MAKALAH KETERAMPILAN KOMUNIKASI

DALAM TIM
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu
hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan
sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu
terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup
kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem
pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor
atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak
manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang
diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam
mengelola perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

a) Bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu tim ?

b) Apa saja pola komunikasi yang ada dalam suatu tim ?
c) Bagaimana membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu tim ?
d) Bagaimana mengelola komunikasi?
e) Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi?
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Hubungan Komunikasi

Keberhasilan komunikasi dalam suatu tim merupakan aset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan perusahaan.
Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan
alat perekat organisasi, yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi atau tim
tersebut.
Tim adalah kelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin baik anatara manajer yang satu dengan manajer
lainnya, antara manajer dengan karyawan atau antara karyawan yang dengan karyawan lain,
merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.

2.2 Peran Manajerial

Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi
pengembangan organisasi ke depan. Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang
dapat di terapkan oleh seorang menajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi
(interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan
(decisional roles).
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role), dan penghubung
(liaison role).
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi
(disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson role).
c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu : peran wirausahha
(entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance bandler role), dan peran pengalokasi
sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negotiator role).

2.3 Kegiatan Pertukaran Informasi

 Pencapaian tujuan suatu organisasi (tim) memerlukan proses komunikasi. Proses
komunikasi memungkinkan anggota organisasi (tim) bertukar informasi dengan menggunakan
suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Secara umum, komunikasi
mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi (tim) :
1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah
dari anggota lainnya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi (tim) yang berkaitan dengan pertukaran
informasi.
a) Menetapkan suatu tujuan
b) Membuat dan Melaksanakan Keputusan
c) Mengukur Prestasi Kerja
d) Merekrut dan Mengembangkan Staf
e) Pelayanan Pelanggan
f) Negoisasi dengan Pemasok
g) Memproduksi Produk
h) Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada

2.4 Pola Komunikasi

Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi
formal(formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal
communications channel)

A. Saluran Komunikasi Formal

Bentuk-bentuk komunikasi formal:
Ø Komunikasi dari Atas ke Bawah
Transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakankomunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications).
Komunikasi tersebut, dapat berbentuk lisan (oral communications) maupuun
tertulis (written communications).
Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukkan ke para bawahannya.

Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang
mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan,
[erlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang
inginn disampaikan kepada karyawannya.

Ø Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju
ke atas (manajer).
Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan
mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan
keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan
organisasi.
Kelemahan komunikasi ini adalah kemungkinan bawahannya hanya menyampaikan
informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang
agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan dan
tidak disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hannya
melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya serta
mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.

Ø Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications), atau sering disebut dengan
istilahkomunikasi lateral (lateral communications), adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi
ini untuk melakukan persuasu, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi ini bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik
di dalam satu depertemen maupun di antara beberapa departemen.
Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departeman
dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar.

Ø Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara dua
tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi ini menyimpang dari bentuk-bentuk
komunikasi tradisional yang ada. Dalam suatu studi penelitian, komunikasi lateral maupun
komunikasi diagonal, lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar yang
terdapat saling ketergantungan (interdependence) antarbagian atau antardepartemen yang ada
dalam organisasi tersebut.
 Keuntungan komunikasi ini:
· Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
· Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Kelemahan komunikasi ini :
· Dapat menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.
· Sulit dikendalikan dalam suatu organisasi besar.

Keterbatasan Komunikasi Formal

Komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun
perusahaan. Dari sudut pandang individual (perseorangan, komunikasi formal sering membuat
frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk
masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah
terbesar dari komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur
komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Mengatasi hal tersebut yaitu salah satu caranya dengan mengurangi jumlah
tingkatan (level)dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi,
semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. struktur organisasi yang
mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak tentang
kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
B. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memedulikan jenjang hierarki, pangkat badan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas.
5

2.5 Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
v Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
v Bagaimana menangani krisis komunikasi

Penanganan Pesan-pesan Rutin

Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer
perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
b. Instruksi yang Jelas
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
d. Melatih Petugas

Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun,
munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan
produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi
yaitu(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakana apa yang terjadi dan
segera.
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar
perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa
yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat
umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani
setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak
gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak
dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :
ü Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.
ü Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
ü Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
ü Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah,
segera mohon maaf.
ü Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

2.6 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi.
Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan
sebagai komunikator. Bila tahu dinamika komunikasi, akan dapat membaca secara akurat apa
yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, dapat menyesuaikan pesan-
pesan sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang
terbaik.
Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan
berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan.
Keterampilan dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dalam
dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :
§ Membaca
§ Mendengarkan
§ Membuat percakapannya menarik
§ Melakukan wawancara
§ Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
§ Berpidato dan presentasi
§ Menulis surat, memo dan laporan

Tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara
jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi. Cara
terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau
praktik-praktik.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek
apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam
kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau
komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau informasi diantara
beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan atau informasi
saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim
untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling
membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki
dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita
juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti
apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan
dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal,
komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh).
Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik.
Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi
serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara
keduanya.
3.2 Saran
Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca dapat mengerti dan memahami pentingnya
arti komunikasi dalam organisasi (tim), didalam kehidupan berorganisasi atau di kehidupan
sehari-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca. Dalam
makalah ini penulis mohon maaf jika ada tulisan atau bahasa kurang berkenan, dengan
demikian penulis mengharapkan kritik dan saran atas makalah ini agar bisa membangun dan
memotivasi penulis agar membuat tulisan jauh lebih baik lagi.
 DAFTAR PUSTAKA

http://belajarapaaja1.blogspot.com/2017/02/makalah-keterampilan-komunikasi-dalam.html