A.

LATAR BELAKANG

I. DESKRIPSI KONDISI UMUM

Beras merupakan salah bahan makanan pokok bagi masyarakat termasuk

Pegawai Ngeri Sipil yang harus diurus pemanfaatannya secara baik dan tertib.
Karena pemenuhan kebutuhan beras secara memadai bagi PNS merupakan upaya
untuk menciptakan kesejahteraan PNS itu sendiri dan pada akhirnya akan
termotivasi untuk melakukan tugas-tugasnya sebagai PNS dengan disiplin.
Kondisi aktual data beras jata PNS di Kabupaten Sarmi untuk saat ini masih
dikelola secara manual. Hal ini mengakibatkan jatah beras PNS yang dikeluarkan
oleh PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura untuk Kabupaten Sarmi selalu kurang.
Sehubungan dengan itu, melalui upaya perubahan ini reformer ingin
melakukan pengelolaan data berbasis aplikasi agar data jatah beras yang diakeses
oleh PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura sesuai dengan kebutuhan beras atau jumlah
PNS di Kabupaten Sarmi.

II. Alasan Penetapkan Proyek Perubahan

 Kondisi aktual data beras jatah PNS di Kabupaten Sarmi untuk saat ini masih
dikelola secara manual. Hal ini mengakibatkan jatah beras PNS yang dikeluarkan
oleh PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura untuk Kabupaten Sarmi selalu kurang.
 Penerimaan beras jatah PNS 80% yang diberikan PD.Irian Bhakti Cabang
Jayapura dari jumlah pembelian ke Perum BULOG
 Kerusakan beras tidak diganti
 PD.Irian Bhakti tidak menerapkan pengimputan sesuai dengan perubahan gaji
PNS Kabupaten Sarmi setiap bulan per tahun.
 PD.Irian Bhakti tidak melakukan rekonsiliadasi data beras PNS.
III. Keterkaitan Area Poyek Perubahan
B. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

Tujuan Proyek Perubahan yang akan di capai :

1. Jangka Pendek.
 Tersedinya Perangkat Aplikasi Pengelolaan Data Beras Jata PNS di Kabupaten
Sarmi
 Terwujudnya Pengimputan data PNS Penerima beras seluruh OPD di Kabupate
Sarmi.

2. Jangka Menengah
 Terwujudnya Pengelolaan Data Beras Jata PNS di Kabupaten Sarmi secara
Online.

3. Jangka Panjang
 Terwujudnya Tertib Pelayanan Jatah Beras PNS di Kabupaten Sarmi.

C. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

 Informasi kebutuhan jatah beras PNS di Kabupaten Sarmi dapat disampaikan

secara cepat dan tepat kepada PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura.
 Pelayanan Jatah Beras PNS dapat dilakukan secara tertib.
 Terwujudnya peningkatan kesejahteraan PNS di Kabupaten Sarmi.
D. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

NAMA DESKRIPSI

 Tersedianya perangkat  Tersedianya Web Server dan Fitur

aplikasi data jatah beras Data Jatah Beras di dalam program
aplikasi data.
 Tersedianya Data Jatah
Besar PNS di Kabupaten  Data Jumlah PNS Kab. Sarmi: 1754
Sarmi Istri/Suami : 1.056
Anak : 1902
Jumlah Jiwa : 4712
E. ANALISIS PROYEK PERUBAHAN

1. Milestone

(MileStone)

Pentahapan Kegiatan Peran Out put Waktu

Tahap I

Konsultasi -Menghadap pimpinan Reformer - Catatan arahan 12 Agustus

dan menjelaskan rencana pimpinan 2019
Koordinasi kerja - Surat
-Menerima arahan Pernyataan
pimpinan dukungan
-Mencatat petunjuk
arahan

Tahap II

Pembetukan -Mengonsep -Reformer -Undangan Minggu III

Tim Efektif -Undangan -Staaf -Daftar distribusi Bulan
-Ketik Undangan -Staaf undangan Agustus 2019
-Distribusi Undangan -Staaf -Daftar hadir
-Siapkan daftar hadir -Staf -Notulen rapat
-Siapkan konsumsi -Staaf -Dokumentasi
-Pelaksanaan Rapat -Staaf
-Dokumentasi -Staaf

Tahap III
Persiapan -Menyiapkan -Reformen -Daftar alat Minggu IV
pembuatan Komputer -Staf pembuatan Bulan
aplikasi -Menyiapkan ruangan -Aplikasi Agustus 2019
-Menyiapkan alat server Surat permintaan
-Menghubungi Tenaga Tenaga IT
IT
Tahap IV
Pembuatan -Menyiapkan alat kerja -Reformen - Data PNS Minggu IV
Aplikasi dan -Mengarahkan Tim IT -Staf - Folder/Fitur Bulan
Penginputan dan Staf yang DataPNS di Agustus 2019
Data PNS membantu dalam Aplikasi
-Memantau pembuatan
Aplikasi
-Menyiapkan Data PNS
-Memasukan data PNS
ke dalam Aplikasi

Tahap V -Menghidupkan -Reformer -Catatan Hasil uji

Uji Coba perangkat aplikasi -Tenaga IT coba
Aplikasi -Mengoperasikan -Staf -Dokumentasi
Data Jata aplikasi
Beras PNS -Mengamati
kemampuan aplikasi
dalam mengakses data
-Mencatat hasil
pengamatan uji coba

Tahap VI
Koordinasi -Pembuatan MOU -Reformer -Dokumen MOU Minggu I
MOU -Membahas MOU -Staf - Dokumentasi Bulan
-Penandatangan MOU -Pokja September
2019
Tahap VII

Evaluasi dan -Merumuskan hasil -Reformer -Dokumen Minggu I

Pelaporan pengamatan -Staf Laporan Kegiatan Bulan
-Membandingkan -Pokja September
dengan standar 2019
-Mengidentifikasi
kesenjangan
-Membuat laporan
kegiatan
2. Gambaran Milestone

I. Konsultasi dan Koordinasi

-Menghadap pimpinan menjelaskan rencana kerja

-Menerima arahan pimpinan

-Mencatat petunjuk arahan

II. Pembentukan Tim Efektif

- Mengonsep
- Undangan
- Ketik Undangan
 - Distribusi Undangan
- Siapkan daftar hadir
- Siapkan konsumsi
- Pelaksanaan Rapat
- Dokumentasi

III. Persiapan Pembuatan Aplikasi

- Menyiapkan Komputer
- Menyiapkan ruangan
- Menyiapkan alat server
- Menghubungi Tenaga IT

IV. Pembuatan Aplikasi dan Penginputan Data PNS

- Menyiapkan alat kerja
- Mengarahkan Tim IT dan Staf yang membantu
- Memantau pembuatan Aplikasi
- Menyiapkan Data PNS
- Memasukan data PNS ke dalam Aplikasi

V. Uji Coba Aplikasi Data Jatah Beras PNS

- Menghidupkan perangkat aplikasi

- Mengoperasikan aplikasi
- Mengamati kemampuan aplikasi dalam mengakses data
- Mencatat hasil pengamatan uji coba

VI. Koordinasi MOU

-Pembuatan MOU
-Membahas MOU
-Penandatangan MOU
 VII. Evaluasi dan Pelaporan
-Merumuskan hasil pengamatan
-Membandingkan dengan standar
-Mengidentifikasi kesenjangan
-Membuat laporan kegiatan

F. STAKEHOLDER PERAN DAN PENGARUHNNYA ( INTERNAL &

EKSTERNAL )
1. Infentarisir Stakeholder

 Internal : Kepala BPKAD

Kabid Perbendaharaan
Kasubag Belanja Pegawai
Staf

 Ekternal : PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura

OPD Kabupaten Sarmi
Dirjen Perbendaharaan
Perum BULOG
Bagian Logistik Beras Kab.Sarmi
Tenaga IT
2..Net Map Proyek Perubahan

PIMPINAN BPKAD

KASUBAG OPD KAB

Perum BULOG BELANJA SARMI
BPKD

PD.IRIAN BAGIAN
KASUBAG
BHAKTI LOGISTIK
KEUANGAN
BPKAD BERAS

STAF
DIRJEN
PERBENDAHA
RAAN

TENAGA IT

PNS KAB SARMI

3 Keterangan garis:

1.Biru Lurus :Hirarki formal

2.Putus –putus :Koordinasi
3.Titik –titik :Konsultasi
4.Merah Lurus :Dana
5.Hitam Lurus :pengaruh dan dukungan

LATENS
(PENGARUH BESAR- KEPENTINGAN KECIL) PROMOTORS
(PENGARUH BESAR – KEPENTINGAN
DIRJEN BESAR
PERBENDAHARAAN PIMPINAN BPKAD
TENAGA IT OPD KABUPATEN
STAF SARMI
Perum BULOG

Kabid Ang. Keuangan

Dinas PUPR
APHATETIC DEFENDER
(PENGARUH KECIL – KEPENTINGAN KECIL) (PENGARUH KECIL- KEPENTINGAN
BESAR)
KASUBAG KEUANGAN
PD.IRIAN BHAKTI
BPKAD
BAGIAN LOGISTIK
G. KENDALA YANG DIHADAPI

KENDALA YANG DI HADAPI

No KENDALA RESIKO

1 Kurang mendapat dukungan dari Jumlah beras yang dikirim

PD.Irian Bhakti Cabang Jayapura
Pimpinan terutama di masalah anggaran.
tidak sesuai dengan permintaan
DO beras SPMU Kabupaten
Sarmi

2 Kurangnya tenaga terampil

3 Salah penggunaan data beras jatah PNS

4 Tidak sinkronnya data beras jatah PNS

Kabupaten Sarmi dengan PD.Irian Bhakti
Cabang Jayapura
H. STRATEGI MENGATASI KENDALA

STRATEGI MENGATASI KENDALA

Resiko yang harus di antisipasi dalam Proyek Perubahan ini yang paling
pentingadalahsalah penggunaan data beras jatah PNS oleh oknum-oknum
yang tidak bertanggung jawab, untuk itu di dalam MOU nanti akan di
cantumkan pasal-pasal jika pengguna data beras jatah PNS ini salah
menggunakan data beras jatah PNS maka akan di kenai sanksi hukuman
sesuai dengan hukum yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia
I. CAPAIAN PROYEK

KRITERIA KEBERHASILAN

NO. Uraian Indikator Capaian

1 Terwujudnya Pembuatan Aplikasi Data Beras 67 Unit OPD

Jatah PNS secara Offline
2 Terwujudnya Pengimputan Data PNS Penerima 100 %
Beras Jatah OPD Kabupaten Sarmi

FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)

1 Adanya dukungan dari pimpinan

2 Adanya dukungan dari staf

3 Adanya dukungan dari stakeholder eksternal

K. LAMPIRAN-LAMPIRAN