Kode Administrasi Surat Menyurat

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang

penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada
hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat
sebagai berikut:

 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

 Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui
orang lain.
 Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam
bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang
lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas
dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta
menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan
dan membawa idenya kepada orang lain.

Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman
dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

 Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat

 Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya
menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal
 Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf
kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal
 Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon
atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf
hitam tebal

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
1
.
NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan
dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah
satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat
yang sesungguhnya.

KODE SURAT

1. Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet

c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat Peringatan = SP

g. Surat Ijin Kegiatan = SIK

h. Surat Perjanjian = SPn

i. Surat Undangan = Und

j. Memorandum = Mem

k. Nota Dinas = Nd

l. Pengumuman = Peng

m. Surat Ketetapan = STap

n. Surat Perintah = SPer

o. Surat Lain – lain =L

2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZ

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
2
b. Seminar Umum = SU

c. Seminar Teknologi = ST

3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I – XII

4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani oleh
Pimpinan yang berwenang.

Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya
tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas
Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.
 Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan.
 Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri
tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat
dan tujuan serta perihal surat.

1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

 Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan
dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.
 Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan
tidak mengancam kelembagaan.

2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
3
  Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.
 Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim
menurut jadwal kurir.
 Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
 Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga
sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip
dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam
file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900
maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000 UMUM

001 Lambang

002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1

003 Hari Raya/Besar

004 Ucapan

005 Undangan

020 PERALATAN

040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi

042 Dokumentasi

045 Kearsipan

060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN

090 PERJALANAN DINAS

230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

232 Persatuan Guru Republik Indonesia

236 Korps Pegawai Republik Indonesia

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
4
239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya

240 ORGANISASI PEMUDA

410 PEMBANGUNAN DESA

411 Pembinaan Usaha Gotong Royong

.14 Pungutan

.2 Lembaga Sosial Desa (LSD)

.32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)

.33 Pusat Latihan

.34 Kursus-Kursus

.35 Kurikulum / Sylabus

.36 Ketrampilan

.37 Pramuka

.4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)

.25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan

.3 Koperasi Desa

.32 Koperasi Usaha Desa

420 PENDIDIKAN

.1 Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja

421 Sekolah

.1 Pra Sekolah

.2 Sekolah Dasar

.3 Sekolah Menengah

.4 Sekolah Tinggi

.5 Sekolah Kejuruan

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
5
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum

.7 Kegiatan Pelajar

.71 Reuni Darmawisata

.72 Pelajar Teladan

.73 Resimen Mahasiswa

.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa

.9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf

422 Administrasi Sekolah

.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan

.2 Tahun Pelajaran

.3 Hari Libur

.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP

.5 Beasiswa

423 Metode Belajar

.1 Kuliah

.2 Ceramah, Simposium

.3 Diskusi

.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur

.5 Kurikulum

.6 Karya Tulis

.7 Ujian

424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor

Klasifikasi Disini: Guru Teladan

425 Sarana Pendidikan

.1 Gedung

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
6
.11 Gedung Sekolah

.12 Kampus

.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa

.2 Buku

.3 Perlengkapan Sekolah

426 Keolahragaan

.1 Cabang Olah Raga

.2 Sarana

.21 Gedung Olah Raga

.22 Stadion

.23 Lapangan

.24 Kolam renang

.3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,

.4 KONI

427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja

Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja

428 Kepramukaan

429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890

430 KEBUDAYAAN

431 Kesenian

.1 Cabang Kesenian

.2 Sarana

.21 Gedung Kesenian

432 Kepurbakalaan

433 Sejarah

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
7
434 Bahasa

435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan

440 KESEHATAN

441 Pembinaan Kesehatan

442 Obat-obatan

443 Penyakit Menular

444 Gizi

445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik

446 Tenaga Medis

448 Pengobatan Tadisional

450 AGAMA

451 Islam

.1 Peribadatan

.11 Sholat

.12 Zakat Fitrah

.13 Puasa

.14 MTQ

.2 Rumah Ibadah

.3 Tokoh Agama

.4 Pendidikan

.41 Tinggi

42 Menengah

.43 Dasar

.44 Pondok Pesantren

.45 Gedung Sekolah

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
8
.46 Tenaga Pengajar

.47 Buku

.48 Dakwah

.49 Organisasi / Lembaga Pendidikan

.5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb

.6 Peradilan

.7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama

.8 Mazhab

456 Urusan Haji

.1 ONH

.2 Manasik

560 TENAGA KERJA

.1 Pengangguran

561 Upah

562 Penempatan Tenaka Kerja, TKI

563 Latihan Kerja

564 Tenaga Kerja

800 KEPEGAWAIAN

810 PENGADAAN

820 MUTASI

822 Kenaikan Gaji Berkala

823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan

824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan

825 Datasering dan Penempatan Kembali

826 Penunjukan Tugas Belajar

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
9
828 Mutasi Dengan Instansi Lain

830 KEDUDUKAN

Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/

Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831 Perhitungan Masa Kerja

832 Penyesuaian Pangkat / Gaji
833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834 Jenjang Pangkat / Eselonering
840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,

Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841 Tunjangan
.1 Jabatan
.2 Kehormatan
.3 Kematian/Uang Duka
.4 Tunjangan Hari Raya
.5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6 Keluarga
.7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842 Dana
.1 Taspen
.2 Kesehatan
.3 Asuransi
843 Perawatan Kesehatan
844 istribusi
845 Perumahan/Tanah
846 Bantuan Sosial
850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860 PENILAIAN
861 Penghargaan
.1 Bintang/Satyalencana

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
10
.2 Kenaikan Pangkat Anumerta
.3 Kenaikan Gaji Istimewa
.4 Hadiah Berupa Uang
.5 Pegawai Teladan
862 Hukuman
863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864 Ujian Dinas
865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871 Formasi
872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873 Registrasi
.1 NIP
.2 KARPEG
.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874 Daftar Riwayat Pekerjaan
875 Kewenangan Mutasi Pegawai
876 Penggajian
.1 SKPP
877 Sumpah/Janji
878 Korps Pegawai
880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881 Permintaan Sendiri
882 Dengan Hak Pensiun
883 Karena Meninggal
884 Alasan Lain
885 Uang Pesangon
886 Uang Tunggu
887 Untuk Sementara Waktu

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
11
 888 Tidak Dengan Hormat
890 PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke
Luar Negeri,

Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan

891 Perencanaan
892 Pendidikan _Egular / Kader
893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894 Pendidikan Luar Negeri
895 Metode
896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897 Administrasi Pendidikan
898 Fasilitas Belajar
899 Sarana
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
920 OTORISASI / SKO
930 VERIFIKASI
940 PEMBUKUAN
950 PERBENDAHARAAN
960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970 PENDAPATAN
990 BENDAHARAWAN

Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat semoga bermanfaat.

(https://admbaru.blogspot.co.id/)
12