BIRO KESEKRETARIATAN

Kondisi Objektif
Biro Kesekretariatan adalah komponen yang berada di bawah koordinasi Sekretaris Umum.
Biro kesekretariatan bersama sekretaris umum bertanggung jawab membantu Gubernur, Wakil
Gubernur, dan departemen atau biro dalam hal teknis dan administrasi seperti pengarsipan dan
pendataan administrasi. Selain itu biro kesekretariatan bersama sekretaris umum
bertanggungjawab penuh dalam penataan sekretariat yang representatif guna menunjang
kelancaran kegiatan selama kepengurusan.

Struktur Kepengurusan :
Koordinator : Venny Damayanti
Bendahara : Wahyuni Wulandari
Anggota : Novi Saputri
Ikel Fitri Yanis
Ovia Febrietri
Visi : Menata sistem administrasi BEM KM FMIPA UNAND yang tersusun
rapi dan menjadikan sekretariat BEM KM FMIPA UNAND sebagai
pusat media informasi yang update bagi KM FMIPA UNAND serta
menjadi tempat tinggal kedua bagi pengurus BEM KM FMIPA UNAND
periode 2015/2016.
Misi : 1. Mengelola seluruh arsip administrasi BEM KM FMIPA UNAND
2015/2016.
2. Menggiatkan hal-hal yang dapat memacu semangat pengurus
dalam beraktivitas selama masa kepengurusan khususnya yang
berhubungan langsung dengan sekretariat.
3. Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi, dan nyaman.

Motto : AKTOR(Aktif, Kreatif, Tanggap, Optimis, Ramah)

Laporan Kerja Biro Kesekretariatan
1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Mengarsipkan dan mendaftar seluruh surat yang ditujukan
Kondisi Objektif
: untuk BEM KM FMIPA UNAND dan surat yang
Kegiatan
dikeluarkan oleh BEM KM FMIPA UNAND.
Merapikan arsip surat-menyurat dan menjadi bahan acuan
Tujuan :
untuk masa yang akan datang.
Setiap surat yang masuk dan keluar dari dan ke BEM KM
Sasaran :
FMIPA UNAND.
Waktu : Selama masa kepengurusan (Mulai Desember 2015)
Parameter Pengelompokan, pencatatan, dan pengarsipan yang jelas bagi
:
Keberhasilan seluruh surat masuk dan keluar
Seluruh surat masuk dan keluar sudah di arsipkan dengan
Realisasi Tahap rapi. Dicatat seluruh surat masuk dan keluar di buku agenda
:
Kegiatan surat masuk dan surat keluar serta di arsipkan dalam bentuk
softcopy .
Anggaran Dana : Rp.196.000,-
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND

Untuk pengarsipan surat masuk sudah cukup baik ,dan

Evaluasi :
untuk pengarsipan surat keluar di maksimalkan bentuk
softcopy .
Untuk pengarsipan surat keluar berbentuk softcopy.Dan
Solusi dan Saran :
pengoptimalan pengarsipan surat masuk .
Penanggung Jawab : Venny Damayanti

2. Penyediaan Daftar Kegiatan BEM KM FMIPA UNAND

Kondisi Objektif Menyediakan daftar jadwal kegiatan BEM KM
:
Kegiatan FMIPA UNAND periode 2015/2016.
 1. Memudahkan dalam mendapatkan informasi terkait
agenda kegiatan yang dirancang oleh BEM KM FMIPA
UNAND.
Tujuan :
2. Menghindari jadwal yang bersamaan untuk setiap
agenda kegiatan besar yang dirancang oleh departemen
atau biro
Sasaran : Pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016.
15 Februari untuk softcopy dan 7 Maret untuk cetakan
Waktu :
(banner)
Parameter Terbentuknya sebuah grand-chart yang memuat agenda-
:
Keberhasilan agenda kegiatan BEM KM FMIPA UNAND.
Realisasi Tahap Kalender kegiatan sudah di cetak dan di letakkan di
:
Kegiatan sekretariat BEM KM FMIPA UNAND.
Anggaran Dana : Rp 35.000,-
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND
Pencetakan daftar kegiatan yang tidak sesuai tanggal yang
Evaluasi :
ditargetkan.
Untuk selanjutnya, agar kalender kegiatan cepat diselesaikan
Solusi dan Saran :
di awal kepengurusan.
Penanggung Jawab : Wahyuni Wulandari

3. Rekapitulasi Biodata Pengurus Periode 2015/2016, Mahasiswa Baru 2016 serta

Data Base Alumni Pengurus BEM KM FMIPA UNAND Sebelumnya.
Kondisi Objektif : Merekap biodata lengkap pengurus BEM KM FMIPA
Kegiatan UNAND periode 2015/2016, mahasiswa baru FMIPA
2016 serta alumni pengurus BEM KM FMIPA UNAND
Tujuan : 1. Memperlancar kegiatan kelembagaan mahasiswa.
2. Pendataan mengenai data pribadi pengurus, mahasiswa
baru, dan alumni pengurus yang dapat digunakan pada
suatu waktu.
Sasaran : Pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016,
mahasiswa baru 2016, dan alumni pengurus BEM KM
FMIPA UNAND periode 2015.
Waktu : Biodata pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode
2015/2016 Februari 2016, biodata mahasiswa baru 2016 Juli
2016, biodata alumni pengurus BEM KM FMIPA UNND
periode 2015 Februari 2016.
Parameter : Pendataan biodata pengurus BEM KM FMIPA UNAND
Keberhasilan periode 2015/2016, mahasiswa baru FMIPA 2016 serta
alumni pengurus BEM KM FMIPA UNAND yang jelas dan
rapi.
Realisasi Tahap : Untuk rekap biodata pengurus dan alumni sudah selesai,
Kegiatan untuk rekap biodata Mahasiswa Baru 2016 dalam tahap
finishing.
Anggaran Dana : Rp.51.300,-
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND
Evaluasi : Ada beberapa mahasiswa baru yang tidak memberikan
biodatanya kepada BEM KM FMIPA UNAND, sehingga
biodata Mahasiswa Baru tidak seluruhnya ada
Solusi dan Saran : Menyelesaikan perekapan biodata mahasiswa baru dan
melengkapi biodata mahasiswa baru yang belum ada .
Penanggung Jawab : Wahyuni Wulandari

4. Pembuatan Daftar Piket Pengurus dan Pengontrolannya

Kondisi Objektif : Membuat daftar piket dan menggiatkan piket pengurus
Kegiatan BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016.
Tujuan : 1. Menumbuh kembangkan kesadaran pengurus tentang
pentingnya menjaga kebersihan dan kerapian sekretariat
BEM KM FMIPA UNAND.
2. Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi, dan nyaman
ditempati.
 3. Meningkatkan rasa memiliki pengurus terhadap
sekretariat.
Sasaran : Pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016.
Waktu : Selama kepengurusan (mulai Februari 2016).
Parameter : Terlaksananya piket sekretariat dengan baik dan teratur
Keberhasilan sehingga menciptakan sekretariat yang bersih, rapi, dan
nyaman
Realisasi Tahap : Di pertengahan kepengurusan kurang terjalankannya piket
Kegiatan sekretariat oleh masing masing departement ataupun biro
.Sehingga untuk piket sekretariat dijalankan per individu
yang datang ke sekretariat ada hari hari kerja .
Anggaran Dana : -
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND
Evaluasi : Di pertengahan kepengurusan kurang terjalankannya piket
sekretariat oleh masing masing departement ataupun biro .
Solusi dan Saran : Pengoptimalan dari bidang kestari untuk mengingatkan
kembali masing-masing departement/biro yang piket. Serta
menumbuhkan kesadaran masing-masing departement/biro
untuk melaksanakan piket sesuai waktu yang telah di
tentukan.
Penanggung Jawab : Venny Damayanti

5. Penggiatan Absen Harian Pengurus dan Pengontrolannya

Kondisi Objektif : Membuat dan menggiatkan absensi harian pengurus BEM
Kegiatan KM FMIPA UNAND periode 2015/2016.
Tujuan : Menggiatkan pengurus untuk datang ke sekretariat serta
menumbuhkembangkan rasa memiliki sekretariat bagi
seluruh pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode
2015/2016.
Sasaran : Seluruh pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode
2015/2016
Waktu : Selama kepengurusan (mulai Februari 2016)
Parameter : Pendataan yang rapi untuk absensi harian pengurus, dan
Keberhasilan seluruh pengurus BEM KM FMIPA UNAND datang ke
Sekre setiap hari (Senin-Jumat)
Realisasi Tahap : Absen Harian pengurus dibuat dan diletakkan di Sekretariat
Kegiatan BEM KM FMIPA UNAND. Setiap harinya pengurus harus
mengambil absen. Lalu dari biro kestari merekap absen pada
sore harinya. Setiap minggunya di rekap seluruh kehadiran
pengurus ke Sekre. Dan setiap bulannya juga di rekap. Dan
dibuat persentase kehadiran masing-masing pengurus,
masing-masing departement/biro .
Anggaran Dana : -
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND
Evaluasi : Di pertengahan kepengurusan BEM KM FMIPA UNAND
masih ada pengurus yang lupa mengambil absensi harian
pengurus di Sekretariat dan kurang optimalnya rekap absensi
pengurus per minggu dan per bulannya yang di share
langsung ke Grup Internal BEM KM FMIPA UNAND .
Solusi dan Saran : Pengoptimalan rekap absen tiap minggu dan bulannya. Dan
dishare langsung ke Pengurus BEM KM FMIPA UNAND
agar mengetahui persentasi dari kehadiran masing-masing
pengurus.
Penanggung Jawab : Ikel Fitri Yanis

6. Pembenahan Sekretariat BEM KM FMIPA UNAND

Kondisi Objektif : Membersihkan, menata dan merapikan sekretariat serta
Kegiatan menginventariskan peralatan BEM KM FMIPA UNAND.
Tujuan : Untuk menciptakan ruang sekretariat yang bersih, rapi, dan
nyaman sehingga dapat meningkatkan kinerja pengurus
BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016.
Sasaran : Sekretariat BEM KM FMIPA UNAND
Waktu : Dua kali pada masa kepengurusan dan pada waktu yang
dibutuhkan (kondisional)
Parameter : Terciptanya ruang sekretariat BEM KM FMIPA UNAND
Keberhasilan yang bersih, rapi, dan nyaman.
Realisasi Tahap : Pembenahan sekretariat dilaksanakan secara kondisional
Kegiatan ,dan sudah dilaksanakan sebanyak 2 kali setelah masa
liburan semester genap .
Anggaran Dana : -
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA UNAND
Evaluasi : Pengontrolan kerapihan dan kebersihan sekretariat lebih di
maksimalkan .
Solusi dan Saran : Mengontrol jadwal piket dan menata sekretariat secara
kontinu .
Penanggung Jawab : Ovia Febrietri

7. Penyediaan Buku Saku BEM KM FMIPA UNAND

Kondisi Objektif : Penyediaan buku saku BEM KM FMIPA UNAND periode
Kegiatan 2015/2016 yang menunjukkan profil dan identitas BEM KM
FMIPA UNAND periode 2015/2016.
Tujuan : Sebagai identitas Pengurus BEM KM FMIPA UNAND
periode 2015/2016 dan media informasi bagi lembaga baik
di luar maupun di dalam fakultas tentang BEM KM FMIPA
UNAND periode 2015/2016.
Sasaran : Pengurus BEM KM FMIPA UNAND periode 2015/2016
dan lembaga di luar maupun di dalam FMIPA.
Waktu : 29 Februari 2016
Parameter : Terdistribusinya buku saku BEM KM FMIPA UNAND.
Keberhasilan
Realisasi Tahap : Buku saku telah selesai di cetak dan di distribusikan ke
Kegiatan masing-masing koor departemen dan biro BEM KM
FMIPA UNAND.
Sumber dana : Rp. 40.000,00
Evaluasi : Terdapat beberapa kendala dalam penyelesaian buku saku
sehingga buku saku terlambat untuk dicetak dan di
distribusikan.
Solusi dan Saran : Buku saku sebaiknya diselesaikan dan di distribusikan di
awal kepengurusan. Segala kendala yang ada diselaesaikan
dengan cepat agar tidak terjadi keterlambatan .
Penanggung Jawab : Novi Saputri

8. BEM Award
Kondisi Objektif : Pemberian award kepada masing-masing departemen dan
Kegiatan biro sesuai dengan kriteria penilaian yang ditentukan dan
pengurus award yang dinilai langsung oleh PSDM melalui
MNC.
Tujuan : Sebagai penyemangat bagi departemen, biro maupun
personal pengurus untuk bekerja secara aktif dan sebagai
penghargaan yang diberikan kepada departemen,biro
maupun personal pengurus dalam menjalankan tugas selama
masa kepengurusan.
Sasaran : Departemen dan biro BEM KM FMIPA Unand periode
2015/2016 dan Pengurus BEM KM FMIPA Unand periode
2015/2016.
Waktu : Dua kali selama masa kepengurusan(di tengah dan akhir
kepengurusan)
Parameter : 1.Termotivasinya setiap departemen dan biro untuk
Keberhasilan melakukan yang terbaik bagi KM MIPA dan BEM KM
FMIPA Unand sendiri.
 2.Bentuk penghargaan terhadap pengurus terbaik .
Realisasi Tahap : BEM Award sudah diumukan satu kali yaitu pada saat
Kegiatan Upgrading Pengurus Spirit II ,BEM Award yang diumumkan
yaitu Departement/Biro Award yang sudah diberi penilaian
dan didapatlah da masing masing kategori award (terlampir)
dan Pengurus Award yang diberikan kepada pengurus
terbaik penilaian langsung dari Gubernur dan Wakil
Gubernur. Pemenang diberikan hadiah berupa Pin dan
Sertifikat .
Anggaran Dana : Rp. 180.000,-
Sumber dana : Kas BEM KM FMIPA Unand
Evaluasi : Pengumuman BEM Award kurang maksimal karena kondisi
pada saat Upgrading kurang efektif
Solusi dan Saran : Mencari waktu yang tepat untuk pengumuman BEM Award
agar lebih maksimal .
Penanggung Jawab : Ovia Febrietri