persyaratan dalam penunjukkan deputi apabila kondisi
yang ada mempunyai keterbatasan terhadap persyaratan tersebut.
3.6 Posisi personel yang mempunyai kolerasi terhadap mutu pelayanan harus diuraikan
secara detail sebagai indicator terhadap tinggi rendahnya mutu dalam pelayanan
instruksi. Kerja Personil wajib dilengkapi dengan latar belakang pendidikan, pelatihan,
pengetahuan teknis dan pengamatan.
3.6a Seluruh personel yang terlibat sistem inspeksi mempunyai korelasi langsung dengan
kualitas jasa inspeksi yang dihasilkan. Manajemen perlu mengukur pengaruh yang terjadi
agar kualitas jasa inspeksi dapat berjalan stabil.

4. SISTEM MUTU
4.1 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai
lembaga pendidikan didalam melaksanakan tugas dari fungsinya, menetapkan kebijakan,
tujuan dan komitmen terhadap mutu. Seluruh personil yang terlibat dalam sistem tersebut
dijamin mengerti, memahami, dan menerapkan serta diwajibkan untuk memelihara dan
mengembagkan.
4.2 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai
lembaga pendidikan memegang komitmen untuk tetap melaksanakan sistem mutu sesuai
tipe, ruang lingkup dan muatan pekerjaan.
4.3 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai
lembaga inspeksi mempunyai sistem mutu yang didalamnya terdapat panduan mutu dan
memuat seluruh komponen-komponen yang dipersyaratkan sesuai standar serta bersifat
informatif.
4.3a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai panduan mutu yang kemungkinan merujuk ke prosedur (level I)
yang berisi persyaratan sistem mutu yang kemumgkinan merujuk ke prosedur (level II)
atau level berikutnya dengan cara-cara sistematis untuk memudahkan pencarian.
4.4 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai
lembaga pendidikan menunjuk secara resmi kepada seseorang yang mempunyai akses
langsung kepada manajer puncak yaitu Kepala Seksi Pengendalian Mutu.
4.4a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
inspeksi mempunyai manajer mutu yang tampak secara jelas di bagan organisasi dan
dijamin bebas dari pengaruh/kontak kepentingan untuk mendapatkan kualitas pekerjaan
yang sesuai.
4.5 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
inspeksi menjaga relevansi dan kemutakhirannya yang dalam hal ini dilaksanakan oleh
manajer mutu.
4.6 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan komitemen dan menjamin dengan baik terhadap pengendalian semua
dokumen atau rekaman yang berkaitan dengan kegiatan diantaranya adalah:
a. Kemutakhiran dokumen selalu berada ditempatnya dan dipersonil yang terkait.
b. Semua dokumen yang diubah (amandemen) harus diverifikasi oleh personil yang
diberi kewenangan dan selalu berada dilokasi yang sesuai.
c. Dokumen yang sudah tidak berlaku akan ditarik dan seluruh jalur distribusi,
dimusnahkan semua kecuali satu untuk arsip sebagai bukti tanda waktu ditetapkan.
d. Setiap terjadi perubahan di dalam sistem mutu, wajib diberitahukan kepada pihak-
pihak yang dianggap perlu (sesuai distribusi).
4.7. Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
wajib membuat perencanaan audit mutu internal secara periodik dan terdokumentasi
dengan baik.
Personil yang ditunjuk untuk melakukan audit mutu internal harus sesuai persyaratan
dan tidak terkait dengan bidang yang diaudit.
4.7a. Pokok-pokok penting dalam pelaksanaan audit mutu internal, yaitu :
a. Kesesuaian prosedur operasional yang terdokumentasi.
b. Perencanaan dan pengelolaanoleh manajer mutu.
c. Dilaksanakan paling tidak satu tahun sekali dengan jadwal dan wajib dipatuhi. Bila
terjadi perubahan harus dibuatkan berita acara sebagai justifikasi perubahan jadwal.
d. Ruang lingkup terdiri dari semua aspek sistem mutu.
e. Semua hal yang terkait dengan audit mutu internal harus terdokumentasi dengan baik.
f. Bila diperlukan boleh menggunakan tenaga auditor luar yang kompeten.
4.7b. Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
hanya mempunyai satu lapangan operasi, opsi audit mutu internal lebih dari satu tidak
diperlukan.
4.8. Bila terjadi penyimpangan dalam sistem mutu dan atau pelaksanaan inspeksi,
Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
mempunyai prosedur umpan balik dan tindakan perbaikan.
4.9. Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
secara periodik melakukan kaji ulang sistem mutu setahun sekali dan seluruh hasil kaji
ulang direkam dengan baik.
4.9a. Pokok bahasan kaji ulang manajemen, meliputi:
a. Hal-hal penting yang dilaporkan oleh staf supervisor dan manajerial.
b. Hasil audit internal terakhir.
c. Bila ada hasil asesmen dari pihak luar yang terakhir.
d. Keluhan dari klien.
e. Perubahan yang diperlukan di sistem mutu.
f. Kecukupan SDM.
g. Kecukupan peralatan.
h. Rencana kerja ke daepan.
i. Perkiraan bidang baru.
j. SDM tambahaan.
k. Pelatihan yang diperlukan untuk staf baru dan lama
Penentuan frekuensi kaji ulang manajemen ditentukan berdasarkan laporan hasil audit
dan hal lian yang dianggap mempunyai korelasi atau setidak-tidaknya 1 (satu) tahun
sekali.

5. PERSONEL
5.1 Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempnyai personel khusus yang menangani inspeksi dengan jumlah cukup.
5.2 5.1a. Personel Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta yang menangani
inspeksi dapat bekerja secara penuh. Sampai saat ini belum membutuhkan personel
dengan status kontrak sehingga segala aturan yang terkait tidak perlu dimasukkan dalam
sistem mutu.
5.1b. Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
mempunyai personel kompeten tetap, berlatar belakang pendidikan, pelatihan,
pengetahuan teknis, dan berpengalaman cukup untuk mengantisipasi seluruh kegiatan
inspeksi yang ada.
5.3 Personel yang bertanggung jawab terhadap aktivitas inspeksi adalah kepala seksi
pengendalian mutu yang dibuat oleh penyelia yang mempunyai kriteria seperti yang
dipersyaratkan dalam sistem mutu.
Salah satu kriteria yang dimaksud adalah pengetahuan teknologi dalam ruang lingkup
inspeksi, misalnya pengetahuan tentang GMP, SSOP, penerapan HACCP, kemampuan
traceability, dan lain-lain yang semuanya termasuk dalam ruang lingkup pendidikan.
Personel tersebut juga harus mampu dalam penetapan kriteria temuan (Kategori 1-3).
5.2a. Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
menetapkan inspektur mutu yang terdokumentasi dengan baik tentang kualifikasi,
pelatihan dan tingkat pengetahuan yang dipersyaratkan sesuai tugasnya.
Segala penetapan ini sangat penting sekali karena setiap asesmen oleh Badan
Akreditasi dipastikan akan diklarifikasi.
5.4 Laboratorium Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan
membuat program pelatihan personel bidang teknis dan administrasi sesuai kebutuhan
yang signifikan, terdokumentasi dengan baik dan selalu mutakhir.
Program pelatihan dibuat untuk semua personel yang implementasinya dapat berupa
magang, langsung dalam bimbingan inspektur mutu lain atau bentuk tanggung jawab
untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada.
5.3a. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dapat mendatangkan instruktur eksternal untuk memberikan pelatihan kepada
personelnya.
5.3b. Identifikasi kebutuhan pelatihan dilakukan setiap tahun sekali. Hasil identifikasi akan
menentukan jenis pelatihan, waktu yang dibutuhkan dan kemungkinan apa diperlukan
pelatihan lanjutan. Semuanya harus terdokumentasi dengan baik, termasukpernyataan
dari personel yang direncanakan untuk mengikuti pelatihan.
5.4. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan bertanggung jawab terhadap segala bentuk rekaman biodata setiap
personelnya.
5.5. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan wajib membuat dan menyampaikan kepada seluruh personel tentang ETIKA
KERJA.
5.5a. ETIKA KERJA yang dimaksud dapat berbentuk :
a. Etika kerja secara umum (hubungan antarmanusia, dan lain-lain).
b. Ketidakberpihakan.
c. Keselamatan perorangan.
d. Pelayanan pelanggan.
e. Tata kerja inspeksi yang baik, professional, menjunjung tinggi dedikasi dan
kehormatan sebagai inspektur mutu.
5.6. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan tidak akan menetapkan upah atau gaji kepada semua inspektur mutu atas
dasar jumlah inspeksi. Inspektur mutu Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan Jakarta adalah PNS yang digaji setiap bulan dengan berbagai kesejahteraan
yang menyertainya. Uang transport atau perjalanan bukan upah atau gaji.
6. FASILITAS DAN PERALATAN
6.1. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan wajib menyediakan semua peralatan yang diperlukan untuk memenuhi segala
permintaan dalam pelayanan inspeksi.
6.1.a. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dapat menggunakan pihak lain untuk memenuhi penyediaan peralatan
inspeksi yang dibutuhkan. Apabila hal ini terjadi, maka harus diatur dalam suatu
ketetapan sistem mutu sesuai persyaratan ISO/IEC 17020. Semua kesesuaian yang terjadi
menjadi tanggung jawab sepenuhnya Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan Jakarta.
6.1.b. Bila menggunakan peralatan diluar jangkauan Laboratorium Mikrobiologi Sekolah
Tinggi Perikanan Jakarta, maka dilakukan pemantauan atau monitoring kesesuaian
sehingga factor koreksi kalibrasi masih relevan untuk diberlakukan. Semua kegiatan ini
harus direkam sebagai bahan evaluasi.
6.2. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan wajib membuat prosedur kerja tentang fasilitas dan peralatan inspeksi.
Prosedur dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh seluruh inspektur mutu
dengan mudah (sederhana dan praktis).
6.2.a. Penggunaan fasilitas dan peralatan inspeksi berdasarkan instruksi kerja setiap
personil, tidak diperkenankan personel lain menggunakan tanpa koordinasi personel yang
diberi tanggung jawab.
Jika terjadi penyimpangan terhadap item di atas, maka uji stabilitas harus dilakukan
dan dicatat dalam sebuah rekaman.
Uji stabilitas dapat berupa uji visual, pengecekan fungsi dan bila diperlukan
dikalibrasi ulang.
6.3. Fasilitas dan peralatan yang digunakan untuk inspeksi harus dibuktikan tingkat
kehandalannya sebelum digunakan.
6.4. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai sistem inventory terhadap semua peralatan yang dimiliki
sehingga mekanisme identifikasi selalu berjalan secara berkesinambungan.
6.4.a. Setiap peralatan diberi kode identifikasi yang khusus untuk memudahkan dalam
penelusuran, termasuk apabila terjadi pergantian pada alat tersebut.
6.5. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan wajib memiliki prosedur pemeliharaan atau perawatan terhadap semua
peralatan inspeksi yang dimiliki.
Seluruh prosedur tersebut tertuang di dalam Instruksi Kerja Peralatan dan
terdokumentasi dengan baik.
6.6 Untuk menetapkan mutu pelayanan inspeksi yang sesuai persyaratan, maka
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menetapkan :
a. Pemasok yang berkualifikasi dan professional.
b. Dokumen pembelian yang diterbitkan pemasok sesuai dengan spesifikasi yang
diminta.
c. Bahan yang diterima wajib diverifikasi oleh personel yang ditunjuk.
d. Tempat penyimpanan yang direncanakan harus sesuai dengan kriteria bahan yang
disimpan.
6.7. Jadwal monitoring terhadap semua bahan yang disimpan, dibuat dan dilaksanankan
dengan penuh tanggung jawab. Bahan – Bhan yang masih banyak atau tidak, di buatkan
berita acara dan di rekam dengan baik
6.8. Untuk memudahkan kegiatan inkpeksi, maka Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan menggunakan peralatan-peralatan
yang berbasis computer dan internet. Untuk kelanmcaran dan keamanan dalam rangka
menjaga rekaman inspeksi, maka dipastikan bahwa:
a. Software layak digunakan.
b. Integritas data terlindungi.
c. Perawatan hardware yang baik dan benar.
d. Keamanan data terlindungi.
6.9. Peralatan yang rusak ditangani sesuai prosedur dan terdokumkentasi. Peralatan yang
rusak dipindahkan dari area pelayanan,diatur sesuai ketentuan yang baik. Memeriksa
kemungkinan terjadinya hasil inspeksi yang sudah akibat mungkin menggunakan
peralatan yang rusak tersebut.
6.10. Semua informasi tentang peralatan, termaksud identifikasi, kalibrasi, perawatan dan
informasi lain yang terkait langsung peralatan, direkam dengan baik.

7. METODE DAN PROSEDUR INSPEKSI


7.1. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menetapkan metode dan prosedur inspeksi sebagai persyaratan operasional.
7.1a. Pedoman yang dipakai untuk inspeksi mengacu pada ketentuan perundang-undangan
yang berlaku, yaitu peraturan Kep. Men. No 19 dan Peraturan Kepala no.
03/BKIPM/2011 lampiran VIII tentang persyaratan dan tata cara survaiien.
Hal-hal yang tidak tertuang di dalam ketentuan diatas dibuat sendiri tetapi tidak
bertentangan dengan substansi ketentuan yang berlaku.
7.2b. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dapat menerima informasi dari pelanggan yang dapat dipakai sebagai bahan
pertimbangan dalam menentukan hasil inspeksi tetapi harus melakukan verifikasi secara
terukur.
7.2. Segala bentuk mekanisme harus didasarkan kepada bentuk instruksi yang
terdokumentasi. Alur mulai perencanaan, kegiatan inspeksi yang didalamnya di
mungkinkan pengambilan contoh sebagai wujud targeted samping yang di akhiri dengan
evaluasi serta interprestasi hasil inspeksi andalan bagian dari instruksi
7.3. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan dapat metode dan prosedur yang tidak standar tetapi harus tetap, dapat
dipertanggung jawabkan sesuai dengan tujuan utama inspeksi dan terdokumentasi
dengan baik.
7.3a. Metode standar yang dimaksud didalam system mutu Laboratorium Mikrobiologi
Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan adalah segala
peraturan-peraturan yang legal dari lembaga pemerintah yang mempunyai tujuan yang
tidak bertentangan dengan tujuan lembaga inspeksi.
Metode yang di kembangkan akan dipakai bilamana diperlukan.
7.4. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai kewajiban untuk menyiapkan, memelihara, memuktahir hal-hal
sebagai berikut.
a. Seluruh instruksi kerja.
b. Standar
c. Prosedur tertulis.
d. Lembar kerja.
e. Daftar isian dan data acuan.
f. Hal-hal lain yang terkait dengan pekerjaan lembaga inspeksi.
7.5. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan, mengendalikan terhadap semua permintaan inspeksi, yaitu dengan cara
sebagai berikut :
a. Jenis permintaan sesuai ruang lingkup inspeksi yang dikerjakan (berdasarkan ruang
lingkup akreditas).
b. Staf yang ditunjuk mampu dan jelas atas jenis permintaan yang ada.
c. Inspeksi yang bertanggung, diikuti dengan kaji ulang dengan tindakan koreksi.
d. Setiap selesai inspeksi harus diikuti dengan kaji ulang untuk memastikan bahwa
pekerjaan telah sesuai persyaratan.
7.5a. Untuk memastikan rencana inspeksi berjalan dengan baik, setiap permintaan perlu
dikaji sebagai berikut:
a. Semua persyaratan yang dibebankan kepada klien sudah dianggap cukup, dapat
dipahami dan sudah terdokumentasikan.
b. Persyaratan yang dimaksud telah sesuai dengan kemampuan.
c. Permintaan atau kontrak telah disetujui secara legal.
d. Persyaratan lain yang bersifat khusus sudah teridentifikasi dengan baik.
e. Kemampuan personil sesuai (berdasarkan pelatihan dan sebagainya).
f. Persyaratan pemerintah atau regulasi telah diidentifikasi.
g. Persyaratan keselamatan telah diidentifikasi.
h. Bila diperlukan, tingkat penetapan subkontrak sudah teridentifikasi.
i. Dokumentasi yang diperlukan telah siap.
j. Kontrak atau apapun namanya telah terselesaikan.
7.5b. Apabila instruksi menggunakan cara verbal dari Laboratorium Mikrobiologi Sekolah
Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikkan harus menyimpan sebagai
rekaman yang dilengkapi dengan format yang lazim(tanggal, identitas, wakil klien, dan
lain-lain).
7.6. Seluruh hasil inspeksi harus direkam pada saat inspeksi untuk menghindari hilangnya
informasi dan subyektifitas temuan.
7.6a. Seluruh rekaman saat inspeksi disimpan dengan baik untuk jangka waktu tertentu
sebagai referensi.
7.7. Pengalihan dalam bentuk perhitungan dari data harus dicek ulang dengan teliti.
7.8. Seluruh instruksi kerja harus terdokumentasi dengan baik sebagai pedoman dalam
pelaksanaan inspeksi yang benar dan aman.
7.8a. Di dalam prosedur inspeksi harius memuat jaminan keamanan inspektur mutu dan
perlindungan terhadap kemungkinan bahaya dari lingkungan inspeksi.

8. PENANGANAN BARANG ATAU CONTOH INSPEKSI


8.1. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan harus menjamin obyek yang diinspeksi sudah diidentifikasi dengan benar
agar hasil inspeksi sesuai
8.2. Bila diketahui terjadi penyimpangan barang atau obyek sebelum dilakukan inspeksi
maka harus direkam sebagai bahan pertimbangan hasil inspeksi.
Bila ditemukan obyek inspeksi tidak sesuai dengan sesuai rencana inspeksi maka harus
dikonsultasikan dengan pelanggan sebelum kegiatan inspeksi dilanjutkan.
8.3. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menetapkan terhadap barang atau obyek yang diinspeksi perlu penyiapan
atau pelanggan yang menyiapkan.
8.4. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan membuat prosedur dan fasilitas yang layak untuk menghindari deteriorasi
selama dalam tanggung jawab Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan
(STP) Jakarta.

9. REKAMAN
9.1 Seluruh rekaman dipelihara sesuai karakteristiknya dan berdasarkan peraturan yang
berlaku.
9.2 Rekaman harus memuat hal-hal yang bersifat substansi dan mewakili terhadap seluruh
aspek yang dibutuhkan sabagai bahan evaluasi inspeksi yang relevan dan obyektif.
9.3 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan menjamin keamanan seluruh rekaman untuk periode waktu yang ditentukan.
Hal-hal yang bersifat privasi pelanggan dijaga kerahasiaannya kecuali diperlukan pihak
hukum.

10. LAPORAN DAN SERTIFIKASI INSPEKSI


10.1 Seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga pendidikan harus diwujudkan dalam bentuk
laporan inspeksi yang bersifat mampu balik (retrievable) dan atau dalam bentuk sertifikat
inspeksi.
10.1a. Laporan inspeksi diwujudkan dalam bentuk LKS (Lembar Ketidaksesuaian)
sedangkan sertifikat inspeksi adalah pernyataan yang dikeluarkan Laboratorium
Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai bukti bahwa pelanggan
atau UPI yang dinyatakan lulus inspeksi berhak mendapatkan pelayanan sertifikasi
ekspor dengan sistem in process inspection (IPI).
10.2 Laporan dan atau sertifikat inspeksi yang dikeluarkan oleh Laboratorium
Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta dilengkapi dengan lampiran yang
berisi pokok-pokok penting hasil inspeksi.
10.2a. Apabila klien tidak menghendaki laporan yang rinci, Laboratorium Mikrobiologi
Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta tetap memberlakukan penyimpanan rekaman
yang rinci dengan baik dan benar.
10.2b. Isi laporan inspeksi atau sertifikat inspeksi disesuaikan dengan tipe lembaga inspeksi
yang diperoleh Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta.
10.2c. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta melakukan
inspeksi yang bersifat legal dalam bentuk survailen terhadap UPI yang persyaratan dan
tata caranya ditentukan oleh otoritas kompeten maka hasil inspeksi disesuaikan dengan
ketentuan yang berlaku.
10.2d. Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan yang terakreditasi berhak menggunakan logo dan status akreditasinya sesuai
tipe dan ruang lingkup yang dimilikinya.
10.3 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan memberikan kewenangan kepada staf yang ditunjuk untuk menandatangani
hasil atau sertifikat inspeksi.
10.3a. Untuk memudahkan penanganan kasus, Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi
Perikanan (STP) Jakarta melakukan identifikasi dan penunjukkan kepada seorang
personal untuk menerima tanggung jawab dalam hal verifikasi dan menerbitkan laporan.
10.3b. Sebagian mekanisme inspeksi menggunakan sistem pelaporan elektronik. Sistem
keamanannya diatur sesuai kaidah yang lazim yaitu menggunakan password atau pin.
10.4 Pembetulan atau koreksi terhadap sertifikat atau laporan inspeksi dibenarkan
bilamana sesuai dengan ketentuan yang berlaku, disahkan oleh personil yang ditunjuk
dan dicatat dengan baik.
10.4a. Bentuk koreksi terhadap hasil pelaporan tidak boleh menimbulkan kerancuan
terhadap substansi pelaporan.

11. SUBKONTRAK
11.1 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan berusaha semaksimal mungkin untuk tidak melakukan sub kontrak terhadap
pekerjaan inspeksi yang menjadi kewenangannya.
11.1a. Subkontrak dilakukan bila terjadi kondisi sebagai berikut:
a. Kelebihan beban yang diluar perencanaan dan harus segera selesai. Kemampuan
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta tidak mungkin
dapat menyelesaikan beban tersebut.
b. Terdapat item kontrak diluar inspeksi yaitu pengujian. Bila laboratorium penguji
yang dimiliki Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta
tidak mampu maka subkontrak akan dilakukan.
11.1b Seluruh hasil pekerjaan yang disubkontrakkan menjadi tanggung jawab sepenuhnya
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan.
11.2 Apabila terpaksa melakukan subkontrak inspeksi kepada pihak lain, maka
Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta harus memastikan
kompetensi dari pihak yang menerima subkontrak tersebut dan semua informasi ini wajib
diteruskan kepada klien.
11.2a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta dapat
menggunakan tenaga yang bersifat individu atau dari organisasi lain yang memiliki
kompetensi sesuai persyaratan yang ada di sistem mutu.
11.2b Subkontrak inspeksi harus kepada lembaga inspeksi yang legal dan telah
terakreditasi sesuai ISO/IEC 17025. Subkontrak pengujian harus kepada laboratorium
penguji yang legal dan telah terakreditasi sesuai ISO/IEC 17025 .
11.2c Bila menggunakan jasa subkontraktor dan dilakukan asesmen oleh Laboratorium
Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga inspeksi atau
lembaga yang lain maka pihak yang melakukan asesmen harus menunjukkan bukti-bukti
kompetensi sesuai ISO/IEC 17025.
11.3 Pengamatan terhadap kompetensi subkontraktor, direkam dan disimpan dengan baik
termasuk seluruh pekerjaan yang disubkontrakkan.
11.3a Bidang disubkontrakkan harus sesuai dengan ruang lingkup akreditasi pihak yang
menerima subkontrak.
11.4 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta menunjuk
kepada salah satu personelnya yang kompeten untuk melakukan monitoring dan evaluasi
terhadap bidang yang diserahkan kepada pihak subkontraktor.

12. PENGADUAN DAN KELUHAN


12.1 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan mempunyai prosedur baku untuk menangani segala bentuk pengaduan dan
keluhan dari semua pihak yang berhubungan dengan tugas inspeksi.
12.1a Setiap bab keluhan dilakukan analisa agar secara umum per jenis keluhan mudah
untuk dideteksi dan proses penyelesaiannya lebih mudah. Diharapkan tidak akan muncul
kembali keluhan yang sama.
12.2 Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta mempunyai
prosedur tentang otoritas dalam menyelesaikan perselisihan dan keluhan terhadap
masalah-masalah yang terkait dengan tugas pendelegasian Otoritas Kompeten (BKIPM).
12.2a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta diperkenankan
mengajukan banding karena tugas sebagai lembaga inspeksi adalah tugas pendelegasian
yang diberikan oleh Otoritas Kompeten (BKIPM).
12.3 Seluruh rekaman tentang penanganan pengaduan, keluhan, dan tindakan
penyelesaiannya disimpan dan dipelihara dengan baik.

13. KERJA SAMA


13.a Laboratorium Mikrobiologi Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jakarta sebagai lembaga
pendidikan selalu membuka pintu untuk melakukan kerja sama dengan pihak-pihak yang
dapat mendorong, meningkatkan performan sebagai lembaga inspeksi yang profesional,
menjunjung tinggi dedikasi dan kehormatan. Upaya untuk hal ini terus diupayakan,
khususnya dengan lembaga pendidikan yang lain.